نرم افزار حسابداری تولیدی چیست و چرا مهم است؟

نرم افزار حسابداری تولیدی عمده نیازمندی‌هایتان را در زمینه انجام دادن دقیق و بی‌نقص عملیات حسابداری رفع می‌کند. سیستم‌های حسابداری صنعتی، حسابداری تولید و نرم افزار حسابداری امروزی به‌گونه‌ای طراحی شده‌اند تا ضمن کاربرپسند بودن، بتوانند با تحولات پرشتاب سازمان‌های تولیدی عصر حاضر همراه شوند. اما سیستمی که بتواند به نیازهای کسب و کارها به نحو مطلوبی پاسخ دهد، چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟ مهم‌ترین وجه تمایز سیستم تیم‌یار با سایر نرم‌افزارهای مشابه در چیست؟ فارغ از این‌که از یک نرم افزار حسابداری ارزان قیمت استفاده می‌کنید یا نسخه‌های سازمانی نرم افزارهای جامع، در این مطلب قصد داریم به برخی اصول حسابداری کسب و کارهای تولیدی بپردازیم و نقش نرم افزار حسابداری تولید را در آن مشخص کنیم. بنابراین، مرور این مطلب کمک می‌کند تا ابعاد مختلف سیستم مذکور را بشناسید و هوشمندانه انتخابش کنید. با تیم‌یار همراه شوید تا:

• از ضرورت و ویژگی‌های حسابداری تولید بگوییم
• وظایف و امکانات نرم افزار حسابداری تولیدی را معرفی کنیم
• راهنمایی کاربردی جهت انتخاب کردن سیستم حسابداری تولیدی ارائه دهیم
• به مهم‌ترین دلایل روی آوردن انواع سازمان‌های تولیدی به سیستم‌های مذکور بپردازیم.

به چه نوع عملیاتی حسابداری تولیدی می‌گویند؟

سازمان‌ها یا خدماتی‌اند یا تولیدی، نرم افزار حسابداری مورد استفاده در آن‌ها نیز یا نرم افزار حسابداری تولیدی است یا نرم افزار حسابداری خدماتی. در سازمان‌های تولیدی،‌ به مجموعه‌ای از فرآیندهای مدیریت موجودی و تولید سازمان «حسابداری تولید» می‌گویند. از چنین فرآیندهایی برای کنترل کردن هزینه‌های محصولات تولیدی و نظارت بر آن‌ها استفاده می‌کنند. این نوع حسابداری را گاهی «حسابداری بهای تمام شده» نیز می‌نامند. تکنیک‌های نرم افزار حسابداری تولیدی کمک می‌کنند تا کسب و کارها به جمع‌بندی مشخصی درباره عملکرد مالی فعالیت‌های تولیدی دست یابند و در نتیجه، کارایی عملیاتی و کنترلشان را ارتقا دهند. فرآیندهای این نوع حسابداری عمدتاً به معیارهای مهم سازمان‌ها مربوط هستند؛ از جمله:

• هزینه کل تولید
• بهای تمام شده کالای تولید شده (COGM: Cost of Goods Manufactured)
• نرم افزار بهای تمام شده کالای فروش رفته (COGS: Cost of Goods Sold)
• تصمیم‌گیری درباره ارزیابی موجودی و روش‌های هزینه‌یابی تولید

منظور از نرم افزار حسابداری تولیدی چیست؟

نرم افزار حسابداری تولیدی سیستمی است که تمامی تراکنش‌ها و عملیات مالی تولیدکنندگان را مدیریت می‌کند. این سیستم‌ها عمدتاً در کنار مجموعه ماژول‌هایی عرضه می‌شوند؛ مثل مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، برنامه‌ریزی مواد مورد نیاز تولید(MRP) و نرم‌افزار اجرای تولید (MES). این سیستم‌ها به مدیران امور مالی و سرمایه‌گذاری کسب و کارها در زمینه‌های سازگاری، پیش‌بینی، تحلیل، گزارش‌های آنی و مدیریت زمان کمک می‌کنند.

شرکت‌های تولیدی برای به‌کارگیری نرم افزار حسابداری تولیدی چه خطاهای رایجی مرتکب می‌شوند؟

طبق نتایج پژوهش‌ها، رایج‌ترین خطاهای کسب و کارهای تولیدی در این خصوص به فرآیند و رویه‌ها و سیستم‌های حسابداری بر می‌گردند که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم.

