نرم افزار حسابداری تولید

نرم افزار حسابداری تولید دسترسی مدیران کسب و کارهای تولیدی را به اطلاعات مالی به‌صورت آنی فراهم می‌کند. این نوع تولید و تبادل نظام‌مند اطلاعات هم از نظر ارزیابی عملکرد سازمان مهم است و هم از منظر تدوین راهبردهای آتی. نگاهی به وظایف و مزایای این سیستم‌ها اهمیت آن‌ها را برای موفقیت انواع مختلف کسب و کارها روشن‌تر می‌کند. اما محصولات نرم‌افزاری بسیار متنوعی در بازار عرضه شده‌اند از جمله نرم افزار حسابداری صنعتی. با چه معیارهایی می‌توانیم مناسب‌ترین سیستم را برای کسب و کارمان انتخاب کنیم؟ چه امکاناتی سیستم‌هایی نظیر نرم افزار ERP تیم‌یار را از سایر محصولات این حوزه متمایز می‌کنند؟ برای یافتن پاسخ جامعی به این سؤالات و اطلاعاتی کاربردی درباره این سیستم‌ها با ما همراه باشید. با مرور کردن ادامه این مطلب:

• کارکردهای اصلی نرم افزار حسابداری تولید را در سازمان می‌شناسید
• معیارهایی را برای شناسایی کردن نرم افزار حسابداری تولیدی مناسب برای کسب و کارتان به دست می‌آورید
• با چگونگی ارزش‌آفرینی این سیستم در سازمانتان آشنا می‌شوید 
• اهمیت این نرم‌افزار را در زمینه ارزیابی عملکرد و سیاست‌گذاری تولید درک می‌کنید.

به چه عملیاتی در سازمان‌های تولیدی حسابداری تولید می‌گویند؟

حسابداری تولید به مجموعه‌ای از فرآیندهای مدیریت تولید و موجودی کالا اطلاق می‌شود که برای نظارت بر هزینه‌های محصولات تولیدی و کنترل کردنشان به کار می‌روند. این فرآیندها عمدتاً به روش‌های حسابداری بهای تمام شده، ارزیابی موجودی و هزینه‌یابی تولید مربوط می‌شوند. مهم‌ترین معیارهایی که در عملیات حسابداری تولید در نظر گرفته می‌شوند، هزینه کل تولید، سربار ساخت، بهای تمام شده کالای تولید شده (COGM: Cost of Goods Manufactured) و بهای تمام شده کالای فروش رفته (COGS: Cost of Goods Sold ) هستند. اجرای دقیق و صحیح فرآیندهای این نوع حسابداری با شرایط زیر محقق می‌شود:

• ارتقای دانش مالی
• انتخاب کردن راهبرد مناسب حسابداری
• بودجه‌بندی واقع‌بینانه
• مدیریت جریان وجوه نقد سازمان و
• انتخاب کردن نرم افزار حسابداری تولید مناسب.

در حسابداری تولید بر چه اصولی تأکید می‌کنند؟

• بودجه و سرمایه‌گذاری واقع‌بینانه را جدی بگیرید: تنظیم کردن بودجه هزینه در ابتدای دوره مالی می‌تواند کمک بزرگی در زمینه اهرم ‏‏ریسک و مدیریت سرمایه‌گذاری به مدیران بکند. بودجه باید همواره به‌وسیله متخصصان این کار تعیین شود و بر مبنای آگاهی کامل ‏‏نسبت به سابقه عملکرد مالی سازمان و نیز تحلیل بازار تنظیم شود. به همین ترتیب، هرگونه سرمایه‌گذاری در ‏‏مقیاس بزرگ باید از مجرای تحلیلی دقیق، امکان‌سنجی و نرخ بازگشت سرمایه (ROI: Return on Investment) انجام شود.
• همواره وجوه نقد را تحت کنترل داشته باشید: به امکانات مربوط به این اصل در طراحی نرم افزار حسابداری تولید توجه ویژه‌ای شده است. هزینه‌های غیرمنتظره ممکن است به‌طور ناگهانی در فضای تولید ‏‏امروزی به وجود آیند. اگر تمام وجوه نقد شرکت در قالب دارایی‌ها یا موجودی مواد باشد، عدم واکنش مناسب به شرایط اضطراری یا ‏‏فرصتی تجاری، محتمل خواهد بود و چنین وضعیتی می‌تواند آسیب مالی جدی به کسب و کارتان وارد کند. بنابراین مدیران باید نگاهی راهبردی نسبت به پرداخت‌ها و هزینه‌ها داشته باشند.
• کنترل کردن موجودی مواد را به‌عنوان فرصت در نظر بگیرید: داشتن میزان بهینه موجودی نه تنها از تمرکز غیرضروری وجوه نقد سازمان در انبارها جلوگیری می‌کند، بلکه هزینه‌های ‏‏سربار را کاهش می‌دهد و ضایعات را به حداقل می‌رساند. در نتیجه، از کارکردهای اصلی نرم افزار حسابداری تولید بهینه‌سازی موجودی است.
• از نرم افزار حسابداری تولید متناسب با کسب و کارتان استفاده کنید. مدیریت کردن حسابداری تولید به‌صورت دستی ممکن ‏‏است با خطا و صرف زمان و انرژی زیادی همراه باشد. سیستم حسابداری تولید به‌گونه‌ای طراحی شده است که ‏‏عمده امور حسابداری را خودکار می‌کند و می‌تواند بینش مالی و کارایی مدیریت موجودی را تا حد ‏‏زیادی ارتقا دهد. منظور از سیستم مناسب چیزی بسیار فراتر از محاسبه کردن معیارهای هزینه‌ای و گزارش‌دهی است. چنین نرم‌افزاری می‌تواند تحلیل کردن روندها را بسیار آسان کند، پیش‌بینی هوشمندانه داشته باشد و حسابداری تولید را طبق ‏‏استانداردها و الزامات تعیین شده پیش ببرد. در این راستا توصیه می‌کنیم که نرم‌افزاری را به کار ببرید که به خوبی بتواند با راهکارهای سازمانتان در زمینه مدیریت تولید و موجودی ترکیب شود و با آن‌ها تبادل اطلاعات کند.‏

