نرم افزار هوشمند اتوماسیون اداری

زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری تیمیار

• مدیریت اسناد
  • آرشیو و بایگانی اسناد و نامه‌های اداری
  • نامه نگاری
• مدیریت تسک‌ها و اقدامات
  • ایجاد تسک‌ها و جریان کاری
  • ابزار فرم‌ساز
• مدیریت پروژه
  • نمایش لیست پروژه‌ها در هر رده، به تفکیک نوع مسئولیت کاربر روی پروژه‌ها
  • نمایش لیست پروژه‌ها، بر اساس اطلاعات مختلف، به انتخاب کاربر
  • نمایش درصد پیشرفت مراحل پروژه درگانت چارت
• ایجاد گفتگو
  • ایجاد گفتگو خصوصی و گروهی
  • اطلاع رسانی از طریق کانال
  • ارتباط از طریق بات تلگرام
• ارسال و دریافت پیامک
  • ارسال و دریافت پیامک
  • پاسخ خودکار برای پیامک‌های دریافتی
  • ارسال پیامک گروهی و تکی
• ارسال و دریافت پست الکترونیک
  • صندوق‌های پست الکترونیک نامحدود
  • ارسال و دریافت ایمیل یا پست الکترونیک
  • پاسخگوی خودکار و امکان ایجاد متن پاسخ
• مدیریت رویدادها و تقویم
  • ثبت، ایجاد و یادآوری رویداد‌ها و جلسات
• مدیریت ارزشیابی و کیفیت
  • ایجاد الگوهای مختلف برای نظرسنجی/ آزمون/ ارزیابی/ تست پلن
  • ایجاد نظرسنجی‌های دوره‌ای

فرایندها، سیستم‌ها، زیر سیستم‌ها و عملیات خودکار سیستم اتوماسیون اداری تیمیار

فرایندها

• آنالیز داده‌ها جهت تکمیل تسک‌ها و فرایند‌ها
• انجام تنظیمات کلی اسناد (مرجع‌ها، الگوی چاپ، متادیتا و ...)
• ایجاد دبیرخانه
• ایجاد اسناد وارده و صادره
• ایجاد شماره‌گذاری و نام‌گذاری خودکار اسناد
• ایجاد متادیتا و تنظیمات آن برای یک پوشه
• ایجاد پوشه و انواع فایل
• ایجاد مطلع، فیلتر و جستجو بر روی اسناد
• ایجاد رده و بخش سازمانی در اقدام
• ایجاد تنظیمات پایه اقدام
• ایجاد اقدام و مطلعین بر آن
• ایجاد مسئول مراحل و انتقال اقدام
• ایجاد جریان کاری‌های بین رده‌ای و بین مرحله‌ای
• ایجاد فرم و فراخوانی آن در مراحل جریان کار
• ایجاد تنظیمات پست الکترونیک
• ارسال و دریافت پست الکترونیک
• ایجاد تنظیمات انتشار و دسترسی‌های اخبار
• ایجاد اخبار و انتشار آن
• ایجاد انواع تقویم و دسترسی آن
• ارتباط تقویم با دیگر ماژول‌های سازمان
• ایجاد گفتگو (خصوصی/ گروهی)
• ایجاد تنظیمات پایه بات تلگرام و دسترسی‌ها
• ایجاد تنظیمات نظرسنجی/ آزمون/ ارزیابی
• ایجاد دسترسی کاربران
• ایجاد نظرسنجی/ آزمون/ ارزیابی
• ایجاد الگو نظرسنجی/ آزمون/ ارزیابی
• ایجاد تنظیمات پنل پیامک و دسترسی‌ها
• ایجاد پیامک و ارسال آن