• ممکن است مدیران سازمان‌های تولیدی تخصیص دادن زمان و هزینه برای بهبود حسابداری هزینه و سیستم‌های تولید را اتلاف منابع بدانند. در این‌صورت، گزارش‌های مالی دقیقی نخواهند داشت و احتمالاً زمانی که بازارها تغییر می‌کنند یا در وضعیت رشد خوبی قرار می‌گیرند، فرصت‌های مهمی را از دست خواهند داد.
• ممکن است تصمیم‌گیران سازمانی با ارتقای نرم افزار حسابداری تولیدی کاملاً موافق باشند اما در این کار زیاده‌روی کنند. آن‌ها در پی نرم افزار حسابداری تولیدی هستند که تمام جزئیات مالی تولید را ردیابی کند و البته برای این منظور، از سیستمی گران‌قیمت استفاده می‌کنند. متأسفانه در بسیاری موارد سیستمی اشتباهی را برای سازمانشان بر می‌گزینند؛ زیرا به‌عنوان بهترین سیستم حسابداری بازار تبلیغ شده است. این حالت زمانی رخ می‌دهد که شرکت‌ها هزینه کافی را برای انجام فرآیند صحیح انتخاب سیستم، تخصیص نمی‌دهند.

چرا کسب و کارهای تولیدی برای انجام دادن مطلوب عملیات حسابداری‌شان به سیستم نیاز دارند؟

• شرکت‌های تولیدی باید اطلاعات مواد اولیه، کار در حال انجام، هزینه‌های پردازش سفارش‌ها و قیمت فروش محصول نهایی‌شان را به‌صورت منسجم و نظام‌مند داشته باشند. نرم افزار حسابداری تولیدی نظیر تیم‌یار چنین امکانی را فراهم می‌کند.
• بدون سیستم جامعی که نیازمندی‌های سازمان‌ها را در زمینه‌های حسابداری، هزینه‌یابی و پیش‌بینی مدیریت کند، ممکن است نتوانید محصولاتتان را ارزیابی کنید و درباره این‌که کدام خطوط تولید سودآور هستند یا کدام فعالیت‌های تولیدی نیاز به ساده‌سازی دارند، نتوانید تصمیم درستی بگیرید.
• نرم‌ افزار حسابداری تولیدی به امکاناتی نظیر مدیریت موجودی، کنترل فروش، مدیریت حقوق و دستمزد، گزارش مالیاتی و بودجه‌بندی مجهز هستند. در نتیجه، عملیات مربوط به هر بخش را با دقت و صحت انجام می‌دهند.
• نرم افزار حسابداری تولیدی جامع امکان ادغام کردن داده‌های مالی را با اطلاعات هزینه‌یابی شغل، کنترل موجودی و پیش‌بینی فراهم می‌کند.
• کسب و کارها با کمک نرم افزار حسابداری تولیدی می‌توانند فرآیندهایشان را بهینه کنند. این ویژگی کمک می‌کند تا سودآورترین خطوط تولید و مشتریانتان را شناسایی کنید و بودجه‌ریزی‌تان را بهبود دهید تا به رشد کسب و کارتان کمک کند.
• سازمان‌های تولیدی بدون اطلاعات دقیق، باکیفیت و به‌هنگام، نمی‌توانند دید کاملی نسبت به سلامت مالی کسب و کارشان داشته باشند؛ در نتیجه با استفاده کردن از نرم افزار حسابداری تولیدی کارهای مختلف و تکراری حسابداری را خودکار می‌کنند و کارایی و بهره‌وری کارکنان حسابداری‌شان را ارتقا می‌دهند.

با نرم افزار حسابداری تولیدی چگونه می‌توانیم به کارآمدی کسب و کارمان پی ببریم؟ 

با استفاده از امکانات و گزارش‌های نرم افزار حسابداری تولیدی برخی معیارهای مهم مالی سازمانتان را می‌توانید به شرح زیر تحلیل کنید.

• تحلیل هزینه: با سیستم مذکور می‌توانید هزینه‌ها را در هر دوره دلخواهی تحلیل کنید. این نوع تحلیل کمک می‌کند تا چند و چون مخارجتان را بررسی کنید و به تأثیر تغییر قیمتی ورودی‌ها بر هزینه‌ها و سود محصولاتتان پی ببرید.
• تحلیل محدودیت: با شناسایی کردن تنگناها یا همان کُندترین بخش‌های فرآیند تولید می‌توانید بررسی کنید که کاستی‌های کسب و کارتان کجا هستند و رفعشان کنید.
• تحلیل حاشیه سود یا سودآوری: نرم افزار حسابداری تولیدی کمکتان می‌کند تا دریابید که چه میزان سود به ازای هر محصول، کانال توزیع، مشتری، خط محصول و ... به دست می‌آورید.
• تحلیل واریانس: این تحلیل سیستم مشخص می‌کند که چقدر بودجه در نظر گرفته‌اید و واقعاً چقدر هزینه کرده‌اید؟ تحلیل واریانس این شکاف را مشخص و کمکتان می‌کند تا علت آن را پیدا کنید.
• اصلاح بودجه: تحلیل‌های فوق به کمک نرم افزار حسابداری تولیدی کمک می‌کنند تا بودجه را برای دوره حسابداری بعدی اصلاح کنید؛ هر چند که در این‌صورت، باید اطلاعات دقیقی برای برنامه‌ریزی نیز در نظر بگیرید.

