سیستم erp؛ اهمیت، مزایا، ویژگی‌ها

سیستم erp و بازار آن در سال‌های اخیر با توجه به رشد چشمگیر فناوری در سازمان‌ها سهم زیادی در دیجیتالی کردن کسب و کارهای مختلف داشته است. طبق پیش‌بینی‌ها انتظار می‌رود که بازار جهانی این سیستم نرم افزاری سالانه 13.6 درصد رشد کند و حجم آن تا سال 2025 به رقم خیره‌کننده 40.5 میلیارد دلار برسد. اما آیا می‌دانید که علت چنین استقبال جهانی از سیستم مذکور چیست؟ این بسته نرم‌افزاری چه تحولاتی در سبک مدیریت و کسب و کار سازمان‌ها ایجاد کرده است؟ و برای تحقق چه اهدافی باید به سراغ این سیستم برویم؟ چنانچه می‌خواهید همه اطلاعات ریز و درشت را درباره سیستم‌های erp و پاسخ به سوال نرم افزار erp چیست؟ را بدانید، ادامه مطلب را از دست ندهید. این مطلب را به یکی از بهترین ابداعات در حوزه مدیریت منابع سازمان اختصاص داده‌ایم. مطمئن هستیم که دانستن جزئیاتی کاربردی و روندهای فناورانه جدید درباره این سیستم می‌تواند دیدگاهتان را نسبت به مدیریت کارآمد سازمان متحول کند؛ پس با ما همراه باشید تا:

• از سیستم‌های erp، کارکردها، اهمیت، مزایا، اهداف و ظرایفش بگوییم
• طرحی عملی را برای استقرار این سیستم در سازمانتان ارائه دهیم
• آخرین دستاوردهای فناورانه جهانی را در زمینه سیستم‌های erp مرور کنیم 
• مهم‌ترین ماژول‌ها و راهکارهای این سیستم و ارتباطاتشان را به‌طور کلی بشناسیم

سیستم erp چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟

سیستم erp یا آن‌طورکه به فارسی می‌شناسیمش؛ سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP: Enterprise Resource Planning) را می‌توانیم بسته‌ای نرم‌افزاری بدانیم که سازمان‌ها به‌منظور ارتقای کارایی عملیاتی منابع کسب و کارشان به کار می‌برند. سیستم‌های ‏erp‏ ترکیبی‌اند از ماژول‌های نرم‌افزاری مختلف که به صاحبان کسب و کارها کمک می‌کند تا با سرعت بیشتری اهداف سازمانشان را محقق کنند؛ اما چگونه؟ از طریق امکاناتی نظیر حسابداری، کنترل موجودی، مدیریت سرمایه انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری و ردیابی کردن سفارش‌ها. بنابراین، یکی از اهداف اصلی راه‌اندازی سیستم erp دستیابی به اطلاعات آنی جهت تدوین راهبردهای کسب و کار در حوزه‌های مختلف است. در نتیجه، ویژگی‌های زیر را می‌توانیم برای این سیستم قائل شویم:

• بسته نرم‌افزاری ERP به یکپارچه‌سازی داده‌های بخش‌های مختلف و تدارک اطلاعات واقعی برای تصمیم‌گیران سازمان کمک می‌کند.
• این سیستم به برنامه‌ریزی و مدیریت کردن بهتر منابع سازمان مطابق با نیازمندی‌های آن کمک می‌کند و گردش کاری و کارایی کسب و کار را ارتقا می‌دهد.
• انتخاب و راه‌اندازی اصولی سیستم ‏erp‏ به صاحبان کسب و کارها کمک می‌کند تا از منابع موجود، سود بیشتری حاصل کنند. این سیستم ابزاری عالی در اختیار آن‌ها می‌گذارد تا خروجی مورد انتظارشان را در کنار صرفه‌جویی کردن در هزینه‌ها محقق کنند.
• سیستم‌های erp با کمک کردن به مدیریت بهتر منابع و کنترل کردن کارکردهای مختلف سازمان، مسیر برنده شدن کسب و کارتان را در عرصه رقابتی بازار جهانی امروز هموارتر می‌کند.
• این سیستم به کنترل کردن مؤثرتر و تبادل روان‌تر داده‌ها در سطح سازمان کمک می‌کند و باعث می‌شود تا از بازگشت سرمایه‌ای مطلوب، مطمئن شویم.
• بهبود مدیریت ارتباط با مشتریان از ویژگی‌های اصلی این سیستم نرم‌افزاری است که با ارتقای کیفیت خدمات و کوتاه‌تر شدن زمان پردازش و تحویل سفارش‌ها حاصل می‌شود.
• کنترل خطا از اصول کاری سیستم erp است که به برنامه‌ریزی و هماهنگی بهتر منابع کسب و کار برای دستیابی به حداکثر سودآوری کمک می‌کند.

سازمان‌ها با استقرار سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی چه اهدافی را دنبال می‌کنند؟

با توجه به این‌که استقرار نرم‌افزار ERP برای سازمان با توجه به الزامات کسب و کار آن صورت می‌گیرد، لذا این سیستم برای پیگیری کردن کل فرآیندهای داخلی سازمان و تعامل با مشتریان بسیار کاربردی خواهد بود. این راهکارهای به هم متصل را بر این اساس طراحی کرده‌اند که: «تداوم رشد سازمان به توانایی آن برای ساده‌سازی فرآیندهای مختلف و حرکتی چابک‌تر رو به جلو بستگی دارد». بنابراین اصلی‌ترین اهداف سیستم‌های erp عبارتند از:

• نظارت کامل بر فرآیندهای کسب و کار سازمان با سریع‌ترین و کاراترین روش
• ارتقای بهره‌وری منابع سازمان به‌ویژه سرمایه انسانی، خودکارسازی و ساده کردن وظایف روزمره و افزایش شفافیت در سراسر کسب و کار
• یکپارچه‌سازی داده‌های ارزشمند بخش‌های مختلف سازمان و بهره‌برداری از آن‌ها برای اهداف مدیریتی و ارزیابی
• تبادل اطلاعات مفید سیستم erp با سایر راهکارهای سازمانی یا ترکیب شدن این سیستم‌ها، تقویت سیستم‌های اطلاعات مدیریت و آزاد شدن زمان تصمیم‌گیرندگان سازمان‌ها برای پرداختن به موارد مهم‌تری مثل کشف راه‌هایی برای کارآمدتر کردن نیروی کار و بهبود حاشیه سود.

