ذخیره احتیاطی چیست؟

ذخیره احتیاطی در مفاهیم مدیریت تولید به مقدار محصولات تولید شده‌‌ اضافه‌ای گفته می‌شود که سفارش تولیدی برای آن‌ها وجود نداشته و صرفا برای جلوگیری از خالی شدن انبار یا برآوردن تقاضاهای ناگهانی ذخیره شده‌اند. ذخیره احتیاطی مانند یک لایه حفاظتی است که از سازمان در برابر نوسان‌های تقاضا و تورم محافظت می‌کند. در این مطلب می‌‌خواهیم چگونگی این کار را بررسی کنیم و ببینیم اصلا استفاده از این مفهوم برای کسب‌وکار یک امر لازم و حیاتی است یا موضوعی لوکس و هزینه‌زا.

 این مفهوم برای مدیریت منابع سازمان در سه حوزه اصلی به کمک کسب و کارها می‌آید:

• حفاظت دربرابر نوسان‌های تقاضا؛
• انبارکردن محصولاتی که زمان ساخت طولانی دارند؛
• حفاظت از ارزش مادی محصولات در برابر تورم.

این سه مورد را در ادامه کمی کامل‌تر توضیح خواهیم داد. هم‌اکنون سوال مهم‌تری وجود دارد؛ اهمیت ذخیره احتیاطی چیست؟

اصلی‌ترین مزیت استفاده از این مفهوم از بین بردن توقف فروش به‌خاطر خالی شدن انبار است. ذخیره یا موجودی احتیاطی فقط برای محصولات ساخته شده نیست. کسب‌و‌کارهای تولیدی هم برای موجودی مواد و قطعات اولیه‌شان ذخیره احتیاطی دارند و هم برای محصولات ساخته شده و آماده فروش.

استفاده از این راهکار تولید در انبا رهای مواد اولیه باعث می‌شود بدقولی‌های تامین‌کنندگان، نوسان‌های ناگهانی قیمت و حتی کمبود مواد اولیه در بازار با استفاده از ذخیره احتیاطی بهتر مدیریت کنید. با تعیین حد ذخیره احتیاطی برای انبار مواد اولیه و به‌کارگیری ابزارهای صحیح برای مدیریت آن تقریبا می‌توانید بیشتر چالش‌های این حوزه را مدیریت کنید.

در خصوص موجودی کالای ساخته شده نیز همین امر صادق است. زمانی که محصولات ساخته شده را بدون توجه به سفارش‌های موجود تولید و انبار می‌کنید حدی از موجودی احتیاطی را برای محصولات خود ایجاد کرد‌ه‌اید. موجودی‌ای که می‌تواند در زمان نوسان تقاضا یا ایجاد سفارش‌های پیش‌بینی نشده راهگشای شما باشد. استفاده از این مفهوم می‌تواند رضایت مشتریان شما را نیز بالا ببرد. چراکه هر زمان آن‌ها به شما مراجعه کنند، چیزی برای عرضه به آن‌ها دارید.

فرض کنید برای یک دوره سه ماهه پیش‌بینی فروش و تولید را انجام داده‌اید. برای این دوره مقدار مشخصی محصول تعیین کرده‌اید که باید تولید و به بازار روانه شود. شما استراتژی ذخیره احتیاطی را نیز دنبال می‌کنید و با استفاده از فرمول‌های خاص، مقداری از محصولات ساخته شده را به‌عنوان ذخیره احتیاطی در نظر می‌گیرید.

در ماه دوم ناگهان با نوسانی شدید در تقاضا روبه‌رو می‌شوید. درخواست خرید برای محصولاتتان افزایش می‌یابد و درهای انبارهای ذخیره خود را باز می‌کنید. این موجودی احتیاطی به شما کمک می‌کند از پس از نوسان به‌خوبی برآیید و درکنار کسب درآمد بالاتر، مشتریان راضی‌تری نیز داشته باشید.

