نرم افزار BPMS چیست؟
نرم افزار BPMS مخفف (Business Process Management Software) یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کسبوکار است. این سیستم نرم افزاری در واقع ساختار دیجیتالی‌شده مفهومی به نام BPM است. در یک تعریف ساده BPM را می‌توان این‌گونه تعریف کرد؛ «مفهومی که بر ایجاد، شناسایی، بهبود و پایش فرایندهای کسبوکار تاکید دارد تا با بهتر کردن آنها عملکرد کلی سازمان را اثربخش و کارآمد کند». در این مقاله می‌خواهیم با BPM و BPMS آشنا شویم، به مقایسه BPMS و ERP بپردازیم و مزایای استفاده از هرکدام را در کسبوکارها بررسی کنیم.
فهرست مطالب
- BPM از کجا آمده است؟
- تاریخچه و ویژگی‌های نرم افزار BPMS
- نرم افزار BPMS و ERP
- مزایای استفاده از نرم افزار BPMS در سازمان
- منظور از نرم افزار bpms کسبوکار چیست؟
- طرز کار نرم افزار bpms چگونه است؟
- مهم‌ترین امکانات نرم افزار bpms کدامند؟
- برای راه‌اندازی سیستم مدیریت فرآیندها در سازمان چه اقداماتی لازم است؟
- برای انتخاب کردن بهترین نرم افزار bpms به چه قابلیت‌هایی باید توجه کنیم؟
نرم افزار bpms امروزه به‌عنوان یکی از ضرورت‌های باقی ماندن در عرصه رقابت در بازار تبدیل شده است. این سیستم، مدیریتی متمرکز را بر تمامی بخشهای کسب و کارها فراهم می‌کند. اما استفاده حداکثری از امکانات و قابلیت‌های آن به شرایط خاصی بستگی دارد که در هنگام انتخاب و به‌کارگیری آن باید رعایت کنید. کاربردهای اصلی نرم افزار مدیریت فرایندها کدامند؟ برای بهره‌گیری از چنین سیستمی در سازمان چه الزاماتی باید مهیا شود؟ در این مطلب می‌خواهیم کمی در نرم افزار bpms دقیق شویم و جایگاهش را در فرایندهای مختلف سازمان ببینیم، از مدیریت تولید گرفته تا برنامه ریزی منابع سازمان تحقق اهداف سازمانی بررسی کنیم. با این مطلب کاربردی تیمیار همراه شوید تا به سؤالات مهم زیر در این خصوص پاسخ دهیم.
- نرم افزار bpms چیست و چه مزایایی برای سازمان‌ها دارد؟
- چگونگی مدیریت کردن فرآیندها چه تأثیری بر بهره‌وری سازمانی و تحقق اهداف کسب و کار دارد؟
- بهترین نرم افزار bpms سازمان چه ویژگی‌هایی دارد؟
- امکانات و قابلیت‌های این سیستم چه فرآیندهایی را در سازمان بهینه می‌کنند؟
BPM از کجا آمده است؟
BPM یا مدیریت فرایندهای کسبوکار هر پروژه را مجموعه‌ای از فرایندهای مختلف می‌بیند و بر این اصل تاکید می‌کند که بهبود فرایندهای موجود در هر پروژه باعث ارتقای سطح آن و بهتر شدن نتیجه‌اش می‌شود. این بهتر شدن می‌تواند شامل کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری نیروی انسانی، استفاده از حداکثر ظرفیت خطوط تولید و زیرساخت‌های موجود و استفاده بهینه از مواد اولیه باشد. البته این نگاه که هر پروژه از مجموعه‌ای از فرایندهای مختلف تشکیل شده است مربوط به چند دهه و سال‌های اخیر نیست. مصریان و رومیان باستان از همان ابتدا نیز به اهمیت بهبود فرایندها و بالا بردن کیفیت و سرعت آنها برای گسترش امپراتوری‌هایشان پی برده بودند.
شاید صحیح‌تر این باشد که ریشه BPM را در دوران باستان جستجو کنیم، اما آن‌چه را که امروز به عنوان دستورالعملی مدون می‌شناسیم «فردریک تیلور» در قرن ۱۹ میلادی به جهان کار و صنعت معرفی کرد. در سال ۱۹۱۱ تیلور کتابی را با عنوان «قواعد مدیریت علمی» منتشر کرد. او در این کتاب به تشریح اصولی پرداخت که با استفاده از آنها سازمان‌ها و صنایع قادر خواهند بود بهره‌وری را به شکل چشم‌گیری افزایش دهند.
تاریخچه و ویژگی‌های نرم افزار BPMS
اما به سراغ نرم افزار BPMS برویم. در دهه ۶۰ میلادی ورود فناوری به صنایع باعث ایجاد تحولی شگرف در آنها و سرعت گرفتن رشد و توسعه‌شان شد. این موضوع باعث شکل‌گیری موج استفاده از فناوری‌ها برای دیجیتالی کردن سیستم‌های مدیریت فرایند کسبوکار در سازمان‌ها شد. سیستم نرم افزاری «کایزن» در صنایع کشور ژاپن از سیستم‌های پیشرویی بود که برای بهبود فرایندهای کسبوکار معرفی شد. این سیستم برای مدیریت فرایندها از روش S5 استفاده می‌کرد.
