دورکاری با ERP چگونه امکان پذیر است؟
در حال حاضر بحران سلامتی موجود که بسیاری از کشورها با آن دست‌و‌پنجه نرم می‌کنند، بسیاری از کسبوکارها را نیز تحت تأثیر قرار داده است. حوزه فعالیت بسیاری از کارمندان در محل کار، محدود شده و برخی از شرکت‌ها فعالیت خود را متوقف کرده‌اند و برخی نیز به استفاده از فضا و محیط کار دیجیتال روی آورده‌اند. بسیاری از افراد، از جمله دانشجویان نیز برای انجام وظایف خود، به استفاده از روش‌های آنلاین روی آورده‌اند. دورکاری چیست؟ جالب است بدانید دورکاری، مقوله جدیدی نیست زیرا حتی قبل از همه‌گیری ویروس کرونا، برخی از سازمان‌ها، زمینه دورکاری و انجام وظایف سازمانی را برای برخی از کارمندان خود در موقعیت‌های جغرافیایی متفاوت فراهم کرده بودند. کارآفرینان و صاحبان کسبوکارها نیز به تازگی، با مزایای دورکاری با ERP آشنا شده‌اند، زیرا با این روش دیگر نیازی به حضور فیزیکی در دفاتر کار خود ندارند. دورکاری با ERP، گزینه‌های سفارشی‌سازی شده‌ای را برای اطمینان از عملکرد سریع و کارآمد کسبوکار فراهم کرده است. کارکنانی که دورکار هستند نیز با استفاده از برنامه دورکاری تیمیار، به راحتی و بدون دردسر، می‌توانند به اطلاعات خود در دفتر کار، دسترسی داشته باشند. کسبوکارها، دانشگاه‌ها و شرکت‌ها نیز به دلیل بحران ناگوار سلامت جهانی، مجبور به اتخاذ روش دورکاری شده‌اند. این بحران برخی از شرکت‌ها را به صورت ناگهانی گرفتار کرد، و آنها نتوانستند خود را بلافاصله با دورکاری، سازگار کنند. ممکن است دورکاری برای برخی از کارمندان و دانشجویان بسیار چالش‌برانگیز باشد، زیرا این اولین بار است که مجبورند وظایف خود را از خانه انجام دهند. این بحران، تصمیمات مهم پروژه‌ها و برنامه‌های کسب‌و‌کاری را نیز تحت تأثیر قرار داده است، این در حالی است که تمامی افراد مجبورند با تغییرات جدید به وجود آمده، به سرعت خود را وفق دهند.
چالش‌های دورکاری
- نظارت حضوری
مشاوران، مدیران پروژه‌ها و حتی دانشجویانی که با پروژه‌ها سروکار دارند، به تعامل حضوری بیشتری نیاز دارند. با این حال، به دلیل دورکاری، مجبور به تحمل چالش‌های بیشتری به هنگام پشتیبانی و یا ارتباط با کارفرما یا اساتید خود هستند.
- عدم دسترسی به اطلاعات
به دلیل دورکاری، برخی افراد به منظور نظارت و کنترل بر سایر اعضای تیم، به زحمت افتاده‌اند. کارمندان یا کاربران دورکار، ممکن است بلافاصله اطلاعات لازم را دریافت نکنند. به خصوص در پروژه‌هایی با حساسیت زمانی بالا و بروز مشکلات، غلبه بر این مسئله می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. به طور کلی، عدم دانش متقابل منجر به عدم تمایل کارمندان به دورکاری و ایجاد دید منفی در آنها می‌شود. علاوه بر این، این موضوع می‌تواند باعث قضاوت ضعیف در مورد حرفه‌ای‌بودن اعضای گروه‌های دیگر شود. به عنوان مثال، ممکن است شخصی که قادر نیست یک روز به روش دورکاری فعالیت داشته باشد، از دید اعضای گروه غیرقابل اعتماد و غیرحرفه‌ای قضاوت شود، در حالی که شاید از وجود مشکل یا شرایط فرد موردنظر اطلاع کاملی در دست نباشد.