به‌کارگیری اصولی سیستم erp چه مزایایی را برای کسب و کارها در بر دارد؟

استقرار سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی سرمایه‌گذاری بزرگی است که در صورت مدیریت صحیح، مزایای زیادی را برای کسب و کارتان به همراه خواهد داشت. در ادامه به مهم‌ترین مزایای استفاده از این سیستم در سازمان اشاره می‌کنیم.

• فراهم شدن بینشی جامع و کنترل بیشتر بر عملیات کسب و کار

سیستم erp دیدی کلی و متمرکز را به تمامی فرآیندهای کسب و کارتان فراهم می‌کند؛ لذا مزیت اصلی آن را می‌توانیم در دو کلمه خلاصه کنیم: شفافیت و کنترل.

بینش صحیح مدیران سازمان نسبت به فرآیندها و کنترل کردن به‌هنگام آن‌ها حاصل گزارش‌ها و تحلیل‌های عمیقی هستند که این سیستم آن را تأمین می‌کند. ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی و یادگیری ماشین می‌توانند داده‌های عملیات بخش‌های مختلف سازمانتان را گردآوری و تحلیل کنند. در نتیجه، با این روش، بینش روشنی در خصوص نقاط قوت، ضعف و کارایی کلی عملیات مختلف کسب و کار فراهم می‌شود.

• بهبود کیفیت خدمات دریافتی مشتریان

ارائه دادن خدماتی باکیفیت به مشتریان از اصول توسعه کسب و کارتان است و سیستم erp نقش مهمی را در ارتباط با کمک کردن به انجام مطلوب این کار بر عهده دارد. در اینجا نیز اهمیت دسترسی به داده‌ها مطرح است. این داده‌ها را به‌منظور ارتقای کار بخش‌های خدمات مشتریان و پشتیبانی، در محورهای زیر تحلیل می‌کنند:

• مشخصات مشتریان و داده‌های شخصی‌شان
• سوابق کاملی درباره تعامل با مشتریان
• محتوای خدمات ارائه شده و اطلاعات متنی و ....

این مزیت سیستم‌های erp مدیریت تقاضای خدمات را آسان‌تر می‌کند؛ زیرا مدیران مربوطه می‌توانند همواره نظارتی جامع‌تر بر تیم‌های کاری‌شان داشته باشند. آن‌ها می‌توانند منابع سرمایه انسانی را به‌طور بهینه تخصیص دهند تا مطمئن شوند که همه مشتریان خدمات مورد نیازشان را به بهترین وجه دریافت می‌کنند.

• بهبود مدیریت موجودی و ارتباط با تأمین>کنندگان

با انتخاب کردن راهکارهای مناسب سیستم erp، کنترل بیشتری بر موجودی سازمانتان خواهید داشت؛ هم از نظر اطلاعات و هم از نظر لجستیک. برای این منظور، مشاهده و کنترل کردن داده‌ها در رأس کار قرار دارد. هر چه داده‌های موجودی کسب و کارتان در دسترس‌تر باشند، تصمیم‌گیری صحیح درباره سفارش‌های مجدد، مبالغ خرید و زمان‌بندی سفارش‌ها آسان‌تر خواهد بود. در چنین شرایطی بهتر می‌توانید فضای انبار و موجودی مواد را مدیریت کنید تا هم سفارش‌های خرید و هم فرآیند تکمیل شدن کالاهای در دست ساخت را با استانداردهای بهتری انجام دهید. به همین ترتیب، به‌کارگیری سیستم‌های erp کارآمدی نظیر تیم‌یار نظارتی کامل بر کارکنان انبار را امکان‌پذیر می‌کند. در نتیجه، خاطرجمع می‌شوید که همواره سرمایه انسانی را برای انجام دادن مؤثر این وظایف در اختیار دارید.

• بهبود تحلیل و مدیریت کردن جریان نقدی

مثبت نگه داشتن جریان وجوه نقدی در کسب و کارتان یکی از اصول رشد مستمر آن به حساب می‌آید. سیستم erp قوی و روزآمد برای نگه داشتن جریان نقدی در مسیر درست، ضروری است. این سیستم کمکتان می‌کند تا موارد زیر را در این خصوص شناسایی کنید:

• چقدر در هر لحظه پول به کسب و کارتان وارد یا از آن خارج می‌شود؟
• وجوه نقد از کجا تأمین و چگونه خرج می‌شوند؟
• وضعیت وجوه نقد سازمانتان در هر لحظه چگونه است؟

به کمک چنین داده‌هایی در سیستم ‏erp‏، جمع‌بندی واضح‌تری نسبت به قدرت خرید واقعی‌تان پیدا می‌کنید که می‌تواند از خریدها و سرمایه‌گذاری‌های غیرمنطقی جلوگیری کند.

• فرآیندهای متمرکز مالی و حسابداری

سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی امروزی به تیم‌های سازمان کمک می‌کنند تا رویکردی جامع‌تر و راهبردی‌تر نسبت به فرآیندهای مالی و حسابداری داشته باشند. مزایای سیستم‌های erp در زمینه مالی را می‌توانیم توانایی تصمیم‌گیری بهتر برای خرید، حذف کردن هزینه‌های غیرضروری و یافتن گزینه‌های بهینه‌ای جهت تأمین مالی کسب و کار بدانیم. همچنین، سیستم ‏erp‏ فرآیندهای حسابداری را غالباً تا حد اتوماسیون بهینه می‌کند. به اعتبار منابع مختلف دانشی، اکثر تیم‌های بخش مالی سازمان‌ها بر این باور هستند که کارکرد قوی در زمینه حسابداری از جمله مهم‌ترین مزایای سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی برای کسب و کارها است.

