مدیریت پروژه چیست و چه اهمیتی در کسب و کار دارد
مدیریت پروژه از دوران انقلاب صنعتی نقش پررنگی در کسبوکارها پیدا کرده و رفته‌رفته با پیشرفته شدن فرایندها و بالارفتن حجم فعالیت‌ها جایگاه اصلی خود را در سازمان‌ها پیدا کرد. تاکید مدیریت پروژه بر فرایندها و روش‌هایی‌ست که کسبوکارها با استفاده از آن‌ها بتوانند با صرف هزینه زمانی و مالی کم‌تری به اهداف از پیش تعیین شده خود برسند. از حدود یک‌صد سال پیش که سیستمی شدن فرایندها و خودکارسازی آن‌ها مورد توجه سازمان‌های بزرگ جهان قرار گرفت. استفاده از روش‌های مدیریت پروژه نیز همه‌گیری بیش‌تری پیدا کرده و تبدیل به ابزاری برای مدیریت کارآمدتر و عملکرد بهتر سازمان‌ها شده است.
فهرست مطالب
مدیریت پروژه در نرم‌افزار ERP نیز یکی از مهم‌ترین و در عین‌حال کارآمدترین سیستم‌ها برای کسب‌وکارهاست. این سیستم با خودکارسازی فرایندهای اصلی سازمان و تبدیل پروژه‌های سنگین و طولانی به مجموعه مراحل کوتاه و قابل لمس، به مدیران اطلاعات و دادههای شفاف و روشنی از روند پروژه‌ها و زمان پایان آن‌ها میدهد. مدیریت پروژه به این معناست که ما یک هدف داریم و متغیرهای اثرگذر بر روند پروژه را در طول مسیر و از طریق مبادی اصلی درلحظه کنترل میکنیم. در این مقاله به میزان اهمیت و نقش نرم افزار مدیریت پروژه در کسبوکارها می‌پردازیم.
نرم‌افزار ERP چیست؟
نرم‌افزار ERP امکان یکپارچگی و خودکارسازی عملکردهای کسب‌وکار را فراهم می‌کند. نتیجه کوتاه‌مدت استفاده از این نرم‌افزار جامع افزایش اثربخشی و کارایی کسب‌وکارهاست. از نتایج بلندمدت استفاده از آن نیز می‌توان به کاهش هزینه‌ها و افزایش بازدهی سازمانی اشاره کرد. نرم‌افزار ERP یک نرم‌افزار تخصصی کسب‌وکار است و یکی از اصلی‌ترین عملکردهای آن جمع‌آوری، ثبت، نگه‌داری و اشتراک‌گذاری دادههای ضروری کسب‌وکار و ارایه گزارش‌های جامع و کامل به مدیران و تصمیم‌سازان است.
البته توانمندی‌های نرم‌افزار ERP صرفا به مدیریت دادههای کسب‌وکار محدود نمی‌شود. ERPها این‌روزها تقریبا تمام فرایندها و عملیات‌های سازمان از تولید و انبار تا بازاریابی و فروش را مدیریت و دیجیتالی می‌کند. برای آشنایی بیش‌تر با امکانات نرم‌افزار ERP به مقاله نرم افزار ERP چیست؟ مراجعه کنید.
امکانات نرم‌افزار ERP برای مدیریت پروژه کسبوکارها
در اینجا نگاهی کلی به برخی از ویژگی‌ها و امکانات اصلی نرم‌افزار ERP می‌اندازیم و پس از آن به سراغ مدیریت پروژه خواهیم رفت. توجه داشته باشید که این ویژگی‌ها صرفا برای آشنایی با نرم‌افزار ERP است. ویژگی‌های اصلی این سیستم شامل:
- یکپارچگی سازمانی: نرم‌افزار ERP یک بستر کاملاً یکپارچه برای تجزیه‌وتحلیل و مدیریت وظایف و پروژه‌ها در سازمان به‌وجود می‌آورد.
- خودکارسازی وظایف: وظایف روزمره و تکرارشونده کسب‌وکار ازجمله سفارش‌ها، حقوق و دستمزد، حسابداری و صورت‌حساب را به‌صورت خودکار انجام میدهد.
- تجزیه‌وتحلیل داده‌ها: نرم‌افزار ERP با جمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل داده‌ها روندها و الگوها را در فرایندهای کسب‌وکار مکانیزه می‌کند و در تصمیم‌گیری‌ها ابزار قدرتمندی در اختیار صاحبان کسب‌وکار است.
- گزارش‌گیری: اصلی‌ترین عملکرد نرم‌افزار ERP گزارش‌گیری آن است. در واقع ERP را با قابلیت‌های گسترده گزارش‌گیری آن تعریف می‌کنند.
- مدیریت ارتباط با مشتری (CRM): نرم افزار ارتباط با مشتری موجود در نرم‌افزار ERP قادر است از تمام سیستم‌هایی که مستقیم و حتی غیرمستقیم با مشتریان شما در ارتباط است از قبیل فروش، مالی، انبار و غیره، داده‌ها را جمع‌آوری کرده و در اختیار افراد مرتبط بگذارد.