در دهه 80 میلادی شرکت FileNet سیستم مدیریت دیجیتال جریان‌های کاری را به بازار معرفی کرد. سیستمی که FileNet طراحی کرده بود اسناد اسکن شده را از طریق یک فرایند از پیش تعریف شده ردگیری و دسته‌بندی می‌کرد. عقیده بسیاری از کارشناسان اینست که این سیستم جد اصلی BPMهای نوینی‌ست که امروز می‌شناسیم. جالب است بدانید شرکت FileNet چند سال پس از معرفی این سیستم توسط IBM خریداری شد.
در سال ۲۰۰۰ میلادی موسسه گارتنر عنوان «مجموعه مدیریت فرایندهای کسبوکار» (Business Process Management Suite) را ابداع کرد. از این سال به بعد واژه BPMS به فرهنگ لغت کسبوکارها اضافه شد. این مفهوم به مجموعه‌ای از نرم افزارهایی اشاره داشت که با فرایندهای سازمان‌ها سروکار داشتند.
در ۲۰۱۲ موسسه گارتنر «مدیریت هوشمند فرایندهای کسبوکار» (iBPM) را ابداع کرد. این مفهوم به همان نرم افزارهای مدیریت فرایندهای کسبوکار اشاره داشت با این تفاوت که هوش مصنوعی، تحلیل داده و گزارش‌دهی نیز در آنها تعریف شده بود. تمام این مفاهیم در سالیان، دهه‌ها و قرن گذشته امروز در یک مفهوم و واژه جمع شده‌اند و آن «نرم افزار مدیریت فرایندهای کسبوکار» (BPMS) است.
نرم افزار BPMS یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کسبوکار به سازمان کمک می‌کند تا تحلیل و خودکارسازی فرایندهایش را بهبود دهد. اصلی‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار BPMS امکان مدل‌سازی، ایجاد، ویرایش و در نهایت اجرای فرایندهای کسبوکار در سازمان است. این نرم افزار در گام بعدی به جمع‌آوری و تجزیهوتحلیل داده‌ها می‌پردازد. تمام وظایف و فعالیت‌های روزانه افراد در یک سازمان (از مسئول حمل‌و‌نقل تا مدیر‌عامل) نیازمند فرایند‌هایی‌ست که نیاز به مدیریت دقیق و هوشمند دارند. نرم افزار BPMS در کنار این ویژگی مهم یعنی امکان مدیریت هوشمند فرایندها سه ویژگی بسیار مهم دیگر را نیز در اختیار کسبوکارها می‌گذارد.
برای مثال این نرم افزار در نخستین گام فرایندهای کسبوکار را چابک‌تر و سریع‌تر می‌کند. نتیجه این‌که سرعت سازمان در رسیدن به اهداف بیشتر شده و برای چالش‌های جدید در آینده آماده‌تر می‌شوند.
فرایندهای تکراری و روزانه بخش زیادی از زمان کارکنان‌تان را مصرف می‌کند. نرم افزار BPMS با کدگذاری این فرایندها و سیستمی کردنشان عملا تمام آنها را خودکارسازی کرده و در نتیجه زمان آزاد زیادی در اختیار کارکنان شما قرار می‌دهد.
شفافیت فرایندها داده‌های به‌روز و در لحظه را در اختیار مدیران و تصمیم‌سازان قرار می‌دهد. داده‌های شفاف از روند فرایندها به آنها امکان می‌دهد بهبود و پیشرفت فرایندها به دقت اندازه‌گیری و پایش کنند.
نرم افزار BPMS و ERP
نرم افزار ERP یا Enterprise Resource Planning یک سیستم نرم افزاری جامع است که در آن نرم افزارها و سیستم‌های مختلف به منظور ایجاد یکپارچگی و انعطاف‌پذیری سازمانی در قالب یک نرم افزار واحد در اختیار کسبوکارها قرار می‌گیرد. البته مفهوم ERP چیزی فراتر از چند سیستم و نرم افزار است و حوزه‌های گسترده و عمیق زیادی را شامل می‌شود. نرم افزارهای ERP معمولا به صورت ماژولار ارایه می‌شوند و این‌که بگوییم در این سیستم وجود یا عدم وجود یک نرم افزار ممکن یا غیر ممکن است وجود ندارد. انعطاف‌پذیری این سیستم‌های نرم افزاری باعث می‌شود کسبوکارها در هر زمان که نیاز داشته باشند بتوانند یک نرم افزار یا سیستم دیجیتالی جدید را به مجموعه نرم افزاری موجود خود اضافه کنند.
بنابراین می‌توان گفت در تمام سیستم‌های ERP یک نرم افزار BPMS به صورت پیش‌فرض وجود دارد و سیستم جداگانه‌ای تحت عنوان BPMS با اسامی مختلف در این نرم‌افزارها نمی‌توان پیدا کرد. مزیت وجود BPMS در نرم افزار ERP اینست که داده‌های موجود در فرایندها در لحظه با تمام بخشهای درگیر با یک پروژه در سازمان به اشتراک گذاشته می‌شود و واحدهای مختلف نیازی به برقراری تماس از کانال‌های گوناگون برای پیشبرد پروژه‌ها ندارند. این مزیت باعث می‌شود تا بسیاری از مراحل پیشرفت پروژه به صورت خودکار پیش رود و نیازی به صرف زمان زیاد برای برگزاری جلسات هماهنگی و غیره نباشد.
