فضای کار دیجیتال چیست و چه کمکی به کسب‌وکارها می‌کند؟
این روزها مهم نیست جوانی اهل سنگاپور باشید یا میانسالی اهل ایتالیا، ابزارهای دیجیتال امکان انجام کار از هرجا و در هر زمانی را برای ما ممکن کردهاند. تنها نیاز به یک تلفن هوشمند، تبلت یا کامپیوتر شخصی دارید که به اینترنت متصل باشد، پس از آن نام کاربری و رمز عبور خود را وارد کنید و دفتر کار شما با یک کلیک در برابر چشمان‌تان ظاهر می‌شود.
فضای کار دیجیتال فرزند صالح فناوری‌ست. فناوری‌ای که به کمک کارفرما و کارمند آمده تا کار و نحوه انجام آن را تغییر دهد و منظورمان از تغییر، تغییرات مثبت در هر دو سمت است. فضای کار دیجیتال به زبان ساده یعنی انجام کار از هرجا، در هر زمان، با کم‌هزینه‌ترین ابزار و با هر تعداد پرسنل بدون نیاز به مکان فیزیکی ثابت.
این فضای کار با در اختیار قراردادن ابزارهای کاربردی و متنوع به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تقریبا تمام فرایندهای خود را مکانیزه پیش ببرند و ارتباط مستقیم با دفتر کار فیزیکی و حضور فیزیکی کارکنان در آن را به حداقل برسانند. فضای کار دیجیتال شامل ابزارهای ارتباطی، ابزارهای مدیریت پروژه، ابزار دورکاری و مدیریت اثربخش کارکنان دورکار است. ببینیم این فضا چگونه به سازمان‌ها برای پیش‌برد اهداف‌شان کمک می‌کند.
دفتر کار دیجیتال در برابر دفتر کار فیزیکی
دفتر کار تعریف ساده‌ای دارد؛ «محیطی برای انجام وظایف و پیش‌برد اهداف»، محیطی که نیاز به مدیریت، برنامه‌ریزی و نظارت دارد، چرا که بر بهره‌وری، رضایت و سلامت شغلی کارکنان تاثیر می‌گذارد.
وجه تمایز این دو محیط کاری از یک‌دیگر آن‌جائیست که محیط کار دیجیتال هیچ‌کدام از محدودیت‌های محیط‌های کاری فیزیکی و سنتی را ندارد. حذف محدودیت فضا و مکان، کاهش و حذف هزینه‌های استهلاک تجهیزات و هزینه‌های جاری دفتری، امکان دورکاری صددرصدی کارکنان، استخدام نیروهای متخصص از هرجای دنیا، وجود کانالهای ارتباطی به‌روز، بهره‌وری بالاتر، نظارت بر عملکرد هرکدام از کارکنان و نظارت دقیق و شفاف بر روند پیشرفت پروژه‌ها تنها بخشی از تفاوت‌هایی است که فضای کار دیجیتال، نسبت به رقیب فیزیکی خود در اختیار شما می‌گذارد.
محیط کاری را باید مانند شهری کوچک دید، این شهر نیاز به رسیدگی‌های روزانه برای بقا و پیشرفت دارد. برای انجام صحیح این رسیدگی‌ها و ادامه مسیر پیشرفت، هر روز ابزارهای جدیدی معرفی می‌شوند، یکی از این ابزارها فضای کار دیجیتال است. فضایی که به شما به عنوان صاحب کسبوکار امکان می‌دهد تمام امور روزانه سازمان‌تان را از هرجایی مدیریت و نظارت کنید و بهبود دهید.
ابعاد فضای کار دیجیتال
مانند فضای کار فیزیکی، فضای کار دیجیتال نیز ویژگی‌ها، ابزارها و ابعاد مختلفی دارد. این فضای کاری برای پیش‌برد امور مختلف در سازمان بر چهار بعد اصلی استوار است:
۱. استفاده موثرتر از نرم‌افزارهای سازمانی (اصلی‌ترین ابزارهای نرم‌افزاری این محیط کاری شامل ERP، CRM و CAD است.)
۲. ارتباطات بین بخشی
۳. به‌اشتراک‌گذاری دانش و اطلاعات
۴. انجام چابک‌تر امور
برای این‌که این پنج عامل در فضای کار دیجیتال به‌خوبی استفاده شوند نیاز است تا مدیران پنج کار مهم را انجام دهند:
۱. برنامه‌ریزی استراتژیک
۲. مدیریت عملیاتی پروژه‌ها
۳. عدم وجود مقاومت برای پذیرش تغییرات مثبت
۴. بالا بردن تجربه کاری کارکنان
۵. استفاده از فناوری‌های منعطف و امن
البته ما اینجا از یک مدل کاملا منطبق با همه‌ی سازمان‌ها صحبت نمی‌کنیم. هر سازمانی با توجه به نوع فعالیت و فرایندهای منحصر به فردش ممکن است نیاز به تغییراتی داشته باشد که منحصر به خودش است. اما در کلیت موضوع و موارد مطرح شده در خصوص ابعاد فضای کار دیجیتال رعایت موارد فوق کمک بزرگی به کسب‌وکارها برای استفاده و پذیرش راحت‌تر این فناوری می‌کند.