سیستم‌ها، زیر سیستم‌ها و ماژول‌های مرتبط 

• ارتباط با سیستم مدیریت اسناد و مدارک سازنان
  • پشتیبانی از پروتکل ECE برای انتقال نامه به دیگر سازمان‌ها دارای هر نوع سیستم اتوماسیون اداری و یا سرویس‌دهنده‌های پست الکترونیکی
  • تعریف انواع الگوی شماره نامه، قالب‌های ایجاد نامه و انواع الگو‌های چاپ نامه با امکان بهره‌گیری از ماکرو‌های سیستمی در آن‌ها
  • ارجاع نامه‌ها جهت تأیید، امضاء و یا درج دستور و مدیریت کامنت کاربران و پرسنل روی نامه‌ها شامل استفاده از عکس، صدا و ویدیو
  • تعریف متا‌دیتا و یا ویژگی‌های مختلف نظیر سطح اولویت، ماهیت و ... متناسب با نیاز سازمان‌ها به‌صورت منعطف
  • دسته‌بندی نامه‌ها بر اساس کارتابل کاربران و همچنین تعریف فیلتر‌های آماده جهت نمایش نامه‌ها بر اساس اطلاعات مختلف
  • نامگذاری خودکار اسناد
  • تعریف دبیرخانه‌های چندسطحی جهت بایگانی نامه‌ها متناسب با ساختار سازمانی
  • اعمال محدودیت در ارجاع نامه‌ها و تعیین روال گردش نامه‌ها
  • پشتیبانی از انواع فایل و گردش آن‌ها همانند نامه‌های تیمیاری
• ارتباط با سیستم مدیریت اقدامات (تسک‌ها)
  • ایجاد جریان کاری‌های متعدد (بین بخشی و بین رده‌ای)
  • ایجاد فرم‌ها از طریق ابزار فرم ساز
  • اتصال اقدامات به پروژه
  • موکول کردن اقدامات
  • اتصال رویداد ایجاد شده مربوط به اقدام
  • افزودن فایل به صورت ضمیمه
• ارتباط با سیستم مدیریت پروژه
  • لینک اسناد به مراحل پروژه
  • لینک اقدامات به پروژه
  • امکان اتصال رویدادهای مربوط به هر پروژه
•  ارتباط با سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
  • ثبت خودکار تاریخچه تمامی تغییرات سیستمی
  • ایجاد ارتباط بین مشتریان حقیقی و حقوقی
  • لینک مشتری ثبت شده به تمامی ماژول‌های موجود در تیمیار
  • برگزیده کردن اقدام‌هایی که به مشتری مورد نظر متصل شده است
  • لینک کردن چند مشتری و نمایش لیست ایمیل‌های لینک شده در مشخصات مشتری مورد نظر
  • ایجاد فایل در صفحه جزئیات هر مشتری و ذخیره آن در ماژول اسناد
  • ارسال پیامک جدید از صفحه مشخصات مشتری مورد نظر
  • تنظیم جلسات حضوری، تماس تلفنی و تمامی ارتباطات با مشتری در تقویم کاری
• ارتباط با سیستم پست الکترونیکی
  • ارسال و دریافت پست الکترونیک
  • ارسال و دریافت مستقیم پست الکترونیک از طریق صفحه اطلاعات مشتری
  • ارسال پست الکترونیک، متناسب با جریان کاری ساخته شده در اقدام
• ارتباط با سیستم پیامک
  • ارسال و دریافت پیامک
  • ارسال و دریافت مستقیم پیامک از طریق صفحه اطلاعات مشتری
  • ارسال پیامک، متانسب با جریان کاری ساخته شده در اقدام
• ارتباط با سیستم گفتگو
  • ایجاد گفتگوی خصوصی و گروهی
  • ایجاد کانال
  • آرشیو گفتگوها
  • ضمیمه کردن فایل
  • ارتباط با ربات‌های تلگرامی
  • تنظیم جهت ایجاد گفتگو از سمت سایت (پورتال)
• ارتباط با سیستم تقویم
  • ایجاد رویداد مستقیم از طریق ماژول CRM
  • اتصال رویداد فعال از طریق ماژول اقدام
  • اتصال رویدادها از طریق ماژول پروژه
• ارتباط با سیستم اخبار
  • ایجاد اخبار درون و برون سازمانی
  • ایجاد خبرخوان 
  • ضمیمه کردن فایل به اخبار
  • تنظیمات دلخواه جهت نمایش خبر در سایت (پورتال)
• ارتباط با سیستم کیفیت
  • ایجاد نظرسنجی برای مشتریان در سایت (پورتال)
  • ایجاد نظرسنجی‌/ آزمون‌های دوره‌ای
  • ایجاد الگو
  • ایجاد آزمون‌های درون و برون سازمانی