مزایای استفاده از نرم افزار BPMS در سازمان
چابکی
وقتی از چابکی فرایندهای سازمانی صحبت می‌کنیم منظورمان خودکارسازی فرایندهای روزانه، کوتاه کردن مسیر جریان‌های کاری و افزایش بهره‌وری سازمانی‌ست. وجود فرایندهای چابک به کسبوکارها امکان می‌دهد با جریان‌ها و نوسانات بازار اگر نگوییم کامل ولی تا حد زیادی همراه شوند و نه تنها از این نوسان‌ها آسیبی نبیند بلکه به چشم فرصتی برای رشد به آن نگاه کنند. زمانی که سازمان از نرم افزار BPMS برای تعریف و پیاده‌سازی فرایندهایش استفاده می‌کند سه گام مهم را عملیاتی می‌کند.
در گام نخست فرایندهای خود را منعطف می‌کند به این معنی که هر زمان نیاز به تغییری در هر مرحله از هر فرایندی بود می‌تواند به راحتی تغییر مورد نیاز خود را در آن اعمال کند بدون این‌که هزینه زیادی بپردازد. در گام بعدی کسبوکار می‌تواند فرایندهای خاص و منحصر به خودش را در نرم افزار BPMS پیاده‌سازی کند و یکی از نیازهای اصلی و شاید پرچالش خود را به آسانی مدیریت کند. در گام آخر هزینه‌های سازمان در هر بُعدی از هزینه ارتباطات گرفته تا زمانی و مالی به درستی مدیریت می‌شود و سازمان به سوی تعالی و رشد حرکت می‌کند.
بهره‌وری
بهینه‌سازی فرایندهای کسبوکار به این معناست که فرایندهای دستی و تکراری در نرم افزار BPMS به فرایندهای خودکاری تبدیل می‌شوند که برای انجام آنها نیاز به حضور دایمی پرسنل نیست. از سوی دیگر بهبود فرایندها مانند شناسایی و مدیریت گلوگاه‌ها، حذف موازی کاری‌ها و مراحل تکراری در نتیجه استفاده از نرم افزار BPMS کاهش چشم‌گیری پیدا می‌کند. این مزیت به کارکنان‌تان اجازه می‌دهد زمان بیشتری را به فعالیت‌های اصلی خود اختصاص دهند. نتیجه مشخص است؛ افزایش بهره‌وری در تمام بخشهای سازمان.
کارایی
شفاف شدن فرایندها در نرم افزار BPMS از دو منظر قابل بررسی است. اول این‌که داده‌های واقعی در اختیار تصمیم‌گیران سازمان قرار می‌دهد. دوم این‌که به شناسایی نقاط فاقد کارایی در سازمان کمک و این فرصت را فراهم می‌کند تا کارهای زاید، هزینه‌زا و هزینه‌بر حذف و کارها با کارایی بالاتر و صرف منابع کمتر انجام شود.
افزایش رضایت کارکنان
انجام کارهای تکراری آن هم وقتی روزانه باشد برای هرکسی خسته‌کننده است. نرم افزار BPMS این کارها یا بهتر بگوییم فرایندها را خودکارسازی کرده و دسترسی راحت‌تر و سریع‌تر به اطلاعات را برای اعضای سازمان به ارمغان می‌آورد. این موضوع باعث افزایش رضایت کارکنان شما می‌شود چراکه بسیاری از فرایندهای خسته‌کننده کاری برای آنها حذف می‌شود و زمان بیشتری برای تعامل، خلاقیت و پیشبرد کارها دارند. همچنین امکان بروز اشتباه در نتیجه انجام دستی کارها نیز کاهش پیدا می‌کند.
تمرکز بیشتر روی مشتریان
با بهبود فرایندها، کاهش خطاها، حذف کارهای تکراری، وجود داده‌های شفاف و درلحظه و از همه مهم‌تر افزایش زمان در دسترس کارکنان‌تان حالا زمان اینست که نرم افزار BPMS در سازمان شما نقش اصلی خودش را ایفا کند؛ کمک به تمرکز بیشتر روی مشتریان. طبیعی‌ست زمانی‌که کارکنان‌تان زمان بیشتری در اختیار داشته باشند می‌توانند هم مشتریان بیشتری به سازمان بیاورند و هم زمان بیشتری برای مشتریان فعلی صرف کنند. این امر، ظرفیت مناسبی را برای پاسخ‌دهی سریع به پیشنهادها، بررسی مشکلات، پیاده‌سازی سریع راه‌حل‌ها و شخصی‌سازی نیازها و محصولات ارایه شده برای مشتریان ایجاد می‌کند که در نهایت افزایش رضایت مشتری را به دنبال دارد.
حفظ چارچوب‌های سازمانی
نرم افزار BPMS به کسبوکارها امکان می‌دهد تمام وظایف و جریان‌های کاریِ فرایندها را در یک چارچوب با شرح وظایف مشخص تعریف و پیاده‌سازی کند. این یعنی مهم نیست چه فردی با چند سال سابقه کاری در کدام موقعیت شغلی مشغول است. وجود چارچوب‌های مشخص و شرح وظایف روشن به کارکنان اجازه می‌دهد در صورت جابه‌جایی و تغییر موقعیت شغلی همواره به داده‌های مورد نیاز و اطلاعات کافی برای انجام وظایف دسترسی داشته باشند. همین وضعیت در سایر حوزه‌ها نیز صادق است، ارتباط با مشتریان، ارتباطات درون و برون واحدی، شرح وظایف و... .
