مدیریت موجودی چیست و مهم‌ترین ابزارهای آن کدامند؟

مدیریت موجودی در دنیای پرشتاب تجارت مدرن، یک جنبه حیاتی برای حفظ زنجیره تامین سالم و تضمین رضایت مشتری است. با ساده‌سازی کنترل موجودی، کسب‌وکارها می‌توانند هزینه‌ها را کاهش دهند، جریان نقدینگی را بهبود بخشند و عملیات انبار را بهینه کنند. در این راهنمای جامع، به اهمیت مدیریت موجودی می‌پردازیم، تکنیک های مختلف کنترل موجودی را مورد بحث قرار می‌دهیم و جدیدترین فناوری‌هایی را که می‌توانند به شما در تسلط بر هنر مدیریت موجودی مانند  نرم افزار مدیریت انبار کمک کنند، بررسی خواهیم کرد.

درک مدیریت موجودی

مدیریت موجودی، فرآیند کنترل و نظارت بر ذخیره‌سازی، جابجایی و سازماندهی موجودی یک کسب‌وکار است. این مفهوم بر خرید، ذخیره‌سازی، و فروش اقلام موجودی در حالی که تعادل بهینه بین عرضه و تقاضا حفظ شود تاکید دارد. مدیریت کارآمد موجودی برای کسب‌وکارها ضروری است تا هزینه‌های ذخیره‌سازی را به حداقل برسانند، از رسوب در انبارها جلوگیری کنند و از موجودی اضافی که می‌تواند منجر به فاسد شدن و هدر رفتن شود، اجتناب کنند.

اهمیت مدیریت موجودی

کاهش هزینه: مدیریت موثر موجودی به کسب و کارها کمک می‌کند تا هزینه‌های ذخیره‌سازی و نگهداری را به حداقل برسانند و همچنین خطر فاسد شدن یا آسیب دیدن موجودی را کاهش دهند.

جریان نقدی بهبود یافته: با بهینه‌سازی سطوح موجودی، کسب‌وکارها می‌توانند پول نقد موجود در موجودی مازاد را آزاد کرده و آن را در سایر بخش‌های شرکت سرمایه‌گذاری کنند.

افزایش رضایت مشتری: مدیریت صحیح موجودی تضمین می‌کند که محصولات در زمانی که مشتریان به آنها نیاز دارند در دسترس هستند و احتمال کسری و فروش از دست رفته را کاهش می‌دهد.

افزایش کارایی عملیاتی: ساده‌سازی فرآیندهای موجودی می‌تواند سازماندهی انبار را بهبود بخشد، ردیابی انبار را ساده کند و کارایی کلی عملیاتی را افزایش دهد.

مزیت رقابتی: مدیریت مؤثر موجودی می‌تواند مزیت رقابتی را برای کسب‌وکارها فراهم کند و به آن‌ها اجازه می‌دهد به شرایط متغیر بازار و خواسته‌های مشتری سریع‌تر پاسخ دهند.

مفاهیم اصلی مدیریت موجودی

در این بخش، برخی از مفاهیم اساسی در مدیریت موجودی را عمیق‌تر خواهیم کرد و درک عمیق‌تری از اهمیت و کاربرد آنها در مشاغل مدرن ارائه می‌دهیم.

گردش موجودی

گردش موجودی یک معیار عملکرد کلیدی است که کارایی شیوه‌های مدیریت موجودی یک شرکت را اندازه‌گیری می‌کند. این نشان‌دهنده تعداد دفعاتی است که یک شرکت در یک دوره خاص، معمولاً یک سال، موجودی خود را می‌فروشد و دوباره پر می‌کند. گردش موجودی بالاتر نشان می‌دهد که یک تجارت به طور موثر موجودی خود را مدیریت می‌کند، محصولات را به سرعت می‌فروشد و هزینه‌های نگهداری را به حداقل می‌رساند. برعکس، گردش کم موجودی ممکن است نشانه‌ای از موجودی بیش از حد، اقلام کند گردش یا کهنه شدن احتمالی آن‌ها باشد. برای محاسبه گردش موجودی، بهای تمام شده کالای فروش رفته (COGS) را بر میانگین ارزش موجودی در طول دوره تقسیم کنید.