برای انتخاب کردن نرم افزار حسابداری تولیدی مناسب، چه معیارهایی را باید در نظر بگیرید؟

تولیدکنندگان غالباً ترجیح می‌دهند که بر روی راهکاری چندکاره سرمایه‌گذاری کنند؛ طوری‌که نه تنها ماژولی برای امور مالی داشته باشد، بلکه امکاناتی جهت برنامه‌ریزی، تولید، مدیریت و ... برایشان فراهم شود. البته با انتخاب کردن سیستم ERP تیم‌یار به مجموعه‌ای از این ماژول‌ها دسترسی پیدا می‌کنید. در زیر به مهم‌ترین معیارهای انتخاب کردن سیستم مذکور اشاره می‌کنیم.

• چنانچه تصمیم به تهیه کردن راهکار حسابداری مستقلی گرفته‌اید، مطمئن شوید که قابلیت ادغام شدن با سایر سیستم‌های فعلی‌تان را دارد. چنین قابلیتی باعث می‌شود تا داده‌های بخش‌های مختلف سازمان به نرم افزار حسابداری تولیدی منتقل شوند. در نتیجه، همواره می‌توانید به داده‌های آنی و دقیق کسب و کارتان دسترسی داشته باشید.
• بسیاری از راهکارهای حسابداری با ابزار درخت محصول (BOM: Bill of Materials) قابل ادغام هستند تا فرآیند به‌روزرسانی پروفایل‌های تک تک اجزا را خودکار و دقت و ثبات تولید را بیشتر کنند و در نتیجه، باعث ارزش‌گذاری دقیق محصول نهایی شوند.
• در حال حاضر، امکان انتخاب کردن سیستم‌های سازمانی به‌صورت محلی یا مبتنی بر ابر فراهم شده است. حتی می‌توانید نرم افزار حسابداری تولیدی ترکیبی را انتخاب کنید.
• دفتر کل، حساب‌های دریافتنی و حساب‌های پرداختنی از جمله ویژگی‌های اصلی استانداردی هستند که در تمامی سیستم‌های حسابداری وجود دارند؛ اما برخی راهکارهای سازمانی امکاناتی نظیر مدیریت پروژه، مدیریت زمان و ابزارهای حقوق و دستمزد را به‌عنوان افزونه‌هایی بر اساس نیازهای کسب و کاری خاص در اختیارتان می‌گذارند.

بهترین نرم افزار حسابداری تولیدی با توجه به اندازه سازمان چیست؟

برای انتخاب کردن سیستمی متناسب با اندازه کسب و کارتان، مهم است که موقعیت دقیق سازمانتان را مشخص کنید. سیستم حسابداری تولیدی مناسب برای سازمان‌ها طبق منابع مختلف به شرح زیر قابل انتخاب است:

• کسب و کارهای کوچک: واحدهای تولیدی دارای حدود 20 کارمند و گردش مالی 5 میلیون دلار یا کمتر باید نرم افزار حسابداری تولیدی سطح ابتدایی را برگزینند.
• کسب و کارهای کوچک تا متوسط (SMB): شرکت‌هایی با حدود 100 کارمند یا کمتر و گردش مالی تا 100 میلیون دلار بهتر است از نرم‌افزار SMB با قابلیت افزایش مقیاس و ادغام شدن با نرم‌افزارهای دیگر را انتخاب کنند.
• شرکت‌های متوسط: سازمان‌های دارای حداکثر 500 کارمند و گردش مالی حدود 500 میلیون دلار توصیه می‌شود از نرم‌افزار SME با ماژول‌هایی اضافی و قابلیت افزایش مقیاس استفاده کنند.
• شرکت‌های تولیدی بزرگ: سیستم ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) برای شرکت‌هایی که بیش از 500 نفر کارمند و فروش سالانه‌ای معادل دست‌کم 500 میلیون دلار دارند، مفید است.