نرم افزار حسابداری تولید چیست و چه نقشی در سازمان بر عهده دارد؟

این نرم‌افزار فرآیندهای مدیریت موجودی و تولید را با بهره‌گیری از تکنیک‌هایی خاص مکانیزه می‌کند تا نظارت بر هزینه‌ها به شکل کارآمدتری صورت گیرد. مجموعه امکانات این سیستم بینش دقیقی را نسبت به عملکرد مالی فعالیت‌های تولید ایجاد می‌کند و در نتیجه، کارایی عملیاتی و کیفیت کنترل‌ها را ارتقا می‌دهد. البته نرم افزار حسابداری تولید باید در قالب سیستم‌هایی نظیر ERP به‌طور صحیح با سیستم مدیریت کل موجودی ترکیب شود تا از ایجاد داده‌های تکراری جلوگیری کند و شفافیت و کارایی را بهبود بخشد. نقش این سیستم را باید در ارتباط با رفع معضلات زیر در سازمان‌ها بجوییم:

• تیم مالی کسب و کار وظایف حسابداری را به‌طور اثربخشی انجام نمی‌دهد یا ابزارهای مناسب این کار را ندارد.
• عملکرد مالی سازمان شفافیت لازم را ندارد؛ یعنی این‌که هیچ راهی برای شناسایی کردن حوزه‌های عملکردی بهبودیافته یا مخاطرات احتمالی نیست.
• ورودی‌ها و خروجی‌های فرآیندهای تولید به‌صورت صحیح یا کلاً ثبت نمی‌شوند تا مدیران کسب و کارها را به تصمیم‌گیری‌های اصولی سوق دهند و این وضعیت یعنی واگذار کردن سرنوشت سازمان به شانس.

برای نرم افزار حسابداری تولید چه کارکردهایی می‌توانیم قائل شویم؟

با توجه به آنچه که درباره چیستی و ویژگی‌های این نرم‌افزار برشمردیم، مهم‌ترین کارکردهای آن را برای کسب و کارها می‌توانیم در موارد ذیل خلاصه کنیم.

• حسابداری تولید عمدتاً برای سنجش تمامی فرآیندهایی طراحی شده است که در یک کارخانه یا تأسیسات تولیدی رخ می‌دهند؛ مثلاً مواردی نظیر این‌که:
• هزینه تولید هر محصول فروخته شده برای سازمان چقدر است؟
• ساختار هزینه‌های تولید چگونه است؟
• سود سازمان از تولید چقدر است؟
• نرم افزار حسابداری تولید را بیشتر باید به فرآیندهای داخلی مدیریت کسب و کار مربوط بدانیم که با هدف تصمیم‌گیری اصولی‌تر درباره بودجه‌بندی، کنترل هزینه، تحلیل محدودیت، حاشیه سود و... انجام می‌شوند.
• یکی از کارکردهای این سیستم، ارزیابی موجودی است که معمولاً برای اهداف مالیاتی و طبق الزامات قانونی محلی صورت می‌گیرد. با وجود این، می‌توانیم بگوییم که انجام دادن این نوع حسابداری به کمک نرم‌افزار مستلزم تطبیق‌دهی با استانداردها و رویه‌های مالی از جمله اصول پذیرفته شده حسابداری (GAAP: Generally Accepted Accounting Principles) یا استانداردهای بین‌المللی گزارشگری مالی (IFRS: International Financial Reporting Standards) نیست.
• نرم افزار حسابداری تولید می‌تواند داده‌های حسابداری را به‌صورت خودکار و در قالب گزارش‌های قابل استفاده گردآوری کند. این عملیات در انواع مختلف سازمان‌ها اعم از کوچک، متوسط و بزرگ قابل انجام هستند و به ساده‌سازی فرآیندها و ایجاد بینش عملیاتی عمیق‌تر کمک می‌کنند.

چرا نرم افزار حسابداری تولید برای کسب و کارها مهم است؟

• این نرم‌افزار تصویری واقعی از فرآیندهای اصلی سازمان فراهم می‌کند تا صاحبان کسب و کارها از سلامت مالی ‏‏فعالیت‌های تولید مطمئن شوند.
• چنانچه این سیستم به درستی انتخاب شود می‌تواند اطلاعات دقیقی را درباره تمامی هزینه‌های عملیاتی سازمان فراهم کند تا مدیران بتوانند تصمیمات آگاهانه‌ای در خصوص چگونگی ‏‏افزایش درآمد و سودآوری بگیرند.
• این نرم‌افزار با ساده‌سازی یکی از فرآیندهای داخلی مدیریت کسب و کار یعنی حسابداری تولید، به مدیران کمک می‌کند تا عملکرد مالی ‏‏‏‏‏یک عملیات تولیدی را کنترل و ارزیابی کنند. بنابراین، تمرکز اصلی نرم افزار حسابداری تولید بر ردیابی و کنترل کردن معیارهای مختلف هزینه‌‏‏‌محور تولید است.
• برای تصمیم ‏‌گیرندگان سازمان‌ها ضروری است که درک صحیحی نسبت به داده‌های مالی داشته باشند؛ لذا ‏یکی از بخش‌های مهم نرم افزار حسابداری تولید امکان ایجاد گزارش‌های متنوع درباره فرآیندهای مختلف تولید است تا مدیران سازمان بر اساس آن‌ها بتوانند تصمیمات تجاری آگاهانه‌تری بگیرند.