• سازگاری با مقررات و امنیت دادهها

با توجه به این‌که سیستم erp به‌عنوان تنها منبع دانشی سازمانتان است، امنیت آن در درجه اول اهمیت قرار دارد. این مسئله به‌ویژه برای سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی مبتنی بر فضای ابری بسیار مهم است. موضوعی که در نرم افزار ‏erp‏ تیم‌یار با توجه به گذراندن همه تست‌های امنیتی با ضریب اطمینان بالایی کاملا رعایت شده است. از طرفی، ساز و کار تمامی راهکارها یا ماژول‌های ERP منطبق بر ضوابط مورد عمل سازمان طراحی شده‌اند.

چگونه مطمئن شویم که کسب و کارمان به خرید و راه‌اندازی راهکارهای یا ماژول‌هایی از سیستم erp نیاز دارد؟

چنانچه مطمئن نیستید که آیا کسب و کارتان به سیستم ‏erp‏ نیاز دارد یا خیر، نشانه‌های زیر را بررسی کنید تا مطمئن شوید که آیا زمان سرمایه‌گذاری در این خصوص فرا رسیده است یا خیر:

• از پلتفرمهای مختلفی برای مدیریت کردن کسب و کارتان کمک میگیرید.

چنانچه سیستم‌هایی را به‌صورت جزیره‌ای در کسب و کارتان به کار می‌برید، احتمالاً این موضوع باعث ایجاد مسائلی در زمینه‌های مختلف در سازمانتان شده است که شاید حتی نتوانید تشخیصشان دهید؛ مثلاً احتمالاً با تعدادی سیلوی عملیاتی یا انباشت جزیره‌ای اطلاعات سر و کار دارید که مانع کارایی تیم‌های سازمانتان می‌شوند. اگر زمان، انرژی و سایر منابعی را در نظر بگیرید که برای آموزش دادن پلتفرم‌های مختلف به کارکنانتان صرف خواهید کرد، در این‌صورت برای آن‌ها کار کردن با هر یک از این پلتفرم‌ها می‌تواند بسیار دشوارتر از سیستمی واحد باشد. در نتیجه، به کمک سیستم erp متمرکز، تجربه کاربری نرم‌افزار برای کارکنانتان در سراسر بخش‌های سازمان یکدست خواهد بود؛ یعنی زمان کمتری برای یادگیری نحوه استفاده از سیستم لازم خواهد بود و البته زمان بیشتری برای انجام دادن کار.

• لازم است که بر اساس دادهها تصمیم بگیرید.

مدیران اکثر سازمان‌ها از لزوم دسترسی به داده‌هایی روزآمد و موثق، مطلع هستند و در پی بسته نرم‌افزاری نظیر سیستم erp هستند تا این کار را به بهترین نحو انجام دهد. این سیستم برخی فرآیندهای داده‌محور سازمان را از جمع‌آوری و سازماندهی گرفته تا تحلیل و گزارش‌گیری، خودکار می‌کند. در نتیجه تصمیم‌گیران سازمان فارغ از این‌که با چه مسئله‌ای مواجه باشند، همواره داده‌هایی را برای گرفتن بهترین تصمیم ممکن برای کسب و کارشان، در اختیار خواهند داشت.

• انباشت دادههای بعضاً تکراری در کسب و کار به معضل تبدیل شده است.

سیلوهای داده‌ای مشکلی رایج در سازمان‌ها هستند؛ حتی غول‌هایی مثل نتفلیکس نیز از چنین مشکلی مصون نمانده‌اند. این وضعیت، آن‌ها را به سوی امکانات پیشرفته‌ای نظیر سیستم erp سوق داده است. در اینجا به دو عامل باید توجه کنید:

• اولاً فقدان پلتفرم متمرکز عملیاتی نظیر سیستم‌های ‏erp‏ به این معنی است که فرآیندهای مختلف کسب و کارتان به‌طور کامل یکپارچه نیستند. در نتیجه با تداوم چنین وضعیتی در خصوص منابع ناکارآمد داده‌ای، همکاری بین تیمی در آینده تقریباً غیرممکن خواهد شد.
• ثانیاً بدون دسترسی داشتن به پلتفرمی متمرکز، داده‌هایی که جمع‌آوری می‌کنید همواره به‌نوعی در معرض خطر قرار می‌گیرند. یافتن جدیدترین و دقیق‌ترین داده‌ها به کمک سیستم‌های erp سرمایه‌گذاری بی‌سابقه‌ای برای سازمانتان خواهد بود. همچنین، ایمن نگه‌داشتن داده‌ها در حین جابجایی‌شان در بین پلتفرم‌های مختلف از چالش‌های انبار کردن جزیره‌ای آن‌ها در بخش‌های مختلف سازمان است.

• فرآیندهای حسابداریتان دست و پا گیر هستند.

حسابداری به‌ویژه برای کسب و کارهای کوچک می‌تواند فرآیندی پرریسک باشد. حتی کوچک‌ترین خطا در حسابداری می‌تواند به مشکلات بزرگی برای کسب و کارتان منجر شود. در عین حال، «انجام دادن اصولی حسابداری» نیز ممکن است چالش‌های خودش را داشته باشد؛ به‌ویژه در صورتی‌که فرآیندهای کسب و کارتان نامرتب و دست و پا گیر هستند. به کمک امکانات سیستم erp می‌توانید فرآیندهای حسابداری‌تان را تا حد امکان خودکار کنید و آن‌هایی را که خودکار نمی‌شوند، بهینه کنید. با به‌کارگیری سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی، کل عملیاتتان با هاب متمرکزی یکپارچه می‌شوند. در نتیجه، همواره مطمئن خواهید بود که اطلاعات ثبت شده در دفتر کل و سایر اسناد حسابداری‌تان دقیق هستند.

• تیم فناوری اطلاعات سازمانتان بیش از حد درگیر کارها شده است.