قابلیت اندازه‌گیری
وجود داده‌های قابل سنجش و گزارش‌های ملموس و قابل استناد یکی از اصلی‌ترین نتایج استفاده از نرم افزار BPMS است. این موضوع نقش مهمی در مدیریت پروژه‌ها، فرایندها و حتی کارکنان دارد. استفاده از فناوری‌های نوین مانند هوش مصنوعی، تجزیهوتحلیل کلان‌داده‌ها و گزارش‌گیری هوشمند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیم‌های خود را بر اساس واقعیات بگیرند.
منظور از نرم افزار bpms کسبوکار چیست؟
نرم افزار bpms کسب و کار (BPMS: Business Process Management System) پلتفرمی است که فرآیندهای تجاری تعریف شده را مدیریت و خودکار می‌کند. این سیستم زیرساختی ایجاد می‌کند که چابکی سازمان را ارتقا می‌دهد و کارها را سریع‌تر و آسان‌تر انجام می‌دهد. BPMS ابزاری ساده و دیداری دارد که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با شناسایی، مدل‌سازی، خودکارسازی و تحلیل، فرآیندهای کسب و کار را اجرا و مدیریت کنند و ارتقا دهند. شرکت‌ها با به‌کارگیری این پلتفرم می‌توانند داده‌ها را جمع‌آوری کنند و از آنها برای بهینه‌سازی فرآیندهای کلیدی کسب و کارشان کمک بگیرند.
طرز کار نرم افزار bpms چگونه است؟
- مرحله 1- کاربران بخشهای مختلف کسب و کار، فرآیندهایشان را مستند می‌کنند. برای این کار لازم است تا اقدامات مناسب و کارآمدی برای مشخص کردن فرآیندهای مذکور به کار بگیرند.
- مرحله 2- آنها معمولاً فرآیندهایشان را در قالب فلوچارت ترسیم می‌کنند یا به‌نوعی آنها را مدل می‌کنند. این کار طبق مجموعه‌ای از ضوابط مربوط به مدل‌سازی فرآیندها صورت می‌گیرد.
- مرحله 3- فرآیندها را با جمع‌آوری اقدامات و ایجاد مدل‌های فرآیندی کسب و کار جهت شبیه‌سازی رفتار فرآیندی و نتایج آن با دقت خودکار می‌کنند.
- مرحله 4- آنها می‌توانند فرآیندهای جدید را با شناسایی کردن نقاط قابل بهبود، ارتقا دهند.
مهم‌ترین امکانات نرم افزار bpms کدامند؟
اتوماسیون گردش کار
سیستم‌های مدیریت فرآیندها نرم‌افزار اتوماسیون داخلی دارند تا به کسب و کارها در زمینه تعریف، ترسیم و خودکارسازی فرآیندها و گردش‌های کاری مشترک کمک کنند. این سیستم‌ها می‌توانند مسیرها و عملکردهای حیاتی را ارتقا دهند و به کسب و کارها کمک کنند تا دائماً گلوگاه‌های فرآیندی را شناسایی و بر آنها نظارت کنند.
مدیریت داده‌ها
ابزارهای نرم افزار bpms دارای امکاناتی جهت مدیریت کردن قوی و جامع داده‌ها هستند؛ زیرا سازمان‌ها داده‌های بسیار زیادی تولید می‌کنند. این ابزارها اطلاعات صحیح را گردآوری، مدیریت و تحلیل می‌کنند. کاربران می‌توانند اجزای داده‌ای و روابط بین آنها را تعریف یا تنظیم کنند.
مدل‌سازی تصویری گردش کار
با رابط کاربرپسند نرم افزار bpms نظیر تیمیار کاربران می‌توانند نقشه دیداری گردش کار را بدون زحمت خاصی طراحی و ویرایش کنند. همچنین، می‌توانند نگاهی به اطلاعات مهم بیندازند و به‌طور آنی ببینند که کار چگونه پیش می‌رود. این سیستم به کاربران امکان مدل‌سازی فرم‌ها و فرآیندهای شبکه‌ای را نیز فراهم می‌کند.
تحلیل و گزارش‌گیری
امکان تحلیل کردن عملکرد فرآیندها از قابلیت‌های مهم نرم افزار bpms است. گزارش‌ها نیز معمولاً درباره شاخص‌های کلیدی عملکرد تهیه می‌شوند و داده‌هایی را در خصوص اقدامات، فرآیندها، وظایف و تک تک اجزای فرآیندی فراهم می‌کنند. گزارش‌ها و تحلیل‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا:
- فرآیندهای فعلی را بهبود بدهند
- انتظارات مشتریان را شناسایی کنند
- رفتار بازار را پیش‌بینی کنند
- حاشیه سود کل را ارتقا دهند.
یکپارچه‌سازی
تعداد کمی از فرآیندهای کسب و کار در سیستمی واحد قرار دارند. مثلاً جلب کردن مشتری جدید ممکن است شامل مراجعه کردن به وی، ارائه دادن خدمات و دریافت کردن هزینه باشد. نرم افزار bpms باید اجرای فرآیند را در سیستم‌های مختلف هماهنگ کند تا ضمن کاهش دادن هزینه‌ها، کارایی، خدمات و تجربه مشتریان را ارتقا دهد. لذا این سیستم باید به نرم‌افزار CRM و پلتفرم‌های HRIS/HRM و ERP وصل شود و با آنها تبادل اطلاعات کند. این ویژگی باعث می‌شود تا فرآیندها به راحتی در سایر سیستم‌ها آغاز و تکمیل شوند.
