دفتر کار دیجیتال و نقش آن در کسب‌وکارهای مدرن

تصور دنیای امروز بدون وجود فناوری‌های دیجیتالی بسیار دشوار است. فناوری‌ها در دنیای کسب‌وکار، چالش‌ها و فرصت‌های بسیاری را برای سازمان‌ها ایجاد کرده است. مطالعات نشان می‌دهد دیجیتالی شدن کسب‌وکار‌ها بر عملکرد، بهره‌وری و رضایت شغلی کارکنان تاثیر می‌گذارد و تعادل بین کار و زندگی آن‌ها را رغم می‌زند. سازمان‌های پیشرو برای بازتاب دقیق تجربه کاری کارکنان خود، شروع به پیاده‌سازی یک محیط کار کاملا جدید که شامل محیط کار دیجیتال و دفتر کار دیجیتال می‌شود با ادغام فناوری‌هایی مانند (پست الکترونیکی، پیامک، ابزارهای رسانه‌های اجتماعی سازمانی، برنامه‌های منابع انسانی و ابزارهای جلسات آنلاین) کرده‌اند. دفتر کار دیجیتال، جدیدترین فناوری دنیای کار است که با از بین بردن موانع ارتباطی باعث تقویت کارایی، نوآوری و افزایش تجربه کارکنان شده و باعث پیشرفت و تحول سازمان خواهد شد. همچنین، بسیاری از کسب‌وکارها در نقاط مختلف جهان در طول بحران همه‌گیری COVID-19 به دیجیتالی کردن امور و دفتر کار خود روی آوردند. در حالی که برخی از سازمان‌ها برای برگشت به دفتر کار سنتی خود آماده می‌شوند، برخی دیگر کار از راه دور را مفید می‌دانند و تصمیم به تغییر ماهیت دایمی دفتر کار خود کرده‌اند.

دفتر‌ کار دیجیتالی، که مکمل محل کار محسوب می‌شود، می‌تواند مسایل ذکر شده در بالا را حل کرده و به سازمان‌ها کمک کند تا در بستری دیجیتال کار کنند. دفتر‌ کار دیجیتالی شامل کلیه فناوری‌ها و خدمات دیجیتالی است که افراد برای کار از آن‌ها استفاده می‌کنند. این برنامه از برنامه‌های منابع انسانی و برنامه‌های اصلی کسب‌وکار گرفته تا ایمیل، پیام‌رسانی فوری و ابزارهای رسانه‌های اجتماعی سازمانی و ابزارهای جلسه مجازی را شامل می‌شود. فرانک شونفلد، دفتر‌ کار دیجیتالی را به عنوان «مجموع زیرساخت‌ها با دسترسی مورد نیاز، برنامه‌ها و سیستم‌های اطلاعات» که برای انجام وظایف کاری خود و مشارکت در همکاری به آن‌ها احتیاج دارند، معرفی می‌کند. بستر دیجیتال (شبکه، نرم افزار، سخت افزار، اینترنت، و...)، تهیه و ایجاد ابزار مرتبط با فرایندهای دیجیتال به جهت ایجاد فرایندهای دورکاری و آنلاین (نرم افزار تحت وب متناسب با نیازمندی‌ها و فرایندهای کاری، بستر Cloud جهت اشتراک‌گذاری ابزار سخت افزاری و نرم افزاری، ابزار دیجیتال، گاها تجهیزاتی چون لپ‌تاپ یا pc، اینترنت، تلفن و موارد مورد نیاز کارمند و...)، اینترنت اشیاء ( IOT )، هوش مصنوعی، گزارشات BI و کلان داده‌ها (Big Data) و بسیاری از موارد دیگر بستر مورد استفاده در دفتر‌ کار دیجیتال است. در این میان تغییر فرهنگ و رفتار حامی تحول دیجیتال و یادگیری و آموزش کارکنان از جمله گام‌های مهم و استراتژیک در پیاده‌سازی، اجرا و استفاده از این فرایند است.