یادگیری کار کردن با چندین ابزار و پلتفرم مختلف برای کارکنان IT دشوار است. تیم‌های فناوری اطلاعات باید نکات درونی و بیرونی هر ابزار نرم‌افزاری و سخت‌افزاری سازمان را یاد بگیرند تا بتوانند پشتیبانی مداومی را برای آن‌ها فراهم کنند. در حال حاضر سیستم erp مبتنی بر ابر، تعمیر و نگهداری سرور، پشتیبانی فنی و سایر فرآیندها و هزینه‌های مرتبط با فناوری اطلاعات را منطقی و آسان کرده است.

برای استقرار موفقیت‌آمیز سیستم erp در سازمان چه نکاتی را باید در نظر بگیریم و چه مقدماتی را فراهم کنیم؟

• فراهمسازی پشتیبانی و ضمانت اجرایی

بسیار مهم است که تیم اجرایی‌تان با پروژه ERP سازمانتان همراه باشد. در انجام دادن این کار هنگامی می‌توانید موفق شوید که همه افراد بر اساس مجموعه‌ای از حقایق  با یکدیگر کار کنند. در این‌صورت با گردآوری داده‌های کسب و کار در پایگاه داده‌ای متمرکز، همه کاربران سازمان دید یکسانی نسبت به سیستم خواهند داشت. با استفاده از داشبوردهای Power BI در سیستم erp، کاربران برداشتی کمّی از نحوه پیشرفت عملیات سازمان خواهند داشت و مدیران می‌توانند به‌سرعت نارسایی‌ها را تشخیص دهند.

• مشارکت کردن مؤثر کارکنان

اعضای تیم استقرار سیستم ‏erp‏ را باید از بهترین کارکنان سازمانتان انتخاب کنید. این افراد باید:

• فرآیندهای فعلی کسب و کار را در داخل و خارج سازمانتان بشناسند
• توانایی درک کردن نیازمندی‌ها و نکات مورد نظر مدیران سازمان را داشته باشند 
• دارای مسئولیت و اختیار تصمیم‌گیری باشند.

این افراد باعث می‌شوند تا عملیات استقرار سیستم نرم افزاری erp در سازمان با دقت تمام و چابکی لازم انجام شود.

• تعریف کردن واضح محدوده کار سیستم ‏ ‏

داشتن محدوده کاری کاملاً تعریف شده و مکتوب برای راه‌اندازی موفقیت‌آمیز سیستم مذکور لازم است. محدوده این کار مبنای الزامات و منابعی است که باید برای آن فراهم کنید. برای حصول اطمینان از مستند بودن همه چیز و تعیین کردن واضح انتظاراتتان، لازم است در مرحله پیش‌بینی و تدارک مقدمات راه‌اندازی سیستم erp، همه چیز را به دقت مستند و تأییدیه‌های لازم را اخذ کنید.

• برنامهریزی کردن برای بهینهسازی فرآیندهای کسب و کار

سفارشی‌سازی سیستم‌های ‏erp‏ برای سازمان معمولاً کاری وقت‌گیر و پرزحمت است. بنابراین، سریع شروع کردن کار باعث صرفه‌جویی در زمان اجرای آن می‌شود. ارائه فرآیندهای استاندارد برای موارد تکراری می‌تواند در این زمینه یاریگر باشد.

• مدیریت مطلوب تغییر در سازمان

راه‌اندازی سیستم erp روش‌های انجام کار به‌وسیله کارکنان را تغییر می‌دهد و معمولاً هیچ‌کس تغییر را دوست ندارد. در نظر گرفتن زمان کافی برای آموزش دادن به افراد درباره سیستم‌ها و فرآیندهای جدید، بسیار مهم است. هدف از استقرار این سیستم انجام دادن آسان‌تر کار سازمان است؛ در نتیجه اجازه ندهید کاربران نهایی احساس کنند که معضلات قبلی کارشان اکنون با شکل و شمایل جدیدی به سراغشان آمده‌اند! برای موفقیت‌آمیز بودن آموزش‌های مربوط به سیستم‌های ‏erp‏، آن‌ها را زودتر و ترجیحاً قبل از آغاز استقرار این سیستم ارائه دهید؛ به‌ویژه در خصوص مهارت‌هایی که به کاربران کمک می‌کنند تا سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی را بهتر به کار بگیرند. متأسفانه مدیران اجرایی غالباً میزان آموزش لازم برای استقرار آن و هزینه‌های مربوطه را دست کم می‌گیرند. مدیر ارشد سازمان باید کاملاً نسبت به این مسئله متعهد باشد که هزینه آموزش را به عنوان بخشی از بودجه نرم افزار ‏erp‏ در نظر بگیرد.

• تدارک ابزارهای مدیریت پروژه برای استقرار سیستم erp

برای استقرار سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی، لازم است ارتباطات نادرست، انتظارات ناسازگار و ناتوانی در شناسایی مشکلات را قبل از حادتر شدن شرایط، تشخیص دهید. در نتیجه، به‌کارگیری ابزارهای مدیریت پروژه برای انجام دادن این کار ریسک آن را به حداقل می‌رساند و به همه افراد دیدی وظیفه‌محور و مبتنی بر واقعیت نسبت به آن می‌دهد.

• انتخاب کردن عرضهکننده معتبر و نامآشنا

استقرار سیستم erp به‌ویژه برای شرکت‌هایی که بخش‌های پویای زیادی دارند، باید با هوشمندی و محاسباتی دقیق صورت گیرد. لذا برای نظارت دقیق و هدایت کردن موفقیت‌آمیز این کار، توصیه می‌کنیم که حتماً پس از بررسی‌های لازم، کارتان را به کاردان بسپارید.

عرضه‌کنندگان سیستم‌های erp آن‌ها را با چه شرایطی در کسب و کارها راه‌اندازی می‌کنند؟

به‌طور کلی برای راه‌اندازی نرم افزار ‏erp‏ در سازمان، حالت‌های مختلفی را می‌توانیم در نظر بگیریم؛ در ادامه می‌توانید مهم‌ترین شرایط استقرار آن را مرور کنید.