مهم‌ترین امکانات نرم افزار حسابداری تولیدی کدامند؟

• مدیریت موجودی

انباشت بیش از حد موجودی استفاده نشده می‌تواند هزینه‌ها را افزایش دهد. ماژول مدیریت موجودی نرم افزار حسابداری تولیدی به تولیدکنندگان امکان می‌دهد تا راهبردهای موجودی سازمانشان را بهینه کنند. در این‌صورت، با رسیدن میزان موجودی به سطح مشخصی به کاربران هشدار داده می‌شود تا اقلام را اضافه کنند. در نتیجه، تولیدکنندگان می‌توانند مقدار بهینه مواد خام، کار در حال تولید و کالاهای نهایی را حفظ کنند. این ماژول علاوه بر مدیریت کردن موجودی مواد خام در انبار، به کاربران امکان می‌دهد تا:

• • موجودی و چرخه عمر هر محصول را ردیابی کنند
  • اهداف و مقادیر آن‌ها را برای جلوگیری از خرید بیش از حد یا کمتر از میزان الزامی تعیین کنند و
  • موقعیت مکانی یا تصاویر موجودی را برای شناسایی کردنشان نگهداری کنند.
• مدیریت سفارش

ماژول مدیریت سفارش به کسب و کارها امکان پردازش و پیگیری سفارش‌ها، بررسی کردن وضعیت پرداخت و صورتحساب‌ها را با استفاده از سیستمی متمرکز فراهم می‌کند. ادغام شدن ابزار مدیریت سفارش در نرم افزار حسابداری تولیدی لزوم وارد کردن مجدد داده‌ها را از بین می‌برد. در نتیجه، از پردازش سفارش‌ها گرفته تا امور صورتحساب‌ها، پرداخت و ارسال تراکنش، همه به‌صورت خودکار انجام می‌شوند و بلافاصله در حساب‌های دریافتنی یا پرداختنی و دفتر کل ثبت می‌شوند.

اتوماسیون مذکور فرآیند استانداردی را در قالب پلتفرمی واحد ایجاد می‌کند و به تولیدکنندگان فرصت کافی می‌دهد تا بر سایر وظایف حیاتی سازمان تمرکز کنند. همچنین، می‌توانند دید بهتری نسبت به کل اکوسیستم‌های در حال تکمیل به دست آورند و خطاها یا نارضایتی مشتریان را به دلیل فاکتورهای نادرست یا اشتباه در ارسال، به سرعت شناسایی کنند.

• مدیریت دارایی

یکی از امکاناتی که تولیدکنندگان می‌توانند برای نرم افزار حسابداری تولیدی انتخاب کنند، ادغام کردن آن با سیستم مدیریت دارایی یا استفاده کردن از ماژولی است که مختص مدیریت دارایی‌ها طراحی و عرضه شده است. با به‌کارگیری این امکانات، تولیدکنندگان با توجه به چرخه‌های عمر کل دارایی‌ها می‌توانند خریدهای بیهوده را شناسایی کنند و بر روی تجهیزاتی سرمایه‌گذاری کنند که توجیه اقتصادی لازم را داشته باشند.

ماژول مدیریت دارایی نرم افزار حسابداری تولیدی به‌ویژه برای کمک به کارکنان حسابداری جهت محاسبه کردن دقیق استهلاک مفید است. همچنین، این ماژول در کنار سیستم مذکور یا به‌صورت مستقل می‌تواند به مدیران کمک کند تا:

• • بازده دارایی را حداکثر کنند
  • زمان کار و قابلیت پیش‌بینی شرایط آن را بهبود دهند و
  • هزینه کل مالکیت را کاهش دهند.
• ابزار تحلیل

ابزار تحلیلِ سیستمی نظیر حسابداری تولیدی تیم‌یار به کاربران کمک می‌کند تا:

• • چند و چون سرمایه‌گذاری سازمان را تحلیل کنند
  • بررسی کنند که چگونه تغییرات قیمت بر هزینه‌ها و سود محصولات تأثیر می‌گذارند
  • گلوگاه‌های فرآیندی تولید را شناسایی کنند و
  • دلایل تفاوت بین مبلغ بودجه تخصیص داده شده و هزینه‌کرد واقعی را تحلیل کنند.
• ابزار گزارش

ابزار گزارش‌دهی قوی نرم افزار حسابداری تولیدی می‌تواند تولید گزارش‌های درخواستی را خودکار کند، روندها را نشان دهد و دیدگاه‌ها و نتایج تحلیل‌ها را به شکلی قابل فهم ارائه دهد تا مدیران بتوانند بر اساس آن‌ها تصمیم‌هایی آگاهانه بگیرند. همچنین، این نرم‌افزار کمک می‌کند تا کاربران گزارش‌ها را به راحتی ایجاد و سفارشی کنند و معمولاً قابلیتی دارد که آخرین ویرایش‌های گزارش‌ها را ذخیره می‌کند. در این‌صورت، کاربران می‌توانند از آن‌ها در آینده نیز کمک بگیرند.

امکانات هوش تجاری (BI: Business Intelligence)

بسیاری از راهکارهای سازمانی از جمله نرم افزار حسابداری تولیدی مجهز به قابلیت‌های هوش تجاری داخلی هستند که به کاربران کمک می‌کنند تا توانایی‌های تحلیلی‌شان را تقویت کنند. BI ابزاری قدرتمند است که با فراهم‌سازی تحلیل‌های آنی، کارایی را ارتقا می‌دهد و داده‌هایی را استخراج می‌کند که با بهره‌گیری از ابزارهایی نظیر صفحات گسترده امکان‌پذیر نیست.