مدیریت موجودی متمرکز در مقابل غیرمتمرکز

مدیریت متمرکز موجودی به عمل تجمیع موجودی یک شرکت در یک مکان یا انبار واحد اشاره دارد. این رویکرد می‌تواند به صرفه‌جویی در هزینه‌ها به دلیل صرفه‌جویی در مقیاس، کنترل بهتر بر سطوح موجودی، و بهبود هماهنگی بین بخش‌های مختلف منجر شود. با این حال، مدیریت متمرکز موجودی همچنین می‌تواند منجر به زمان طولانی‌تری برای مشتریانی که دور از انبار مرکزی قرار دارند، شود و خطر موجودی انبار و از دست دادن فروش را افزایش دهد.

از سوی دیگر، مدیریت غیرمتمرکز موجودی شامل نگهداری چندین مکان یا انبارهای موجودی نزدیک به مشتریان یا نقاط فروش است. این استراتژی می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا زمان تحویل را کاهش دهند، رضایت مشتری را بهبود بخشند و به تغییرات تقاضای محلی سریع‌تر پاسخ دهند. با این حال، مدیریت غیرمتمرکز موجودی می‌تواند منجر به افزایش هزینه‌های ذخیره‌سازی و حمل و نقل و همچنین افزایش پیچیدگی در مدیریت سطوح انبار و هماهنگی محموله‌ها در مکان‌های مختلف شود.

اتصال متقابل

Cross-docking یک تکنیک مدیریت موجودی است که شامل انتقال محصولات به طور مستقیم از وسایل نقلیه حمل و نقل ورودی به خروجی، با حداقل یا بدون ذخیره‌سازی در بین است. این رویکرد می‌تواند به کسب و کارها کمک کند تا هزینه‌های ذخیره‌سازی را کاهش دهند، زمان جابجایی و حمل و نقل را به حداقل برسانند و تازگی محصول را برای اقلام فاسد‌شدنی بهبود بخشند. با این حال، اتصال متقاطع نیازمند هماهنگی دقیق بین تامین‌کنندگان، حامل‌ها و مراکز توزیع، و همچنین پیش‌بینی دقیق تقاضا و مشاهده موجودی در زمان واقعی برای اطمینان از عملکرد روان است.

موجودی مدیریت شده توسط فروشنده (VMI)

موجودی مدیریت شده توسط فروشنده (VMI) یک مدل همکاری زنجیره تامین است که در آن تامین‌کنندگان مسئولیت مدیریت سطوح موجودی مشتریان خود را بر عهده می‌گیرند. در یک ترتیب VMI، تامین‌کنندگان بر سطح موجودی مشتریان خود نظارت می‌کنند و بر اساس سطوح خدمات توافق شده و اهداف موجودی، در صورت نیاز، موجودی را تکمیل می‌کنند. این رویکرد می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا انبارها را کاهش دهند، هزینه‌های نگهداری موجودی را کاهش دهند و دید زنجیره تامین را بهبود بخشند. با این حال، VMI به سطح بالایی از اعتماد و ارتباط بین تامین کنندگان و مشتریان، و همچنین به اشتراک‌گذاری اطلاعات قوی و سیستم های مدیریت موجودی برای پشتیبانی از تصمیم گیری مبتنی بر داده نیاز دارد.

موجودی محموله

موجودی محموله یک ترتیب تجاری است که در آن یک تامین‌کننده مالکیت موجودی را تا زمانی که به مشتری نهایی فروخته شود حفظ می‌کند. در این مدل، خرده‌فروش یا توزیع‌کننده، محصولات را از طرف تامین‌کننده ذخیره و به فروش می‌رساند و تنها پس از فروخته شدن موجودی، کالا را پرداخت می‌کند. موجودی محموله می‌تواند به مشاغل کمک کند تا سرمایه گذاری اولیه خود را در موجودی کاهش دهند، خطر منسوخ شدن را به حداقل برسانند و جریان نقدی را بهبود بخشند. با این حال، ترتیبات محموله همچنین می‌تواند چالش هایی را در ردیابی موجودی ایجاد کند، زیرا خرده فروش یا توزیع کننده باید به طور دقیق میزان فروش و موجودی را به تامین کننده ردیابی و گزارش دهد.