• برخی سیستم‌های erp را برای شرکت‌های مبتنی بر محصول و برخی دیگر را برای سازمان‌های خدماتی طراحی کرده‌اند.
• برخی از این سیستم‌ها راهکارهایی کلی برای مشاغل با اندازه‌ها و نیازهای مختلف فراهم می‌کنند.
• در پاره‌ای موارد، کل سیستم ‏erp‏ و خدمات آن متناسب با نیازمندی‌های مشتریان قابل سفارشی‌سازی هستند.
• برخی سیستم‌های erp به مشتریان این امکان را می‌دهند که صرفاً امکاناتی از آن‌ها را برگزینند که برای اهداف فعلی‌شان ضروری هستند.

در همه موارد فوق، سیستم‌های erp برای فراهم‌سازی دید کامل و کنترل عملیاتی لازم برای مدیران کسب و کارها به کار می‌رود.

سیستم erp معمولاً چه ماژول‌هایی را در بر می‌گیرد؟

سیستم erp یا همان سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی ‏می‌تواند ابزارهای متنوعی داشته باشد که هر کدام به مجموعه‌ای از امکانات و وظایف مربوط می‌شوند. به چنین ابزارهایی «راهکار» یا «ماژول» نیز می‌گویند. در ادامه به اختصار آن‌ها را بررسی می‌کنیم.

حسابداری

ساده‌سازی فرآیندهای حسابداری و کنترل کردن دائمی وضعیت مالی سازمان از کارکردهای مهم سیستم‌های ‏erp‏ هستند. به کمک این سیستم، تراکنش‌های مالی داخلی کسب و کار و مشتریان به‌طور خودکار در دفتر کل شرکت ثبت می‌شوند. امکانات پیش‌بینی شده در ماژول حسابداری، اطلاعات حساب‌های پرداختنی و دریافتنی، درآمد، هزینه و صورت‌های جریان نقدی را روزآمد نگه می‌دارند و دائماً می‌توانند آن‌ها را در اختیارتان بگذارند. با استفاده از گزارش‌های مالی سیستم ‏erp‏ می‌توانید وضعیت مالی و راهبرد کلی سازمانتان را ارتقا دهید.

مدیریت کردن موجودی

سیستم ‏erp‏ به مدیران کمک می‌کند تا موجودی و فرآیندهای مربوط به آن را همواره رصد کنند و نظارتی شفاف و آنی بر مقادیر مختلف موجودی سازمان داشته باشند. آن‌ها همچنین به کمک سیستمی نظیر تیم‌یار می‌توانند هشدارهای خودکاری را تنظیم کنند تا دست‌اندکاران مربوطه را نسبت به کم بودن مقدار موجودی و در صورت لزوم، سفارش دادن مجدد آگاه کنند. همچنین، از سیستم‌های ‏erp‏ برای پیش‌بینی کردن موجودی نیز می‌توانید استفاده کنید که امکان سفارش‌دهی راهبردی‌تری را برای کسب و کارتان فراهم می‌کند. این گزارش‌ها می‌توانند به فعالین سازمان کمک کنند تا موجودی‌شان را به‌صورتی راهبردی در انبارها نگه دارند. بهینه‌سازی فرآیندهای مدیریت موجودی می‌تواند به بهبود روابط با تأمین‌کنندگان و مشتریانتان منجر شود.

مدیریت ارتباطات مشتریان

بسیاری از ابزارهای سیستم ‏erp‏ در حوزه مشتری‌مداری، به‌نوعی وظیفه مدیریت ارتباط با مشتری (CRM: Customer Relationship Management) را انجام می‌دهند. این قابلیت به کارکنان سازمان کمک می‌کند تا پروفایل‌هایی را برای هر یک از مشتریان ایجاد کنند و تمامی تعاملات آن‌ها را با سازمان ردیابی کنند. در نتیجه، همه بخش‌هایی که با مشتریان سر و کار دارند؛ اعم از بازاریابی، فروش، خدمات و پشتیبانی می‌توانند تجربه‌ای بی‌نقص را برای هر مشتری فراهم کنند. کارکنان بخش‌های مذکور با کمک سیستم‌های ‏erp‏ می‌توانند خدمات ارتباط با مشتری را خودکار کنند و گزارش‌های بازاریابی و فروش را به‌صورت منسجم و نظام‌مند در اختیار داشته باشند. بر اساس چنین اطلاعاتی می‌دانید که چگونه کمپین‌های بازاریابی و فروش را در آینده مؤثرتر برگزار کنید.

مدیریت کردن امور عملیاتی کسب و کار

نرم افزار ‏erp‏ مناسب کسب‌ و کار به ساده‌سازی عملیات زیر در سازمان کمک می‌کند:

• برنامه‌ریزی ارائه خدمات به متقاضیان و به‌ویژه مشتریان خاص
• پیگیری کردن پروژه‌ها از ابتدا تا انتها
• انجام دادن امور قراردادهای مشتریان، ضمانت‌نامه‌های تجهیزات و تدوین سیاست‌های عملیاتی سازمان

بهتر است نسخه موبایلی سیستم ‏erp‏ نیز عرضه شود تا به‌وسیله کارکنانی قابل استفاده باشد که در حین انجام دادن کارهایشان ممکن است به کامپیوتر دسترسی نداشته باشند.

هوش تجاری

امروزه اهمیت استفاده کردن از قابلیت هوش تجاری در سیستم‌های ‏erp‏ به حدی زیاد شده است که برخی عرضه‌کنندگان از آن به‌عنوان یکی از ماژول‌های اصلی این بسته نرم‌افزاری یاد می‌کنند. با قابلیت هوش تجاری، نمایی 360 درجه‌ای از عملیاتتان خواهید داشت که کمک می‌کند تا با یک کلیک، هر حوزه کسب و کارتان را بزرگنمایی کنید. با این نگاه کل‌نگر می‌توانید فرآیندهای کاری بخش‌های مختلف سازمانتان را تحلیل کنید. در نتیجه، سیستم ‏erp‏ امکان تصمیم‌گیری‌های آگاهانه و آنی را برای مدیران کسب و کارها فراهم می‌کند. از آنجایی‌که صنایع عمدتاً در حال پیشرفت هستند، لذا چابک، آگاه و پاسخگو بودن سازمان به کمک ابزارهای هوش تجاری بسیار مهم است.