با توجه به موارد فوق، چه دلایلی به‌کارگیری نرم افزار حسابداری تولید را برای کسب و کارها توجیه می‌کنند؟

سازمان‌ها برای دستیابی مستمر به اطلاعات روزآمد و مدیریت کردن به‌هنگام وظایف حسابداری به این سیستم نیاز دارند. در واقع، چنین نیازی را می‌توانیم با در نظر گرفتن مزایای زیر برآورده کنیم.‌ این مزایا کمک می‌کنند تا جنبه‌های مختلف عملکرد حسابداری تولید ساده شوند.

• ارتقای بهره‌وری

نرم افزار حسابداری تولید کمک می‌کند تا مدیران بتوانند سطح بهره‌وری را در کسب و کارشان بهتر کنند. کارکنانی که عملیات حسابداری تولید را به کمک نرم‌افزار انجام می‌دهند این کار را به شیوه‌ای نظام‌مند و کارآمد پیش می‌برند. از طرفی، مدیران می‌توانند وظایف خاصی را به‌منظور ارتقای بهره‌وری هر یک از کارکنان تعریف کنند. لذا می‌توانیم این سیستم را دارایی مهمی بدانیم که می‌تواند عملیات روزانه بخش حسابداری تولید سازمان را بهبود بخشد.

• گزارش‌گیری آنی

گزارش‌های واقعی می‌توانند سیاست‌های کاری سازمان‌ها را دگرگون کنند. علل بسیاری از شکست‌های کسب و کارها در برنامه‌های تولیدشان یا محقق نشدن اهداف از پیش تعیین شده را باید در اطلاعات غیرواقعی، ناقص یا منقضی‌شده بجوییم. نرم افزار حسابداری تولید امکاناتی دارد که به ساده‌ترین شکل ممکن تصمیم‌سازی اصولی را بر اساس واقعیت‌های موجود برای تصمیم‌گیرندگان کسب و کارها فراهم می‌کند.  

• صرفه‌جویی در زمان

یکی از نتایج بهبود بهره‌وری، صرفه‌جویی در زمان است و تأثیر آن می‌تواند برای عملیات سازمان مهم باشد. به کمک نرم افزار حسابداری تولید می‌توانید عملیات را تسهیل کنید و از مزایای اتوماسیون بهره‌مند شوید. در این سیستم بسیاری از داده‌ها از سایر سیستم‌های سازمانی دریافت می‌شوند و نیاز به ورود اطلاعات به حداقل رسیده است. چنین قابلیتی در سیستم‌هایی نظیر تیم‌یار کمک می‌کند تا پروژه‌های تولید سریع‌تر پیش بروند و به‌موقع انجام شوند. این شرایط نتایج کلی کار سازمان را ارتقا می‌دهند.

• تحلیل و پیش‌بینی

با استفاده از نرم افزار حسابداری تولید می‌توانید وضعیت جریان وجوه نقد و افزایش یا کاهش مطالبات سازمانتان را برآورد و راهبرد اثربخشی برای آن تدوین کنید. این کار احتمالاً فرصت‌های جدیدی را برای کسب و کارتان فراهم خواهد کرد.

• ارتقای دقت عملیات

داشتن سوابقی دقیق و روزآمد درباره امور مالی تولید برای نظارت بر پیشرفت و عملکرد کسب و کارتان حیاتی است. به کمک این سیستم می‌توانید جنبه‌هایی از حسابداری تولید را ساده و دقیق کنید که مستعد خطاهای انسانی هستند. بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری تولید، محاسبات مالی را در هنگام وارد کردن داده‌ها، به‌طور خودکار و سریع انجام می‌دهند و پیچیدگی این کار را برای کاربران کم می‌کنند.

• توسعه کسب و کار

به کمک نرم افزار حسابداری تولید می‌توانید بودجه و وجوه سازمانتان را همواره مدیریت کنید. با امکانات تحلیلی این سیستم می‌توانید نیازهای مالی کسب و کارتان را پیش‌بینی و در هر زمان بودجه را تنظیم کنید. به عبارت دیگر، این سیستم سازمان‌ها را سریع‌تر از رقبایشان در مسیر رشد هدایت می‌کند.

• انعطاف‌پذیری

با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید امور مالی تولید را در هر زمان و از هر مکانی مدیریت کنید.

• امنیت

امنیت یکی از ویژگی‌های ضروری هر راهکار سازمانی است. در نرم‌افزارهای حسابداری تولید از ساز و کارهای مختلفی برای محافظت کردن از داده‌ها کمک می‌گیرند. تکنیک‌های حفاظت از داده‌ها از جمله روش‌های رمزگذاری باعث می‌شوند تا داده‌های مالی کسب و کارتان همواره امن و مطمئن بمانند. این قابلیت را باید از مزایای مهم نرم افزار حسابداری تولید به حساب آوریم.

چرا کسب و کارها به رویکرد سیستمی برای حسابداری تولید روی آورده‌اند؟

شرکت‌ها از نرم افزار حسابداری تولید برای ‏صرفه‌جویی کردن در زمان استفاده می‌کنند. این دستاورد با خودکارسازی و ساده‌سازی ثبت، مدیریت، گزارش‌دهی و به‌اشتراک‌گذاری داده‌های ‏حسابداری و مالی حاصل می‌شود. کسب و کارها با استفاده کردن از نرم‌افزار مناسب می‌توانند بسیاری از ‏تراکنش‌های بدهی‌ها و مطالبات، موجودی کالا، حقوق و دستمزد کارکنان و گزارش‌های مالی را خودکار کنند.‏ از جمله دلایلی که باعث می‌شوند تا کسب و کارها به سیستم حسابداری تولید ‏روی بیاورند، عبارتند از:

• امکان برنامه‌ریزی کردن خودکار پرداخت‌ها و یادآوری‌های مربوط به صورتحساب‌ها
• افزایش دقت در ورود داده‌ها و به حداقل رساندن خطاها
• وارد کردن خودکار داده‌های تراکنش‌ها مستقیماً در حساب‌ها
• امکان گزارش‌گیری دقیق مالی از جمله هزینه‌های تولید و سفارشی‌سازی آن
• امکان بررسی کردن وضعیت موجودی سازمان

کسب و کارها از نرم افزار حسابداری تولید برای حذف کردن کارهای دستی و زاید استفاده می‌کنند و در نتیجه به کارکنانشان ‏امکان می‌دهند تا بر وظایف مهم‌تری تمرکز کنند که ارزش‌آفرینی بیشتری برای کل کسب و کار دارند.