فضای کار تیم‌یار

تحول دیجیتال را می‌توان به عنوان روند بهبود فرایندهای کسب‌وکار از طریق دیجیتالی شدن دانست. این به معنای همکاری بهتر بین کارکنان، همکاری کارآمد با مشتریان، روابط قوی‌تر و سازنده‌تر با شرکا و افزایش پتانسیل کاری با تغییر سبک کار است. کلید موفقیت در اجرای دفتر کار دیجیتال، پیاده‌سازی موثر استراتژی محیط کار دیجیتال با آموزش و ایجاد فرهنگ سازمانی است. سازمان‌ها و مدیران باید اطمینان حاصل کنند که رفتار کارکنان متناسب با روش‌های تکنولوژیکی خواهد بود، آن را بپذیرند و از آن برای کار، ارتباطات و همکاری استفاده کنند. آموزش سازمانی نیز باید با تحول دیجیتالی سازگار شود تا کارکنان و کارفرمایان را برای کار در محیط‌های دیجیتالی آماده کند.

• پیری و فرسایش نیروی کار و افزایش نیاز آن‌ها به کسب دانش
• ضرورت پاسخ‌گویی به نیازهای مختلف نیروی کار برای نسل‌های آینده
• کمک به کارکنان برای انجام سریع‌تر کارها با کمک اطلاع از آخرین پیشرفت‌های فناوری اطلاعات 

مدیران می‌خواهند:

• کارکنان به طور موثرتری برای افزایش بهره‌وری همکاری کنند،
• از طریق ارایه خدمات بهتر، مشتریان جدید به‌دست آورند،
• هزینه‌های عملیاتی با استفاده از فناوری‌های دیجیتال به حداقل برسند،
• فرایندهای تجاری را بهبود بخشند،
• از رقبای خود پیشی بگیرند،
• با استفاده از تحول دیجیتال بتوانند در مواجهه با سرعت سریع پیشرفت‌های فناوری، عملکرد درستی نشان دهند،

در مقابل کارکنان مایل هستند:

• با مجموعه ابزارهای دیجیتال و شیوه کار آن‌ها آشنا شوند،
• محیط و دفتر‌ کار برای همکاری موثرتر در مشاغل خود داشته باشند،
• جهت برآورده ساختن انتظارات بازار، تلاش بیشتری داشته باشند،

• تغییر فرهنگ و رفتار حامی تحول دیجیتال

یکی از اولین گام‌ها در تحول دیجیتال، تغییر فرهنگ در سازمان‌ها است. رفتار سازمانی، متاثر از فرهنگ سازمانی است. سازمان‌ها و مدیران باید فرهنگ سازمانی متناسب را با تشویق کارکنان برای آموزش و یادگیری مداوم ایجاد کنند تا کارکنان، از آن برای انجام کار، ارتباطات و همکاری استفاده کنند. یکی از مسائل مهم استراتژی محل یا دفتر‌ کار‌ دیجیتال، درک روشن بین فرهنگ سازمانی و فناوری پیاده‌سازی در سازمان است. این امر، باعث می‌شود تا ابزارها، فرایندها و سیستم‌ها با پتانسیل کامل خود در سازمان به کار خود ادامه دهند.

• یادگیری و آموزش

یک عامل کلیدی موفقیت در تحول دیجیتال یک سازمان، مفهوم آموزش و یادگیری با تمرکز بر سه حوزه است که به اختصار به آن‌ها اشاره می‌کنیم:

• سازمان‌ها مهارت‌های دیجیتال لازم را فرا گیرند و خلا آموزشی خود را پر کنند،
• سازمان‌ها افراد را تشویق کنند تا مسئولیت یادگیری مستمر خود را بر عهده بگیرند،
• سازمان‌ها افراد ارشد خود را برای تبدیل شدن به رهبران دیجیتال به چالش بکشد و از آنها حمایت کنند،