- حسابداری و مالی: در نرم‌افزار ERP قادر هستید تمام فرایندهای مالی و حسابداری خود را با بالاترین دقت و کم‌ترین خطا انجام دهید.
- ردیابی و قدرت دید: قابلیت مشاهده زنجیره تأمین ازجمله ردیابی مواد، برای مثال از روند تحویل مواد اولیه تا تحویل محصول نهایی نیز از جمله توانایی‌های این سیستم نرم‌افزاری است.
مدیریت پروژه
مدیریت پروژه فعالیتی متشکل از فرایندها، روش‌ها، مهارت‌ها و دانش است که برای دستیابی به اهداف پروژه در محدوده زمانی و بودجه مشخص مورد استفاده قرار می‌گیرد. شاخص اصلی مدیریت پروژه به‌طور خاص، بازه زمانی اختصاص یافته به تولید و تحویل محصولات یا خدمات است.
مدیریت پروژه چگونه توسط نرم‌افزار ERP تقویت می‌شود؟
یکی از بهترین روش‌ها برای داشتن یک سیستم مدیریت پروژه کارآمد سپردن فرایندهای آن به یک نرم‌افزار قدرتمند و جامع است. بدون تردید یکی از کامل‌ترین این نرم‌افزارها، نرم‌افزار ERP است. نرم‌افزار ERP به کسبوکارها کمک می‌کند تا مدیریت پروژه‌های خود را با استفاده از ویژگی‌های زیر کارآمدتر و چابک‌تر پیش ببرند. این نرم‌افزار به روش‌های زیر به کسبوکارها کمک می‌کند.
1. برنامه‌ریزی پروژه
نرم‌افزار ERP اصلی‌ترین ابزار برای کمک به برنامه‌ریزی پروژه‌هاست. در مرحله برنامه‌ریزی، می‌توان از ERP برای به‌روزرسانی و مدیریت وظایف با ریزترین جزئیات پروژه استفاده کرد. این مدیریت وظیفه می‌تواند شامل همه موارد یک پروژه از تفکیک کار و مراحل تا تعریف جزئی و دقیق آن‌ها باشد. در نهایت ERP امکان برنامه‌ریزی گسترده و عمیق برای اطمینان از رعایت چارچوب‌های زمانی را فراهم، وظایف را به ترتیب اهمیت و نظارت دسته‌بندی و نتایج و دادههای آن را با دقت جمع‌آوری می‌کند.
2. نظارت بر هزینه‌های مدیریت پروژه
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های مدیریت پروژه درکنار چارچوب‌های زمانی محدود، نادیده گرفتن بودجه پروژه است. نرم‌افزار ERP این امکان را برای پروژه‌ها فراهم می‌کند تا هر فرایند از یک شناسه منحصربه‌فرد و مجموعه‌ای از داده‌ها برخوردار باشد. در نتیجه تمام هزینه‌ها و اطلاعات مربوط به پروژه در یک فضای شفاف و قابل دسترسی جمع‌آوری می‌شود. این موضوع باعث می‌شود جنبه‌هایی مانند ساعت کار، هزینه‌های پیمانکار و مواد و سفارش‌های خرید دقیق و درلحظه توسط سرپرستان و مدیران ردگیری و نظارت شود.
با استفاده از نرم‌افزار ERP، مدیران پروژه می‌توانند بودجه‌ها را با دقت و جزئیات تعریف، وجوه مالی را ثبت، پروژه‌های قابل دسترس و غیرقابل دسترس از نظر زمانی را طبقه‌بندی و تمام هزینه‌ها را با استفاده از دادههای درلحظه ترکیب کنند. از آن‌جا که ERP بسیار انعطاف‌پذیر است، ابزارهای آن می‌توانند مطابق با هر پروژه سازگار شوند.
3. ردیابی عملکرد
بخش مهمی از مدیریت پروژه ردیابی عملکرد است که می‌تواند از طریق سیستم‌های ERP به‌خوبی مدیریت شود. با استفاده از این قابلیت، می‌توان به‌سرعت چالش‌ها را شناسایی و برطرف کرد. همچنین می‌توان با جمع‌آوری دقیق داده‌ها و براساس تحلیل آن‌ها نتایج را برای بهبود سایر زمینه‌های مرتبط استفاده کرد. ردیابی شامل ثبت جزئیات پروژه مانند نقاط عطف، منابع، مقایسه نتایج و همچنین تجزیه‌وتحلیل چالش‌های پروژه و ارایه راه‌حل برای آن‌هاست. نرم‌افزار ERP دادههای درلحظه را فراهم می‌کند تا اقدامات اصلاحی بتوانند به‌سرعت انجام شوند.
