مدیریت کارگاه تولیدی؛ راهکارها و روش‌ها

مدیریت کارگاه تولیدی و نقش نرم افزار در آن

وقتی از مدیریت کارگاه تولیدی صحبت می‌کنیم، منظورمان مجموعه‌ای از نقش‌های محوری است که برای پیشبرد فرایندهای تولید ضروری هستند. تقریباً هر کارگاه تولیدی با اندازه متوسط به بالا به نرم‌افزار تولیدی کارآمد نیاز دارد که بتواند امور مختلف تولید را به بهترین وجه مدیریت کند. چنین سیستم‌هایی می‌توانند سازمان تولیدی را از نرم‌افزارهای مختلف و پراکندگی داده‌ها بی‌نیاز کنند. نرم افزار تولید می‌تواند پشتوانه‌ای قوی برای اطلاعات مدیریت فراهم کند تا مدیریت کارگاه تولیدی با توجه به تمامی جوانب تولید در مسیری صحیح هدایت شود. البته در این میان باید دقت کنید که نرم افزار تولیدی که انتخاب می‌کنید باید امکانات گسترده‌ و کاربردی‌ای داشته باشد. مثلا مجهز به انواع سیستم‌های نرم افزاری مانند نرم افزار MPS یا MPR و MRPII‌ باشد. در ادامه این مطلب قصد داریم از راه‌کاری سازمانی بگوییم که در هماهنگی کامل با سیستم ERP می‌تواند بسیاری از مسائل مرتبط با مدیریت کارگاه را حل کند. با ما همراه باشید تا در ادامه به سؤالات زیر در این خصوص پاسخ دهیم.

• منظور از مدیریت کارگاه تولیدی چیست؟
• فرایندهای مختلف مدیریت کارگاه چه ویژگی‌هایی دارند؟
• نرم‌افزار تولید در کنار سیستم ERP سازمان تولیدی چه نقشی ایفا می‌کند؟
• ویژگی‌های متمایز نرم‌افزار تولید در ارتباط با نقش‌های مختلف مدیریت کارگاه کدامند؟

مدیریت کارگاه تولیدی چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟

مدیریت کارگاه تولیدی به مجموعه فعالیت‌هایی اطلاق می‌شود که به برنامه‌ریزی، هماهنگی، نظارت، کنترل و تصمیم‌گیری درباره منابع و خروجی‌های یک فرایند تولید مربوط است. نحوه مدیریت کارگاه وضعیت کل فعالیت‌های تولیدی اعم از حجم، هزینه و کیفیت تولید را تعیین می‌کند. مدیریت کارگاه یکی از ابعاد مدیریت کسب و کار است که بر فرایند تبدیل ورودی‌ها و مواد خام در یک شرکت به محصولات نهایی تمرکز دارد. این کارکردها با فرایندهایی تخصصی نظیر بازاریابی، فروش، توزیع، مالی و سیستم‌های اطلاعاتی مرتبطند. در مجموع، می‌توانیم بگوییم که مدیریت کارگاه تولیدی:

• در تلاش است تا نیروی انسانی، ماشین‌ها، پول، روش‌ها، مواد و بازار را برای تأمین کردن بهتر نیازهای مصرف‌کننده به خدمت بگیرد.
• هدف اساسی آن تولید محصولات و خدمات با کمیت و کیفیت مناسب، بر اساس برنامه زمانی و با پول بهینه است.
• مدیریت کارگاه، به‌کارگیری سیستم‌ها فناورانه‌ای نظیر ERP و نرم‌افزار تولید و تغییرات نوآورانه را در محیط کار تسهیل می‌کند.
• مدیریت کارگاه مسئول نظارت بر تمامی کارکنان سازمان در فرایندهای مختلف و نظارت بر آن آنان به‌منظور حصول اطمینان از دستیابی به خروجی از پیش برنامه‌ریزی شده است.