سیکل‌شماری

شمارش چرخه‌ای یک تکنیک حسابرسی دوره‌ای موجودی است که شامل شمارش زیرمجموعه کوچکی از اقلام موجودی در فواصل زمانی منظم به جای انجام یک شمارش فیزیکی کامل موجودی در یک زمان است. این رویکرد می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا سوابق موجودی دقیق را حفظ کنند، مغایرت‌ها و خطاها را سریع‌تر شناسایی کنند و اختلالات و هزینه‌های مرتبط با شمارش موجودی در مقیاس کامل را به حداقل برسانند. برای اجرای یک برنامه شمارش چرخه موثر، کسب و کارها باید یک برنامه منظم برای شمارش اقلام مختلف موجودی تعیین کنند، اقلام با ارزش بالا یا سریع را در اولویت قرار دهند و از تجزیه و تحلیل داده‌ها برای شناسایی روندها و علل اصلی اختلاف موجودی استفاده کنند.

در نتیجه، درک کامل این مفاهیم توسعه یافته در مدیریت موجودی برای مشاغلی که به دنبال بهینه‌سازی عملیات زنجیره تامین خود و دستیابی به مزیت رقابتی هستند ضروری است. با در نظر گرفتن مزایا و چالش‌های تکنیک‌ها و استراتژی‌های مختلف مدیریت موجودی، شرکت‌ها می‌توانند رویکرد خود را با نیازهای منحصر به فرد خود و شرایط بازار تنظیم کنند. علاوه بر این، پذیرش آخرین فناوری‌ها و فرآیندهای تصمیم‌گیری مبتنی بر داده می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا به طور مداوم شیوه‌های مدیریت موجودی خود را بهبود بخشند، هزینه‌ها را کاهش دهند و رضایت مشتری را افزایش دهند. همانطور که چشم‌انداز کسب و کار جهانی به تکامل خود ادامه می‌دهد، تسلط بر این مفاهیم برای سازمان هایی که به دنبال سازگاری و پیشرفت در یک بازار همیشه در حال تغییر هستند، اهمیت فزاینده ای خواهد داشت.

تکنیک‌های کنترل موجودی

برای دستیابی به مدیریت کارآمد موجودی، کسب و کارها می‌توانند از انواع تکنیک‌های کنترل موجودی استفاده کنند. این روش‌ها می‌توانند به شرکت‌ها کمک کنند تا تعادل مناسب موجودی را برای پاسخگویی به تقاضای مشتریان حفظ کنند و در عین حال هزینه‌ها را به حداقل برسانند و سود را به حداکثر برسانند.

تجزیه و تحلیل ABC

تجزیه و تحلیل ABC تکنیکی است که برای طبقه‌بندی اقلام موجودی بر اساس ارزش و اهمیت آنها برای تجارت استفاده می‌شود. اقلام به سه دسته طبقه‌بندی می‌شوند:

دسته A: اقلام با ارزشی که درصد کمی‌ از کل موجودی را تشکیل می‌دهند اما بخش قابل توجهی از ارزش کلی را تشکیل می‌دهند.

دسته B: اقلام با ارزش متوسط که درصد متوسطی از موجودی کل و ارزش کلی را نشان می‌دهند.

دسته C: اقلام کم ارزشی که درصد زیادی از کل موجودی را تشکیل می‌دهند اما سهم کمی‌ در ارزش کلی دارند.

با دسته‌بندی اقلام به این روش، کسب‌وکارها می‌توانند تلاش‌های مدیریت موجودی خود را اولویت‌بندی کنند و بر با ارزش‌ترین اقلام تمرکز کنند و از سطوح بهینه موجودی و کاهش هزینه‌ها اطمینان حاصل کنند.