مهم‌ترین مزایای نرم افزار bpms برای کسب و کارها کدامند؟
باعث افزایش کارایی و بهره‌وری سازمانی می‌شود
نرم افزار bpms برای شرکت‌هایی که در پی بهبود فرآیندهای تجاری‌شان هستند، ضروری است. این سیستم با قابلیت‌های زیر باعث افزایش کارایی و بهره‌وری می‌شود:
- وظایف تکراری را حذف می‌کند
- عملکرد شرکت را اثربخش‌تر می‌کند
- درک و استقرار فرآیندهای تجاری را آسان‌تر می‌کند
- با اتصال دادن فرآیندهای تجاری به یکدیگر، داده‌های مفیدی را برای کارکنان و مدیران سازمان فراهم می‌کند تا گردش کار را از نزدیک دنبال کنند و منابع را در صورت نیاز تخصیص دهند.
باعث بیشتر شدن چابکی کسب و کار می‌شود
سازمان‌ها با کمک گرفتن از نرم افزار bpms می‌توانند فرآینهایی ترکیبی ایجاد کنند که چابکی را افزایش می‌دهند و به سرعت با شرایط متغیر بازار سازگار می‌شوند. این سیستم:
- گردش کار را سفارشی می‌کند تا از سازگاری‌اش با شرایط فعالیت کسب و کار اطمینان حاصل کند
- پاسخگویی فرآیند کسب و کار را افزایش می‌دهد
- بینش عمیق‌تری را درباره عملیات شرکت فراهم می‌کند.
باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود
کاهش هزینه‌ها برای هر سازمانی مهم است. هزینه‌های عملیاتی کمتر به حاشیه سود بیشتر و بودجه سازمانی بهتری منجر می‌شوند. نرم افزار bpms فرآیندها را کنترل و این اطمینان را ایجاد می‌کند که در آنها هیچ کار زاید یا اقدامات ناخواسته‌ای انجام نمی‌شود. همچنین، کیفیت محصول را ارتقا می‌دهد، گلوگاه‌های فرآیندی را کنترل می‌کند، ریسک شرکت را به حداقل می‌رساند و هزینه های عملیاتی را تا حد زیادی کاهش می‌دهد.
باعث افزایش سودآوری می‌شود
وقتی سازمان‌ها عملیات ناکارآمد را حذف می‌کنند، سودشان بیشتر می‌شود. نرم افزار bpms تضمین می‌کند که فرآیندهای سازمانی به‌صرفه هستند. این سیستم:
- فرآیندهای فعلی را بهتر می‌کند تا سازمان بتواند راه‌های مطلوب‌تری را برای انجام دادن کارها داشته باشد.
- باعث می‌شود تا منابع شرکت عاقلانه تخصیص داده شوند و هیچ اتلافی وجود نداشته باشد.
- با حذف کردن گلوگاه‌ها، زمان چرخه محصول را بسیار کمتر می‌کند، زمان ورود به بازار را بهبود می‌بخشد، زمان تحویل محصول را کاهش می‌دهد و فروش و درآمد را زیاد می‌کند.
انطباق را ترویج می‌کند
سازمان‌ها طبق مقررات صنعت کار کنند؛ ابزار سیستم مدیریت فرآیندها می‌تواند سازگاری سازمان را با استانداردها و الزامات نظارتی تضمین کند. کاربران می‌توانند فرآیندها را در پلتفرم متمرکزی ثبت کنند و این کار ایمنی و امنیت را ارتقا می‌دهد. از طرفی در این حالت، اجرا کردن سیاست‌ها و کنترل‌های داخلی نیز آسان است. در یک کلام، شرکتی که از نرم افزار bpms استفاده می‌کند ایمن‌تر، سازماندهی‌شده‌تر و قابل اعتمادتر است.
باعث بهبود نظارت بر فرآیندها می‌شود
با استاندارد شدن فرآیندها، خطر خطای انسانی کاهش می‌یابد. تحلیل‌های پیش‌بینی‌شده در سیستمی نظیر تیمیار به کاربران دید بهتری نسبت به عملکرد فرآیند می‌دهد و کمکشان می‌کند تا به سرعت کاستی‌ها را شناسایی کنند. ابزارهای اتوماسیون این پلتفرم، کارایی را افزایش می‌دهند و به کارکنان کمک می‌کنند تا بر کارهایی تمرکز کنند که به تخصص و مداخلات انسانی نیاز دارند. نظارت صحیح، شفاف و آنی بر سراسر فرآیندهای کسب و کار، به کارکنان برای انجام دادن بهتر وظایفشان انگیزه می‌دهد.
برای راه‌اندازی سیستم مدیریت فرآیندها در سازمان چه اقداماتی لازم است؟
سازمان‌ها با هر اندازه و نوعی از نرم افزار bpms برای بهبود دادن فرآیندهای سر به سر (End-to-End) کسب و کارشان استفاده می‌کنند. راه‌اندازی این سیستم معمولاً با تعریف کردن مراحل درگیر در یک فرآیند کاری شروع می‌شود تا بتوانید تعیین کنید که چه چیزی را می‌توان بهبود بخشید، خودکار کرد و چگونه می‌توان ردیابی‌اش کرد. با راهکار مناسب نرم‌افزاری BPM، این کار را می‌توانید کاملاً سفارشی کنید؛ زیرا هیچ دو سازمانی دقیقاً یکسان عمل نمی‌کنند و عوامل متمایزکننده، کلید رقابت هستند. در ادامه به پنج اقدام کلیدی برای راه‌اندازی موفقیت‌آمیز نرم‌افزار مدیریت فرآیندها می‌پردازیم.