مبتنی بر ابر

برای کسب و کارهای کوچک و متوسط، بهتر است از نرم افزار حسابداری تولیدی مبتنی بر ابر استفاده کنید؛ زیرا نیازی به سرمایه‌گذاری زیاد بر سخت‌افزار ندارد. راهکارهای حسابداری ابری نه تنها بسیار ایمن هستند، بلکه کمک می‌کنند تا بتوانید:

• با بخش حسابداری سازمانتان همکاری کنید و همزمان به تراکنش‌های مالی دسترسی داشته باشید، آن‌ها را بررسی و تأیید کنید، تصمیمات راهبردی را سریع‌تر بگیرید و سیلوهای اطلاعاتی را حذف کنید.
• سیستم‌هایتان را بدون ایجاد اختلال در زنجیره کسب و کارتان، به‌طور خودکار روزآمد کنید و لازم نیست در این خصوص دغدغه‌ای داشته باشید؛ به‌روزرسانی‌ها به‌صورت دوره‌ای و در زمانی بسیار کوتاه‌تر از قبل انجام می‌شوند.
• داده‌هایتان را در نرم افزار حسابداری تولیدی به دور از سرقت سایبری و نیز بلایای طبیعی ذخیره و نگهداری کنید. اگرچه هیچ تضمینی نیست که داده‌ها کاملاً بدون آسیب بمانند، اما خطر از دست رفتنشان با استفاده از راهکارهای حسابداری مبتنی بر ابر نسبت به حالت محلی، کمتر است.

هزینه تولید در نرم افزار حسابداری تولیدی چگونه محاسبه می‌شود؟

در نرم افزار حسابداری تولیدی بر رهگیری و کنترل کردن معیارهای هزینه‌ای مختلف تولید پرداخته می‌شود. یکی از این معیارها «هزینه کل تولید (TMC: Total Manufacturing Cost)» است. سؤال بزرگی که هر شرکت تولیدی برای پی بردن به وضعیت مالی‌اش باید به آن پاسخ دهد این است که: کل هزینه‌های اقلام تولیدی چقدر است؟ معیاری که در نرم افزار حسابداری تولیدی برای این منظور محاسبه و گزارش می‌شود، TMC است. این معیار را با جمع کردن تمام هزینه‌های تولید محصولات محاسبه می‌کنند. این هزینه‌ها به مستقیم و غیرمستقیم تقسیم می‌شوند. لذا با این توصیف، هزینه کل تولید از رابطه زیر محاسبه می‌شود:

TMC = (مواد مستقیم + کار مستقیم + متفرقه مستقیم) + سربار ساخت

یا

کل هزینه ساخت هزینه اولیه + سربار ساخت

منظور از هزینه‌های مستقیم در نرم افزار حسابداری تولیدی کدامند؟

هزینه‌های مستقیم هزینه‌هایی هستند که مستقیماً با تولید کالاهای خاصی مرتبطند. هزینه‌های مستقیم مواد، نیروی کار و متفرقه مستقیم از آن دسته هستند.

• هزینه مواد مستقیم نشان‌دهنده هزینه تهیه تمام اقلام موجودی است که یک کالای نهایی با آن‌ها ساخته می‌شود. به عبارت دیگر، هزینه کل مواد مستقیم عبارت است از هزینه خرید هر جزء در صورتحساب مواد.
• هزینه کار مستقیم نمایانگر کل هزینه‌های مربوط به هر فردی است که برای تولید کالای نهایی کار کرده است.
• هزینه‌های متفرقه مستقیم هزینه‌هایی مثل حق امتیاز، مجوز یا حقوق ثبت اختراع هستند که به‌ازای هر واحد تولید، پرداخت می‌شوند. به‌طور کلی به هزینه‌های مستقیم هزینه اولیه نیز می‌گویند.

هزینه‌های غیرمستقیم تولید کدامند؟

هزینه‌های غیرمستقیم که در نرم افزار حسابداری تولیدی به‌عنوان سربار تولید نیز شناخته می‌شوند، تمام هزینه‌های یک عملیات تولیدی هستند که به تولید کالای نهایی خاصی مربوط نمی‌شوند؛ اما شرکت برای تداوم یافتن عملیاتش باید آن‌ها را بپردازد. این هزینه‌ها مواد و نیروی کار غیرمستقیم، لوازم و قطعات تعمیری، اجاره و خدمات آب و برق، استهلاک، هزینه‌های مالی و تقریباً هر چیز دیگری را شامل می‌شوند که سازمان تولیدی باید تأمین کند و هزینه مستقیم نیستند. نمونه‌هایی از مواد غیرمستقیم و نیروی کار عبارتند از: تجهیزات تعمیر و نگهداری، لوازم نظافت و هزینه‌های پشتیبانی کارکنان تولید، متخصصان کنترل کیفیت و مدیران تولید.