مدیریت موجودی به‌هنگام (JIT)

روش مدیریت موجودی فقط در زمان (JIT) با هدف به حداقل رساندن سطح موجودی از طریق سفارش و دریافت موجودی تنها زمانی که برای تولید یا فروش مورد نیاز است، می‌باشد. این رویکرد به کسب و کارها کمک می‌کند تا هزینه‌های ذخیره سازی را کاهش دهند، خطر منسوخ شدن را به حداقل برسانند و جریان نقدی را بهبود بخشند. با این حال، JIT به پیش بینی دقیق تقاضا و همکاری نزدیک با تامین کنندگان برای اطمینان از تحویل به موقع موجودی نیاز دارد.

موجودی ایمنی

موجودی ایمنی مقدار اضافی موجودی است که برای محاسبه تغییر در تقاضا و زمان تحویل نگهداری می‌شود. با حفظ موجودی ایمنی، کسب‌وکارها می‌توانند از انبارداری جلوگیری کنند و در مواجهه با نوسانات غیرمنتظره در تقاضا یا تاخیر در تکمیل، در دسترس بودن محصول را تضمین کنند. سطح بهینه موجودی ایمنی به عواملی مانند نوسانات تقاضا، زمان سررسید و سطوح خدمات مطلوب بستگی دارد.

نقطه سفارش مجدد (ROP) و مقدار سفارش اقتصادی (EOQ)

نقطه سفارش مجدد (ROP) سطح موجودی است که در آن یک سفارش جدید باید برای تکمیل موجودی قبل از اتمام آن ثبت شود. ROP زمان‌های تحویل، میانگین فروش روزانه و سطوح موجودی ایمنی را در نظر می‌گیرد تا اطمینان حاصل کند که موجودی کافی برای پاسخگویی به تقاضای مشتری در حین پردازش سفارش جدید وجود دارد.

مقدار سفارش اقتصادی (EOQ) فرمولی است که برای تعیین مقدار سفارش بهینه استفاده می‌شود که هزینه کل مدیریت موجودی شامل هزینه‌های سفارش، نگهداری و انبار را به حداقل می‌رساند. با محاسبه EOQ، کسب‌وکارها می‌توانند هزینه‌های سفارش و نگهداری موجودی را برای دستیابی به مقرون‌به‌صرفه‌ترین استراتژی پر کردن، متعادل کنند.

پیش بینی تقاضا

پیش‌بینی تقاضا فرآیند پیش‌بینی تقاضای آینده مشتری بر اساس داده‌های تاریخی فروش، روند بازار، د عوامل دیگر پیش‌بینی‌های دقیق تقاضا برای مدیریت کارآمد موجودی ضروری است، زیرا به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا سطوح موجودی مناسب را برای برآورده کردن نیازهای مشتری و در عین حال به حداقل رساندن هزینه‌ها تعیین کنند. تکنیک‌های پیش‌بینی تقاضا می‌تواند از روش‌های ساده و کیفی مانند نظر کارشناسان و تحقیقات بازار گرفته تا روش‌های پیچیده‌تر و کمی‌مانند تحلیل سری‌های زمانی و مدل‌های رگرسیون متغیر باشد.

بخوانید: مدیریت موجودی در صنعت چاپ

فناوری‌های مدیریت موجودی

کسب‌وکارهای مدرن می‌توانند از فناوری‌های مختلف مدیریت موجودی برای ساده‌سازی فرآیندهای کنترل موجودی خود و بهبود کارایی کلی استفاده کنند. این ابزارها می‌توانند به شرکت‌ها کمک کنند تا وظایف را خودکار کنند، موجودی خود را در زمان واقعی مشاهده کنند و بر اساس بینش‌های مبتنی بر داده تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند.

سیستم‌های بارکد و RFID

سیستم‌های شناسایی بارکد و فرکانس رادیویی (RFID) به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا اقلام موجودی را به صورت الکترونیکی ردیابی و مدیریت کنند، کنترل موجودی را ساده کرده و خطر خطا را کاهش می‌دهد. با اسکن بارکدها یا تگ های RFID، کارکنان انبار می‌توانند به سرعت و با دقت حرکات موجودی را ثبت کنند، سطح موجودی را به‌روز کنند و اقلام را در انبار بیابند.