اهداف خود را از قبل مشخص کنید
قبل از راه‌اندازی نرم افزار bpms، باید از خودتان بپرسید: «چرا این کار را می‌کنیم؟» پاسختان باید موارد زیر را نیز مشخص کند:
- بر چه فرآیندی (فرآیندهایی) تمرکز می‌کنیم؟
- از این فرآیند چه چیزی باید حاصل شود؟
- آیا فرآیند به اهداف خود می‌رسد؟
- چه جنبه‌هایی از فرآیند نیاز به بهبود دارد؟
- چه تغییراتی لازمند تا جنبه‌های قابل بهبود فرآیند بهتر شوند؟
- برای انتخاب کردن نوع سیستم به سراغ همه سطوح سلسله مراتب سازمانی بروید.
بدیهی است که برای خرید نرم افزار bpms تأیید مدیریت مهم است. اما خرید از نظر کاربران صف که هر روز با فرآیندها سر و کار دارند نیز اهمیت دارد. همه افراد درگیر در این سیستم باید اهداف آن را درک کنند، در حین برنامه‌ریزی و اجرا با آن راحت باشند و بازخورد بدهند. برای این کار لازم است به همه آموزش بدهید. برخی ممکن است الزامات سیستم را به تعویق بیندازند؛ زیرا وضعیت فعلی‌شان را تهدید می‌کند. لازم است که نگرانی‌های چنین افرادی را دریابید و مزایای سیستم مذکور را به آنها شرح دهید. از همان ابتدا لازم است با تیم فناوری اطلاعاتتان ارتباط برقرار کنید؛ حتی اگر آنها مستقیماً مسئول طراحی گردش کار نباشند، باید مشخص کنند که آیا تغییراتی در زیرساخت‌های فناوری اطلاعات سازمان لازم است یا خیر.
نرم افزار bpms کسب و کارتان را با دقت انتخاب کنید
در نهایت، شما و تیمتان هستید که می‌توانید تعیین کنید کدام راهکار نرم‌افزاری BPM برای نیازهایتان مناسب‌تر است. این نرم‌افزار باید امکان همکاری و ارتباطی آسان را فراهم کند و به شما کمک کند تا بدون نیاز به استخدام کردن برنامه‌نویس یا جذب فردی جدید در تیم IT، گردش کار سیستم را تعریف کنید. همچنین، سیستم مذکور باید گزینه‌های سفارشی‌سازی زیادی را در اختیارتان بگذارد؛ زیرا فرآیندهای سازمانتان یکتا هستند و راهکار BPM باید مختص آنها راه‌اندازی شود.
پس از اجرا بر سیستم نظارت و آن را ارزیابی کنید
نرم‌افزار مدیریت فرآیندهایی نظیر تیمیار مبتنی بر تعهد به بهبد مستمر طراحی و عرضه شده‌اند. لذا نمی‌توانید صرفاً آن را راه بیندازید و کنار بروید. لازم است وظیفه‌تان در قبال آن را قبل از اجرای BPM درک کنید و برای مستندسازی اجرایش برنامه‌ریزی کنید تا بعداً بتوانید عملکردتان را بسنجید. دقیقاً باید بدانید که چه کسی تحت تأثیر کدام مرحله از یک فرآیند است و از وی بازخورد بخواهید. چنانچه نظارت و ارزیابی عملکرد را به شیوه‌ای تاکتیکی و قابل مدیریت انجام دهید، دائماً عملکرد نرم افزار bpms سازمانتان را بهتر می‌کنید و آماده‌اش می‌کنید تا به سایر فرآیندها گسترش یابد.
سیستم مدیریت فرآیندها را مثل «پروژه» در نظر نگیرید
راه‌اندازی BPMS را به‌عنوان پروژه و با شروع و پایانی مشخص نبینید. البته که مراحلش را باید تعیین کنید؛ اما این سیستم بیشتر درباره حرکت کردن به سوی بهینه‌سازی فرآیندها است. کاربرد عنوان «پروژه» برای راه‌اندازی نرم افزار bpms، در واقع، محدود کردن سیستمی است که برای پیش‌بینی و مدیریت تغییر طراحی شده است. راه‌اندازی سیستم مذکور مستلزم برنامه‌ریزی، ارتباط و کار سخت است و وقتی افراد ببینند که ایده‌هایشان به واقعیت می‌پیوندد و فرآیندها بهینه می‌شوند، متوجه می‌شوند که چرا BPMS هست و لازم است.
برای انتخاب کردن بهترین نرم افزار bpms به چه قابلیت‌هایی باید توجه کنیم؟
بهترین نرم‌افزار مدیریت فرآیندها اصولاً سیستمی است که بیشترین همخوانی را با فرآیندهای کسب و کارتان دارد. در ادامه به ویژگی‌هایی اشاره می‌کنیم که هر کدام می‌توانند نقش مهمی را برای موفقیت‌آمیز بودن مراحل فعالیت‌های سازمان ایفا کنند.
ابزار نمودارسازی تصویری فرآیندها
یکی از ابزارهای مهم سیستم مدیریت فرآیندها فلوچارت آنها است. به‌طور کلی، برای این سیستم چهار نوع مدل‌سازی فرآیندی را می‌توانیم در نظر بگیریم:
- سیستم فاقد ابزار مدل‌سازی: این ابزارها از کدگذاری به‌عنوان راهی برای استقرار فرآیندها استفاده می‌کنند.
- گردآوری داده‌ها با فرم‌های رابط کاربری: داده‌ها را با استفاده کردن از فرم‌های خاصی گردآوری می‌کنند.