- فاصله‌های اجتماعی
کارمندان دورکار، ممکن است به آهستگی از تعاملات اجتماعی و ارتباطات در دفاتر کار فاصله بگیرند. آن دسته از افراد که بسیار اجتماعی هستند، ممکن است با انزوا و افسردگی روبرو شوند.
- ارزش‌گذاری حتی در دورکاری
در نظر داشته باشید که حتی در زمان دورکاری، می‌توان بهترین عملکرد یا خدمات را به مشتریان، کارفرماها و یا اساتید ارائه کرد. کارمندان دورکار باید مشکلات کاری و وظایف خود را در مهلت مقرر برطرف کنند و نتیجه کار را ارائه دهند. در نتیجه باید به دنبال راهکارهای مؤثر برای ارائه کارها و وظایف خود باشند. به عنوان مثال، دانشجویان تحصیلات تکمیلی که در حال تکمیل پایان‌نامه‌های خود هستند، می‌توانند یک تیم تشکیل داده تا از هر راهی با هم گروهی‌های خود تعامل داشته باشند. این افراد می‌توانند برای برگزاری جلسات و کنفرانس‌ها به صورت آنلاین به جای جلسات حضوری، از سیستم عامل‌های دیجیتالی استفاده کنند و با استفاده از این استراتژی، مسئله عدم اشتراک اطلاعات را حل کرده و یا مقالات را با یکدیگر بررسی کرده و به اشتراک گذارند. علاوه بر این می‌توانند از سیستم عامل‌ها و وبینارهای دیجیتالی برای نمایش‌ها یا سخنرانی‌های خود استفاده کنند و حتی از ERP برای انجام وظایف خود به هنگام دورکاری، بهره‌مند شوند.
ارتباط دورکاری با ERP و نحوه کمک آن
از آنجا که تعداد افراد دورکار رو به افزایش است، باید از عدم مشکل و اجرای صحیح فعالیت‌های کسبوکار، اطمینان حاصل کرد. در اینجا لیستی از مزایای استفاده از نرم‌افزار ERP در دورکاری، بیان شده است.
- ارتباطات بهبودیافته
ERP به منظور انجام وظایف روزمره، در دسترس تمامی کارمندان، به خصوص کارمندان دورکار، قرار گرفته است. در صورت دسترسی به اینترنت و اتصال به آن، دسترسی آسان به اطلاعات را در هر موقعیت جغرافیایی برای کارمندان فراهم می‌کند. کارمندان بخش‌های متفاوت می‌توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند زیرا به اطلاعات یکسانی دسترسی دارند. کارمندان به این وسیله می‌توانند تجربه خوبی در افزایش بهرهوری کسب کنند و بدون اتلاف وقت برای دسترسی به داده‌های دقیق‌تر، به طور کارآمد با یکدیگر همکاری کنند.
- فرآیندهای ساده‌سازی‌شده
مسئولیت‌های کارمندان با رشد شرکت افزایش می‌یابد و از آنجا که وظایف در طول زمان پیچیده‌تر می‌شوند، عملیات‌های اجرایی کسبوکار نیز کندتر خواهند شد و به موانع اجرایی تبدیل می‌شوند. هرگونه تأخیر در دستیابی به اطلاعات دقیق می‌تواند منجر به کاهش بهرهوری شود. ERP عملکرد و کارایی را تقویت می‌کند زیرا حتی اگر کارمندان مجبور به استفاده از روندهای پیچیده باشند، ERP تکمیل فرآیندها را تضمین می‌کند. ERP همچنین عدم ورود داده‌های اشتباه را ضمانت کرده و داده‌های زمان واقعی را برای تمامی کارکنان دارای مجوز دسترسی، در دسترس قرار می‌دهد.
- صرفه‌جویی در هزینه
شرکت‌ها بیشتر اوقات در حال کاهش هزینه‌های خود هستند، اما در عین حال مجبورند تا از اشتباهات پرهزینه نیز، پرهیز کنند زیرا ممکن است متحمل ضرر شوند. کارمندان دورکار، می‌توانند از ERP استفاده کنند زیرا به یک منبع واحد از داده‌های دقیق و در زمان واقعی نیاز دارند. این سیستم با اجازه دادن به کارمندان برای مدیریت فعالانه فعالیت‌های تجاری و کمک به آنها در تصمیم‌گیری سریع، هزینه‌های اداری و عملیاتی را به طور مؤثری کاهش می‌دهد. استفاده از سیستم ERP زمینه را برای ادامه کار و تداوم کسبوکار خصوصاً در بحران جهانی بهداشت هموار می‌کند.
