نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات

نرم افزار مدیریت خرید؛ ویژگی‌ها و کاربردها1

نرم افزار مدیریت خرید یکی از ابزارهای مهم مدیران برای مدیریت فرایندهای خرید و تدارکات است. خرید یکی از بخش­‌های اصلی هر صنعت تولیدی است و می­تواند سودآوری کلی را بهبود بخشد. یکی از بزرگ­ترین دردسرهایی که بسیاری از کسب و کارها با آن مواجه هستند مدیریت خرید و موجودی کالا است. کمبود اقلام ضروری، سفارش‌های تکراری یا از دست دادن سفارش‌های ثبت‌شده تنها برخی از مشکلاتی است که شرکت‌ها ممکن است هنگام خرید با آن­ها مواجه شوند. به این ترتیب، بسیاری از شرکت‌ها همواره برای مدیریت بهتر هزینه‌ها و موقعیت‌های مالی تحت فشار هستند.

با این حال، این نرم افزار می­تواند بسیاری از این مشکلات را کاهش دهد و در عین حال فرآیند را ساده­‌تر و کارآمدتر کند. از این گذشته، ایده اصلی خرید نرم افزار مدیریت این است که تا حد امکان مراحل کار را خودکار کند و در عین حال هزینه‌ها و خطاهای مربوط به کارمندان را نیز کاهش دهد. نرم افزار مدیریت خرید یکی از مهم­ترین اصول ابتدایی و مهم هر کسب و کار صنعتی، بازرگانی، خدماتی و... است. تامین نیاز‌های سازمان، متناسب با معیارهای فروش، بازاریابی، تولید و منابع مالی کسب و کار با بهترین کیفیت و در زمان مناسب، از اصول اولیه و اساسی مدیریت خرید است.

با استفاده از این نوع نرم ­افزار، برنامه بر روی یک سرور مرکزی نصب می­شود و می­تواند در برنامه‌­های زنجیره تامین موجودی که کسب و کار در حال حاضر در حال اجراست، ادغام شود. پس از نصب نرم ­افزار، همه افراد در سازمان که با خرید درگیر هستند می­توانند به این برنامه دسترسی داشته باشند که امکان یک رویکرد تدارکاتی مشارکتی را فراهم می­کند و تایید و پیگیری درخواست‌­های خرید را تسریع می­‌بخشد.

نرم افزار مدیریت خرید مزایای زیادی را برای کسب و کارها فراهم می­کند. یک مزیت آن این است که این نرم ­افزار موجودی شرکت را ردیابی می­کند و زمانی که سهام به سطح معینی رسید به طور خودکار سفارشات را تولید می­کند. دیگر نیاز نیست کسی آن سطوح را به صورت دستی بررسی کند، زیرا این کار برای آن­ها انجام می­شود و بنابراین از تمام شدن سطح موجودی اقلام حیاتی جلوگیری می­کند.  

نرم افزار مدیریت خرید پلتفرمی را به شرکت­ها ارائه می­دهد که می­تواند به­‌طور موثری پیچیدگی‌­های مرتبط با فرآیند خرید را مدیریت کند. این نرم­ افزار با قابلیت‌های مختلف از پیشنهاد مدیریت تا پردازش پرداخت، می‌تواند به شما در تأیید درخواست‌ها، تهیه اسناد تراکنش‌ها و حتی بررسی آن­ها کمک کند. با این حال، یافتن بهترین نرم افزار مدیریت خرید که متناسب با کسب و کار منحصر به فرد شما باشد، می­تواند چالش‌­برانگیز باشد.

نرم افزار مدیریت خرید این امکان را می­دهد که کسب و کار شما موجودی مورد نیاز خود را به راحتی و به سرعت از تامین­‌کنندگان دریافت کند. این امر فرآیند تدارکات را ساده می‌کند و به شما این امکان را می‌دهد که خیال‌تان راحت باشد و به موقع محصولات موردنیازتان را دریافت ‌کنید. سفارش خرید را می­توان به­‌عنوان یک سند تجاری تعریف کرد. اساسا این چیزی است که فرآیند تدارکات را شروع می­کند و بنابراین به بخش مهمی از کل مکانیسم خرید و فروش شرکت تبدیل می­شود. بنابراین وقتی ادعا می‌شود که مدیریت کارآمد یا ناکارآمد سفارش‌های خرید می‌تواند معامله‌ای بین کسب‌وکارها و فروشندگان آن‌ها ایجاد یا شکست دهد، جای تعجب نیست.

