تایم لاین پروژه یا خط زمانی پروژه چیست؟
۴۸ درصد از پروژه‌های یک کسب‌وکار یا به اهداف خود نمی‌رسند یا به‌طور ناقص می‌رسند یا برای رسیدن هزینه‌های زیادی را به شما تحمیل می‌کنند. دلیل؟ یا تسک‌ها شفاف نیستند یا چارچوب زمانی‌ای برای انجام آن‌ها تعریف نکرده‌اید. اینجاست که با مفهومی مهم، ساده و کاربردی روبه‌رو می‌شویم؛ تایم لاین پروژه (Project Timeline) یا خط زمانی پروژه مفهومی ساده در مدیریت پروژه است که در عین سادگی تاثیرات عمیق و شگرفی بر شکل کار شما و تیم‌های‌تان می‌گذارد.
مهم‌ترین کاری که ایجاد تایم لاین پروژه برای شما انجام می‌دهد ساده و شفاف کردن تسک‌ها است. وقتی پروژه‌ای را تعریف می‌کنید دو مسیر در مقابل شماست:
- مسیر اول: فرض کنید شما یک پروژه به نام ساخت وبسایت پدرام پویان تعریف می‌کنید و به اعضای تیم می‌گوئید این سایت باید تا پایان ماه بالا باشد و بدون مشکل کار کند. همین!
- مسیر دوم: اینجا شما با تیم‌تان جلسه می‌گذارید و در این جلسه یک خط زمانی برای پروژه ترسیم می‌کنید. این خط یک تاریخ شروع و یک تاریخ پایان دارد. روی خط نقاطی را به عنوان نقاط عطف، دستاورد یا همان مایلستون (Milestones) تعریف می‌کنید. سپس این خط را به چند بخش مختلف زمانی، که می‌تواند روز، ماه یا حتی سال باشد، تقسیم کرده و آنچه باید در هر مرحله به دست آورید را مشخص می‌کنید.
همین‌جا خواندن این مقاله را متوقف کرده و نتایج حاصل از دو رویکرد بالا را باهم مقایسه کنید.
حتما شما هم به همین نتیجه می‌رسید که عمکلرد و نتیجه‌ای که از مسیر دوم حاصل می‌شود بهتر است. وقتی تیم‌های کسب‌وکارتان دقیقا بدانند چه چیزی را در چه زمانی باید تحویل دهند هم با انگیزه بیشتری کار می‌کنند و هم بهره‌وری بالاتری دارند. ایجاد تایم لاین پروژه یک راه تقریبا بی‌هزینه است که تاثیر‌های آن بر تیم‌های شما فوق‌العاده خواهد بود.
در این مقاله قرار است بخش‌های مختلف خط زمانی پروژه را بشناسیم و با ۹ قدم اساسی اما ساده برای ساخت یک تایم لاین استاندارد برای پروژه‌هایمان آشنا شویم.
بخوانید: نرم افزار BMPS
چرا به تایم لاین پروژه نیاز داریم؟
مزایای تایم لاین پروژه به‌قدری متنوع و البته مهم هستند که هرچه بر استفاده از آن تاکید کنیم کم است. داشتن خط زمانی پروژه باعث می‌شود مدیران و اعضای تیم دیدی واقع‌گرایانه به پروژه و محدودیت‌های آن پیدا کنند. همچنین یک محتوای بصری پیش روی آن‌ها می‌گذارد تا دقیقا به اعضای تیم نشان دهد تا حالا چه کارهایی انجام شده است، چه کارهایی مانده و چه کارهایی در حال انجام است.
برخی از مزایای استفاده از تایم لاین پروژه را در ادامه بخوانیم:
- به اعضای تیم دیدی عمیق و دقیق درباره پروژه و بخش‌های مختلف آن می‌دهد؛ یکی از اصلی‌ترین دلایل نرسیدن پروژه‌ها به هدف‌های تعیین شده گم شدن اعضای تیم در میانه راه پروژه است. وقتی تسک‌ها زیاد می‌شوند و حجم کارها بالا می‌رود ساده و طبیعی است که بسیاری از اعضای تیم دچار سردرگمی شوند. حتی ممکن است برخی کارها چندباره یا موازی انجام شوند. وقتی اعضای تیم به بخش‌های مختلف پروژه دید کاملی داشته باشند این اتفاق‌ها کم‌تر می‌افتد یا به‌طورکلی رخ نمی‌دهند.