موجودی احتیاطی و کمک به مدیریت موجودی محصولاتی که زمان تولید بالایی دارند

طولانی شدن فرایند تولید همیشه در نتیجه بدقولی‌های تامین‌کننده در رساندن به موقع مواد اولیه نیست. گاهی فرایند تولید یک محصول، خودبه‌خود طولانی است یا گاهی وجود گلوگاه‌ها در فرایندها به شما امکان تولید سریع و چابک را نمی‌دهد. وقتی زمان ساخت محصول طولانی شود، انبارها در خطر خالی شدن قرار می‌گیرند. ذخیره احتیاطی به شما امکان می‌دهد ابتدا محصولات ذخیره را تولید و حد موجودی احتیاطی را رعایت کنید. با رسیدن محصولات به حد احتیاطی، می‌توانید کمی بین زمان رسیدن محصولات تازه به انبار و دریافت سفارش‌های فروش توازن برقرار کنید.

ذخیره احتیاطی و محافظت در برابر تورم

بروز تورم باعث افزایش قیمت‌ها می‌شود. هم قیمت مواد اولیه و هم قیمت محصولات ساخته شده. اگر تورم کوتاه مدت باشد و در نتیجه یک یا چند اتفاق، به صورت گذرا، استفاده از موجودی احتیاطی می‌تواند در مدیریت شرایط و جلوگیری از زیان‌ده شدن تولید شما اثرگذار باشد. البته برای شرایط تورمی بلندمدت و تورم سنگین نمی‌توان روی ذخیره احتیاطی حساب ویژه‌ای باز کرد. چراکه دیر یا زود این موجودی تمام می‌شود و شما باید با قیمت‌های بالاتر مواد را بخرید و محصول را بفروشید.

محاسبه ذخیره احتیاطی

برای بهره بردن از مزایای موجودی احتیاطی باید بدانید مقدار مناسبی که باید در انبار داشته باشید چقدر است. برای این‌که به عدد مورد نظر برسید فرمول‌ها و روش‌های متعددی وجود دارد. اما چرا باید محاسبه این مفهوم را با دقت انجام دهیم؟ اگر موجودی احتیاطی بیش از اندازه باشد، به‌جای این‌که باری از دوش شما بردارد خود تبدیل به یک عامل هزینه‌زا می‌شود، اگر هم مقدار موجودی احتیاطی کم‌تر از حد نیاز باشد، باز هم با مشکل کمبود موجودی در انبار روبه‌رو خواهید بود.

هرکدام از فرمول‌های محاسبه مقدار ذخیره احتیاطی اندکی در جزئیات با هم تفاوت دارند. اما برای استفاده از هرکدام آن‌ها باید زمان ساخت محصول را دقیق بدانید. زمان ساخت یعنی مدت زمانی که طول می‌کشد تا ماده اولیه به محصول قابل مصرف تبدیل شود. دانستن این مدت زمان اصلی‌ترین نیاز شما برای محاسبه مقدار این مفهوم است.

روش‌های مختلف محاسبه ذخیره احتیاطی را در ادامه می‌‌خوانید:

• ذخیره احتیاطی ثابت؛
• محاسبه بر مبنای زمان؛
• فرمول اصلی؛
• فرمول هیزِر و رِندِر؛
• روش گریسلی.

در ادامه هرکدام را کمی بیشتر بررسی می‌کنیم.

ذخیره احتیاطی ثابت

این روش توسط مدیران تولید و کسانی که برنامه‌ریزی تولید را انجام می‌دهند استفاده می‌شود. این روش فرمول خاصی ندارد. معمولا حداکثر مقدار مصرف روزانه توسط مدیران تعیین و براساس آن حد ذخیره احتیاطی مشخص می‌شود. معمولا مقدار ذخیره احتیاطی تا زمانی که مدیر یا سرپرست تولید آن را تغییر ندهد ثابت می‌ماند. مقدار ذخیره ثابت احتیاطی حتی می‌تواند صفر باشد. اما در نظر داشته باشید که هر لحظه ممکن است نوسانی در تقاضا رخ دهد یا مشکلی در تولید باعث شود کمبود محصول داشته باشید.