ترکیب کردن سیستم‌های تولید با نرم‌افزارهای حسابداری چه مزایایی دارد؟

اکثر سازمان‌ها در هنگام انتخاب کردن نرم افزار حسابداری تولید معمولاً سیستم‌های تولیدی و حسابداری جداگانه‌ای دارند یا این‌که مدیران آن‌ها به این نتیجه رسیده‌اند که باید قابلیت جدیدی را در زمینه مدیریت امور مالی تولید به سیستم‌هایی نظیر ERP بیفزایند. در این حالت، می‌توانند دسترسی آنی به داده‌ها و تحلیل کردن آن‌ها را به‌صورت کارآمدتر محقق کنند. بنابراین، ایده سیستم‌های یکپارچه تولید و حسابداری مزایایی را فراهم می‌آورد که هر یک از این سیستم‌ها به تنهایی نمی‌توانند آن‌ها را به‌طور کامل تأمین کنند. در ادامه به برخی از چنین مزایایی اشاره می‌کنیم.

• سادگی

نرم افزار حسابداری تولید در کنار ماژول‌های سیستم ERP رویکرد ساده‌تری را برای مدیریت کردن روزانه کسب و کارتان فراهم می‌کند. در نتیجه، انتخاب کردن سیستمی مناسب می‌تواند به اتوماسیون کسب و کارهای تولیدی کمک کند. با ساده‌سازی فرآیندها به این روش می‌توانید نظارت بهتری بر بسیاری از فعالیت‌های تولید داشته باشید؛ از طراحی و توسعه گرفته تا امور مالی، فروش و تحویل.

• هزینه‌یابی دقیق‌تر

با دسترسی داشتن به تمامی داده‌های لازم از طریق تبادل اطلاعات نرم افزار حسابداری تولید با سایر سیستم‌های سازمانی می‌توانید هزینه‌ها را دقیق‌تر محاسبه کنید. این راهکار، اتوماسیونی فراهم می‌کند و از طریق آن برخی فرآیندها را کاملاً خودکار پیش می‌برد؛ مانند صدور صورتحساب به‌صورت خودکار به محض ارسال کالا. همچنین، محاسبات و پیش‌بینی‌های دقیق کمک می‌کنند که به‌صرفه‌تر تولید کنید و به کمک روند کارآمد گزارش‌گیری و تحلیل، مسائل بالقوه را به آسانی شناسایی کنید.

• سازگاری بهتر

چگونگی پاسخگویی به شرایط متغیر بازار راز ماندگاری کسب و کارها در شرایط مختلف است. با به‌کارگیری سیستم‌هایی نظیر حسابداری تولید تیم‌یار می‌توانید در صورت لزوم کسب و کارتان را سریع‌تر با شرایط محیطی تطبیق دهید. وقتی که وضعیت آن را از نمایی 360 درجه زیر نظر بگیرید، پیش‌بینی کردن روندها برایتان آسان‌تر می‌شود و فرصت‌های جدید را با سرعت بیشتری می‌توانید شناسایی کنید.

• حفظ مشتریان

رضایت‌مندی مشتریان هدف اصلی هر کسب و کار است. با به‌کارگیری نرم افزار حسابداری تولید، کنترل بیشتری بر موجودی، فرآیندهای تولید و وظایف حسابداری سازمانتان خواهید داشت؛ در نتیجه، کسب و کارتان فعال‌تر و کارآمدتر خواهد بود. تیم‌های فروش و حتی خدمات پس از فروش سازمان نیز می‌توانند تمامی فعالیت‌هایشان را به‌صورت متمرکز مدیریت کنند و کارایی و اثربخشی را در زمینه ارتباط با مشتریان ارتقا دهند.

• بهبود توانایی تصمیم‌گیری راهبردی

مدیران کسب و کارها با داشتن دیدی جامع نسبت به سراسر فرآیندهای سازمانی می‌توانند تصمیماتی آگاهانه‌تر بگیرند. بنابراین، نرم افزار حسابداری تولید در کنار سایر سیستم‌های سازمان برای تصمیم‌گیری دقیق و به‌هنگام کمکتان می‌کند که در نهایت به سودآوری بیشتر منجر می‌شود. شاید تأثیر این سیستم را بتوانیم در کاهش وابستگی تصمیم‌گیران به داده‌های دستی یا مستقل بدانیم که می‌تواند به بهتر شدن فرآیندهای تولید کمک و از خطاها و اتلاف‌ها جلوگیری کند.

• کاهش هزینه های اجرایی و عملیاتی

نرم افزار حسابداری تولید در کنار سیستم‌های ERP می‌تواند هزینه‌های عملیاتی و اداری سازمان را کاهش دهد؛ زیرا نمای کلی دقیق‌تری از گردش کار تولید فراهم می‌کند. با این نرم‌افزار، موجودی را بهتر کنترل می‌کنید و دوباره‌کاری‌ها را از بین می‌برید.

برای انتخاب کردن نرم افزار حسابداری تولید مناسب به چه نکاتی باید توجه کنیم؟

فرآیند حسابداری تولید فارغ از اندازه و شرایط کاری سازمان‌ها عملیاتی پیچیده است. بنابراین، باید معیارهای دقیقی را در نظر بگیرید تا بر اساس آن‌ها بتوانید مناسب‌ترین سیستم را برای این کار انتخاب کنید‌؛ مثل موارد زیر:

• امکان چندین ورود به سیستم با تعریف کردن سطوح دسترسی مختلف
• امکان دسترسی به نرم افزار حسابداری تولید از خارج سازمان
• پشتیبانی فنی مطلوب و در دسترس عرضه‌کننده
• کاربرپسند بودن سیستم 
• ارائه دادن آموزش‌های لازم در خصوص سیستم به دست‌اندرکاران سازمان.