- مدیریت منابع موثر و بهینه می‌شود؛ وقتی من و همه اعضای تیم بدانیم که باید دقیقا چه کاری انجام دهیم و کارمان به کدام‌یک از دیگر اعضا وابسته است و برای انجام هر تسک چه مقدار زمان داریم، از منابع در دسترس‌مان به بهترین شکل استفاده می‌کنیم. همچنین در جایگاه مدیر پروژه نیز من می‌توانم دقیقا زمان و سایر منابع مورد نیاز انجام کارها را تخمین بزنم و هرکدام را مدیریت کنم.
- بزرگ‌ترین و شلو‌غ‌ترین پروژه‌ها را به راحتی مدیریت می‌کنید؛ یک فیل را چگونه در یخچال جای می‌دهید؟ قدم به قدم: در یخچال را باز می‌کنید، فیل را داخل آن می‌گذارید و در یخچال را می‌بندید. به همین سادگی! تایم لاین پروژه با مشخص کردن گام‌ها و زمان مورد نیاز برای انجام تسک‌ها کاری می‌کند که سنگین‌ترین و بزرگ‌ترین پروژه‌ها در چند گام کوچک اما موثر انجام شوند و همه اعضای تیم حس خوبی به خودشان و کارشان داشته باشند.
- پروژه را روی ریل نگه می‌دارد؛ یکی از سخت‌ترین سوال‌هایی که مدیران پروژه باید پاسخگوی آن باشند این است: آیا پروژه طبق برنامه جلو می‌رود؟ برای پاسخ به این سوال از چه سنجه‌هایی استفاده می‌کنید؟ نگاهی به تیم می‌کنید و می‌بیند همگی مشغول‌اند و همین کافی است تا بگویید همه چیز به‌درستی پیش می‌رود؟ یا برنامه، چارت و دسته‌بندی زمانی‌ای دارید که در آن نقاط عطف و رویدادهای مهم را تعریف کرده‌اید و دقیقا می‌دانید کجای کار هستید؟ استفاده از خط زمانی پروژه باعث می‌شود دست شمای مدیر پروژه برای نظارت بر تیم و پیشبرد اهداف باز باشد و به قولی پروژه را روی ریل نگه دارید.
۹ گام ساده و اساسی برای ساخت خط زمانی پروژه
حال که با پایه و اساس و چرایی استفاده از تایم لاین پروژه آشنا شدیم ببینیم یک چارچوب استاندارد برای ساخت خط زمانی پروژه چگونه و در چند مرحله ایجاد می‌شود. در ادامه می‌خواهیم ۹ گام ساده اما اساسی برای ساخت یک تایم لاین استاندارد را بررسی کنیم.
گام اول؛ تعریف هدف و دامنه پروژه
هر پروژه‌ای با یک طرح و هدف آغاز می‌شود. مدیران پروژه باید به خوبی از این اهداف مراقبت کنند و دامنه را به دقت کنترل کنند. در گام اول مدیران باید اهداف و انتظارات خود را پروژه را دقیق و خلاصه بیان کنند.
گام دوم؛ انتخاب نرم افزار مناسب
وقتی برنامه‌ریزی پروژه را انجام دادید و همه چیز را مشخص کردید باید به سراغ ابزاری بروید که بتوانید بخش‌های مختلف پروژه را به خوبی و با سرعتی مناسب مدیریت کنید.
انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه مناسب که بتواند نیازهای اصلی شما را پوشش دهد و همه جنبه‌های مدیریت پروژه را در اختیارتان بگذارد موضوع مهمی است که نباید آن را سرسری بگیرید. یک نرم افزار مناسب به اندازه تمام پروژه، تایم لاین آن و سایر اجزای آن مهم است.
گام سوم؛ تقسیم پروژه به بخش‌های کوچکتر
پروژه‌ها همیشه شامل زیرمجموعه‌ها و تسک‌های کوچکتر هستند. این گام درباره شناختن اینکه کدام قطعات باید در کجا قرار گیرند تا تصویر بزرگ‌تر در زمان مناسب و با صرف هزینه بهینه کامل شود است.