محاسبه براساس زمان‌بندی

در این روش، سطح موجودی احتیاطی در یک دوره مشخص، محاسبه می‌شود. این محاسبه براساس پیش‌بینی‌ها از آینده فروش و بازار است. این روش درواقع ترکیبی است از تقاضا فعلی، واقعی، و تفاضای پیش‌بینی شده، براساس آمار. در روش محاسبه براساس زمان‌بندی نمی‌توان حوزه‌هایی که پیش‌بینی‌های آن شفاف نیست را به حساب آورد. بنابراین استفاده از آن مقداری ریسک دارد. ممکن است با این روش جلو بروید و شاهد مازاد موجودی باشید یا نتوانید تقاضای بازار را برآورده کنید و با کسری روبه‌رو شوید.

فرمول اصلی ذخیره احتیاطی

این روش، رایج‌ترین و پراستفاده‌ترین روش محاسبه مقدار ذخیره احتیاطی است. فرمول اصلی با محاسبه میانگین ذخیره احتیاطی مورد نیاز سازمان در زمان خالی بودن انبار، حد موجودی احتیاطی را مشخص می‌کند. اما این روش تقاضا و تورم‌های فصلی را در محاسبه‌ها دخیل نمی‌کند.

روش محاسبه حد احتیاطی ذخیره در این فرمول از این قرار است: حداکثر مقدار مصرف روزانه (منظور مقدار محصولاتی است که در یک روز به فروش می‌رود) را در حداکثر زمان تولید (منظور طولانی‌ترین زمانی است که محصول تولید می‌شود) ضرب کنید. پس از محاسبه این عدد، میانگین مصرف روزانه (منظور متوسط فروش روزانه محصول) را در میانگین زمان تولید محصول ضرب کرده و حالا این دو عدد را از هم کم کنید. باقیمانده می‌شود حد احتیاطی ذخیره.

فرمول هیزِر و رِندِر

زمانی که فروش شما نوسان‌های زیادی را تجربه می‌کند استفاده از این فرمول می‌تواند مناسب باشد. تمرکز این فرمول بیشتر روی توزیع محصولات، زمان ساخت و زمانی است که صرف توزیع می‌شود. با کمک فرمول هیزِر و رِندِر می‌توانید تصویری شفاف از آن‌چه نیاز دارید به دست آورید. فقط به این موضوع دقت داشته باشید که این فرمول تغییر تقاضا را در محاسباتش نمی‌آورد.

فرمول هیزِر و رِندِر به این شکل کار می‌کند: عاملی به نام فاکتور Z (آن‌چه از نظرتان مطلوب است) را در مقدار انحرافات استاندارد زمان تولید ضرب کنید (این مقدار از محاسبه تفاوت زمان واقعی تولید و زمان برنامه‌ریزی شده به دست می‌آید). فاکتور Z در این فرمول به مقدار مورد قبول شما برای حد ذخیره احتیاطی اشاره دارد. در واقع عددی است که شما در نظر می‌گیرید تا در صورت خالی شدن انبار بتوانید تقاضاهای موجود را برآورده کنید. هرچه عدد به‌دست آمده به صفر نزدیک باشد یعنی احتمال این‌که با این عدد (فاکتور Z) انبارهای‌تان خالی شود بیشتر است. اما هرچه از عدد از صفر دورتر شود این احتمال کم‌تر می‌شود.

روش گریسلی

روش یا فرمول گریسلی هردو عامل تقاضا و تورم را در محاسباتش می‌آورد. از این رو این فرمول را باید بین فرمول‌ها و روش‌های موجود بهترین یا کامل‌ترین دانست. آن‌چه این روش آن را در محاسباتش نمی‌آورد کالاهای در جریان ساخت است.