چرا سازمان شما به یک فضای کار دیجیتال نیاز دارد؟
۱. افزایش انعطاف‌پذیری
در یک فضای کار دیجیتال کارآمد، کارکنان از انعطاف‌پذیری ایجاد شده در هر دو بعد زمان‌بندی وظایف و بهبود فرایندهای محیط کاری خود لذت می‌برند. با وجود ابزارهای دیجیتال، کارمندان شما می‌توانند از هرجایی به انجام وظایف خود بدون محدویت زمانی و فیزیکی حضور در سازمان بپردازند. به این شکل می‌توانند بین زندگی شغلی و شخصی خود تعادل ایجاد کنند و در نتیجه با انجام کاری منعطف، رضایت‌شان از شغل را هم بالا ببرند.
۲. کاهش هزینه‌های عملیاتی
با استفاده از جلسات مجازی و چت‌های تصویری و صوتی، عملا در هزینه‌های خرید مبلمان اداری یا تحمیل هزینه رفت‌وآمد به کارکنان‌تان صرفه‌جویی فوق‌العاده بالایی می‌کنید. همچنین اگر از خدمات مبتنی بر SaaS استفاده کنید از هزینه‌های بالای تهیه سرورها و استخدام تیم IT متخصص و حرفه‌ای هم خلاص می‌شوید.
۳. بهبود بهره‌وری و کارایی
امروزه با وجود فناوری‌های اشتراک‌گذاری و ارتباطات آنلاین، نحوه هماهنگی و اطلاع دقیق از نحوه پیشرفت پروژه‌ها بسیار آسان شده است. فضای کار دیجیتال این ابزار را در اختیار سازمان‌ها با هر اندازه‌ای قرار می‌دهد و برقراری ارتباط بین کارکنان دورکار و سازمان و همچنین کارکنان درون سازمان را از هر زمانی آسان‌تر کرده است. طبق تحقیقات ۷۷ درصد کارکنانی که دورکاری انجام می‌دهند گفته‌اند که بهره‌وری و کارایی بالاتری در زمان کار از منزل (یا هرجایی که راحت‌ترند) دارند.
انتخاب ابزارهای مناسب ارتباطی و دریافت در لحظه گزارشهای کاری و نظارت بر روند اجرای پروژه‌ها در سازمان، با وجود یک سیستم نرم‌افزاری دیجیتال باعث افزایش بهره‌وری و کارایی کارکنان، چه درون سازمان، چه دورکارها می‌شود.
۴. افزایش درآمد
زمانی که سازمان شما از ابزارهای کاهش هزینه و افزایش بهره‌وری به‌طور مداوم استفاده کند، نتیجه آن بدون شک افزایش درآمد خواهد بود. براساس تحقیقات، کسب‌وکارهایی که از فضای کار دیجیتال استفاده می‌کنند تا ۴۳ درصد افزایش در درآمدهایشان را تجربه کردهاند. این افزایش در درآمد صرفا ناشی از فروش بیش‌تر کالاها و خدمات شما نیست، با استفاده از ابزارهای محیط کاری دیجیتال هزینه‌ها را کاهش می‌دهید و در نتیجه آن درآمد شما افزایش پیدا می‌کند.
۵. ارتقای ارتباطات و نوآوری
ارتباط دوطرفه در سازمان، یعنی ارتباط مستقیم بین کارمندان رده پایین و رده بالا، این شمل از ارتباط درون سازمانی می‌تواند نوآوری و خلاقیت را در سازمان ارتقا دهد. این ساختار، یعنی وجود ارتباط آزاد بین رده‌های مختلف سازمان و تبادل نظر بین اعضای مختلف به‌راحتی با استقرار این نوع از محیط کار در کسبوکار شما به‌وجود می‌آید. زمانی که ایده‌ها در سطح سازمان شما بین بخش‌ها و رده‌های مختلف جاری شوند، سطح نوآوری به میزان قابل توجهی در سازمان بالا می‌رود.
۶. بهبود تجربه کاری کارکنان
وجود کانالهای ارتباطی مختلف بین کارکنان به آن‌ها اجازه تبادل نظر و همکاری متقابل را می‌دهد، حس تعلق خاطر و تجربه لذت‌بخش کار با تیم‌های کاری مختلف باعث افزایش رضایت شغلی و ماندگاری بالاتر کارکنان در سازمان می‌شود. فضای کار دیجیتال این مهم را به آسانی برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند، ایجاد ارتباطات و کانالهای ارتباطی گوناگون، اصلی‌ترین وظیفه این نوع از فضای کاری است.