نرم افزار مدیریت خرید چیست؟

برای درک نرم افزار مدیریت خرید، ابتدا باید بفهمیم که سفارش خرید چیست. سفارش خرید (PO) سندی است که خریداران برای تامین‌­کنندگان ارسال می­کنند. این سند درخواستی برای محصولات و یا خدماتی است که باید توسط تامین­‌کننده تحویل و ارائه شود.

مدیریت سفارش خرید فرآیند داخلی یک سازمان برای مدیریت سفارشات خرید است. این امر تضمین می­کند که تنها خرید مورد نیاز انجام شده است، نه غیر ضروری. کارمندان را مولد می­کند و تضمین می‌کند که هزینه توجیه شده است. سازمان­‌ها یک بخش طراحی و تاسیس شده برای همین کار دارند.

مدیریت خرید سیستمی است که قوانین تأیید سفارشی را ایجاد می­کند و امکان تسریع در تأیید و سفارش برای دریافت به موقع موجودی را فراهم می­کند. مدیریت خرید فرآیند خرید و کنترل موجودی یک سازمان را برای کارایی بیشتر و کاهش هزینه‌­ها ساده می­کند.

سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت خرید، سفارش‌های خرید را پیگیری و ثبت می‌کنند و حتی می‌توانند کارهای تکراری را در فرآیند خرید به طور خودکار انجام دهند. کسب‌وکارها از این نرم‌افزار استفاده می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که هیچ خطایی در فرآیند خرید وجود ندارد و سرعت و دقت کار هم افزایش می­یابد.

یک نرم افزار مدیریت خرید خوب می­تواند تمام اطلاعات ضروری را در مورد خرید ارائه دهد. با توجه به حساسیت بالای خریدهای دیجیتالی، مهم است که کل فرآیند سفارش خرید (PO) به طور قابل اعتماد، دقیق و کارآمد انجام گیرد. نرم افزار مدیریت خرید فرآیند سفارش خرید را ساده می­کند و دارای یک فرم قالب برای سفارشات خرید است. این نرم ­افزار تمام موارد لازم مانند قیمت، کیفیت، کمیت، تاریخ تحویل محصول را دارد. وجود یک نرم افزار مدیریت خرید برای تمام بخش‌­هایی که موجودی زیادی دارند مانند خرده فروشی، تولیدی­‌ها، فروشگاه‌­های آنلاین و غیره مهم است.

هیچ کسب‌وکار موفقی نمی‌تواند بدون استفاده یک از نرم افزار مدیریت خرید، پیشرفت چشمگیری داشته باشد. نرم افزار مدیریت خرید نرم­ افزاری است که سفارشات خرید را به صورت دیجیتالی و فیزیکی ارائه و ارسال می­کند. به کارگیری این نرم­ افزار به کسب و کار شما این فرصت را می­دهد که سفارش‌­های خرید را از طریق اینترنت ارسال کند یا در صورت تمایل، آن را چاپ کرده و از طریق پست ارسال نماید.

ویژگی­‌های یک نرم افزار مدیریت خرید استاندارد

• نرم ­افزار مدیریت خرید باید یک نرم ­افزار کاربر پسند باشد. یک نرم ‌افزار استاندارد باید مقرون­‌به‌­صرفه، ساده برای پیاده‌­سازی و آسان برای استفاده توسط عموم باشد و نیازی به مهارت خاصی نداشته باشد.
• نرم افزار مدیریت خرید باید در مدیریت، تایید و پیگیری سفارشات خرید یا درخواست‌ها برای اطمینان از انجام به موقع سفار‌ش‌­ها نقش موثری ایفا کند.
• این نرم ­افزار باید بتواند جزئیات فروشنده، اطلاعات حساب، جزئیات مالیاتی و جزئیات خرید/فروش شرکت شما را در یک سیستم مدیریت کند.
• با استفاده از یک نرم افزار مدیریت خرید استاندارد، هر زمان که لازم باشد کاربران باید امکان دسترسی به سوابق یا داده­‌هایی که از سیستم می­خواهند را داشته باشند.
• یک نرم ­افزار مدیریت استاندارد باید امنیت قوی را برای اطمینان از عدم دسترسی غیرمجاز یا تغییر داده­‌های مالی مهم فراهم کند.
• یک نرم افزار مدیریت خرید تمام موارد سفارش را پیگیری می­کند، تعهدات مالی آینده را دسته­‌بندی کرده و تمام هزینه­‌ها را در یک مکان جمع‌­آوری می­کند.

نکات کابردی هنگام انتخاب یک نرم افزار مدیریت خرید

هنگام انتخاب یک نرم افزار مدیریت خرید، معیارهای مختلفی وجود دارد که باید در نظر بگیرید.