مزایای دفتر کار دیجیتال

•   ایجاد تغییرات در روش‌های کاری کارکنان: آن‌ها را قادر می‌سازد تا در محیطی شفاف کار کنند و از شبکه‌های اجتماعی موثرتر استفاده کنند.
• ایجاد ارتباطات آفلاین و آنلاین: با اتصال از طریق دستگاه‌های تلفن همراه، کارکنان می‌توانند در هر زمان و هر مکان به ابزارها و اطلاعات سازمان دسترسی داشته باشند.
• ارایه تجربه کاربری: تجربه کارکنان باعث ارایه‌ی پیشنهادات در زمینه‌ی انتخاب، انعطاف‌پذیری و شخصی‌سازی می‌شود.
• پشتیبانی از دفتر کار مجازی: به کارمندان اجازه می‌دهد در مکان‌های کاری اختصاص داده شده و مجازی حاضر باشند و در عین حال حریم خصوصی مشتری و ریسک عملیاتی را متعادل سازند.
• ارایه ابزارها و اطلاعات مناسب کارکنان در زمان مناسب: باعث می‌شود هزینه‌ها به حداقل رسیده و بهره‌وری افزایش یابد.
• ارایه محیط‌های نوآورانه: نوآوری و خلاقیت در پیاده‌سازی و اجرای هرچه بهتره زیرساخت‌ها، سازمان را پیشتاز در استفاده از دفتر‌ کار دیجیتال می‌کند.
• محل کار دیجیتال به عنوان یک پورتال: راه‌حلی برای یکپارچه‌سازی اطلاعات و خدمات در یک رابط کاربری مشترک است و ارایه خدمات را در یک رابط کاربری جامع و عمدتا تحت وب در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
• جذب نیروی کار: بسیاری از کارمندان اگر بتوانند دور از دفتر‌ کار، کار کنند شغلی با درآمد کمتر را انتخاب می‌کنند.
• تسریع زمان ورود به بازار: با استفاده از ابزارهای پشتیبانی از تحقیق و توسعه، آزمایش و ارایه سریع‌تر محصولات و خدمات جدید، زمان ورود به بازار را تسریع می‌کند.
• افزایش چابکی و انعطاف‌پذیری: ارایه ابزارهایی که تغییرات سازمان را اعمال می‌کند و رفتارهای کارکنان را منعکس می‌نماید.
• کاهش هزینه‌های عملیاتی: با معرفی روش‌های موثرتر می‌توان هزینه‌ها را در روند مجازی سازی و ارتباطات کاهش داد.
• بهره وری و رضایت کارکنان: سازمان‌هایی که دارای شبکه‌های اجتماعی آنلاین قوی هستند، 7 درصد بیشتر از آن‌هایی که فاقد شبکه مجازی هستند بهره‌وری دارند و با افزایش رضایت‌ کارکنان مواجه هستند.
• حفظ کارکنان: با افزایش مشارکت کارکنان، میزان حفظ کارکنان تا درصد بالایی افزایش می‌یابد. 

 مراحل اجرای یک دفتر‌ کار دیجیتال

شکل1: اکوسیستم دیجیتال

• ایجاد قوانین و اصول راهنما: شناسایی اهداف سازمان و تبدیل آن‌ها به اصول راهنما برای هدایت توسعه مداوم.
• ایجاد استراتژی مدیریت اطلاعات: تعیین استراتژی محل کار دیجیتال و هماهنگی آن با مدیریت اطلاعات موجود سازمان یا استراتژی حاکمیت اطلاعات.
• نقش‌ها و مسئولیت‌ها: شناسایی ذی‌نفعان کلیدی، و ایجاد یک مدل تعامل محور مناسب و پایدار؛ مشخص نمودن وظایف و مسئولیت‌ها به‌درستی و کاملا شفاف.
• آموزش و صدور گواهینامه: اطمینان از آموزش درست و اصولی کارمندان جهت برخورداری از مزایای پیشرفت‌های دیجیتال.
• خط مشی سازمان: آموزش رسیدن به اهداف و خط مشی به کارکنان، علاوه بر آموزش‌های فنی.
• هماهنگی مستمر: سازمان‌دهی کانال‌ها در محیط کار دیجیتال با پیگیری‌های مستمر.
• مدیریت بحران: انجام واکنش‌های سریع در صورت وقوع بحران.

جعبه ابزار دیجیتال شامل ابزارها و فناوری‌هایی است که کارکنان برای انجام کارهای خود به آن نیاز دارند. همه سازمان‌ها دارای جعبه ابزار دیجیتال هستند، اما ابزار آن‌ها بسته به سمت و کارکرد شغلی کارکنان آن‌ها، متفاوت است. در حالت ایده‌آل، استراتژی کسب‌وکارها و اهداف محیط کار دیجیتالی باید تعیین کند که کدام ابزار در جعبه ابزار دیجیتال به آن‌ها تعلق دارد.