دیگر مزایای استفاده از ERP در دورکاری به شرح زیر است:
1. دورکاری با ERP به کسبوکارها امکان ذخیره و به‌روزرسانی اطلاعات را می‌دهد.
دورکاری با ERP به کارمندان اجازه می‌دهد اطلاعات لازم را در هر مکانی غیر از دفتر کار ذخیره کنند. برای آپلود یا به‌روزرسانی اطلاعات جدید، دیگر نیازی به حضور فیزیکی در دفتر کار نیست زیرا می‌توانید این کار را از محل مشتری انجام دهید. کارمندان می‌توانند از راه دور از مدیران خود اسناد مهم را بخواهند. آنها دیگر مجبور نیستند اسناد مهم را همه جا به دنبال داشته باشند.
2. دورکاری با ERP امکان کنترل کارمندان از راه دور را برای مدیران فراهم می‌کند.
مدیران باید بر گزارش‌های مستقیم ارسالی که به طور مداوم در حال انجام است، نظارت کنند. اما پیگیری وظایف آنها هنگام دورکاری با چالش مواجه می‌شود. نرم‌افزار مدیریت کسبوکار ERP توسط ماژول دستیار تیمیار به مدیران این امکان را می‌دهد تا تجزیه و تحلیل دقیقی از عملکرد کارمندان، بدست آورند. ERP همچنین معیارهای زمان واقعی را ارائه می‌دهد که به وسیله آن می توان چشم‌انداز 360 درجه‌ای از عملکرد یک کارمند خاص به دست آورد. شما همچنین می‌توانید برای کارمندانی که نیاز به پشتیبانی و راهنمایی دارند، یک طرح اصلاحی ایجاد و پیادهسازی کنید.
3. دورکاری با ERP امکان صرفه‌جویی بیشتری برای شما به ارمغان می‌آورد.
روش‌های زیادی برای کاهش هزینه‌های شما وجود دارد. یکی از این موارد، کاهش هزینه‌های عملیاتی است. از آنجا که بسیاری از شرکت‌ها، به ویژه شرکت‌های کوچک و متوسط، با بودجه ناچیزی فعالیت می‌کنند، مجبورند هزینه‌های عملیاتی خود را تا حد ممکن پایین کاهش دهند. نرم‌افزار مدیریت کسبوکار ERP امکان حذف فعالیت‌های وقت‌گیر و اضافی را برای شما فراهم کرده است و باعث بهبود معیارهای عملکرد و مدیریت هزینه‌ها شده است. این سه عامل نقش مهمی در کنترل هزینه‌های شما دارند.
4. دورکاری با ERP به ایجاد روابط بهتر با مشتری کمک می‌کند.
تحقیقات نشان می‌دهد که جذب مشتریان جدید پنج برابر پر‌هزینه‌تر از حفظ مشتریان موجود است. سیستم‌های ERP نقش به‌سزایی در حفظ مشتری دارند. ERP می‌تواند با نرم‌افزار CRM ادغام شده و روابط مستحکم و طولانی مدتی با مشتریان ایجاد کنند. همچنین از این طریق می‌توان قیف فروش را ردیابی کرده، ارزش کلی مشتری را محاسبه کرده و از الگوها و انگیزه‌های خرید آنها مطلع شوید.
سخن آخر
نرم‌افزار مدیریت کسبوکار ERP تیمیار، توانسته است با استفاده از فضای واحد و تحت وب، تمامی قابلیت‌های ذکر شده را گرد هم آورد و با برخورداری از استقرار و پشتیبانی قوی، رضایت مشتریان را به نحو احسن جلب کند.
توسعه مدیریت هوشمند یکپارچه کسب و کار
مترجم: نیلوفر نظری