روش‌های هزینه‌یابی تولید در نرم افزار حسابداری تولیدی کدامند؟

برای محاسبه کردن هزینه‌های تولید، جمع کردن هزینه‌های مستقیم کار دشواری نیست؛ اما محاسبه کردن سهم هر محصول از هزینه‌های غیرمستقیم نیاز به پیش‌بینی کردن تمهیدات خاصی در نرم افزار حسابداری تولیدی دارد. نحوه انجام دادن این کار مبتنی بر روش‌های هزینه‌یابی علمی تولید است که هر یک از آن‌ها عملیات حسابداری بهای پایانی را شکل می‌دهند. هزینه‌یابی تولید در سیستم مذکور معمولاً به چهار روش قابل تنظیم و اجرا است.

• هزینه‌یابی استاندارد

در این روش رایج هزینه‌یابی تولید، بر اساس محاسبه نرخ استاندارد برای هزینه‌های مستقیم و غیر مستقیم محصولات عمل می‌کنند. این «استانداردهای» از پیش تعیین شده معمولاً بر اساس تجربیات قبلی شرکت هستند و معمولاً به‌روز می‌شوند تا نوسانات بازار را در بر گیرند. هزینه‌یابی استاندارد نرم افزار حسابداری تولیدی برای ارزیابی کارکرد بودجه بسیار سودمند است؛ زیرا برآوردهای تعریف شده‌ای درباره هزینه در خودش دارد و می‌تواند هزینه‌های واقعی را با آن‌ها محک بزند. این کار، تحلیلی دقیق را درباره هزینه‌های شرکت فراهم و ناکارآمدی‌ها را آشکار می‌کند. شاید نقطه ضعف این روش لزوم به‌روزرسانی دائمی استانداردها باشد که در صورت تغییر مداوم شرایط بازار می‌تواند دشوار شود.

• هزینه‌یابی شغل

با روش هزینه‌یابی شغل یا همان سفارش کار در نرم افزار حسابداری تولیدی، هزینه‌های هر پروژه یا واحد تولیدی را محاسبه می‌کنند. این روش برای تولیدکنندگان سفارشی، سازندگان ساختمانی و نظایر آن‌ها مفید است. در فرآیند هزینه‌یابی شغل یک پروژه، هزینه‌های مستقیم آن را با هم جمع می‌کنند و سهمی از سربار تولید را متناسب با مقدار فضای ذخیره‌سازی، خدمات آب و برق و غیره که برای پروژه اختصاص داده می‌شود، به آن اضافه می‌افزایند. هزینه‌یابی شغل برای نشان دادن مبالغ هزینه نسبتاً دقیق هر پروژه تمام شده یا کالای تمام شده مفید است. اما گاهی مدیریت کردنش دشوار می‌شود؛ زیرا ردیابی تکی اقلام و تخصیص هزینه‌ها می‌تواند زمان‌بر باشد.

• هزینه‌یابی فرآیند

این روش هزینه‌یابی نرم افزار حسابداری تولیدی مشابه هزینه‌یابی شغل است؛ اما در این روش، هزینه‌های اقلام را با جمع کردن هزینه‌های مستقیم و سربار در هر مرحله پردازش چرخه عمر محصول، محاسبه می‌کنند؛ به جای این‌که هر کالا یا شغل را به‌صورت تکی حساب کنند. این کار باعث می‌شود تا روش هزینه‌یابی فرآیند برای شرکت‌هایی ایده‌آل باشد که تعداد زیادی محصول یکسان تولید می‌کنند. روش هزینه‌یابی فرآیند برای صرفه‌جویی در زمان مفید است؛ زیرا نیازی نیست که محاسبه هزینه‌ها به‌صورت جداگانه برای هر واحد انجام شود. نکته منفی این روش شاید این مسئله باشد که هزینه‌های هر واحد ممکن است نادرست محاسبه شوند؛ زیرا گرد کردن هزینه‌ها در هر فرآیند می‌تواند باعث ایجاد اختلاف شود.

• هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت (ABC)

ABC یک روش هزینه‌یابی رایج در نرم افزار حسابداری تولیدی است. در این روش بر شناسایی جداگانه هزینه‌های غیرمستقیم تمام فعالیت‌های تولیدی و تخصیص آن‌ها به مجموعه‌های هزینه یا همان گروه‌های هزینه‌ای سربار مرتبط با فعالیت‌هایی خاص تأکید می‌کنند. سپس هزینه سربار یک مجموعه هزینه بر تعداد واحدهای فعالیت تقسیم می‌شود تا نرخ فعالیت محاسبه شود؛ یعنی مبلغ ثابتی که به هزینه هر واحد اضافه می‌شود. ABC روش هزینه‌یابی بسیار دقیقی است اما ممکن است اجرای آن دشوارتر از هزینه‌یابی استاندارد باشد.