 غیر از موارد عمومی فوق، لازم است برخی شرایط خاص را نیز در نظر بگیرید. در ادامه به برخی از مهم‌ترین معیارهای انتخاب کردن این نرم‌افزار اشاره می‌کنیم.

• هدفتان را از به‌کارگیری سیستم مشخص کنید.

ممکن است با امکانات حداقلی نرم افزار حسابداری تولید کارتان راه بیفتد؛ اما شاید بخواهید جهت ارزش‌گذاری صحیح محصولات نهایی از نرم‌افزاری کمک بگیرید که محاسبات مربوط به مواد اولیه، پردازش سفارش‌ها و هزینه‌‏‏های تولید هر محصول را نیز محاسبه می‌کند. لذا در وهله نخست باید هدف و انتظارتان را از چنین سیستمی ترجیحاً بر روی کاغذ بیاورید تا به ذهنیتتان درباره چگونگی انتخاب کردن این نرم‌افزار نظم بدهید.‏

• بین امکانات پایه و پیشرفته نرم افزار تصمیم بگیرید.

بهتر است با تنظیم کردن فهرست ابزارهای مورد نیازتان شروع کنید تا بتوانید «موارد ضروری» را از «امکانات افزوده» نرم افزار حسابداری تولید تفکیک کنید.‏ البته عمده محصولات نرم‌افزاری در زمینه حسابداری تولید امکانات استانداردی نظیر ردیابی صورتحساب‌ها و وارد کردن ‏فیدهای بانکی را دارند. دسته‌بندی خودکار تراکنش‌های بانکی و امکان رصد کردن آنی وضعیت وجوه نقد نیز از سایر قابلیت‌های این سیستم هستند. لذا چنانچه در پی رها شدن از کارهای تکراری روزمره هستید، این امکانات استاندارد به کارتان می‌آیند. اما حسابداری کسب و کارهای تولیدی احتمالاً به امکاناتی پیشرفته‌تر نیز نیاز دارد، به‌ویژه اگر ابزارهایی را برای ارزیابی موجودی لازم داشته باشید.

• به امکانات مدیریت موجودی در نرم افزار حسابداری تولید توجه کنید.

در کنار ابزارهای ارزش‌گذاری موجودی می‌توانید امکانات کلی‌تری مثل مدیریت موجودی را انتخاب کنید. در این‌صورت می‌توانید هر محصول را به‌طور جداگانه ردیابی کنید، از تعداد ‏محصولات موجود در انبار و محل قرارگیری آن‌ها مطلع شوید و هشدارهایی را تنظیم کنید ‏تا از کم شدن موجودی کالای خاصی باخبر شوید. با چنین قابلیتی از ‏هزینه‌های غیرضروری ذخیره‌سازی مواد خواهید کاست.

• نرم افزار حسابداری تولید را با تأکید بر مدیریت سفارش‌ها انتخاب کنید.

سیستم‌های حسابداری تولید جدید این امکان را فراهم می‌کنند تا سفارش‌ها را از لحظه ایجاد شدنشان پیگیری ‏کنید. در نتیجه می‌توانید زمان پرداخت آن‌ها را کنترل و تراکنش‌های مربوطه را به‌طور خودکار در ‏حساب‌های دفتر کل ثبت کنید. این امکانات کاربران سازمان را از ابزار جداگانه مدیریت سفارش و ساعات کار مازاد برای نگهداری آن بی‌نیاز می‌کند.

• چنانچه مدیریت کردن دارایی‌ها برایتان مهم است، نرم‌افزار مجهز به ابزار آن را برگزینید.

این امکانات ابزار مفیدی برای ردیابی کردن دارایی‌ها و حصول اطمینان از صحیح بودن ‏محاسبات مربوط به استهلاک است. همچنین، به تعیین کردن دقیق محل دارایی‌ها در چرخه عمرشان کمک می‌کند؛ لذا می‌توانید سرمایه‌گذاری‌های آینده سازمانتان بر دارایی را طبق ارزیابی‌های نرم افزار حسابداری تولید برنامه‌ریزی کنید.‏

• ابزار گزارش‌گیری سیستم را بررسی و از کاربردی بودنش مطمئن شوید.

با استفاده از ابزارهای داخلی تحلیل و ‏گزارش نرم‌افزار مذکور می‌توانید روندها و زمینه‌های بهبود جنبه‌های مختلف عملیات کسب و کارتان را شناسایی کنید؛ از جمله: فرآیندهای تولید، اقلام محصول، درآمدهای فروش و هزینه‌های عملیاتی. شاید بهتر باشد که سیستمی را انتخاب کنید که الگوهای آماده گزارش‌دهی قابل تنظیم داشته باشد تا مطمئن ‏شوید که می‌توانید آن‌ها را با نیازهای سازمانتان سازگار کنید.

• به قابل دسترس بودن نرم افزار حسابداری تولید از موقعیت‌های مکانی مختلف دقت کنید.

چنانچه کسب و کاری با شعب محلی و در نقاط جغرافیایی مختلف دارید، بهتر است سیستمی را انتخاب کنید که خدمات لازم را به هر مکان به‌طور جداگانه ارائه دهد و در عین حال، ‏گزارش آن‌ها را برای فراهم‌سازی نمایی کلی درباره کسب و کار ترکیب کند.

• برای صرفه‌جویی بیشتر در کار و زمان می‌توانید امکانات حقوق و دستمزد را در نظر بگیرید.

قابلیت انجام دادن عملیات و محاسبات حقوق و دستمزد در نرم افزار حسابداری تولید باعث می‌شود تا از کپی کردن داده‌ها و انتقالشان از یک ‏سیستم به سیستم دیگر جلوگیری شود. بنابراین، محصولی با امکان به‌روزرسانی خودکار انتخاب کنید تا آخرین تغییرات قوانین حقوق و دستمزد و مالیات را به‌طور خودکار در محاسبات این بخش اعمال کند.