• پیام‌‌رسان: یک راه سریع برای ارتباط با همکاران (از طریق پست الکترونیک، پیام‌رسانی فوری، وبلاگ نویسی، پیام‌رسانی موبایل و...).
• بهره‌وری: کارمندان با بهره‌گیری از دانش کافی، امور محول شده را به نحو احسن انجام می‌دهند (با استفاده از واژه پردازها، نرم افزار صفحه گسترده، ارایه گزارشات و نرم افزارهای مرتبط).
• همکاری: کارمندان را قادر می‌سازد تا با یکدیگر و سایر همکاران، ارتباط داشته باشند (از طریق اتاق‌های جلسه، ویکی‌ها، کنفرانس تلفنی و اینترنتی و...).
• ارتباط: اشتراک‌گذاری، انتشار و پشتیبانی از اطلاعات (از طریق پورتال، وبلاگ‌ها، صفحات شخصی و...).
• برنامه‌های کاربردی تجاری: فعال کردن برنامه‌های کاربردی سازمان برای کارمندان (با استفاده از سیستم منابع انسانی، مطالبات هزینه، برنامه‌های کاربردی آنلاین، دسترسی به سلف سرویس، ERP،CRM و...).
• جمع سپاری: جمع آوری ایده‌ها، نظرات و افکار از سمت کارمندان (از طریق ایجاد بستر ایده پردازی، نظرسنجی، انجمن‌ها و...).
• قابلیت ارتباط: یافتن کارشناسان و همکاران در سازمان (با استفاده از دایرکتوری کارکنان، چارت سازمانی و...).
• تحرک: امکان دسترسی به ابزارها، در شرایط دورکاری (از طریق کامپیوتر یا نوت بوک، موبایل یا تلفن هوشمند، دستگاه‌های کنترل از راه دور و...).

2. بستر ابری ( Cloud )

در فضای ابری، اطلاعات و داده‌ها از طریق شبکه در یک محیط امن و قابل دسترس حفظ و کنترل می‌شوند، تا در هر زمان و هر مکان بتوان به اطلاعات ذخیره شده دسترسی پیدا کرد. بستر Cloud جهت اشتراک‌گذاری ابزار سخت‌افزاری و نرم‌افزاری مورد استفاده قرار می‌گیرد و یکپارچه‌سازی، مدیریت هویت و دسترسی‌ها از جمله اهداف رسیدن به دفتر کار دیجیتال است. دفتر کار دیجیتال براساس یک پلتفرم با ترکیبی از راه‌حل‌های داخلی و مبتنی بر Cloud خواهد بود تا حداکثر بهره را از توسعه فناوری برده و امکان تحرک (دورکاری) را فراهم کند. از جمله مزایای استفاده از بستر ابری می‌توان به صرفه جویی در هزینه­‌ها، محافظت از داده­‌ها و سهولت دسترسی به اطلاعات، ساده‌سازی مدیریت فناوری، امکان دسترسی از راه دور و افزایش تجربه کارکنان اشاره کرد.

3 . فضای مجازی

برای تغییر تجربه کاری کارکنان، باید با درک نحوه کار دفتر کار دیجیتال و معنای آن شروع کرد. مراحل زیر درک درستی از پیاده‌سازی دفتر کار دیجیتال می‌دهد.

• ارزیابی وضعیت فعلی: برای پیدا کردن وضعیت کنونی سازمان و نحوه کار کارکنان از یک نوع سنجش استفاده شود.
• ایجاد استراتژی دفتر کار دیجیتال: با تعریف درست یک استراتژی، می‌توان دفتر کار دیجیتال را به به ابزاری برای رسیدن به اهداف تجاری و اولویت‌های فناوری سازمان تبدیل کرد.
• انتخاب ابزارها و فناوری‌های مناسب سازمان: انتخاب فناوری‌های مناسب برای ارایه یک دفتر کار دیجیتال منسجم که نیازهای خاص سازمان را برآورده می‌کند. انتخاب ابزارهای مناسب همکاری و مشارکت را در بین کارکنان افزایش می‌دهد.
• اجرای مدیریت تغییر: تلاش برای دست‌یابی به یک دفتر کار دیجیتال فراگیر و درکنار آن انجام آموزش‌ها و ایجاد ارتباطات لازم برای کارکنان، گامی در جهت مدیریت تغییرات خواهد بود.
• اندازه‌گیری و سنجش موفقیت، برای بهبود مستمر: ایجاد معیارهای عملکرد، مطابق با استراتژی‌های کسب‌وکار و فناوری‌های به‌کار رفته و همچنین بررسی همیشگی وضعیت در بازه‌های زمانی مشخص، می‌تواند سازمان را در راه رسیدن به توسعه کمک کند.