سایر روش‌های هزینه‌یابی سیستم حسابداری تولید

• هزینه‌یابی متغیر: به روشی مشابه با هزینه‌های سربار محاسبه می‌شود. طبق این روش، هر چه محصول بیشتری تولید کنید، هزینه‌ها نیز بیشتر می‌شوند.
• هزینه‌یابی جذبی: زمانی از این روش استفاده می‌کنند که هزینه محصول شامل تمام هزینه‌های ثابت و متغیر تولید اعم از مواد اولیه، هزینه‌های نیروی کار و سربار کارخانه باشد.

البته بسته به نوع کسب و کارتان می‌توانید از هزینه‌یابی واقعی، میانگین موزون و حسابداری مصرف منابع استفاده کنید که حسب مورد در نرم افزار حسابداری تولیدی قابل اعمال هستند.

نرم افزار حسابداری تولیدی عملیات چه نوع موجودی‌هایی را انجام می‌دهد؟

در حسابداری تولید، سه نوع موجودی وجود دارد که هر یک از آن‌ها در طی سال مالی کسب و کار تغییر می‌کنند؛ به همین دلیل، مهم است که هر یک از آن‌ها در نرم‌افزار ثبت و پیگیری شوند. این موجودی‌ها عبارتند از:

• مواد اولیه: همان مواد اولیه‌ای هستند که محصولاتتان از آن‌ها ساخته می‌شوند. این موجودی‌ها اجزای اصلی مورد استفاده برای تولید کالا هستند.
• کالاهای در حال ساخت: مواد اولیه‌ای هستند که در پایان سال مالی کسب و کار نه به شکل خام هستند و نه هنوز به محصول نهایی تبدیل شده‌اند. البته شرکت‌هایی که محصولاتشان چرخه تولید طولانی ندارند، احتمالاً این موجودی را در نرم افزار حسابداری تولیدی‌شان ثبت نمی‌کنند. برای محاسبه کردن این نوع موجودی، اجزای دیگری مثل هزینه مواد خام، نیروی کار و هزینه‌های غیرمستقیم نیز لحاظ می‌شوند که هزینه‌های سربار به حساب می‌آیند.
• کالاهای تکمیل شده: این موجودی نرم افزار حسابداری تولیدی نتیجه نهایی حاصل از مواد خام یا در دست ساخت است و معمولاً به کالاهایی مربوط است که در حال حاضر در وضعیت کامل برای مصرف و آماده فروش به مصرف‌کنندگان هستند.

با نرم افزار حسابداری تولیدی امکان بررسی و کنترل کردن چه اطلاعاتی فراهم می‌شود؟

ردیابی اطلاعات ارزشمند کسب و کارتان با سیستم حسابداری تولیدی بسیار ساده و دقیق صورت می‌گیرد. برخی از چنین اطلاعاتی به شرح زیر هستند:

• تراکنش‌ها: اطلاعات هزینه‌ها و درآمدها در دوره‌ای معین از جمله خرید، فروش، بازپرداخت، وام و غیره را شامل می‌شوند. این هزینه‌ها در دفتر کل ثبت می‌شوند و ممکن است جزء حساب‌های پرداختنی، حساب‌های دریافتنی یا ... باشند.
• دارایی‌ها و بدهی‌ها: برای پایان یک دوره حسابداری معین ضروری و در زمان‌های دیگر مفید هستند.
• وجوه نقد: با استفاده از نرم افزار حسابداری تولیدی در هر زمان می‌توانید از وضعیت وجوه نقد سازمانتان مطلع شوید.
• موجودی: کنترل کردن موجودی فرآیندی دقیق است و عملیات تخصصی خودش را در سیستم دارد.

قبل از تصمیم‌گیری برای به‌کارگیری نرم افزار حسابداری تولیدی،  بهتر است چه الزاماتی را رعایت کنیم؟