اهمیت مدیریت کارگاه تولیدی در چیست؟

• استفاده کردن بهینه از سرمایه و منابع سازمان: مدیریت کارگاه تولیدی طرح استفاده کردن صحیح از منابع و زمان آن را تدوین و ابلاغ می‌کند و اختلاف بین فرایند تولید و خروجی را به حداقل می‌رساند. ارزیابی فرایندهای تولید و توقف تعمیر و نگهداری تضمین می‌کنند که فرایندها به‌طور مؤثری مدیریت می‌شوند و کارایی نیروی کار بهینه است. با اتکا به سیستم‌هایی نظیر نرم‌افزار تولید، عملکرد تولید به‌خوبی هدایت و منجر به محصولاتی باکیفیت، با سرعت تولید زیاد و هزینه کمتر برای هر واحد می‌شود.
• تقویت کردن مزیت رقابتی: مدیریت کارگاه تولیدی می‌تواند ابزار بسیار خوبی برای سازمان‌هایی باشد که در بازار با رقابت مواجه هستند. جریان روان‌تر فرایندها، کارایی را ارتقا می‌دهد و در عین حال، به شرکت امکان می‌دهد تا محصولات و خدماتی باکیفیت ارائه دهد. تکنیک‌های مدیریت کارگاه می‌توانند در زمینه نوآوری مؤثر محصولات جدید نقش ایفا کنند و با بهره‌گیری از اطلاعات روزآمد سیستم‌هایی نظیر ERP، تحقیقات در توسعه محصولات جدید و با کیفیت را تسهیل کنند.
• خطر خرابی محصولات را به حداقل می‌رساند: تهیه نقشه راهی شفاف و گردآوری اطلاعات و مفروضات در مدیریت کارگاه تولیدی به ارزیابی بازار و کاهش احتمال شکست کمک می‌کند. دانستن نیازهای بازار برای کاهش احتمال شکست یک محصول، بسیار کاربردی است.

• طراحی تولید

برنامه‌ریزی تولید فرایندی است که برنامه زمان‌بندی اصلی تولید را مشخص می‌کند. مدیران برای تکمیل کردن این فرایند با استفاده از سیستم ERP یا نرم‌افزار تولید تصمیم می‌گیرند که تولید از کجا شروع شود و با کدام ماشین‌ها یا کدام تأسیسات. همچنین، درباره زمان شروع تولید تصمیم‌گیری می‌کنند. محصولات مختلف با سرعت‌های متفاوتی تولید می‌شوند و ورودی‌های گوناگونی دارند. لذا تصمیم‌گیری درباره زمان بر اساس ترکیب کلی محصول را می‌توانیم به طراحی تولید تعبیر کنیم.

• کنترل تولید

یکی از حوزه‌های تعیین‌کننده در مدیریت کارگاه تولیدی فرایند کنترل تولید است؛ دقیقاً مثل افسر پلیسی در تقاطعی شلوغ، لازم است کارکنان و تجهیزات به‌درستی و به‌هنگام هدایت شوند تا نقششان را برای تکمیل شدن بخشی از کالای نهایی به‌درستی ایفا کنند. نقش نرم‌افزار تولید در این باره می‌تواند فراهم‌سازی استانداردهای کیفیت و الزامات نظارت کردن دقیق بر سرعت تولید در برابر زمان‌های مشخص تولید باشد. نرم افزار تولید استاندارد در این مرحله به ارایه نرم افزارهای جامع و کاربردی می‌پردازد. از نرم افزار برنامه ریزی تولید گرفته تا نرم افزار کنترل کیفیت.

• بهبود فرایند

از کارکردهای اصلی سیستم‌های ERP کمک به مدیریت کارگاه تولیدی برای نظارت و هدایت بهبود مستمر است. بسیاری شرکت‌ها ممکن است از روش‌هایی نظیر تولید ناب (Lean Production) یا Six Sigma برای رسمی‌سازی تلاش‌ها استفاده کنند؛ اما باید توجه کرد که هیچ فرایندی ثابت نیست و مدیریت کارگاه مستلزم تکیه بر اصلاح و تأیید فعالیت‌های مربوط به تجهیزات و نیروی کار است. نرم‌افزار تولید در کنار سیستم ERP سازمان در این حوزه می‌تواند نقش پررنگی داشته باشد. برخی مزایای این‌گونه سیستم‌ها به شرح زیر هستند:

• کمک کردن به متعادل‌سازی کارایی تولید و عملکرد تحویل
• کمک به حداکثرسازی توان عملیاتی در شرایط کمیابی منابع برای افزایش درآمد در کنار ماژول‌های مرتبط
• کمک کردن به همگام‌سازی عرضه با تقاضا در شرایط کاهش موجودی
• فراهم‌سازی دیدی شفاف برای مدیریت کارگاه نسبت به ظرفیت منابع و تولید با داشبوردهای اطلاعاتی
• تصمیم‌سازی برای مدیریت کارگاه جهت تدوین سناریوی مناسب تولید

تعمیر و نگهداری تجهیزات

همان‌گونه که مدیریت کارگاه تولیدی نیاز به نظارت و مربیگری کارکنان برای انجام وظایفشان به‌صورت کارآمد دارد، تجهیزات نیز باید مدیریت شوند. این فرایند، آن‌ها را در شرایط بهینه و آماده به کار نگه می‌دارد. هزینه‌های تعمیر و نگهداری را معمولاً به هزینه تمام‌شده کالاهای نهایی می‌افزایند. لذا اثربخشی کلی تجهیزات بسیار مهم است. مدیریت کارگاه تولیدی باید اجرای موفقیت‌آمیز راهبرد تولیدی شرکت را در زمینه بهره‌برداری صحیح از تجهیزات تضمین کند. این کار به‌کارگیری فناوری‌های خاصی نظیر ERP و نرم‌افزار تولید جهت دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده را در بر می‌گیرد.

چرا استفاده کردن از سیستم‌هایی نظیر نرم‌افزار تولید برای مدیریت کارگاه تولیدی مهم است؟

بدون مدیریت مؤثر فرایندهای مختلف یک سازمان تولیدی در سطوح مختلف، خطا و ناکارآمدی در آن تعمیم می‌یابد. راه‌کارهای سازمانی مؤثری نظیر نرم‌افزار تولید می‌توانند به مدیریت در این زمینه مهم یاری برسانند. آن‌ها با امکانات مختلف، بسیاری از اطلاعات فرایندی را در اختیار مدیریت می‌گذارند و از دوباره‌کاری‌ها جلوگیری می‌کنند. مهم‌ترین دلایل به‌کارگیری چنین سیستم‌هایی در زمینه مدیریت کارگاه تولیدی را می‌توانیم در موارد زیر خلاصه کنیم.

• کاهش هزینه‌های تولید: مدیریت تولید با حداکثرسازی خروجی‌ها و در عین حال، کمینه کردن ورودی‌ها، هزینه لازم را برای تولید کردن محصولات نهایی کاهش می‌دهد. این قابلیت حاصل ماژول‌های سیستم‌هایی نظیر ERP است که می‌تواند برای بهبود حاشیه سود به کار گرفته شود یا ممکن است برای حصول اطمینان از ارتقای مزیت رقابتی سازمان به کار بیاید.
• بهبود شرایط رقابت: حصول اطمینان از این‌که محصولات مناسب، به‌موقع در دسترس باشند و طبق برنامه تحویل شوند به این معنی است که مدیریت کارگاه تولیدی تمامی فرایندهای تولید اعم از اصلی و پشتیبانی را به‌درستی پیش می‌برد.
• تحقق اهداف کسب و کار: مدیریت کارگاه تولیدی به پشتوانه سیستم‌های ERP و نرم‌افزار تولید به تولید کردن کارآمد کالاهای نهایی منجر می‌شود. با توجه به این‌که عوامل مختلفی در زمینه تولید محصولات نهایی باکیفیت دخیل هستند، مدیران به کمک ماژول‌های مختلفِ چنین سیستم‌های می‌توانند رشد کسب و کار، تضمین سرمایه برای بهبود و افزایش رضایتمندی مشتریان را محقق کنند.
• بهبود وجهه برند سازمان: امروزه بسیاری از شرکت‌های تولیدی، تمام یا بخشی از تولیداتشان را مستقیماً طبق نظر و درخواست مشتری (D2C) تنظیم می‌کنند. نقش مهم نرم‌افزار تولید در این فرایند می‌تواند انتقال ویژگی‌های مورد نظر مشتریان هدف به بخش‌های طراحی و کمک به جاری‌سازی آن در سازمان باشد. در نتیجه، با چنین روندی برندسازی بسیار تقویت می‌شود. مدیریت کارگاه تولیدی ِبه‌هنگام به این معنی است که مشتریان متکی به محصولات هستند و می‌توانند از کیفیت و در دسترس بودن آن‌ها مطمئن باشند. در نتیجه، این روش تولید وجهه برند سازمان را بهبود می‌بخشد.
• بهینه‌سازی مصرف منابع: مدیریت کارگاه به این معنی است که نیروی کار، تجهیزات و منابع دخیل در تولید، بهینه می‌شوند. چنین قابلیتی می‌تواند سطح ضایعات را در سازمان کاهش دهد و محیطی مثبت و متعادل برای کارکنان ایجاد کند. مدیریت کارگاه با گزارش‌گیری پویا و آنی از سیستم‌های ERP می‌تواند با تأکید بر تعادل کار و زندگی و ابتکارات سبز جهت کاهش تولید کربن، گام مؤثری را در راستای استفاده کردن بهینه از منابع سازمانی بردارد.