عملکرد خودکار نرم افزار مدیریت خرید

ویژگی‌هایی مانند صدور خودکار صورت‌حساب و همچنین نمایش خودکار اعلان‌ها به همه ذی‌نفعان مربوطه، برای یک نرم‌ افزار مدیریت خرید خوب بسیار مهم هستند.

 عملکرد خودکار نرم ­افزار، ارتباط بین فروشنده و خریدار را تسهیل می­کند. همچنین می‌توانید سفارش خرید بدهید و نرم‌افزار به‌طور خودکار درخواست خرید را برای تایید به ذینفع مناسب ارسال می‌کند. وقتی تایید شد، به طور خودکار به فروشنده ارسال می­شود.

داشتن کاتالوگ­‌های جامع

برای برطرف ساختن نیازهای تیم و کارمندان شرکت، یک نرم افزار مدیریت خرید باید به شما امکان دسترسی به محصولات مورد نیازتان را بدهد. بنابراین با استفاده از نرم افزار مدیریت خرید مناسب، شما به مواردی که نیاز دارید دسترسی پیدا می­کنید.

امکان ایجاد بودجه‌­بندی

یک نرم افزار مدیریت خرید خوب نباید بودجه‌­بندی شما را بر هم بریزد. این امر نه تنها به این معنی است که قیمت خود نرم­ فزار باید مناسب باشد، بلکه باید به شما و کسب و کارتان کمک کند تا بودجه خود را حفظ کنید. یک نرم افزار مدیریت خرید خوب باید بتواند با انواع مختلف بودجه کار کند و این امر را تسهیل کند.

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت خرید در سازمان­‌های تولیدی

نرم افزار مدیریت خرید یک پیشنهاد اولیه توسط خریدار به فروشنده است که مقادیر، انواع، کیفیت و قیمت­های توافق شده برای محصولات یا خدمات را نشان می­دهد. نرم افزار مدیریت خرید برای کنترل هزینه­­‌ها و ارائه یک نمای کلی از تمام لوازم درخواستی و جزئیات محصول آن­ها استفاده می­شود.

سازمان­‌های تولیدی با استفاده از یک نرم افزار مدیریت خرید خودکار، 10 درصد از هزینه‌­ها و 30 درصد از زمان صرف شده را کاهش می­دهند. با این حال، علی‌رغم اهمیت زیاد نرم­ افزارهای مدیریت خرید، بسیاری از سازمان­‌ها هنوز هم از این نرم‌افزار برای کمک به فرآیندهای خرید و تدارکات منظم خود استفاده نمی­کنند.

۱. کاهش هدررفت زمان در فرایندهای تدارکات

سازمان­‌های تولیدی می­توانند زمان صرف شده برای تدارکات را با استفاده از یک سیستم تدارکات اختصاصی کاهش دهند. پیاده‌سازی یک نرم‌افزار مدیریت خرید به‌طور مستقیم منجر به ورود داده‌های دستی کم­تری می‌شود. علاوه بر این، فرآیندهای تایید دیجیتال و ایمن، سریع­تر از موارد دستی هستند.

نرم افزار مدیریت خرید یک مقصد را برای تمام اطلاعات خرید شما تضمین می­کند و زمان صرف شده برای تأیید و اعتبار بخشیدن به جزئیات خرید را کاهش می­دهد. با استفاده از این نرم ­افزار، زمان صرف شده برای مدیریت و پردازش فاکتور معمولا کاهش می­یابد و باعث صرفه‌­جویی در زمان می­شود.

۲. دریافت سفارشات درست

ارسال سفارش خرید یک پیشنهاد قانونی و رسمی برای خرید محصولات یا خدمات خاص از یک تامین کننده است. اگر فروشنده پیشنهاد را بپذیرد، معمولا یک قرارداد قانونی بین شما و تامین­‌کننده شما تشکیل می­دهد. تا زمانی که تامین‌­کننده سفارش خرید را نپذیرد، هیچ قراردادی وجود ندارد.

نرم افزار مدیریت خرید مدارک دقیقی از سفارشات ارائه می­دهد. در این نرم­افزار توضیحات خرید، هزینه‌ها، مقادیر، دستورالعمل‌های تحویل، تخفیف‌ها و داده‌های سفارش توضیح داده شده است. این نرم ­افزار دقیق و جامع محصولات، نسبت به درخواست شفاهی، حاشیه­‌های کمتری برای خطا باقی می­گذارد.