- رابط تصویری بر اساس فعالیت: این گزینه کل فرآیندها را در هر مرحله ترسیم می‌کند.
رابط تصویری بر اساس مراحل کسب و کار: این ابزار نرم افزار bpms شبیه به دسته سوم است؛ اما نمودارهایی کلان‌تر نمایش می‌دهد و به کاربر امکان می‌دهد تا بر مسیر اصلی فرآیندهای کسب و کار تمرکز کند و سیستم به‌طور خودکار مسیرهای استثنا را در هنگام کار کنترل می‌کند.
گزینه چهارم معمولاً بهترین ابزار را در اختیارتان می‌گذارد؛ زیرا با نقاط قوت کاربر و سیستم سازگار است. کاربر می‌داند که فرآیند باید هر بار چگونه اجرا شود و سیستم می‌تواند بهترین راه را برای ساختار مسیر ارائه دهد.
طراحی کردن فرم‌ها به آسانی کشیدن و رها کردن (Drag and Drop)
فرآیندهای بدون داده همانند قطاری بدون مسافر هستند. سیستم‌های مدیریت فرآیندها عمدتاً از فرمی برای برای جمع‌آوری و ویرایش کردن داده‌ها در طی فرآیند استفاده می‌کنند. ابزارهای این سیستم قابلیت سازگاری با کاربران تازه‌کار یا حرفه‌ای را دارند. کاربران تازه‌کار به امکاناتی بسیار ساده و واضح نیاز دارند؛ در حالی‌که کاربران حرفه‌ای در پی کارهایی مثل سفارشی‌سازی فرم‌ها هستند.
سطوح دسترسی مبتنی بر نقش در سیستم
اگر داده‌های فرم‌ها و فیلدهایتان بسیار حساس و مهم هستند، در این‌صورت، نوعی نرم افزار bpms لازم دارید که بتواند از آنها محافظت کند. دسترسی کاربران می‌تواند به‌صورت‌های ایجاد فیلد قابل ویرایش، فقط خواندنی یا کاملاً پنهان باشد.
اکثر ابزارهای سیستم مدیریت فرآیندها نوعی کنترل دسترسی را در فرم فراهم می‌کنند و ممکن است شرایط زیر را لازم داشته باشید:
- دسترسی بخش خاصی از فرمتان را صرفاً به افراد خاصی محدود کنید.
- دسترسی بخش خاصی را به کل گروه بدون وارد کردن نامشان بدهید.
- بخواهید فیلدهای خاصی صرفاً بر اساس داده‌های نشان داده شده در فیلدهای دیگر نمایش داده شوند.
- به تمامی موارد فوق در مراحل مختلف فرآیندهای کسب و کار دست یابید.
پشتیبانی تلفن همراه
بهتر است نرم افزار bpms انتخابی‌تان دست‌کم از اندروید و iOS تلفن‌های هوشمند پشتیبانی کند. فرآیندهای کسب و کارها به‌طور روزافزونی به اپلیکیشن‌های تلفن همراه منتقل می‌شوند و سازمانتان نباید از این قافله جا بماند.
امکانات مدیریتی قوی
حتی بهترین نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار هم ممکن است در شرایط خاصی ایراد پیدا کنند. در نتیجه، باید راهی را برای مدیریت و ویرایش کردن فرآیند داشته باشید؛ طوری‌که لازم نباشد هر بار به مشاور مراجعه کنید. ادمین داخلی سازمان باید بتواند وظایف افراد را به‌صورت تکی یا گروهی مجدداً اختصاص دهد، مواردی را حذف کند و ویرایش‌های لازم را انجام دهد.
احراز هویت یکپارچه (SSO: Single Sign-On)
SSO به کاربران کمک می‌کند تا با احراز هویتی ثابت بتوانند به چندین پلتفرم نرم‌افزاری مستقل وارد شوند.
ترکیب شدن نرم افزار bpms با سیستم‌های نرم‌افزاری موجود
بدون امکان ادغام شدن سیستم‌ها، لازم خواهد بود تا داده‌های زیادی را به‌صورت دستی منتقل کنید که باعث می‌شود نتوانید از مزایای اتوماسیون بهره‌مند شوید.
گزارش‌های باکیفیت
نرم افزار bpms بدون قابلیت گزارش‌گیری، صرفاً یک ابزار گردش کار است. با وجود این، بسیاری از ابزارهای مدیریت فرآیندها آمار فرآیندها یا معیارهای پردازش را فراهم نمی‌کنند. همچنین، گزارش داده‌های فرم باید موثق و قابل تنظیم باشد. باید بتوانید گزارش‌هایی تولید کنید که مشخص کنند:
- میانگین زمانی تکمیل شدن مراحل تکی و گروهی چقدر است؟
- فرآیندهای نیمه‌تمام کدامند؟ و
- هر چند وقت یکبار تغییر مسیر در فرآیند رخ می‌دهد؟
باید بتوانید در فرمت CSV گزارش بگیرید. توصیه می‌شود که ابزارهای سیستم مدیریت فرآیندها با نمودارساز سفارشی ارائه شوند که امکان می‌دهند نمودارها و نقشه‌های متنوعی را به کار ببرید.
پاسخگویی به پایگاه‌های کاربری بزرگ
سیستم مدیریت فرآیندها باید بتواند پاسخگوی تعداد مختلف کاربران باشد تا بدون افت کیفیت خدمات بتواند به آنها طبق دسترسی‌شان سرویس بدهد.