نرم افزار مدیریت موجودی

نرم افزار مدیریت موجودی یک راه‌حل دیجیتالی است که وظایف مختلف کنترل موجودی، مانند ردیابی سطوح موجودی، تولید سفارشات خرید و تجزیه و تحلیل داده‌های فروش را به صورت خودکار انجام می‌دهد. این سیستم‌ها می‌توانند در زمان واقعی موجودی را مشاهده کنند، تصمیم‌گیری را از طریق بینش‌های مبتنی بر داده‌ها افزایش دهند، و با سایر نرم‌افزارهای تجاری، مانند سیستم‌ ERP و نرم افزار حسابداری، برای عملیات یکپارچه ادغام شوند.

سیستم‌های مدیریت انبار (WMS)

سیستم های مدیریت انبار (WMS) راه‌حل‌های نرم افزاری تخصصی هستند که برای بهینه‌سازی عملیات انبار از جمله مدیریت موجودی، انجام سفارش و حمل و نقل طراحی شده‌اند. یک WMS می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا کارایی فرآیندهای انبار خود را بهبود بخشند، هزینه‌های نیروی کار را کاهش دهند و خطر خطا را با خودکار کردن وظایف و ارائه داده‌های بلادرنگ در مورد سطوح موجودی، چیدمان انبار و عملکرد کارکنان به حداقل برسانند.

دستگاه‌ها و حسگرهای اینترنت اشیا (IoT)

اینترنت اشیا (IoT) به شبکه‌ای از دستگاه‌ها و حسگرهای متصل به هم اشاره دارد که داده‌ها را در زمان واقعی جمع آوری، انتقال و تجزیه و تحلیل می‌کند. در زمینه مدیریت موجودی، دستگاه‌های IoT می‌توانند به کسب‌وکارها در نظارت بر سطح موجودی، ردیابی حرکت موجودی و بهینه‌سازی عملیات انبار کمک کنند. به عنوان مثال، قفسه‌های هوشمند مجهز به حسگرهای وزن می‌توانند به‌طور خودکار تشخیص دهند که سطح موجودی از یک آستانه از پیش تعیین‌شده پایین می‌آید و باعث می‌شود یک سفارش دوباره پر شود.

هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشینی

هوش مصنوعی (AI) و فناوری‌های یادگیری ماشینی را می‌توان برای بهبود مدیریت موجودی با خودکار کردن وظایف، بهبود پیش‌بینی تقاضا و بهینه‌سازی استراتژی‌های تکمیل استفاده کرد. به عنوان مثال، الگوریتم‌های یادگیری ماشینی می‌توانند داده‌های فروش تاریخی را تجزیه و تحلیل کنند و الگوهایی را برای ایجاد پیش‌بینی‌های دقیق‌تر تقاضا شناسایی کنند، در حالی که ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی می‌توانند به کسب‌وکارها کمک کنند تا سطوح موجودی بهینه را تعیین کنند و نقاط را بر اساس داده‌های زمان واقعی و روندهای بازار مرتب کنند.

سخن آخر

در نتیجه، تسلط بر هنر مدیریت موجودی برای کسب‌وکارها برای بهینه‌سازی عملیات زنجیره تامین، کاهش هزینه‌ها و بهبود رضایت مشتری بسیار مهم است. با درک اهمیت مدیریت موجودی، به کارگیری تکنیک‌های مختلف کنترل موجودی، و بهره‌گیری از آخرین فناوری‌ها، کسب‌وکارها می‌توانند فرآیندهای کنترل موجودی خود را ساده‌سازی کنند و در بازار رقابتی جلوتر بمانند. پذیرش یک رویکرد مبتنی بر داده برای مدیریت موجودی و جستجوی مستمر فرصت‌هایی برای بهبود، موفقیت بلندمدت و انعطاف‌پذیری را در یک چشم‌انداز کسب‌وکار در حال تغییر تضمین می‌کند.