۳. داده‌­های با کیفیت خوب

اگرچه استفاده از ورد و اکسل برای فرآیندهای درخواست خرید شما می‌تواند ایده­‌ی خوبی باشد، اما در صورتی که بخواهید تغییرات آدرس، شماره‌های سفارشات و سایر اطلاعات مهم در سفارش خرید را به‌روزرسانی کنید، همیشه احتمال خطا و اشتباه وجود دارد. استفاده از یک نرم افزار مدیریت خرید این اطمینان را حاصل می­کند که شماره‌­های سفارش خرید صحیح ثبت شده است و همه خریدها یک شماره سفارش یکسان دارند. علاوه بر این، این نرم افزار سردرگمی را که گاهی اوقات هنگام دریافت سفارشات رخ می­دهد، از بین می برد. اگر شخصی سفارش دهد و شخص دیگری سفارش را بپذیرد، در این صورت گاهی اوقات ارتباط نادرست می‌تواند مانع از رسیدن به موقع کالا به قسمتی شود که به این کالاها نیاز دارد. با استفاده از این نرم ­افزار، زمانی که تحویل انجام می­گیرد، می­توان آن را وارد سیستم کرد، با سفارش خرید اصلی تطبیق داد و بر اساس آن مستندسازی کرد.

۴. بهبود فرآیندهای تدارکات به پرداخت

با نرم افزار مدیریت خرید، اطلاعات مهم را می­توان فراتر از آن­چه که قبلا به تامین‌­کننده یا فروشنده ارائه شده است اضافه کرد. این نرم­ افزار به کاربران اجازه می­دهد تا اطلاعات مربوط به پردازش فاکتورها مانند پروژه، بخش و حساب را اضافه کنند. با نرم افزار مدیریت خرید می­توان تمامی این اطلاعات و فایل‌­ها را به صورت نظرات یا فیلدهای مربوط به سفارش خرید اضافه کرد که به این معنی است که تمامی اطلاعات خرید مربوطه را در یک مکان دریافت می­کنید.

۵. بودجه­‌بندی اصولی

نرم افزار مدیریت خرید می­تواند به شما در فرآیندهای بودجه­بندی در حین کار بر روی پروژه­های بزرگ کمک کند. برای ایجاد سفارشات خرید دقیق، ابتدا باید مقادیر سفارش را محاسبه کنید. با استفاده از نرم افزار مدیریت خرید می­توانید پیش‌­بینی بهتری از میزان سرمایه‌­گذاری در پروژه داشته باشید.

موقعیتی را تصور کنید که در آن یک بخش هزینه زیادی دارد که برای آن برنامه‌­ریزی نکرده است. آن­ها سفارشی را ارسال می­کنند و سپس تا زمانی که فاکتور را دریافت نکنند از آن مطلع نمی­شوند. اما با داشتن یک نرم افزار مدیریت خرید، می­توان از هزینه­‌های آینده مطلع شد. این امر به بودجه­‌بندی دقیق، برنامه‌­ریزی و ارتباط بین بخش‌­ها کمک می­کند.

۶. کنترل هزینه در زمان واقعی

در شرایط عادی معمولا زمان زیادی طول می­کشد تا یک سفارش اجرا شود و فاکتور در سیستم حسابداری قرار بگیرد. اما یک نرم افزار مدیریت خرید، تمام هزینه­‌های تعهد شده را در یک مکان گردآوری می­کند. با استفاده از این نرم ­افزار، سازمان­‌های تولیدی کنترل کامل بر میزان بودجه خود خواهند داشت. این بدان معنی است که مدیران پروژه می‌توانند از نرم افزار مدیریت خرید برای دستیابی به کنترل هزینه در زمان واقعی در پروژه‌­های در حال انجام استفاده کنند.

با استفاده از این نرم­ افزار می­توان هزینه­‌های غیر منتظره را مدیریت کرد. استفاده از نرم افزار مدیریت خرید می­تواند به‌­عنوان یک سیستم هشدار اولیه برای هزینه‌­های پیش­‌بی­نی‌‌نشده عمل کند.

۷. دسترسی به داده­‌های پیشین از طریق آرشیو دیجیتال

یک نرم افزار مدیریت خرید یک آرشیو قابل جستجو فراهم می­کند که اطلاعاتی را ارائه می­دهد که از طرق مختلف به کسب و کار شما کمک می­کنند. نرم افزار مدیریت خرید به شما این امکان را می­دهد تا سفارشات قبلی را پیدا کنید، اطلاعات مربوط به کالاهای سفارش داده شده را در یک دوره زمانی خاص بازیابی کنید و گزارشات مربوط به کالاهای مربوط به یک بودجه خاص را بازبینی کنید. دسترسی به داده های قبلی مهم می­تواند به شما در کنترل هزینه‌­ها و بهینه‌­سازی نرخ‌­ها در فرآیندهای مدیریت موجودی کمک کند.