• در زمینه تخصص مالی سرمایه‌گذاری کنید.

باید مطمئن شوید که افرادی بااستعداد و توانمند را برای تیم مالی سازمانتان و کار با سیستم استخدام کرده‌اید. افرادی که به فرآیندهای حسابداری تولید کسب و کارتان ارزش‌آفرین باشند. همچنین، لازم است که محیطی با زمینه یادگیری مستمر برای این افراد فراهم کنید تا نقششان را به درستی بشناسند و در آن کاملاً متبحّر شوند. 

چرا امروزه عرضه‌کنندگان عمدتاً بر استفاده کردن از نرم افزار حسابداری تولید مبتنی بر ابر تأکید می‌کنند؟

سیستم مبتنی بر ابر در مقابل نرم‌افزار محلی تعریف می‌شود؛ یعنی سیستمی که نیاز به استقرار تجهیزات سخت‌افزاری در سازمان ندارد و معمولاً تحت وب اجرا می‌شود. سیستم‌های محلی معمولاً بر روی شبکه‌ای محلی اجرا می‌شوند و نیاز به فضای فیزیکی اختصاصی برای قرارگیری تجهیزات مربوطه دارند؛ مثل سیستم ERP که ماژول‌های جداگانه‌ای برای امور مالی، برنامه‌ریزی، تولید، منابع انسانی و ... دارد و سرورها و تجهیزات فنی مختص آن توسط سازمان تأمین می‌شوند. ‏اما مرور کردن مهم‌ترین مزایای نرم افزار حسابداری تولید مبتنی بر ابر به شرح زیر شاید نقاط تمایز آن را روشن‌تر کند. 

• عدم نیاز به سرمایه‌گذاری اضافی برای تأمین کردن سخت‌‏افزار سیستم و در نتیجه، هزینه بسیار کمتر برای استقرار آن در سازمان
• پشتیبان‌گیری خودکار اطلاعات
• به‌روزرسانی خودکار نرم‌افزار بدون اختلال در فرآیندهای کسب و کار
• امکان دسترسی به نرم‌افزار با تلفن همراه یا از راه دور با تعریف کردن پروتکل‌های امنیتی
• دسترسی همزمان کاربران به مرجع اطلاعاتی متمرکز و امکان کار کردن با آن بدون ایجاد وقفه یا خطا
• همکاری در بین کارکنان سازمان به‌صورت آنی
• امنیت بهتر نرم افزار حسابداری تولید به علت ذخیره‌سازی داده‌ها در مراکز داده آنلاین. البته در این حالت، خطر تناقض داده‌ای همچنان وجود ‏دارد، اما دغدغه‌ای در خصوص تهدیدات فیزیکی نظیر آتش‌سوزی، بلایای طبیعی و سرقت سخت‌افزار نخواهید داشت.

مراحل اصولی انتخاب کردن نرم افزار حسابداری تولید برای سازمان کدامند؟

سیستم حسابداری تولید تقریباً به کل عملیات مالی تولید مربوط می‌شود و با استفاده از آن می‌توانید جمع‌آوری، ثبت، طبقه‌بندی، مدیریت، دسترسی و به‌اشتراک‌گذاری داده‌های ‏حسابداری تولید و سایر اطلاعات مالی را در پلتفرمی واحد متمرکز کنید. این سیستم با خودکار کردن وظایف دستی سازمان باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های آن می‌شود. خودکارسازی شامل فرآیندهای مالی اصلی تولید است؛ از جمله:  ورود اطلاعات مالی، به‌روز‌رسانی گزارش‌های مهم، مدیریت کردن حقوق و دستمزد ‏و هزینه‌ها و همگام‌سازی داده‌های بخش‌های مختلف. اما برای انجام دادن بهینه چنین عملیاتی، لازم است مراحل زیر را در هنگام انتخاب کردن نرم افزار حسابداری تولید در نظر بگیرید.