اگر بخواهیم از روش گریسلی برای محاسبه حد احتیاطی ذخیره استفاده کنیم این مسیر ساده را می‌رویم: میانگین تقاضا را در فاکتور Z  و انحرافات استاندارد تولید ضرب می‌کنیم.

موجودی احتیاطی به‌عنوان عاملی دفاعی در برابر اتفاقات غیرقابل پیش‌بینی عمل می‌کند. محاسبه مقدار این مفهوم برای سازمان‌ها حیاتی است. مقابله با نوسان‌ها، تورم، تاخیر در تحویل و بسیاری اتفاقات ناگوار دیگر باعث شده تا حد ذخیره احتیاطی برای کسب‌وکارهای تولیدی مهم باشد. نکته این‌که مثل بیشتر تصمیم‌های مدیریتی، محاسبه حد موجودی احتیاطی یک فرمول جهان‌شمول ندارد و هر سازمانی به فراخور نیازها، محدودیت‌ها و روش‌های کاری‌اش می‌تواند از یک یا ترکیب چند روش و فرمول استفاده کند.  

بنابراین نمی‌توان با قطعیت گفت که استفاده از این مفهوم برای سازمان هزینه‌زا است یا حیاتی. برخی از روش‌های تولید، مانند تولید ناب و به‌هنگام به‌هیچ وجه زیر بار استفاده از ذخیره احتیاطی نمی‌روند و نتایج خوبی هم گرفته‌اند‍. اما این به معنای آن نیست که آن‌ها می‌توانند با نوسان‌ها و تورم به‌راحتی کنار بیایند. علاوه‌بر این‌که آن‌ها هم به نوعی از ذخیره احتیاطی استفاده می‌کنند.

پس ببینید کسب‌وکار و بازاری که در آن فعالیت دارید به چه نیاز دارد. آیا نوسان‌های زیادی را تجربه می‌کند؟ آیا پیش‌بینی‌پذیر است؟ یا آیا شما توان صرف هزینه برای تولید احتیاطی را دارید یا خیر؟ این سوال و سوال‌های مهم دیگری هستند که باید قبل از به‌کارگیری این روش آن‌ها را از خودتان بپرسید.

«ثمر»؛ ابزار مدیریت هوشمند تولید

فارغ از این‌که با چه سیاستی تولید می‌کنید، به‌هنگام یا MTS، یا در چه حوزه‌ای فعالیت می‌کنید‌، خودروسازی یا مواد غذایی، مدیریت موجودی را باید دقیق و شفاف انجام دهید. ابزارهای زیادی برای مدیریت موثر موجودی و کمک به شفاف شدن آن وجود دارد. بهترین ابزار اما استفاده از نرم‌افزاری یکپارچه است که بتواند تمام نیازهای سازمان‌های تولید، از تعریف BoM تا مدیریت لجستیک را دقیق و چابک انجام دهد.

ثمر، نرم‌افزار هوشمند تولید، محصولی از تیم‌یار است که تمام نیازهای کسب‌وکارهای تولیدی، از اولین گام‌های تعریف BOM تا کنترل کیفیت و مدیریت جامع کیفیت را در اختیار سازمان‌های تولیدی می‌گذارد. ثمر یکی از ماژول‌های نرم‌افزار ERP تیم‌یار است. ماژولی که آن‌قدر توسعه یافته که خود می‌تواند به‌عنوان یک نرم‌ افزار مستقل و جامع به بازار عرضه شود. بخشی از امکانات ثمر از این قرارند:

• امکان تعریف BOM محصول؛
• امکان تعریف عملیات تولیدی و نمودار فرایند عملیات (OPC)؛
• امکان ایجاد نامحدود مرکز‌های کاری؛
• امکان تعریف ماشین‌آلات؛
• امکان تعریف شیفت کاری؛
• امکان تعریف مرکز و حساب هزینه؛
• امکان تعریف سرپرست و مسئول عملیات تولید؛
• امکان تعریف تنظیمات تولید سفارشی و غیرسفارشی؛
• امکان ایجاد الگوی کنترل کیفیت در برنامه‌ریزی تولید؛
• امکان تعریف انواع روش‌های قیمت‌گذاری تولید؛
• امکان ایجاد و مشاهده گزارش ثبت عملکرد؛
• امکان قابلیت تعریف نامحدود عملیات و زمان استاندارد انجام هر عملیات؛
• امکان تعریف مراکز کاری به تفکیک ماشین و نفر؛
• امکان تخصیص مراکز هزینه به هر مرکز کاری؛
• امکان تعریف ظرفیت مراکز کاری؛
• امکان محاسبه ظرفیت مراکزی کاری؛
• امکان تعریف انواع سفارشات تولید (داخلی، پیمانکاری و...)؛
• امکان بررسی میزان موجودی در زمان بررسی سفارش‌های تولید؛
• امکان ثبت حواله مصرف حین تولید؛
• امکان ثبت رسید انتقال مواد به خط تولید بعد از تأیید دستور تولید؛
• امکان پیش‌بینی تقاضا بر اساس سوابق؛
• امکان تبدیل خروجی MRP به سفارش خرید یا سفارش تولید (داخلی، پیمانکاری، حق‌العملکاری)؛
• امکان بالانس سفارش تولید بر اساس ظرفیت مراکز کاری؛
• امکان نگهداری تغییرات BOM به همراه نسخه‌های هر دوره آن؛
• امکان بایگانی دلیل تغییرات در سیستم؛
• امکان فراخوانی کارمند از ماژول مدیر سیستم، ماژول پرسنلی و ماژول CRM؛
• امکان ثبت خودکار درخواست کنترل کیفیت مواد ورودی در زمان رسیدن کالا؛
• امکان تعریف اسناد فنی در سیستم و ضمیمه‌کردن فایل مربوطه؛
• و... .

همچنین ثمر نقش مهمی در یکپارچه‌ کردن فرایندهای مختلف کسب‌وکارهای تولیدی دارد. این نرم افزار با جمع‌آوری داده‌های مختلف از تمام فرایندها، چه صفی و چه ستادی، ابتدا آن‌ها را ثبت، سپس دسته‌بندی و در نهایت در اختیار واحدها و افراد تصمیم‌گیر در سازمان می‌گذارد. ثمر برای یکپارچگی در تولید امکانات زیادی در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد. نمونه‌ای از این امکانات را در ادامه می‌بینید:

• امکان تعریف انواع سفارشات تولید (داخلی، پیمانکاری)؛
• امکان بررسی میزان موجودی در زمان بررسی سفارشات تولیدی؛
• امکان ثبت حواله مصرف حین تولید؛
• امکان ثبت رسید انتقال مواد به خط تولید بعد از تایید (سفارش) دستور تولید؛
• امکان پیش‌بینی تقاضا براساس سوابق؛
• امکان تبدیل خروجی نرم افزار MRP به سفارش خرید یا سفارش تولید داخلی یا پیمانکاری (حق‌العملکاری)؛
• امکان بالانس سفارش تولید براساس ظرفیت مراکز کاری؛
• امکان نگهداری تغییرات BOM به همراه نسخ آن؛
• امکان ثبت و نگهداری و دلیل تغییرات در سیستم؛
• امکان فراخوانی کارمند از ماژول مدیر سیستم، ماژول پرسنلی و ماژول CRM؛
• امکان ثبت خودکار درخواست کنترل کیفیت مواد ورودی در زمان رسید کالا؛
• امکان تعریف اسناد فنی در سیستم و الصاق فایل مربوطه؛
• و... .

برای آشنایی بیشتر با این نرم‌افزار قدرتمند روی دکمه زیر کلیک کنید.