دسترسی به داده­‌های پیشین، فرآیند خرید را سرعت می­بخشد. به­­‌عنوان‌­مثال اگر یک کسب‌وکار به یک محموله منظم از محصولات مانند جوهر چاپگر، لوازم حمام یا کالاهای ثابت نیاز داشته باشد، نرم‌افزار می‌تواند سفارشات خرید قدیمی را بدون نیاز به ایجاد مجدد توسط کاربر تکرار کند. بنابراین سفارشات خرید مکرر را می­توان یک بار ایجاد کرد اما به لطف نرم­افزار به­طور نامحدود استفاده کرد.

۸. تقویت تعاملات تجاری

استفاده از نرم افزار مدیریت خرید به شما این امکان را می­دهد تا با مقامات محلی و دولت تجارت کنید. در واقع بسیاری از دولت‌­ها و مقامات محلی فقط پس از دریافت سفارش خرید رسمی، فاکتورها را پرداخت می­کنند. کسب‌وکاری که سفارش‌های خرید را تولید می‌کند به این معنی است که در صدر جریان‌های نقدی و مالی خود قرار دارد. نرم افزار مدیریت خرید اعتبار بیشتری به سازمان­های تولیدی می­بخشد.

نرم افزار مدیریت خرید می­تواند روابط بین خریداران و فروشندگان را بهبود بخشد. این نرم­ افزار بهترین قیمت‌­های پرداخت­‌شده برای کالاهای مختلف را ردیابی می­کند و می­تواند گزارش‌­هایی را بر اساس آن اطلاعات با لمس یک دکمه ایجاد کند تا قراردادهای تامین­‌کننده را بتوان برای صرفه­‌جویی بیشتر در هزینه کسب و کار مذاکره کرد و به این ترتیب بهترین تامین‌­کننده برای آن انتخاب می­شود.

نتیجه‌­گیری

پیگیری هزینه‌­ها همواره امر مهمی است و نرم افزار مدیریت خرید به کنترل هزینه­‌ها کمک می­کند. این نرم ­افزار بسیاری از فرایندهای دستی را حذف می­کند، بنابراین احتمال خطا را کاهش می­دهد. در حالی­که مطالب ذکر شده تنها برخی از ویژگی‌های نرم افزار مدیریت خرید هستند که می‌توانند برای یک شرکت مفید باشند، اما دلایلی را نشان می‌دهند که چرا بسیاری از کسب‌وکارها از نوعی نرم‌ افزار مدیریت خرید برای کمک به مدیریت خرید خود استفاده می‌کنند.

مزایای کلی این نرم ­افزار به راحتی قابل تشخیص است: بهره­‌وری بهبود یافته، صرفه­جویی در هزینه و راحتی. از آن­جایی­که تمام خریدهای انجام شده توسط کل یک کسب و کار توسط یک برنامه واحد انجام می­شود، احتمال سفارش­های تکراری تقریبا صفر می­شود. بعلاوه، کارکنانی که ممکن است تمایلی به استفاده از سیستم­های تدارکات گسترده­‌تر نداشته باشند، برای استفاده موثر از این برنامه‌­ها به حداقل آموزش­‌ها نیاز دارند.

به طور کلی، نرم افزار مدیریت خرید مزایای زیادی برای مشاغل در هر اندازه و در هر صنعتی دارد. این برنامه‌های نرم‌افزاری با کمک به کسب‌وکارها در صرفه‌جویی در هزینه، افزایش کارایی خرید، ردیابی بهتر موجودی، مدیریت تحویل و موارد دیگر، واقعا می‌توانند نحوه عملکرد بخش‌های خرید را بهبود بخشند. ویژگی­ها و مزایای ارائه شده توسط این نرم­افزارها اغلب ارزش حداقل سرمایه­گذاری اولیه را دارند.

زیرسیستم‌های نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات تیمیار

• مدیریت عملیات خرید
  • ثبت درخواست خرید
  • ثبت سفارش خرید
  • ثبت فاکتور خرید
  • ثبت برگشت از خرید
  • ثبت فاکتور خدمات
  • ثبت برگشت از خدمات

فرآیندها، سیستم‌ها، زیر سیستم‌ها و عملیات‌های خودکار نرم افزار مدیریت خرید تیمیار

• فرآیندها
  • ثبت درخواست خرید با استفاده از جریان‌های متفاوت از پیش تعیین شده
  • ثبت سفارش خرید به صورت نامحدود
  • ثبت فاکتور خرید به صورت مستقل و یا عطف به درخواست خرید، سفارش خرید و یا رسید انبار
  • ثبت فاکتورهای برگشت از خرید
  • ثبت فاکتور خدمات بر اساس خدمات تعریف شده در سیستم
  • ثبت فاکتور برگشت از خدمات