• درباره محصولات عرضه شده در بازار تحقیق کنید: نگاهی به تالارهای گفتگو بیندازید، از دوستان و همکارانتان بپرسید و بررسی کنید که ‏کسب و کارهای مشابه دیگر عمدتاً از کدام نرم افزار حسابداری تولید استفاده می‌کنند.
• مطمئن شوید که نرم‌افزار انتخابی با کسب و کارتان سازگار است: نرم‌افزاری را انتخاب کنید که مختص کسب و کارهای تولیدی طراحی و عرضه شده است تا از تطبیق امکاناتش با نیازمندی‌های سازمانتان مطمئن شوید.
• به سراغ نرم افزار حسابداری تولید مقیاس‌پذیر بروید: سیستم باید بتواند با نیازهای آتی کسب و کارتان هماهنگ شود و با آن توسعه یابد. یکی از جنبه‌های مقیاس‌پذیری را می‌توانیم محلی یا ابری بودن نرم‌افزار بدانیم.
• تصمیم بگیرید که چگونه نرم‌افزار را به کار بگیرید: در این مرحله لازم است که روش‌های حسابداری مناسب کسب و کارتان را انتخاب کنید. در ادامه به‌اختصار به برخی از این روش‌ها می‌پردازیم؛ اما قبل از تنظیم نرم افزار حسابداری تولید مطابق آن‌ها لازم است که مشاوره لازم را در این خصوص دریافت کنید.
• هزینه‌یابی سفارش کار: این روش معمولاً برای تولید دسته‌ای به کار می‌رود و در طی آن ساعات ‏کار و واحدهای مواد اولیه لازم برای هر دسته محصول ثبت و محاسبه می‌شوند.‏
• هزینه‌یابی فرآیند: چنانچه نرم افزار حسابداری تولید را برای مدیریت کردن فرآیندهای مالی خط تولید می‌خواهید و دائماً محصولات یا قطعات مشابهی تولید می‌کنید باید سیستم مذکور را به این روش تنظیم کنید. در این نوع هزینه‌یابی، هزینه‌ها به جای شغل بر اساس بخش محاسبه می‌شوند.‏
• هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت: برای تنظیم کردن دقیق و بهبود فرآیند تولید از این روش کمک می‌گیرند. این روش حسابداری می‌تواند به ‏فعالیت‌هایی مانند خدمات مشتری نیز تعمیم یابد. هزینه‌یابی مبتنی بر فعالیتِ زمان‌محور را نیز باید روشی بدانیم که هزینه‌ها را در طی دوره معینی محاسبه می‌کند.‏
• هزینه‌یابی متغیر: به روشی مشابه با هزینه‌های سربار به کار می‌رود، اما این روش با بازدهی تولید فرق دارد و به عبارتی، ‏هر چه محصول بیشتری تولید کنید، هزینه‌ها نیز بیشتر می‌شوند.‏
• هزینه‌یابی جذبی: در نرم افزار حسابداری تولید زمانی از این روش استفاده می‌کنند که هزینه محصول شامل تمامی متغیرها و هزینه‌های ثابت تولید اعم از مواد ‏اولیه، هزینه‌های نیروی کار و سربار کارخانه (‏FOH: Factory Overhead ‏) باشد.‏
• سایر روش‌های هزینه‌یابی: بسته به شرایط کسب و کارتان ممکن است از ‏هزینه‌یابی استاندارد، هزینه‌یابی واقعی، هزینه‌یابی میانگین موزون و حسابداری مصرف منابع استفاده کنید. این روش‌ها ‏موارد فوق را در ساختار متفاوتی به کار می‌برند.‏
• بررسی کنید که به کدام داده‌های کسب و کارتان از طریق نرم افزار حسابداری تولید احتیاج دارید: پس از آن‌که سیستم حسابداری سازمانتان را با روش‌های مناسب انتخابی‌تان راه‌اندازی کردید، لازم است اطلاعات ارزشمند ‏تجاری مد نظرتان را مشخص کنید. برخی از اطلاعاتی که باید رصد کنید به شرح زیر هستند.
• تراکنش‌ها: عملیات مرتبط با هزینه‌ها و درآمدهای کسب و کارتان در دوره‌ای مشخص، خرید، فروش، بازپرداخت، وام و ... را در بر می‌گیرند. آن‌ها ‏در دفتر کل نرم افزار حسابداری تولید دسته‌بندی می‌شوند؛ مثل: حساب‌های پرداختنی، حساب‌های دریافتنی و... .
• دارایی‌ها و بدهی‌ها: بررسی کردن این متغیرها در پایان یک دوره حسابداری مشخص، ضروری و در سایر زمان‌ها مفید است.‏
• وجوه نقد در دسترس: باید حواستان باشد که طبق اطلاعات نرم افزار حسابداری تولید، در هر زمان چقدر پول نقد در بانک دارید.
• موجودی: رصد کردن موجودی سازمان فرآیندی دقیق است که با روش‌های مختلف ارزیابی موجودی صورت می‌گیرد؛ از جمله با روش‌هایی نظیر LIFO (Last in First out)، FIFO (First in First out)، روش شناسایی ویژه (Specific Identification Method) و روش میانگین (Average Method). حالت ایده‌آل این است که بتوانید کل کار کنترل کردن موجودی را با استفاده از نرم افزار حسابداری تولید به‌صورت آنلاین انجام دهید. این کار باعث ‏می‌شود تا از هر جایی به کسب و کارتان دسترسی داشته باشید.
• فرآیند تولید سازمانتان را تحلیل کنید و ارتقا دهید: به کمک سیستم‌های حسابداری تولید می‌توانید به امکاناتی بیش از امور مالی صرف دسترسی داشته باشید. از آن‌ها می‌توانید برای آگاهی از میزان کارآمدی کسب و کارتان استفاده کنید و ‏تحولاتی در آن ایجاد کنید تا بهتر اجرا شود. برخی از انواع رایج تحلیل‌ها به شرح زیر هستند.
• تحلیل هزینه: با امکانات پیش‌بینی شده در نرم افزار می‌توانید نمایی کلی هزینه‌ها را در دوره‌های زمانی دلخواه تحلیل کنید. با چنین قابلیتی می‌توانید به این مسئله پی ببرید که چقدر برای تولید خرج می‌کنید و چگونه تغییرات قیمت ورودی‌ها بر هزینه‌ها و سود محصولات سازمان تأثیر ‏می‌گذارند.
• تحلیل محدودیت: با شناسایی تنگناها یا همان کندترین بخش‌های فرآیند تولید به‌وسیله نرم افزار حسابداری تولید می‌توانید بررسی کنید که موانع کسب و کارتان کجا است، کجاها باید تنگناها را رفع کنید و سرعت تولید را افزایش دهید.
• تحلیل حاشیه یا سودآوری: این تحلیل کمکتان می‌کند که بفهمید سازمانتان چه مقدار سود به ازای هر محصول، کانال ‏توزیع، مشتری، خط محصول و ... کسب می‌کند. اما تحلیل محدودیت برای این کار، دقیق‌تر است.
• تحلیل واریانس: این تحلیل نرم افزار حسابداری تولید مشخص می‌کند که چقدر بودجه اختصاص داده‌اید و واقعاً چقدر هزینه کرده‌اید. تحلیل واریانس اختلاف این دو رقم را می‌یابد و کمکتان می‌کند تا علت چنین تفاوتی را کشف کنید.
• تصحیح بودجه: روش‌های تحلیل فوق کمکتان می‌کنند تا بودجه تولید را برای دوره حسابداری ‏بعدی تعدیل کنید؛ البته باید اطلاعات دقیق‌تری برای برنامه‌ریزی در نظر بگیرید.‏