ویژگی‌های کلیدی اتوماسیون اداری تیمیار

• یکپارچگی نرم افزار اتوماسیون اداری تیمیار با سایر سیستم ها و زیرسیستم ها

نرم افزار اتوماسیون اداری تیمیار، سیستمی یکپارچه از یک ERP کاملاً بومی و ایرانی است، که نیاز به استفاده از نرم افزارهای جزیره‌ای را به کلی برطرف می‌سازد و با ارائه یک راهکار یکپارچه با عنوان نرم افزار یکپارچه اتوماسیون اداری تیمیار، این امکان را ایجاد می‌نماید تا تمامی امور مرتبط با کسب و کار در این چارچوب امن به انجام رسد. یکی از موارد بسیار مهم در انتخاب و استفاده از یک نرم افزار کارا، وجود یکپارچگی واقعی و استاندارد، میان بخش‌های مختلف و وابسته آن است. ERP  یکپارچه و تحت وب تیمیار، با ایجاد یکپارچگی سیستم‌های اقدام، اسناد، پروژه، گفتگو، تقویم، پست الکترونیک، پیامک و کیفیت در کنار سایر سیستم‌های مرتبط؛ مدیریت، جمع آوری داده‌ها، آنالیز داده‌ها جهت تکمیل تسک‌ها و فرایند‌ها فراهم می آورد.

• مدیریت اسناد و مدارک

ماژول اسناد تیمیار، با رویکردی مدرن و کاملاً متفات نسبت به نرم افزار‌های اتوماسیون اداری قدیمی، یک بستر مناسبی را برای گردش نامه‌ها به صورت درون سازمانی و بین‌سازمانی فراهم آورده است.

اعمال تنظیمات هوشمند روی پوشه‌ها

• مدیریت بایگانی اسناد

ماژول اسناد تیمیار به عنوان یک سیستم مدیریت اسناد جامع جهت سازماندهی و آرشیو یا بایگانی اسناد سازمان عمل می‌کند. برخی از مهم‌ترین قابلیت‌ها و امکانات مدیریت اسناد در سامانه اتوماسیون اداری تیمیار، در ادامه آورده شده است:

• ذخیره‌، بازیابی و شاخص‌گذاری روی اسناد

• امکان به اشتراک‌گذاری اسناد به‌صورت درون‌سازمانی، بین‌سازمانی ( B2B ) و یا با مشتریان از طریق پورتال

• امکان بایگانی مستقیم اسناد سیستم‌های دیگر نظیر CRM ، پرسنلی، مالی و غیره در ماژول اسناد تیمیار

• مدیریت نسخه اسناد و نمایش تغییرات دو نسخه دلخواه از هر سند

• تعریف متا‌دیتا برای اسناد و همچنین اختصاص فرم‌های مختلف سازمانی به اسناد

• امنیت، کنترل دسترسی و طبقه‌بندی اسناد

• اعمال تنظیمات نمایش آنلاین فایل‌های MS Office

• دسترسی سریع به اسناد از طریق میانبر و همچنین درخت‌واره نمایش پوشه‌ها و اسناد

• ایجاد پوشه‌های هوشمند جهت تعیین خودکار تاییدکنندگان، امضاکنندگان، مطلعین و ... و همچنین اعمال محدودیت روی ذخیره‌سازی اسناد نظیر اندازه، نوع و ...