معیارهای عملکردی فرآیند
همه فرآیندهای کسب و کار ضرب‌الأجل دارند، اما همه آنها انتظارات را به‌موقع برآورده نمی‌کنند. در چنین شرایطی لازم است مشخص کنید که چه چیزی باعث تأخیر می‌شود و چگونه می‌توانید آن را بهبود بدهید. معیارهای عملکردی فرآیند نرم افزار bpms ابزاری است که کمک می‌کند تا شرکت‌ها مسائل مربوط به یک فرآیند را شناسایی کنند و تصمیمات معنی‌داری برای بهبود فرآیندهای ناکارآمد بگیرند. در این سیستم، معیارهای عملکردی فرآیند داده‌های سیستم را به‌طور خودکار جمع‌آوری می‌کنند. این داده‌ها به‌وسیله مدیر فرآیند ارزیابی می‌شوند تا مشخص شود که آیا مشکل بر اثر موارد زیر است یا خیر:
- مدل‌سازی ضعیف فرآیند
- اجرای ضعیف فرآیند
قابلیت همکاری
فرآیندها غالباً به مناظره‌های نوشتاری، به‌اشتراک‌گذاری یادداشت‌های جلسات و سایر ارتباطات نیاز دارند که باید در همان مکانی ثبت شوند که کارتان انجام می‌شود. قابلیت همکاری، مکالمات را فشرده و متمرکز نگه می‌دارد و به کل تیم امکان می‌دهد تا اطلاعات بهبود فرآیند و بهینه‌سازی را رد و بدل کنند.
چگونه می‌توانیم نرم افزار bpms را ارزیابی کنیم؟
- سهولت استفاده
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار باید رابط کاربری تصویری داشته باشد و کاربری‌اش آسان باشد تا کارکنان بتوانند به سرعت خودشان را با آن تطبیق دهند. پلتفرم پیچیده می‌تواند به معنی تأخیر در کار باشد؛ زیرا کاربران زمان بیشتری را صرف یادگیری نحوه استفاده از نرم‌افزار می‌کنند تا خود کار.
- بازگشت سرمایه مورد انتظار (ROI)
تعداد کاربرانی که می‌توانند با سیستم کار کنند، تعداد کل فرآیندها، ویژگی‌های آن و تأثیری که بر سازمانتان خواهد داشت را بررسی کنید. ROI را بر اساس هزینه مجوز سیستم، صرفه‌جویی حاصل از هزینه خودکارسازی وظایف تکراری و اشتباهات نظارتی و منابع صرفه‌جویی شده تخمین بزنید.
- حل و فصل مسائل سازمانی
برای ارزیابی کردن صحیح سیستم لازم است قبل از تصمیم‌گیری درباره استفاده کردن از نرم افزار bpms، ماهیت کسب و کارتان، تعداد فرآیندهایتان، محدوده پروژه و بودجه‌تان را در نظر بگیرید. نقاط مشکل‌دار را مشخص کنید. مشکلات را به وضوح تعریف کنید و بهترین سیستم BPM را برای حلشان انتخاب کنید. در این‌صورت، می‌توانید سیستم را طبق آنها ارزیابی کنید.
- مقیاس‌پذیری مطلوب
راهکاری که بتواند نیازهای خاصتان را برطرف کند و امکان افزایش مقیاس داشته باشد، کمک می‌کند تا با پیشرفت‌های فناورانه و شرایط متغیر بازار هماهنگ شوید و نیازهای امنیتی و کاربری‌تان را برآورده کنید.
- مدل‌سازی انسان‌محور یا نرم افزار bpms نیازمند کدگذاری یا برنامه‌نویسی
نرم‌افزار انسان‌محوری مثل تیمیار از رابط کاربری بسیار ساده‌ای برای فرآیندها استفاده می‌کند و به صاحب فرآیند غیرفنی نیز کمک می‌کند تا فرآیند را به ساده‌ترین شکل ممکن ایجاد کند. در حالی‌که سیستم نشانه‌گذاری (BPMN: Business Process Model & Notation) از نمادهای استاندارد شده برای نشان دادن رویدادها، فعالیت‌ها، وظایف، روابط و ... استفاده می‌کند. این نمادها باید به‌وسیله خالق گردش کار ثبت شوند. از طرفی برنامه‌نویسی نیز بیشترین امکانات را فراهم می‌کند و می‌تواند فرآیندهای بسیار پیچیده را مدیریت کند، اما صرفاً افراد متخصص از عهده‌اش بر می‌آیند.
نتیجه‌گیری
نرم افزار bpms مدل‌سازی، طراحی، اجرا و نگهداری فعالیت‌های کسب و کار و مدیریت کردن کارکنان بخشهای مختلف سازمان را امکان‌پذیر می‌کند. این راهکار نرم‌افزاری برای ارتقای کارایی و بهره‌وری کسب و کارها طراحی شده است. اما قبل از انتخاب کردن و راه‌اندازی سیستم مناسب برای سازمانتان لازم است ارزیابی دقیقی از نیازمندی‌های فرآیندی سازمانتان داشته باشید و صرفه اقتصادی این کار را به درستی تحلیل کنید. با سیستم مدیریت فرآیندهای تیمیار فرآیندهای سازمانتان را به بهینه‌ترین شکل ممکن اجرا کنید. این نرم افزار می‌تواند در یکپارچگی کامل با نرم افزار مدیریت تولید و نرم افزار کنترل کیفیت ابزار بسیار کاربردی برای سازمان باشد.