سیستم ‏erp‏ چگونه کار می‌کند؟

سیستم ‏erp‏ به‌عنوان تنها منبع دانشی سازمان عمل می‌کند و همه فرآیندهای آن را زیر یک سقف دیجیتال مدیریت می‌کند. این سیستم ‏تمامی جنبه‌های یک کسب و کار را به دو روش کلی زیر با هم ترکیب می‌کند:

• مدیریت کردن دادهها

سیستم‌های ‏erp‏ دروهله نخست، همه داده‌ها و اطلاعات دریافتی را از همه ماژول‌ها جمع‌آوری و در یک محل متمرکز می‌کند؛ سپس در صورت نیاز، با بخش متقاضی اطلاعات به اشتراک می‌گذارد. این ویژگی نرم‌افزار تضمین می‌کند که همه بخش‌ها می‌توانند به دقیق‌ترین و به‌روزترین داده‌های کسب و کارتان دسترسی داشته باشند.

• اتوماسیون

سیستم‌های ‏erp‏ فرآیندهای بین بخشی خاصی را با هم ترکیب و گاهی خودکار می‌کند؛ مثلاً هنگامی‌که مشتری سفارش جدیدی می‌دهد، می‌تواند فعالیت‌های زیر را به‌طور خودکار آغاز کند:

• تحویل دادن صورتحساب‌ها از طریق ایمیل یا مستقیماً به‌صورت الکترونیک به نرم‌افزار حسابداری گیرندگان
• ثبت کردن اطلاعات مالی در حساب‌ها برای اهداف حسابداری
• به‌روزرسانی موجودی و اطلاعات سفارش مجدد

همچنین، ممکن است سیستم ‏erp‏ اعلان‌های خودکار را به بخش‌های مربوطه تحویل دهد تا بتوانند عملیات را طبق برنامه پیش ببرند. هر ورودی دستی به‌وسیله اعضای تیم در سراسر نرم افزار ‏erp‏ منعکس می‌شود تا این اطمینان به وجود آید که به همه ذینفعان سازمان توجه می‌شود و چیزی از قلم نمی‌افتد.

برای انتخاب کردن نرم افزار erp‏ مناسب به چه نکاتی باید توجه کنیم؟

هر چند که سیستم ‏erp‏ ‏عملیات کسب و کارتان را یکپارچه می‌کند، اما می‌خواهید مطمئن شوید که سیستمی تهیه خواهید کرد که نتایج مثبتی را برای عملیات سازمانتان در بر داشته باشد. در ادامه، به برخی شاخصه‌های مهم انتخاب کردن سیستم مناسب اشاره می‌کنیم.

• سیستم ‏erp‏ مبتنی بر ابر یا محلی

امروزه اکثر راهکارهای سازمانی به سمت ابری شدن سوق پیدا کرده‌اند؛ اما ممکن است مدیران برخی مشاغل، سرمایه‌گذاری حداقلی و البته در سیستم ‏erp‏ سنتی و محلی را ترجیح دهند. در زیر می‌توانید مهم‌ترین تفاوت‌های بین این دو سیستم را مرور کنید:

• از نظر دسترسی داشتن به نرمافزار: سیستم‌های ‏erp‏ داخلی یا محلی را بر روی تجهیزات خاصی نصب می‌کنند، در حالی‌که ERP های ابری با دستگاه‌های متنوع متصل به شبکه اینترنت قابل دسترسی هستند.
• از نظر نگهداری سرور و دادهها: در صورت استفاده کردن از نرم افزار ‏erp‏ داخلی، تیمی از سازمانتان مسئول نگهداری و امنیت سرور و داده‌ها خواهد بود. اما در حالت خدمات مبتنی بر ابر، مسئولیت نگهداری این اطلاعات و سرورها با عرضه‌کننده است.
• از نظر هزینه: برای مجوز دسترسی هر کاربر در سیستم ‏erp‏ محلی معمولاً لازم است که پرداخت اولیه انجام دهید؛ در حالی‌که راهکارهای مبتنی بر ابر نیاز به پرداخت اشتراک دائمی دارند.
• مقیاسپذیری

سیستم‌ ‏erp‏ به حیاتی‌ترین جنبه‌های کسب و کارتان مربوط می‌شود؛ لذا باید مطمئن شوید که با توسعه یافتن سازمانتان، راهکارهای آن می‌توانند نیازهای جدیدتان را برآورده کنند. برای این منظور:

• بررسی کنید که سطوح خدمات نرم افزار ‏erp‏ کدامند و هر کدام چه ویژگی‌ها و عملکردهای پیشرفته‌ای را فراهم می‌کنند.
• بفهمید که آیا سیستم نرم افزاریِ ‏erp‏ شما امکان سفارشی‌سازی دارد یا خیر. این ویژگی معمولاً جزء موضوعاتی است است که در راهکارهای محلی بهتر از انواع مبتنی بر ابر قابل انجام است. با وجود این، بسیاری از ارائه‌دهندگان خدمات سیستم‌های erp در قالب SaaS (ابری) تا حدی امکان، سفارشی‌سازی را برای آن‌ها فراهم می‌کنند.

• ترکیب شدن ‏erp‏ با راهکارهای نرمافزاری موجود

سیستم ‏erp‏ انتخابی باید با ابزارهای فعلی کسب و کارتان ترکیب یا به‌طور کامل با آن‌ها جایگزین شود. در غیر این‌صورت، نمی‌توانید به‌طور کامل از فرآیندهای ERP سازمانتان استفاده کنید. ابزارهای جدید ERP عمدتاً به‌طور مستقیم با نرم‌افزارهای خاصی ادغام می‌شوند.