• اعمال تنظیمات نام‌گذاری خودکار روی اسناد جهت شخصی‌سازی و یکپارچه‌سازی نام اسناد

• پشتیبانی از فرایند تکمیل مدارک و تأیید آن‌ها در سایت (پورتال)

تنظیمات مدیریت اسناد در نرم افزار اتوماسیون اداری تیمیار

• مدیریت اقدامات

در ماژول اقدام تیمیار، یک ابزار طراحی جریان‌کار، منطبق با استاندارد BPMN 2.0 فراهم آورده شده است. از طریق ابزار طراحی جریان‌کار تیمیار، کاربران می‌توانند بدون نیاز به دانش فنی و برنامه‌نویسی، فرایند‌ها و روال انجام تسک‌ها را خودکارسازی کنند. در ابزار طراحی جریان‌کار سامانه اتوماسیون اداری تیمیار، این قابلیت وجود دارد که بتوان تمامی عملیات در واحد‌های مختلف سازمان نظیر مالی، پرسنلی، بازرگانی و ... را متناسب با نیاز هر کسب‌ وکار به گردش انداخت و روی آن، مدیریت و نظارت کامل داشت. قابل ذکر است که هر جریان‌کار می‌تواند مختص یک واحد سازمانی، بین واحد‌های مختلف یک سازمان و یا بین سازمان‌های مختلف (ارتباط B2B ) تعریف شود. همچنین، قابلیت نمایش یا عدم نمایش و همچنین فعال یا غیر فعال بودن فیلد‌های اطلاعاتی برای مراحل مختلف وجود دارد.

طراحی جریان‌کار در نرم افزار اتوماسیون اداری تیمیار

• ابزار طراحی فرم

ابزار فرم‌ساز در ماژول اقدام تیمیار، به منظور طراحی فرم‌های سازمانی و استفاده از آن‌ها در گردش کار‌ها و فرایند‌ها فراهم آورده شده است. در ابزار فرم‌ساز تیمیار، کاربران می‌توانند تمامی عملیات را در واحد‌های مختلف سازمان نظیر انبار، پرسنلی، بازرگانی، مالی و غیره در قالب فرم‌، شخصی‌سازی کرده و متناسب با نیاز خود، در جریان‌های کاری کسب‌وکار خود، استفاده کنند. قابلیت تعریف فرم‌های مختص مشتریان و همچنین نمایش فرم‌های عمومی و یا تکرارشونده در همه مراحل جریان‌های کاری، از دیگر قابلیت‌های ایجاد فرم در نرم افزار اتوماسیون اداری تیمیار است.

ابزار فرم‌ساز در نرم افزار اتوماسیون اداری تیمیار

•  مدیریت پروژه

مدیریت، برنامه‌ریزی، سازماندهی و نظارت بر پروژه‌ها در سازمان‌ها، مطابق با استاندارد PMBOK مورد استفاده قرار می‌گیرد. راهکار مدیریت پروژه تیمیار برای مدیریت حوزه‌های مشخص شده در PMBOK ، ماژول‌های مختلفی را به‌کار می‌گیرد. این امکان در نرم‌افزار مدیریت پروژه تیم‌یار وجود دارد که بتوان در دو سطح، به تفکیک واحد‌ها و بخش‌های زیرمجموعه‌ی هر واحد، پروژه‌ها را تعریف و دسته‌بندی کرد. یکپارچگی پروژه به این معنی است که فرایند‌های موجود در یک پروژه و یا حتی در پروژه‌های دیگر بتوانند با هم تعامل داشته باشند و به نوعی بتوان آن‌ها را هماهنگ ساخت. بعد از شناسایی فعالیت‌های هر پروژه می‌توان آن‌ها را مطابق با جریان‌های کاری سازمان در ماژول اقدام تیم‌یار تعریف کرده و به عنوان مرحله‌ای از پروژه تعیین کرد. 

مشاهده مراحل پیشرفت پروژه در گانت چارت

• مدیریت پست الکترونیکی

در نرم افزار اتوماسیون اداری تیمیار، می‌توان به واسطه‌ی ماژول پست‌الکترونیکی، صندوق‌های پستی متعددی به تفکیک واحد‌های سازمانی و یا افراد تعریف کرد. امکان برقراری ارتباط این صندوق‌ها با سرویس‌دهنده‌های نامه سازمان‌ها و یا سرویس‌دهنده‌های پست الکترونیکی نظیر Google، Yahoo و ... فراهم است. همچنین در ماژول پست الکترونیکی تیمیار، از پروتکل‌های رمزنگاری ارتباطات و احراز هویت مختلفی پشتیبانی می‌شود. پاسخ‌گوی خودکار و دسته‌بندی خودکار نامه‌ها از دیگر قابلیت‌های ماژول پست الکترونیکی تیمیار است.