 

• سیستم‌ها، زیر سیستم‌ها و ماژول‌های مرتبط
  • ارتباط با شعب مختلف
    • انتخاب  شعبه فعال
  • ارتباط با سیستم ارتباط با مشتری (CRM)
    • تعریف تأمین‌کنندگان
  • ارتباط با حسابداری (حسابداری خرید)
    • تعریف و تنظیم حساب‌های خرید
    • تعریف حساب تأمین‌کنندگان
    • صدور سند حسابداری خودکار در عملیات خرید و برگشت از خرید
  • ارتباط با سیستم مدیریت انبار و کنترل موجودی
    • ثبت فاکتورخرید عطف به رسید دائم کالا در انبار
    • ثبت درخواست خرید به دو روش درخواست کالا در صورت نداشتن موجودی و رسیدن به نقطه سفارش برای کالاهایی با تنظیم درخواست خرید اتوماتیک در انبار
    • ثبت تعدادی در انبار در عملیات خرید و برگشت از خرید

 

• سایرعملیات خودکار نرم افزار مدیریت خرید
  • ثبت خودکار درخواست خرید براساس درخواست کالا در ماژول محصول 
  • ثبت خودکار درخواست خرید بر اساس نقطه سفارش در ماژول محصول
  • ثبت درخواست خرید بر حسب نیاز ماژول تولید
  • ثبت خودکار سند حسابداری در فاکتور خرید کالا و برگشت از خرید کالا
  • ثبت خودکار سند حسابداری در فاکتور خرید خدمت و برگشت از خرید خدمت
  • ثبت خودکار تاریخچه
  • امکان گزارش گیری TTMS فصلی
  • امکان گزارش گیری لحظه‌ای جامع خرید

 

ویژگی‌های کلیدی نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات ERP تیمیار

• یکپارچگی مدیریت خرید و تدارکات تیمیار با سایر سیستم‌ها و زیرسیستم‌ها

نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات تیمیار، سیستمی یکپارچه از یک ERP کاملاً بومی و ایرانی است، که نیاز به استفاده از نرم افزارهای جزیره‌ای را به کلی برطرف می سازد و با ارائه یک راهکار یکپارچه با عنوان نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات یکپارچه تیمیار، این امکان را ایجاد می‌نماید تا تمامی امور مرتبط با کسب و کار در این چارچوب امن به انجام رسد. سیستم مدیریت خرید در تیمیار مانند دیگر سیستم‌های ERP تیمیار، یک ماژول یا زیرمجموعه از این مجموعه قوی بوده و از تحمیل ضرر و زیان های احتمالی جلوگیری نموده و به مدیریت بهینه امور عملیاتی خرید و تامین، کمک شایانی خواهد کرد. همچنین، استفاده از نرم افزار مدیریت خرید، سفارش خرید، درخواست خرید، کنترل و ارزیابی کیفی، خرید کالا و خدمات، برگشت از خرید، مدیریت تامین کنندگان، ثبت سند حسابداری و ارتباط با سیستم مدیریت انبار و کنترل موجودی را به خوبی هدایت و کنترل نموده و بسیاری از پیچیدگی‌ها در حوزه کسب و کار را کاهش می‌دهد. یکی از موارد بسیار مهم در انتخاب و استفاده از یک نرم افزار کارا، وجود یکپارچگی واقعی و استاندارد، میان بخش های مختلف و وابسته آن است. حیات واقعی و کنترل درست روند خرید و فروش یا به معنای اصلی هزینه و سود نهایی در گرو کارکرد صحیح بخش های مختلف سازمان در یک کسب و کار است و این امر زمانی مؤثر و مفید است که در کنار سیستم خرید و تدارکات، سیستم های حسابداری، فروش، مدیریت انبار و کنترل موجودی ، مدیریت اموال و دارایی ثابت، نرم افزار مدیریت تولید، خدمات پس از فروش، تعمیر و نگهداری، مدیریت ارتباط با مشتری، اتوماسیون اداری، مدیریت پروژه ، سایت و فروش آنلاین و حتی موارد مرتبط با اطلاع رسانی های درون و برون سازمانی حیات داشته و در کنار هم و بصورت یکپارچه همراه باشند. ERP یکپارچه و تحت وب تیمیار، علاوه بر وجود تمامی این سیستم ها در کنار هم، روند کامل حسابداری انبار، حسابداری فروش، مدیریت فروش، مدیریت خرید و تدارکات، مدیریت تولید، مدیریت سایت و فروش آنلاین را برای مدیرانی که به فکر پیشرفت و بهبود کسب و کار خود هستند، به ارمغان خواهد آورد. 