• اهداف حساب تولید را برای تصمیم‌گیران کسب و کارتان شرح دهید. آن‌ها باید بدانند که یک حساب تولیدی به‌طور هدفمند برای تعیین هزینه تولید کالاهای نهایی کسب و کار تهیه می‌شود.
• مشاوره کافی را از افراد متخصص حوزه راهکارهای سازمانی اخذ کنید. هر چه اطلاعات کارشناسان فنی درباره شرایط سیستم جدید بیشتر باشد، مدیران سازمان بر مبنای مشاوره آن‌ها تصمیماتی آگاهانه‌تر برای تهیه کردن سیستم می‌گیرند.
• عملیات زیر را دقیقاً زمان‌سنجی کنید:
• توان عملیاتی
• تحویل کالای تمام شده
• بستن حساب‌ها و تشکیل سوابق مالی
• موجودی را به درستی مدیریت کنید
• فرآیندها را به خوبی تعریف کنید و موجودی را با آن‌ها تطبیق دهید؛ درباره انواع موجودی‌های سالم و منسوخ واقع‌بین باشید
• حسابدار خوبی به کار بگیرید؛ حسابداری بهای پایانی حوزه‌ای تخصصی در حرفه حسابداری است. استفاده کردن از نرم افزار حسابداری تولیدی، این تخصص را به ضرورتی برای سازمانتان تبدیل می‌کند. متأسفانه، هر حسابداری اصول حسابداری بهای پایانی را نمی‌داند. کسی که تجربه خوبی در حوزه فرآیندهای مالی تولید داشته باشد و حسابداری بهای پایانی را درک کند برای به‌کارگیری سیستم حسابداری تولیدی بسیار کارساز خواهد بود.

مراحل تهیه کردن نرم افزار حسابداری تولیدی برای کسب و کارها کدامند؟

• درباره محصولات نرم‌افزاری مورد نظرتان تحقیق کنید: با بررسی کردن سیستم‌هایی که سازمان‌های مشابه به کار برده‌اند و مزایا و معایب آن‌ها، می‌توانید محصول مورد نظرتان را با دقت انتخاب کنید. البته برخی شرکت‌های عرضه‌کننده راهکارهای سازمانی از جمله تیم‌یار، دموی محصولات را قبل از فروش در اختیار کاربران سازمانی می‌گذارند.
• نرم افزار حسابداری تولیدی مخصوص خودتان را برگزینید:نرم‌افزار حسابداری صنعتی‌را انتخاب کنید که مختص تولیدکنندگان طراحی و ساخته شده است؛ در این‌صورت می‌توانید مطمئن شوید که نیازهای کسب و کارتان را بهتر تأمین می‌کند.
• به مقیاس‌پذیر بودن سیستم اهمیت بدهید: سازمان‌ها معمولاً در آغاز راه فعالیت‌هایشان کوچک‌تر هستند، اما ممکن است رشد کنند. لذا بهتر است به سراغ نرم‌افزار حسابداری بروید که خدماتش را با توسعه یافتن کسب و کارتان گسترده‌تر کند و بتواند با الزامات سازمانتان سازگار شود.
• برای مبتنی بر ابر بودن سیستم حسابداری تولیدی‌تان تصمیم بگیرید: سیستم مبتنی بر ابر کمک می‌کند تا از هر جایی به حساب‌هایتان دسترسی داشته باشید و هزینه اولیه و پشتیبانی نسبتاً کمتری برای سازمانتان دارد.
• روش‌های حسابداری مناسب را انتخاب کنید: بسته به سازمانتان می‌توانید نرم افزار حسابداری تولیدی مبتنی بر انواع روش‌های حسابداری را برگزینید؛ از جمله نوع هزینه‌یابی و ....

پرکاربردترین امکانات و قابلیت‌های نرم افزار حسابداری تولیدی از جمله تیم‌یار کدامند؟

• رابط کاربری آسان برای نظارت بر تغییرات کسب و کارتان
• امکان پیگیری آنی وضعیت هزینه‌های محصولات
• امکان به‌کارگیری الگوهای تخمینی برای معرفی مشتریان جدید
• ثبت و پیگیری پرداخت‌ها و رسیدها
• سفارشی‌سازی و صدور صورتحساب‌ها
• مدیریت کردن کامل موجودی‌ها اعم از امکان پیگیری تعداد موجودی، تغییرات اقلام، مکان، شماره سریال و ضمانت‌ها و جزئیات خرید و فروش آن‌ها و اقلام غیرموجودی.
• مدیریت کردن آسان امور تولید؛ پیگیری اجزای جداگانه‌ای که محصول نهایی را می‌سازند. وقتی کالایی از سایر اقلام موجودی تولید می‌شود، اجزای سازنده از تعداد موجودی کسر می‌شوند اما محصول نهایی باید به موجودی اضافه شود.
• امکان فراهم‌سازی برآوردهایی ساده و دقیق به مشتریان تا بعداً بتوانید با یک کلیک آن‌ها را به فاکتور تبدیل کنید.
• پردازش حقوق و دستمزد؛ به کارکنانتان بر اساس نرخ ساعتی یا حقوق ثابت پرداخت کنید و دستمزد، اقلام تعهدی، کسورات، هزینه‌ها و مالیات را به آسانی مدیریت کنید. پردازش حقوق و دستمزد و چاپ فیش حقوقی و در عین حال، پیگیری همه اطلاعات حقوق و دستمزد به‌صورت متمرکز امکان‌پذیرند.