استفاده کردن از نرم‌افزار تولید چه مزایایی می‌تواند برای سازمان داشته باشد؟

• مبتنی بر ابر بودن: امروزه راه‌کارهای نرم‌افزاری در حوزه مدیریت کارگاه تولیدی مبتنی بر ابر هستند. یعنی این‌که تولیدکنندگانی که از این پلتفرم‌ها استفاده می‌کنند نیازی به زیرساخت‌های سنگین یا سیستم‌های فناوری اطلاعات برای استقرار آن‌ها ندارند. این قابلیت نرم‌افزار تولید به‌ویژه برای کسب و کارهای کوچک و متوسط (SMB) بسیار مهم است؛ چرا که در آن‌ها ممکن است مهارت‌های داخلی IT زیاد نباشد و نتوانند از عهده سیستمی سنتی در سطح سازمانی برآیند. همچنین، به این معنی است که شرکت‌ها همیشه به به‌روزترین نسخه نرم‌افزار دسترسی خواهند داشت. این ویژگی به‌ویژه در سیستم‌های ERP نیاز به ارتقای پرهزینه و زمان‌بر دوره‌ای سیستم را از بین می‌برد.
• شهودی و کاربرپسند بودن: نرم‌افزار تولید با بهره‌گیری از داشبوردهای دیداری، کشویی و ویژگی‌های کشیدن و رها کردن برای ساده‌سازی کارها، کاربرپسندتر است. در مواردی از این دست منطق مبتنی بر ضوابط می‌تواند تمامی وظایف سیستم را خودکار کند تا نیاز به نظارت دستی نباشد. ازآنجایی‌که داده‌های مربوط به تحلیل مدیریت کارگاه تولیدی معمولاً به‌صورت آنی تهیه می‌شوند، حوزه‌های عملکردی سیستم بهینه هستند. پلتفرم‌های دیداری و کاربرپسند ماژول‌های مختلف سیستم‌هایی نظیر ERP زمان آموزش و هزینه‌های مرتبط با منحنی‌های یادگیری را کاهش می‌دهند.
• تحلیل: نرم‌افزار تولید از تحلیل عمیق برای خودکارسازی و تولید نماهای دقیق‌تر درباره گردش کار و کل عملیات تولید استفاده می‌کند. این کار شامل گزارش طبقه مغازه، نیروی کار، بارگیری تجهیزات و موارد دیگر است. این سیستم‌ها صورتحساب‌های مواد (BOM) را با مسیریابی تولید همسو می‌کنند و از داده‌های آنی عملکرد تولید برای حفظ پایبندی به استانداردها استفاده می‌کنند. مدیریت کارگاه تولیدی با به‌کارگیری چنین سیستم‌هایی می‌تواند به‌صورت آنی و با داده‌هایی دقیق تصمیم‌گیری کند.
• قابلیت همکاری: یکی از موانع سنتی برای مدیریت کارگاه، وجود داده‌های انباشته بود. با توجه به این‌که هر بخش اصلی و بخش پشتیبانی مربوطه سیستم و نرم افزار خودش را برای مدیریت داده‌ها داشت، اطلاعات قابل دسترسی به‌صورت آنی و روزآمد نبودند. لذا قبل از این‌که بتوانیم در سطوح بالاتر بر روی آن‌ها کار کنیم باید با هم تطبیق داده می‌شدند. امروزه نرم‌افزار تولید می‌تواند با سایر برنامه‌های موجود یکپارچه شود. این ویژگی به چنین سیتمی امکان می‌دهد تا به بخشی از اکوسیستمی سراسری برای مدیریت کارگاه تبدیل شود. در سیستم‌های نظیر ERP جریان آنی و ادغام داده‌های حاصل از تولید را می‌توانیم به سیستم‌های مالی، سیستم‌های صورت‌حساب، مدیریت کیفیت و موارد دیگر مرتبط کنیم تا یکپارچه‌سازی و تجسم جامع‌تری از تولید و تأثیر کلی آن بر کسب و کار حاصل شود.
• قابل تنظیم بودن: چابکی و انعطاف‌پذیری در بازارهای رقابتی امروز مهم هستند. نرم‌افزار تولید قابل تنظیم است و به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا صرفاً از قابلیت‌هایی استفاده کنند که لازمشان دارند. از این ویژگی می‌توانید به‌ویژه برای تولید استفاده کنید؛ اما برای ترکیب ماژول‌های CRM، کنترل موجودی، مدیریت زنجیره تأمین و تدارکات نیز انعطاف‌پذیر و چابک است. چنین سیستم‌هایی برای مدیریت کارگاه تولیدی در شرکت‌های کوچک و متوسط بسیار مناسب هستند؛ چرا که کارکنان آن‌ها غالباً وظایفی را در چندین بخش یا حوزه عملکردی انجام می‌دهند و به یک نرم‌افزار تولید مرتبط با مجموعه بزرگ‌تری از عملکردها نیاز دارند.