نرم افزار حسابداری تولید چگونه کار حسابداری را به ابزار تصمیم‌سازی مدیران تبدیل می‌کند؟

تعریف و تنظیم عملیات حسابداری تولید در قالب سیستم‌هایی نظیر تیم‌یار چیزی فراتر از ثبت اعداد است. به کمک این سیستم، دیدگاهی تازه و ارزشمند نسبت به نحوه اداره کردن کسب و کارتان به دست می‌آورید؛ لذا به ‏آن به‌عنوان ابزاری برای تحلیل و اصلاح فرآیندهای کسب و کارتان نگاه کنید.‏ سیستم‌های حسابداری تولید می‌توانند فرآیندهای سازمانتان را بهینه کنند. ‏در نتیجه، می‌توانید سودآورترین خطوط تولید و مشتریانتان را شناسایی کنید و بودجه‌تان را ‏بهتر تنظیم کنید و در نهایت رشد کسب و کارتان را محقق کنید.

بهترین نرم‌افزار حسابداری برای کسب و کارهای تولیدی چیست؟

تولیدکنندگان بهتر است در پی نرم‌افزاری باشند که:

• دارای عملکرد گسترده حسابداری و سازگار با خروجی‌هایی نظیر اکسل باشد. در این‌صورت، همچنان می‌توانید داده‌های مالی کسب و کارتان را در قالب صفحات گسترده یا هر فرمت دلخواه تنظیم کنید.
• دفتر کل یکپارچه‌ای داشته باشد که با تمامی حساب‌ها به‌صورت سلسله مراتبی ساختاردهی شده است. این ویژگی نرم افزار حسابداری تولید دردسر تطبیق چندین دفتر را از بین می‌برد. چنانچه بخواهید در سطح جهانی تجارت کنید، باید به دنبال سیستمی باشید که حسابداری چندارزی داشته باشد.
• قابلیت‌های مدیریت کردن صورتحساب مشتریان و تأمین‌کنندگان را داشته باشد؛ در این حالت به وضوح می‌توانید بفهمید که درآمد آتی سازمانتان از کجا تأمین خواهد شد. در نتیجه، تصویر واضح‌تری از جریان وجوه نقد کسب و کارتان به دست می‌آورید.
• مجهز به ابزارهای مدیریت دارایی از جمله محاسبه‌گر استهلاک باشد تا بتوانید ارزش دارایی‌های سازمان را به‌طور صحیح و دقیق ارزیابی کنید.
• نه تنها کمکتان کند تا به راحتی بودجه‌بندی کنید؛ یعنی بتوانید طبق پیش‌بینی هزینه کنید، بلکه راهکاری برای حقوق و دستمزد نیز داشته باشد. با استفاده از این امکانات نرم افزار حسابداری تولید مطمئن می‌شوید که پرداخت‌های کارکنان به‌صورت اثربخش و تا حد امکان، عادلانه صورت می‌گیرند.

نرم افزار حسابداری تولید چه نقشی در مسیر تحقق اهداف سازمان دارد؟

• قدرت واقعی چنین سیستمی به این ویژگی بر می‌گردد که فراگیر است و تمامی عملیات کسب و کارتان را متمرکز می‌کند. در نتیجه، فعالیت حسابداری با داده‌های بسیار دقیق بخش‌های مختلف تقویت می‌شود. این نوع تبادل اطلاعات، تناقضات و خطاهایی را به حداقل می‌رساند که ممکن است از سیستم‌های متعدد سازمان ناشی شوند. در این نرم‌افزار، امکاناتی نظیر تجارت الکترونیک، کنترل موجودی مواد، برنامه‌ریزی تولید، مدیریت ارتباطات و اتوماسیون به یکدیگر مرتبط می‌شوند؛ مثلاً با یک فروش آنلاین، خریدی از یک تأمین‌کننده صورت می‌گیرد یا دوره تولید جدیدی آغاز می‌شود. لذا تیم مالی سازمان می‌تواند از این اطلاعات استفاده کند.
• وقتی داده‌های منسجم نرم افزار حسابداری تولید را با توانایی گزارش‌دهی قدرتمند آن ترکیب کنید، می‌توانید تصویری واقعی از سلامت مالی و چشم‌انداز آتی کسب و کارتان به دست آورید. این کار به مدیران قدرت می‌دهد تا تصمیم‌هایی متحول‌کننده در راستای تحقق اهداف سازمانی بگیرند. از طرفی، افزایش بهره‌وری باعث می‌شود تا کسب و کارتان را ارتقا دهید و با تکیه بر مقیاس‌پذیری سیستم، مانعی بر سر راه توسعه متوازن سازمان و سیستم نداشته باشید.

نتیجه‌گیری

یکی از اهداف مهم طراحی و عرضه نرم افزار حسابداری تولید یافتن پاسخی جامع به این سؤال است که: «کل هزینه‌های اقلام تولیدی سازمان چقدر است؟» لذا صاحبان کسب و کارها به کمک نتایج کار این سیستم می‌توانند ارزیابی دقیق و واقعی نسبت به وضعیت مالی سازمانشان داشته باشند. مهم‌ترین مزایای این نرم‌افزار را می‌توانیم در موارد زیر خلاصه کنیم:

• صرفه‌جویی در زمان
• خطاهای کمتر
• شفافیت بیشتر در امور مالی
• اطلاعات دقیق‌تر
• گزارش‌دهی آنی، قابل تنظیم و در قالب‌های مختلف
• پیش‌بینی دقیق روندها
• افزایش بهره‌وری کلی سازمان 
• کنترل کردن معیارهایی نظیر میزان موجودی مواد، هزینه کل تولید، سربار ساخت، بهای تمام شده کالای تولید شده و فروش رفته، وجوه نقد، زمان پردازش سفارش‌ها و....

این مزایا را می‌توانید با نرم افزار مدیریت تولید و نرم افزار بهای تمام شده تولید تیم‌یار با ضریب امنیت و پشتیبانی مطلوب عاید سازمانتان کنید.