 

• ثبت در خواست‌های خرید با استفاده از قابلیت جریان خریدهای متنوعی بر حسب نیاز کسب و کار

در نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات تیمیار این امکان فراهم است که هر سازمان با توجه به سیاست راهبردی در حوزه بازرگانی و خرید، جریان خرید مورد نیاز خود را ایجاد کند.

 

• امکان ثبت در ماژول خرید به چهار روش: درخواست خرید، سفارش خرید، فاکتور خرید و برگشت از خرید

در نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات تیمیار سیستم خرید شامل 4 قسمت مختلف از جمله: درخواست خرید، سفارش خرید، فاکتور خرید و برگشت از خرید می‌باشد که این امکان را فراهم می‌کند جریان خرید  با سلسله مراتب دلخواه در کسب و کار ایجاد گردد.

 

• ثبت خودکار اسناد در انبار و حسابداری همزمان با تراکنش در سیستم خرید

در نرم افزار مدیریت خرید، خرید تیمیار با توجه به یکپارچگی موجود در سیستم زمانی‌که تراکنش فاکتور خرید صورت می‌گیرد ثبت تعدادی در سیستم انبار و پس از آن ثبت حسابداری در سیستم حسابداری به صورت خودکار انجام می‌شود.

 

ثبت تعدادی در سیستم انبار

 

ثبت حسابداری در سیستم حسابداری

 

• امکان دسترسی به اسناد مالی از طریق فاکتور خرید

در نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات تیمیار پس از ثبت سند حسابداری مربوط به فاکتور خرید قابلیت دسترسی به سند مالی لینک شده به فاکتور خرید وجود دارد.

 

•   امکان ثبت فاکتور با استفاده از عطف به رسید تعدادی انبار و یا درخواست خرید

در نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات تیمیار می‌توان به دو روش فاکتور خرید را ثبت نمود:

روش اول:  مبنا قرار دادن عملیاتی همچون رسید انبار، درخواست خرید  و سفارش خرید در فاکتور خرید

۱. امکان تبدیل چند رسید انبار به یک فاکتورخرید

۲. امکان تبدیل چند درخواست خرید به یک فاکتور خرید

۳.  امکان تبدیل سطرهای یک درخواست خرید به چندین فاکتور

روش دوم: ثبت فاکتور خرید به صورت مستقل

 

مبنا قرار دادن اسنادی همچون رسید انبار ، درخواست خرید  و سفارش خرید

 

 

• امکان گزارش گیری لحظه‌ای از وضعیت فاکتورهای خرید و ایجاد داشبورد با گزارش‌های پرکاربرد

در نرم افزار مدیریت خرید تیمیار با توجه به گزارش‌های موجود می‌توان داشبوردی مدیریتی ایجاد نمود که گزارشات خرید به صورت لحظه‌ای قابل مشاهده و کنترل باشد. چیدمان و نوع گزارش به نیاز و سلیقه کاربر بستگی دارد.

 

ایجاد داشبورد مدیریتی با گزارشهای پرکاربرد

 

•  امکان کنترل کیفی کالای خریداری شده در زمان رسید انبار

در نرم افزار مدیریت خرید تیمیار این امکان وجود دارد، کالاهایی که در هنگام خرید نیاز به کنترل کیفیت و ارزیابی دارند، قبل از تعدادی شدن در انبار ابتدا کنترل شده و درصورت بدست آوردن حد نصاب نمره تعیین شده، اجازه رسید در انبار و ثبت تعدادی فاکتور به آن‌ها داده شود.

 

• امکان تغییر نرخ برابری در خریدهای ارزی تا قبل از ثبت حسابداری فاکتور خرید

در نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات تیمیار با توجه به نوسانات قیمت ارز این امکان به کاربر داده شده تا قبل از ثبت حسابداری فاکتور خرید، نرخ برابری در فاکتور را اصلاح کند.

 

• امکان ثبت فاکتور خدمت

در نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات تیمیار می‌توان برای خدمت هایی که منجر به هزینه هستند و روی بهای تمام شده کالا تاثیر می‌گذارند و در ماژول محصول به عنوان خدمت تعریف شده‌اند، فاکتور خرید خدمت ثبت کرد.

 

• روند ثبت تمامی مراحل خرید در چهار مرحله

در نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات تیمیار تمامی مراحل خرید شامل: درخواست خرید، سفارش خرید ، فاکتورخرید و برگشت از خرید در چهار مرحله (پیش نویس، بررسی، اجرا وکامل) ثبت می‌شود که هر مرحله با توجه به دسترسی تعیین شده تایید خواهد شد.