نتیجه‌گیری

در مدیریت کارگاه تولیدی، اصول مدیریت کسب و کار را به کار می‌گیرند تا مطمئن شوند که کل سازمان، روان و کارآمد به کارش ادامه می‌دهد. این کار نه‌تنها به ورودی‌های مستقیم فرایند تولید مربوط است بلکه به مسئولیت خدماتی ربط دارد که ممکن است همراه با تولید ارائه شوند؛ مثل خدمات مشتری. به کمک سیستم‌هایی نظیر ERP یا نرم‌افزار تولید، وظایف مدیریت کارگاه با دقت و سرعت بیشتری انجام می‌شوند. بسیاری از این وظایف مستلزم داشتن اطلاعاتی دقیق درباره بخش‌های مختلف سازمان هستند که با سیستم‌های مذکور در دسترس قرار می‌گیرند. نرم‌افزار تولید با در اختیار گذاشتن روزآمدترین اطلاعات در قالب‌های دیداری و شماتیک، مبنای بسیاری از تصمیم‌گیری‌ها در حوزه مدیریت کارگاه است. این سیستم‌ها برای هر بخشی از سازمان پیکربندی ویژه‌ای دارند.

منابع

• https://www.myaccountingcourse.com/accounting-dictionary/production-management
• https://jobs.icaew.com/article/management-accountant-what-is-the-role-and-what-are-you-expected-to-do/
• https://www.mrpeasy.com/production-management/
• https://www.planettogether.com/blog/five-types-of-production-planning
• https://www.ecount.com/my/ecount/product/production_overview
• https://www.mygreatlearning.com/blog/production-management-functions/
• https://learn.financestrategists.com/explanation/manufacturing-accounts/a-manufacturing-business/