گام چهارم؛ ایجاد وظایف بر اساس این بخش‌های کوچک
در این مرحله، باید عمیق‌تر به ایجاد تایم لاین پروژه پرداخته و ایده‌ای در مورد نحوه تشکیل وظایفی که کلیت پروژه را تشکیل می‌دهند و به شما در برنامه‌ریزی مراحل بعدی کمک می‌کنند، پیدا کنید.
گام پنجم؛ اضافه کردن وابستگی تسک‌ها
این گام درباره این است که کدام وظیفه نیازمند کامل شدن یک وظیفه دیگر است و نتیجه کدام تسک ورودی سایر تسک‌ها است. تشخصی و ایجاد ارتباط بین تسک‌ها و نتیجه‌های آن یکی از مهم‌ترین کارهای مدیران پروژه است.
وابستگی تسک‌ها به این معناست که پروژه دارای ترتیب مشخصی است. خوشبختانه، ابزارهای برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه متنوعی در بازار وجود دارند که می‌توانند به شما کمک کنند.
گام ششم؛ تعیین زمان مورد نیاز برای هر تسک
شما باید تجربه و مهارت کافی برای ایجاد برآوردهای تایم لاین پروژه برای تمام وظایف داشته باشید. وقتی زمان مورد نیاز برای هر وظیفه را تخمین می‌زنید کم‌کم می‌توانید برآورد کلی از زمان مورد نیاز تیم برای رسیدن به هدف‌های پروژه را به دست آورید.
گام هفتم؛ ارزیابی منابع
مدیران پروژه باید توانایی‌ها و ترجیحات تیم خود را در نظر بگیرند تا در ایجاد تایم لاین‌های دقیق موفق باشند. ارزیابی تمام منابع آسان نیست، اما تلاش‌های آتی را ساده‌تر می‌کند.
گام هشتم؛ تعیین نقاط عطف
این که در هر مرحله از پروژه و در هر بخش از تایم لاین پروژه باید به چه دستاوردی برسید بسیار مهم است. دستاوردها یا نقاط عطف را با نام Milestones هم می‌شناسیم. این عنوان بر این موضوع تاکید دارد که انتظار داریم هر مرحله پروژه چه هدفی را برآورده کند. مثلا در در خط زمانی هفته سوم ما باید محتوای بلاگ سایت را آماده کرده باشیم. آماده شدن محتوای بلاگ یک مایلستون است.
ایجاد نظم، بالا بردن بهره‌وری و افزایش انگیزه از مزایای استفاده از نقاط عطف در پروژه‌ها است. یک دستاورد هرچقدر هم که کوچک باشد باز هم تاثیر بزرگی بر روحیه و انگیزه تیمی شما دارد.
گام نهم؛ تایم را به اشتراک بگذارید
درباره مشورت، تبادل نظر، کار و فکر گروهی آن‌قدر جمله زیبا و معروف هست که دیگر نیازی به تکرار آن‌ها نداریم. بهترین راه برای اینکه متوجه شویم بهترین تایم لاین را با توجه به منابع و نیازهای‌مان تعریف کرده‌ایم استفاده از نظر و مشورت با دیگران است.
این دیگرانی که مد نظر است شامل همه کسانی است که به نوعی با پروژه در ارتباط هستند. از اعضای تیم‌ها گرفته تا ذی‌نفعان و مدیران و معاونان و غیره. این گرفتن نظر از اعضای تیم، یعنی همان‌هایی که با تسک‌ها روبه‌رو هستند بسیار مهم است. دریافت بازخورد را همیشه از لبه سازمان شروع کنید و پیش ببرید.
انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه؛ گام مهم و نهایی
همه گام‌هایی که بالاتر درباره‌شان بحث کردیم مهم‌اند و در جای خودشان اثرگذار. اگر همه آن‌ها را رعایت کنید و طبق یک چارچوب استاندارد پیش بروید در نهایت به جایی می‌رسید که باید پروژه‌تان را تعریف کنید و نظارت بر آن را شروع کنید. برای این کار دو راه دارید؛ قلم و کاغذ یا دنیای دیجیتال.