مدیریت نامه‌های الکترونیکی در نرم افزار اتوماسیون اداری تیمیار

• مدیریت پیامک

اگر در سازمانی به مدیریت پیامک‌های سازمانی نیاز باشد، ماژول پیامک تیمیار این نیاز را برآورده می‌کند. در ماژول پیامک تیمیار، می‌توان به تفکیک شعب و همچنین واحد‌های هر شعبه صندوق پیامکی تعریف کرد. پاسخ‌گویی و حذف خودکار پیامک‌ها، مدیریت رویداد‌ها در ارسال و دریافت پیامک‌ها و پشتیبانی از پنل‌های پیامکی مختلف از جمله قابلیت‌های ماژول پیامک تیمیار است.

مدیریت صندوق‌های پیامکی در نرم افزار اتوماسیون اداری تیمیار

• مدیریت گفتگو

به منظور ایجاد بستری برای گفت‌وگوی پرسنل به دو صورت گروهی و خصوصی، ماژول گفتگو تیمیار فراهم آورده شده است. در ماژول گفتگوی تیمیار می‌توان گروه‌های مختلفی ایجاد کرد و در آن‌ها، موضوعات گفتگو، پیام خوش‌آمدگویی و پاسخ خودکار تعریف کرد.

گفتگو در نرم افزار اتوماسیون اداری تیمیار

• مدیریت تقویم

در ماژول تقویم تیمیار می‌توان به تفکیک واحد‌های سازمانی، تقویم ایجاد کرده و در آن‌ها، رویداد‌ها و جلسات مختلفی را تعریف نمود. تمامی اطلاعات و جزئیات مورد نیاز برای برگزاری یک جلسه و یا مدیریت یک رویداد در ماژول رویداد تیمیار فراهم آورده شده است. اعمال تنظیمات جهت مدیریت رویداد‌ها و جلسات هم‌زمان نیز در دسترس است. 

مدیریت جلسات در سیستم تقویم تیمیار

• مدیریت اخبار

به منظور ایجاد، دسته‌بندی و نشر اخبار سازمانی، ماژول اخبار تیمیار در اختیار سازمان‌هایی که از سیستم اتوماسیون اداری تیمیار استفاده می‌کنند، قرار می‌گیرد. 

اخبار درون‌سازمانی و برون‌سازمانی در نرم افزار اتوماسیون اداری تیمیار

• مدیریت کیفیت

به کمک ماژول کیفیت، کاربر قابلیت ایجاد پرسش و پاسخ‌های متفاوت با اعمال تنظیمات و زمان‌بندی را دارا می‌باشد. همچنین به کاربر این اجازه را می‌دهد تا الگوهای مختلفی برای نظرسنجی یا آزمون خود ایجاد کرده و از آن‌ها استفاده کند.

• ایجاد پرسشنامه، آزمون، ارزیابی، تست پلن با قابلیت طرح پرسش و پاسخ به تعداد دلخواه
• ایجاد نظرسنجی‌های دوره ای
• نمایش نتایج به صورت درصدی و نموداری
• ایجاد الگوهای مختلف برای نظرسنجی، آزمون، ارزیابی، تست پلن

پرسشنامه، آزمون، ارزیابی و تست پلن

• امکان ایجاد انواع گزارش‌های تحلیلی و ترکیبی به کمک BI

در نرم افزار تحت وب تیمیار امکان ایجاد انواع گزارش‌های اتوماسیون اداری از طریق راهکار هوش تجاری تیمیار وجود دارد. همچنین توانایی استفاده و مشاهده این گزارش‌های تحلیلی و ترکیبی بر روی داشبورد مدیریتی به‌صورت جداگانه یا در در هر یک از سیستم‌ها وجود دارد.

گزارش آخرین تغییر اسناد

گزارش ایمیل‌های ایجاد شده

گزارش اقدامات بسته شده

گزارش اسناد جهت تأیید

گزارش اسناد جهت امضاء

گزارش اسناد جهت اطلاع