• پشتیبانی و آموزش
• قبل از انتخاب کردن نرم افزار ‏erp‏، باید مطمئن شوید که کارکنانتان می‌توانند به بهترین شکل با آن کار کنند. برای شروع، به این مسئله بیندیشید که به‌طور کلی آن‌ها تا چه حدی با فناوری آشنا هستند. معمولاً افرادِ دارای دانش فنی کمتر تمایل زیادی به کار کردن با سیستم‌های محلی ندارند؛ مخصوصاً به این علت که آن‌ها باید سفارشی‌سازی و نگهداری شوند.
• علاوه بر کاربرپسند بودن سیستم ‏erp‏ انتخابی، لازم است بدانید که وضعیت پشتیبانی آن توسط عرضه‌کننده چگونه خواهد بود. در واقع، می‌خواهید مطمئن شوید که ارائه‌دهنده نرم‌افزار نیازها و شرایط کسب و کارتان را درک می‌کند و می‌داند که چگونه به شما کمک کند تا از این سیستم بیشترین بهره‌برداری را داشته باشید.

در نتیجه، مهم است که بدانید کارکنانتان خواهند توانست در سریع‌ترین زمان ممکن از ماژول ERP جدیدی استفاده کنند. در پاره‌ای موارد، لازم است که تأمین‌کننده سیستم ‏erp‏ جلسات آموزشی مفصّلی را برای کاربران جدید و پیشرفته به‌طور یکسان یا جداگانه برگزار کند.

• قیمت

قیمت برای هر تصمیم مربوط به کسب و کار و سرمایه‌گذاری، عاملی حیاتی است و انتخاب کردن سیستم ‏erp‏ ‏نیز نمی‌تواند از این قاعده مستثنی باشد. صاحبان کسب و کارها معمولاً در پی سیستم‌های erp به‌صرفه‌ای هستند که نیازهایشان را برآورده کنند و باعث رونق کسب و کارشان شوند. مقایسه کردن قیمت‌های سیستم‌های erp مختلف از جمله اقدامات مهم برای انتخاب کردن اصولی سیستم مناسب است. البته چگونگی پرداخت هزینه بسته به نوع نرم‌افزار انتخابی‌تان متفاوت خواهد بود. در ادامه به نکاتی اشاره می‌کنیم که باید درباره قیمت ‏erp‏ در نظر بگیرید.

• به‌کارگیری سیستم‌های erp داخلی مستلزم پرداخت اولیه زیادی برای هزینه‌های مجوزشان است؛ اما هزینه نرم افزار ‏erp‏ مبتنی بر ابر بر اساس اشتراک و به‌صورت ماهیانه محاسبه می‌شود که شاید به‌صرفه‌تر باشد.
• باید هزینه‌های اضافی برای برخی عملیات و ارتقای سیستم‌های ‏erp‏ نیز در نظر بگیرید. سازمان‌هایی که از سیستم داخلی استفاده می‌کنند ممکن است مجبور شوند تا تجهیزات و سخت‌افزار اضافی تهیه کنند، در حالی‌که در نوع ابری شاید نیازی به پرداخت کردن هزینه برای امکانات اضافی توسط سازمان در طی زمان نباشد.
• برخی هزینه‌های پنهان را نیز ممکن است در هنگام به‌کارگیری سیستم‌ ‏erp‏ جدید به حساب آورید؛ مثل: خرابی سیستم به دلیل نصب نرم‌افزار، انتقال و نگهداری داده‌ها، آموزش تیم و سایر فرآیندهای مربوطه.

روند توسعه سیستم‌های erp با توجه به پیشرفت‌های فناورانه عصر حاضر به چه سمتی پیش می‌رود؟‏

‏ سیستم ‏erp‏ در عصر حاضر به‌نوعی به بلوغ خودش رسیده است و اکثر وظایف کسب و کارها را در بر می‌گیرد؛ از جمله: فرآیندهای تولید، بخش‌های پشتیبان مثل حسابداری، منابع انسانی، تدارکات و ‏وظایف اداری مانند اتوماسیون نیروی فروش (‏SFA: Sales Force Automation‏) و اتوماسیون بازاریابی و تجارت الکترونیک. چنین سیستم‌هایی ‏برای به‌کارگیری فناوری‌های جدید و پشتیبانی کردن از قابلیت‌های پیشرفته‌تر به تکاملشان ادامه می‌دهند. در ادامه به برخی از مهم‌ترین روندهای فناورانه این سیستم‌ها اشاره می‌کنیم.

سیستم ‏erp‏ ابری یا Cloud: کسب و کارها سیستم ابری ‏را به کار می‌گیرند تا از قابلیت‌های زیر آسان‌تر استفاده کنند:

• راه‌اندازی ساده‌تر
• هزینه کمتر
• استفاده کردن از منابع لازم در هر ‏زمان معین
• نیاز کمتر به منابع ‏IT‏ داخلی
• تطبیق راحت‌تر با امکانات جدید

برنامه‌های مبتنی بر ابر این امکان را برای کارکنان فراهم می‌کنند تا کارشان را از هر نقطه‌ای با اتصال به ‏اینترنت انجام دهند. برخی مدیران ارشد مالی که به‌دنبال کاهش دادن هزینه‌‏ها در شرایط عدم اطمینان اقتصادی هستند، در حوزه ‏ERP‏ ابری سرمایه‌گذاری می‌کنند.