اگر بخواهیم کلیت را ببینیم باید گفت که هیچ مدیر پروژه‌ای نیاز به هیچ نرم‌افزاری ندارد. مگر نوشتن پروژه روی کاغذ و مشخص کردن تایم لاین پروژه و تعریف نقاط عطف چه سختی‌‌ای دارد که حتما باید از نرم افزار برای مدیریت پروژه استفاده کرد؟ در پاسخ باید گفت بله، اگر مدیریت پروژه و تایم لاین پروژه را همین‌قدر ساده ببینیم درست است. شما برای مدیریت آن نیاز به یک خودکار و نهایت چند صفحه کاغذ دارید.
اما اگر تیمی که مدیریت می‌کنید بزرگ باشد و تسک‌های آن‌ها متنوع و سنگین باشد، دیگر قلم کاغذ نه تنها به کمک شما نمی‌آیند که از شما فرار می‌کنند. اینجاست که نرم افزارهای مدیریت پروژه به کمک شما می‌‌آیند. نرم‌افزارهایی که قابلیت‌های متنوعی دارند و هدفشان فقط یک چیز است؛ کمک به شما و تیم‌تان برای رسیدن به هدف‌های پروژه.
بخوانید: کاربرد نرم افزار مدیریت پروژه
تیمیارERP؛ همراه مطمئن پروژه‌های شما
تیمیارERP یک نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) مبتنی بر وب است که برای برآورده کردن نیازهای متنوع سازمان‌ها در اندازه‌ها و صنایع مختلف طراحی شده است. با تمرکز بر ادغام، اتوماتیک‌سازی و هوشمندی، تیمیار راهکارهایی بر اساس بهترین به‌روش‌های صنعتی ارائه می‌دهد و با امکان سفارشی‌سازی، به کسب و کارها کمک می‌کند تا عملیات و فرایندهای خود را بهینه‌سازی کرده، بهره‌وری را افزایش دهند و هزینه‌ها را کاهش دهند.
در زمینه مدیریت پروژه، تیمیارERP امکانات متعددی را در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد:
- تعریف تایم‌لاین پروژه: تیمیارERP امکان تعریف تایم‌لاین‌های پروژه را فراهم می‌کند تا مدیران بتوانند پروژه‌ها را به طور دقیق برنامه‌ریزی و پیگیری کنند.
- سبک‌های مختلف برنامه‌ریزی پروژه: این نرم‌افزار امکان استفاده از سبک‌های مختلف برنامه‌ریزی پروژه را فراهم می‌کند، به این ترتیب مدیران می‌توانند روش‌های مناسب برای پروژه‌های خود را انتخاب کنند.
- مدیریت دارایی‌ها و دارایی‌های ثابت: تیمیارERP به مدیران اجازه می‌دهد تا دارایی‌ها و دارایی‌های ثابت را به راحتی ردیابی، نگهداری و نظارت کنند.
- گزینه‌های مستقرسازی ابری و اختصاصی: تیمیارERP هم ابری و هم اختصاصی قابل استفاده است، که انعطاف‌پذیری بیشتری را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند.
- اندازه‌گیری و نظارت بر دارایی‌ها در زمان واقعی: تیمیارERP امکان ارزیابی و نظارت بر دارایی‌ها را در زمان واقعی فراهم می‌کند.
- ادغام با هوش تجاری (BI): این نرم‌افزار به طور کامل با هوش تجاری (BI) برای تحلیل داده‌های جامع ادغام شده است.
- مدیریت از هر کجا و در هر زمان: با اجرای ابری، تیمیارERP امکان مدیریت فرآیندهای کسب و کار را از هر کجا و در هر زمان فراهم می‌کند.
- آمادگی برای توسعه: تیمیارERP همیشه برای توسعه آماده است و امکان افزودن ویژگی‌های جدید و ادغام با فناوری‌های پیشرفته را دارد.
با استفاده از این امکانات، تیمیارERP به کسب و کارها کمک می‌کند تا مدیریت پروژه‌های خود را بهینه‌سازی کرده و به سطح جدیدی از کارایی و بهره‌وری دست یابند.