4 . فرایند دورکاری

دورکاری به معنای انعطاف‌پذیری بیش‌تر زمان و مکان، افزایش استقلال شغلی، بهبود تعادل بین کار و زندگی و کاهش زمان رفت و آمد است. دورکاری همچنین ممکن است فرصت‌های شغلی را برای افراد دارای معلولیت، کارکنان مسن‌تر و...، بهبود بخشد. دورکاری در یک فضای امن اطلاعاتی با بهره‌گیری از ابزارهای دیجیتال می‌تواند سهولت لازم را در انجام وظایف برای کارکنان یک سازمان ایجاد نماید.

5 . اینترنت اشیا

اینترنت اشیا یک پدیده نوظهور تکنولوژیک است که سازمان‌ها در حال درک پتانسیل عظیم آن برای ایجاد دفاتر کاری هوشمندتر و کارآمدتر هستند. از جمله کاربردهای آن می‌توان به ایجاد و نظارت بر اتاق‌های جلسه هوشمند، خدمات مکان‌یابی، و نظارت در زمان واقعی اشاره کرد. ترکیب دستگاه‌های اینترنت اشیا با اطلاعات زمینه‌ای، مکان، برنامه و سیاست‌ها، فرصت‌هایی برای کاهش هزینه‌ها، ایجاد وفاداری و افزایش درآمد ایجاد می‌کند. در حالی که اینترنت اشیا اثرات مثبت بالقوه‌ای را ارایه می‌دهد، امنیت و پشتیبانی دستگاه‌هایی که به شبکه متصل می‌شوند، چالشی است که فناوری اطلاعات با ایجاد خط‌ مشی‌های امنیتی بر اساس داده‌های شناخته‌شده، آن‌ها را کنترل می‌کند.

6. هوش مصنوعی

اجزای مهم در محل یا دفتر‌ کار دیجیتال، شامل پشتیبانی تصمیم‌گیری خودکار و رویکردهای مشارکت مجازی است. تاثیرات زیر در خصوص استفاده از هوش مصنوعی توسط کارشناسان و محققان ارایه شده است.

• تضمین انطباق: به گفته آلن پلز-شارپ، بنیانگذار و تحلیلگر اصلی در Deep Analysis، «استفاده از هوش مصنوعی در سازمان‌ها باعث افزایش سرعت فرایندها و کاهش هزینه‌های عملیاتی می‌شود و زمانی‌که هوش مصنوعی به‌درستی استفاده شود شبیه RPA (اتوماسیون فرایند رباتیک) عمل کرده و می‌توان کارهای تکراری و وظایف انسانی را خودکار و هوشمند کرد.»
• فعال کردن مدیریت دانش: به گفته آلن پلز-شارپ، «با مدیریت دانش، کارکنان در حالت ایده‌آل می‌خواهند به راحتی به اطلاعات مناسب در زمان مناسب برای انجام کار خود دسترسی داشته باشند و این کار به صورت دستی تقریبا غیرممکن است، اما هوش مصنوعی در سیستم‌هایی مانند Guru و Microsoft Viva می‌تواند بسیاری از این عملیات‌ها را بطور خودکار انجام دهد.»
• مزایای منابع انسانی: هوش مصنوعی می‌تواند به روش‌های زیر به منابع انسانی کمک کند:
  • شناسایی روند تعامل کارکنان در بخش‌های مختلف،
  •  سنجش میزان رضایت هر گروه از برنامه‌های انتخابی،
  • بهینه‌سازی پیشنهادات با مدل سازی پیش‌بینی،
  • درک تاثیر مالی اضافه کردن برنامه‌های خاص،

فضای کار تیم‌یار

1. A. Cijan , L. Jenič , How digitalization changes the workplace ,2019.
2. J. Mcconnell, Digital Workplace. Trends and Transformation, Washington DC, 2013.
3. "IBM Digital Workplace as a Service",May 2018, [online] Available:https://www.ibm.com/downloads/cas/0GQM28WY/.
4. I. Hamburg , "Implementation of a Digital Workplace Strategy to Drive Behavior Change and Improve Competencies", 2019.
5. "6 steps to build a successful digital business ", June 2019, [online] Available: https://datascope.io/en/blog/6-steps-to-build-a-successful-digital-business/.
6. " The digital workplace: Think, share, do,Transform your employee experience ", 2016, [online] Available: https:// www.deloitte.ca/.