4. هوش تجاری
نرم‌افزار ERP مجهز به ابزار هوش تجاری (BI) است که می‌تواند در مدیریت پروژه ابزار بسیار کارآمدی باشد. از طریق BI، می‌توان نقاط عطف پروژه را در ERP تنظیم کرد. این نقاط عطف اهداف موقت هستند که باید در تاریخ‌های مشخصی محقق شوند. می‌توان هزینه‌ها و مزایای ERP را بر اساس کدهای شناسایی پروژه استخراج کرد. سپس می‌توان از فیلترها و گزارش‌گیری برای گروه‌بندی هزینه‌ها و مزایا در مراحل مهم استفاده کرد. با این قابلیت‌ها امکان تجزیه‌وتحلیل دقیق پروژه را می‌توان در اختیار داشت و یک داشبورد ساده با دادههای درلحظه کرد و خلاصه‌ای از وضعیت پروژه را برای بررسی سریع در اختیار مدیریت قرار داد.
5. سودآوری پروژه را بهبود ببخشید
از طریق تجزیه‌وتحلیل بودجه در نرم‌افزار ERP، مدیران پروژه قادر به برآورد دقیق هزینه و درآمد و درنتیجه سودآوری هر تصمیم هزینه‌محور هستند. هزینه‌های برنامه‌ریزی‌شده را می‌توان با دقت ارزیابی و مقایسه کرد و پیش‌بینی هزینه‌های آینده را با استفاده از دادههای درلحظه انجام داد. با درج این اطلاعات می‌توان گزارش‌های کاملی ایجاد کرد و از این سوابق ایجاد شده برای مراجعه و پاسخ‌گویی در آینده استفاده کرد.
6. سفارشات خاص
برای کسب‌وکارهایی که نیاز به سفارشی‌سازی سفارش‌ها در یک پروژه خاص دارند و کالاها یا خدمات منحصربه‌فرد برای هر سفارش تولید می‌کنند. استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه به طور گسترده مورد نیاز است. ابزار مدیریت تأمین‌کننده‌های ERP می‌تواند به هماهنگی منابع کمک کند تا پروژه با وجود استفاده از چندین پیمانکار با دقت مدیریت شود. ERP در تمام پروژه‌ها، از یک پروژه واحد گرفته تا پروژه‌های پیچیده‌تر، به شما کمک خواهد کرد.
7. منبع مشترک داده‌ها
کسب‌وکارهای موفق به خوبی می‌دانند که برای برقراری ارتباط مؤثر با مشتریان باید به یک زبان صحبت کنند. اعضای تیم پروژه را می‌توان با استفاده از کدها یا سایر پارامترهای موجود در ERP به پروژه متصل کرد. بهتر است بودجه هر پروژه را در ERP به‌صورت مجزا تعیین کرد و از سیستم حسابداری برای تهیه بودجه در مقابل گزارش‌های واقعی پروژه استفاده کرد.
8. روی مشتریان تمرکز کنید
یکی از استفاده‌های معمول از نرم‌افزار ERP ثبت معاملات و تولید اطلاعات براساس فروش کالاهای واقعی است. مشتریان شما عامل اصلی فروش و معاملات در قلب هر پروژه‌ای هستند. ERP می‌تواند اطلاعات مربوط به پروژه را درلحظه ارایه دهد. ERP به تخصیص منابع برای خدمات بهتر به یک پروژه کمک خواهد کرد. ERP می‌تواند در طول عمر پروژه به هرگونه اقدامات اصلاحی موردنیاز کمک کند.
عناصری که هنگام استفاده از مدیریت پروژه در نرم‌افزار ERP باید به خاطر بسپارید
بدیهی است که نرم‌افزار ERP می‌تواند مدیریت پروژه را در بسیاری از بخش‌ها به‌صورت گسترده مدیریت کند و بهبود بخشد. بنابراین اگر تصمیم دارید این استراتژی را اجرا کنید، به برخی از ملاحظات اصلی اشاره میکنیم.
- مدیریت تغییرات: در یک پروژه، بدون شک نقش افراد تعیین کننده است و نکته مهم آن‌ست که مدیر پروژه در باید رأس این هرم قرار گیرد. با استفاده از سیستم‌های ERP می‌توان این تغییرات را به‌راحتی ثبت و به‌روزرسانی کرد.
- الزامات پروژه: الزامات پروژه باید قبل از استفاده از سیستم‌های ERP در مدیریت پروژه با دقت لیست شوند. جنبه‌هایی مانند ویژگی‌های نرم‌افزار، تمایز پروژه و دسترسی به سیستم مهم است.
- آموزش کافی: تمام کارشناسان درگیر در پروژه باید کاملا آموزش داده شوند. آموزش رکن اصلی تمام سیستم‌ها و پروژه ها در سازمان است.
مزایای سیستم‌های ERP
پس از استقرار سیستم ERP، مزایای استفاده از نرم‌افزار ERP در مدیریت پروژه به مدیران پروژه نمایان خواهد شد. این مزایا شامل دقت بالا، افزایش سودآوری و فروش، کاهش هزینه‌ها، مدیریت خطرات، دستیابی به مهلت‌های قانونی، استفاده بهینه از تجهیزات و در کل رضایت مشتری می‌باشد.
با همکاری با یک ارایه‌دهنده معتبر نرم‌افزار ERP، کسبوکارها قادر به استفاده از مزایای مدیریت پروژه این سیستم پیشتاز هستند و از پشتیبانی و راهنمایی مداوم بهره‌مند خواهند شد.