۷. بهبود عملکرد سازمان
یکی از ابزارهای اصلی محیط کار دیجیتال توانایی ارائه گزارشهای دقیق آماری و تحلیلی است. با وجود این گزارش‌ها تصمیم‌گیران سازمان می‌توانند به راحتی KPIهای مختلف را تعریف کنند و براساس داده‌های واقعی امور جاری و بلندمدت سازمان را پیش ببرند. نتیجه استفاده از داده‌های واقعی و سنجش عملکرد براساس توانمندی‌های سازمان در قدم اول باعث بهبود فرایندها و در قدم بعد افزایش کلی سطح عمکلرد سازمان را باعث می‌شود.
۸. استخدام کارمندان متخصص و بالا رفتن میزان ماندگاری آن‌ها
متخصصان در هر حوزه‌ای نیازهای خاص خودشان برای کار کردن را دارند. یکی از راه‌های برآوردن این نیازها استفاده از پلتفرم دیجیتالی است. با در اختیار داشتن ابزارهای موردنیاز متخصصان قادرید تا راحت‌تر آن‌ها را استخدام کنید و از تخصص و خلاقیت آن‌ها بهره ببرید.
در کنار نرخ استخدام بالاتر مختصصان در کسب‌وکارهایی که از فضای کار دیجیتال استفاده می‌کنند، سازمان‌هایی که از این محیط استفاده می‌کنند اعلام کردهاند که تا ۲۵ درصد کاهش در میزان ترک سازمان توسط کارکنان را تجربه کردهاند. این یعنی افراد مستعد ترجیح می‌دهند با سازمان‌هایی کار کنند که ابزارهای دیجیتالی را در اختیارشان قرار می‌دهد.
۹. افزایش رضایت کارکنان
فرصت کار با تیم‌های خلاق، ایجاد شبکه‌های ارتباطی، بیان آزادانه نظرات و اشتراک‌گذاری آسان ایده‌ها، همگی باعث افزایش رضایت کارکنان و بالا رفتن تعلق‌خاطر آنان به سازمان می‌شود. طبق نظرسنجی انجام گرفته کارکنانی که فقط یک روز در ماه دورکاری کردهاند نیز ۲۵ درصد رضایت بالاتری نسبت به سازمان داشته‌اند.
فضای کار دیجیتال این امکان را برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند تا هم محیط پویایی برای کارکنان ایجاد کنند و هم زیرساخت‌های دورکاری را با کم‌ترین هزینه در اختیار آن‌ها قرار دهند.
۱۰. بهبود تجربه مشتری
کارمندانی که بین زندگی کاری و شخصی خود تعادل دارند، ابزار مناسب انجام وظایفشان را در اختیار دارند، احساس می‌کنند که نظراتشان در سازمان شنیده می‌شود و سطح استرس پایینی را تجربه می‌کنند بهترین نمایندگان برند شما هستند. رضایت کارکنان باعث می‌شود تا نسبت به سازمان شما تعهد داشته باشند و با دقت تمام امور مربو به مشتریان را دنبال و مدیریت کنند، نتیجه آن یک چیز است، مشتریان راضی‌تر و وفادارتر.
تمام ده مزیت اشاره شده با استقرار یک فضای کار دیجیتال در سازمان شما قابل دستیابی است. البته باید بدانید که قبل از انجام هر نوع تغییر در سازمان، به‌خصوص تغییراتی که روند و ابزارهای انجام کارها را دستخوش تغییرات بنیادی می‌کند، باید فرهنگ آن را در سازمان‌تان به‌وجود آورید. به‌این ترتیب کارکنان‌تان راحت‌تر با این تغییرات کنار آمده و آن را می‌پذیرند.
نقش فضای کار دیجیتال در آینده سازمان‌ها
اگر بگوییم کارشناسان و متخصصان امر آینده فضای کاری را در دنیای دیجیتال می‌بینند بیراهه نگفته‌ایم. جهان دوباره به یک پاندمی نیاز ندارد تا به ویژگی‌های فضای کار دیجیتال پی ببرد، دیگر نیاز به تغییرات شدیدتر آب‌وهوایی نیست تا استفاده از سوخت‌های فسیلی و آلودگی ناشی از آن را ادامه دهیم. فضای کار دیجیتال یکی از بازیگران اصلی در مدیریت سازمان‌هاست و زمانی که غول‌های دنیای فناوری به استفاده از آن روی آورده‌اند یعنی حرکت به سوی کار دیجیتالی و فضای کار دیجیتالی آغاز شده است.