• ‏‏سیستم ‏erp‏ ‏دولایه: در گذشته بسیاری از سازمان‌ها سعی می‌کردند تا یک نرم‌افزار ERP را برای دفتر مرکزی و تمامی دفاتر منطقه‌ای و شرکت‌های تابعه‌شان داشته باشند. اما اجرا کردن این رویکرد در عمل غالباً پرهزینه و ‏ چالش‌برانگیز بود. شرکت‌های تابعه اغلب نیازمندی‌هایی تخصصی داشتند، به همه امکانات سیستم ‏شرکتی نیاز نداشتند و با رویکردی یکدست برای کل سازمان موافق نبودند. در نتیجه سیستم‌های ‏ERP‏ دولایه به کار گرفته شدند؛ یعنی راهبردی که به کمکش سازمان‌ها می‌توانند در نرم افزار ‏erp‏ فعلی در سطح شرکت ‏‏(سطح 1) سرمایه‌گذاری کنند، اما بخش‌های تابعه آن‌ها از راهکارهای ERP متفاوت (سطح 2) استفاده کنند که عمدتاً مبتنی بر ابر هستند.
• ‏تحول دیجیتال: به ادغام شدن فناوری دیجیتال در تمامی کارکردهای کسب و کار به‌منظور بهبود عملیات روزانه مربوط می‌شود. این ‏رویکرد به‌کارگیری سیستم ‏erp‏ می‌تواند میزان درآمد، بهره‌وری کارکنان و ‏خدمات و ارتباطات مشتری را ارتقا دهد. ماژول‌های مختلف ERP با بخش‌های مختلف سازمان در ارتباط هستند؛ لذا حوزه منطقی برای ساده‌سازی تحول دیجیتال خواهند بود. روندهایی نظیر ادغام شدن ‏ERP‏ با تجهیزات ‏IoT‏ و استفاده کردن از هوش مصنوعی برای تحلیل را می‌توانیم از مصادیق چنین تحولی بدانیم.
• اینترت اشیاء: کارکنان سازمان با استفاده از فناوری اینترنت اشیاء در ‏سیستم‌های ‏erp‏‏ می‌توانند امور مختلف کسب و کار را خودکار و به هم متصل کنند. برای مثال، شرکت‌های خرده‌فروشی از سیستم‌های مدیریت ‏انبار استفاده می‌کنند. این سیستم‌ها داده‌ها را از اسکنرهای موبایل و ‏نقاله‌های هوشمند جمع‌آوری می‌کنند تا حرکت ‏کالاها را در انبار ردیابی کنند.‏
• ‏شخصیسازی: قبلاً سیستم ‏erp‏‏ را با زبان‌های برنامه‌نویسی پیچیده‌ای ایجاد می‌کردند که سفارشی‌سازی آن را برای نیازهای تخصصی هر ‏کسب و کار دشوار می‌کرد؛ اما سازمان‌ها در حال حاضر می‌توانند از پلتفرم‌های ‏ERP‏ ابری استفاده کنند که پیکربندی‌شان آسان‌تر است یا آنچه که تحلیل‌گران پلتفرم‌های «کم کد» (LCDP: Low Code Development Platforms) می‌نامند. امروزه شرکت‌ها بر فراهم‌سازی تجربه‌های شخصی‌تر و مرتبط‌تر برای مشتریان تأکید می‌کنند؛ در نتیجه به سیستم‌های ‏erp‏ نیاز دارند که بتوانند به این نیازها از طریق امکاناتی مانند داشبوردهای قابل شخصی‌سازی پاسخ دهند. ‏
• ‏پیشرفتهای مبتنی بر هوش مصنوعی: قابلیت‌های هوش مصنوعی و یادگیری ماشین که در سیستم‌هایی نظیر ERP تیم‌یار‏ تعبیه شده‌اند، به افزایش تقاضا برای شخصی‌سازی و بهبود طیف بسیاری از فرآیندهای کسب و کارها کمک می‌کنند. هوش مصنوعی مزایای زیر را برای سازمان‌ها در بر دارد:
  • با توجه به این‌که امروزه سازمان‌ها به کمک سیستم‌ ‏erp‏ اطلاعات زیادی را درباره عملیات و مشتریان گردآوری می‌کنند، به هوش مصنوعی برای استخراج روندهای معنی‌دار این اطلاعات نیاز دارند. لذا فناوری‌های هوش مصنوعی اطلاعات زیاد و فاقد ساختار را اسکن و الگوها را به‌سرعت ‏شناسایی می‌کنند و روندهای مختلفی را تشخیص می‌دهند که به تنهایی  و با محاسبه دستی ‏امکان‌پذیر نیستند.‏
  • ترکیب شدن هوش مصنوعی با ‏erp‏ به خودکارسازی و بهبود بسیاری از فرآیندها کمک می‌کند. مثلاً هوش مصنوعی با قابلیت یادگیری ماشین می‌تواند برنامه‌های پردازش سفارش‌ها را بررسی و کار را برای افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها ‏بهینه کند.
• ‏پیشبینی و تحلیل: استفاده از تحلیل‌های پیش‌بینی‌کننده برای کشف کردن رویدادهایی است که به احتمال قوی در آینده اتفاق خواهند افتاد. سیستم ‏erp‏ به کمک قابلیت‌هایی نظیر یادگیری ماشین ‏می‌تواند داده‌های فعلی شرکت را بررسی کند و ضمن گزارش کردن شرایط فعلی برای تصمیم‌گیران سازمان، به آن‌ها در زمینه تصمیم‌گیری برای وضعیت آتی کسب و کار نیز کمک کند.

نتیجه‌گیری

کسب و کارها از سیستم ‏erp‏ کمک می‌گیرند تا:

• با خودکارسازی وظایف و حذف فرآیندهای اضافی روزمره بخش‌های مختلف، از هزینه‌های سازمانشان بکاهند و
• سیستمی متمرکز برای ‏دسترسی کارکنان به اطلاعات حیاتی کسب و کار و تصمیم‌گیری بهتر و سریع‌تر آنان فراهم کنند.‏

البته در سال‌های اخیر به‌کارگیری امکانات هوش مصنوعی (‏AI‏) و به‌ویژه یادگیری ماشین، کمک زیادی به بهینه‌سازی بیشتر فرآیندهای کسب و کارها از مدیریت تولید گرفته تا مدیریت سرمایه‌های انسانی کرده‌اند. در نتیجه، سازمان‌ها می‌توانند بینش‌هایی ‏‏جدید و واقعی‌تر در خصوص وضعیت فعلی و روندهای آتی کسب و کارشان به دست آورند و تعاملاتی سازنده با ذینفعان برقرار کنند.