 

• ثبت هزینه با استفاده از تسهیم سیستمی

در نرم افزار مدیریت خرید تیمیار می‌توان هزینه‌ها یا فاکتورهای خدمت را به عنوان هزینه در فاکتور ثبت کرد که از طریق تسهیم سیستمی میزان درصد تاثیر هزینه برای هر کالا با توجه به ارز انتخابی به طور جداگانه محاسبه شود.

 

تسهیم سیستمی

• دسترسی جداگانه برای هر قسمت در سیستم خرید

در سیستم مدیریت خرید تیمیار این امکان وجود دارد که تمامی موارد و گزینه‌های سیستم به طور تکی و یا گروهی دسترسی داده شود.

این امر به کنترل داده‌های ثبت شده و کالاهای ورودی به سازمان کمک شایانی می‌کند.

دسترسی مجزا برای قسمت‌های مختلف سیستم

دسترسی تأیید مراحل ثبت

 

 

• مشاهده رکوردهای حسابداری در فاکتور خرید

در برنامه مدیریت خرید و تدارکات تیمیار پس از ثبت سند حسابداری، رکوردهای ثبت شده در حسابداری در قسمت پایین در فاکتورخرید، قابل مشاهده است.

 

 

مشاهده رکوردهای حسابداری در فاکتور خرید

• مشاهده تاریخچه عملیات‌ها

در نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات تیمیار در قسمت پایین هر سند در سیستم خرید، تاریخچه‌ای برای تمامی تغییرات اعمال شده در اسناد قابل مشاهده است.

 

مشاهده تاریخچه عملیات ها

 

• امکان ایجاد انواع گزارش‌های تحلیلی و ترکیبی به کمک BI

در برنامه مدیریت خرید و تدارکات تیمیار امکان ایجاد انواع گزارش‌های سیستم خرید با بهره گیری از راهکار هوش تجاری وجود دارد. گزارشات علاوه بر داشبورد مدیریتی در سیستم خرید نیز در دسترس هستند.  برنامه مدیریت خرید و تدارکات یکپارچه تیمیار امکان گزارش‌گیری سفارشی با استفاده از فیلدهای موجود در انبار و خرید را به کاربر می‌دهد. در سیستم خرید تیمیار گزارشاتی بر اساس تامین کنندگان، کالا و یا خدمات خریداری شده، وضعیت تسویه فاکتورها و گزارشات  TTMS جهت ارائه به اداره مالیات وجود دارد که به مدیران کسب وکار اجازه می‌دهد از مدیریت صحیح و کارآمد فرآیند خرید، بهره‌مند شوند.

 

• گزارش جامع خرید به تفکیک فاکتور

گزارشی جامع بر مبنای فاکتور که درآن تاریخ فاکتور، نام تامین کننده، نوع فاکتور( فاکتور کالا یا خدمات) و مبالغ فاکتور به طور مجزا نمایش می‌دهد.

 

گزارش جامع خرید به تفکیک فاکتور

 

• گزارش جامع خرید - سر جمع تامین کننده

گزارشی جامع بر مبنای تامین کننده که جمع فاکتورهای ثبت شده به تفکیک نوع فاکتور را نمایش می‌دهد.

 

گزارش جامع خرید  سر جمع تامین کننده

 

• گزارش ریز فاکتورهای خرید

گزارش فاکتورها با تمام جزئیات از جمله تاریخ فاکتور، تامین کننده، کالا یا خدمات و...، نمایش داده می‌شود.

 

 

گزارش ریز فاکتورهای خرید

 

• و ضعیت تسویه فاکتور خرید

در این گزارش وضعیت فاکتورها از نظر تسویه یا عدم تسویه به تفکیک شماره فاکتور قابل مشاهده است.

 

وضعیت تسویه فاکتور خرید

 

• گزارشات TTMS فصلی

گزارشات TTMS ، گزارشاتی هستند که  خریدها، فروش‌ها و درآمدهای شرکت‌ها را به طور فصلی جمع آوری می‌کنند. مؤدیان مالیاتی موظفند این گزارش را به سازمان مالیات ارائه دهند. سیستم خرید تیمیار این امکان را به کاربران می‌دهد تا این گزارشات را به صورت فصلی دریافت کنند.

 

• TTMS فصلی - خرید به تفکیک شخص و شناور

 

TTMS فصلی خرید به تفکیک شخص و شناور

 

• TTMS فصلی - خرید به تفکیک شخص

 

TTMS فصلی خرید به تفکیک شخص

 

• TTMS فصلی - خرید به تفکیک فاکتور

 

TTMS فصلی خرید به تفکیک فاکتور