نرم افزار ERP چیست و چه کمکی به کسب‌وکارها می‌کند؟ 

ERP چیست؟ نرم افزار ERP یا برنامه ریزی منابع سازمان، یک سیستم نرم افزاری ماژولار است که با هدف یکپارچه‌سازی فرایندهای اصلی کسب‌و‌کارها در یک سیستم واحد، طراحی شده است.

نرم افزار ERP یا مدیریت منابع سازمان شامل مؤلفه‌های اصلی یک نرم افزار است که اغلب با نام ماژول‌ شناخته می‌شوند. در حوزه‌های اساسی کسب‌و‌کار، از جمله امور مالی و حسابداری، منابع انسانی، نرم افزار تولید، نرم افزار برنامه ریزی تولید، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، مدیریت تولید و مدیریت زنجیره تأمین تمرکز دارد. سازمان‌ها بر اساس بیشترین میزان اهمیت در حوزه کسب‌وکار خود، هرکدام از ماژول‌های اصلی را انتخاب کرده و استقرار نرم افزار انجام می‌شود.

آن‌چه در درجه اول نرم افزار یکپارچه ERP را از دیگر نرم افزارهای مستقل مثل نرم افزار کنترل تولید متمایز می‌کند، یک پایگاه داده مشترک است که از طریق آن ماژول‌های مختلف به اطلاعات دسترسی پیدا می‌کنند که برخی از آن‌ها با دیگر ماژول‌های درگیر در یک فرایند کسب‌و‌کار به اشتراک گذاشته شده‌اند. این بدان معنی است، شرکت‌هایی که از نرم افزار ERP استفاده می‌کنند به دلیل عدم نیاز به ورود دوباره یا چندباره اطلاعات، برای مدیریت منابع سازمان تا حد زیادی در زمان خود صرفه‌جویی می‌کنند، زیرا سیستم با اشتراک‌گذاری داده‌ها، باعث ایجاد دقت و همکاری بیشتر بین بخش‌های سازمان می‌شود.

گزینه‌های پیاده‌سازی نرم افزار ERP شامل استقرار در محل (خرید لایسنس)، ابری و ترکیبی از هر دو مورد مانند (PaaS (platform as a service و (IaaS (infrastructure as a service می‌باشد. اگرچه نرم افزار ERP از دیرباز با پیاده‌سازی‌های گران قیمت و یکپارچه همراه بوده است، اما در حال حاضر استقرار نسخه‌های ابری آسان‌تر و برای کسب‌و‌کارهای کوچک مزیت بزرگی به حساب می‌آید.

همچنین، برخی نرم افزارهای ERP نسل‌های توانمند آینده مانند AI ،IoT و تجزیه و تحلیل پیشرفته را برای تقویت تحول دیجیتال ارائه می‌دهند. کسب‌و‌کارها معمولا وقتی از صفحات گسترده و متناسب با سیستم‌های نرم‌افزاری متفاوت استفاده می‌کنند، به نرم افزار جامع ERP روی می‌آورند و برای هموار‌سازی مسیر رشد نیاز به قابلیت‌های یکپارچه نرم افزار ERP دارند. مانند بسیاری از محصولات فناوری، تعریف خاص از آنچه سیستم‌های ERP را تشکیل می‌دهد از دیدگاه هر فروشنده بسیار متفاوت است. در این مقاله به سوال ERP چیست؟ ویژگی‌ها و مزایای آن کدامند؟ پاسخ خواهیم داد.

نحوه عملکرد نرم افزار ERP

نرم افزارهای ERP به یک پایگاه داده رابطه‌ای متمرکز وابسته‌اند که اطلاعات کسب‌و‌کار را جمع‌آوری و برای برنامه ریزی بهتر مدیریت منابع سازمان آن‌ها در جداول ذخیره می‌کند. ذخیره‌سازی متمرکز داده‌ها به کاربران نهایی، از جمله امور مالی، فروش و سایر بخش‌ها، اجازه می‌دهد تا به سرعت به اطلاعات مورد نیاز برای تجزیه و تحلیل، دسترسی پیدا کنند. به جای این‌که کارمندان در بخش‌های مختلف با تعداد زیادی نرم افزار گزارش‌های خود را مدیریت کنند، نرم افزارهای ERP امکان تولید گزارش از یک سیستم واحد و متمرکز را فراهم می‌کنند. اطلاعات بروزشده در یک ماژول ERP، مانند CRM ،HR و امور مالی، به یک پایگاه داده مشترک و مرکزی ارسال می‌شود. سپس اطلاعات مناسب در پایگاه داده مرکزی با سایر ماژول‌ها به اشتراک گذاشته می‌شود. ERP ، داده‌های کسب‌و‌کار را درلحظه در سرتاسر سازمان در دسترس قرار می‌دهد که این امر باعث می‌شود تا کسب‌وکارها به سرعت سازگار شده و به تغییرات پاسخ دهند. داده‌های کسب‌و‌کاری موجود در نرم افزارهای ERP امکان تصمیم‌گیری آگاهانه‌تری را در یک شرکت فراهم می‌کنند و همچنین می‌توانند داده‌ها را با طرف سوم و فروشندگان به اشتراک بگذارند تا کارایی در زنجیره تأمین را بهبود ببخشند.

روی تصویر زیر کلیک کنید

قیمت ERP تیم‌یار

مزایای استفاده از نرم افزار ERP چیست؟

سیستم‌های ERP مجموعه‌ای از مزایا را ارائه می‌دهند که بیشتر آن‌ها حاصل به‌ اشتراک‌گذاری اطلاعات و استانداردسازی می‌باشند. از آن‌جایی که اجزای سیستم ERP می‌توانند داده‌ها را با سهولت بیشتری نسبت به سیستم‌های مجزا به اشتراک بگذارند، می‌توانند فرایندهای روزانه کسب‌و‌کاری بین سازمانی را برای مدیریت منابع سازمان آسان‌تر کنند. آن‌ها همچنین بینش بهتری از داده‌ها را به ارمغان می‌آورند. این کار به‌ویژه با کمک فناوری‌های جدیدتری از جمله آنالیزور قدرتمند، ماشین یادگیری و IoT قابل انجام است.

بعضی از مزایای مهم استفاده از نرم افزار ERP عبارتند از:

• کاهش هزینه در کلیه واحدهای کسب و کار
• افزایش بازدهی در فرایند کسب‌و‌کار
• یک پلتفرم قدرتمند کسب‌و‌کار برای استانداردسازی فرایندهای مدیریت منابع سازمان
• یک کاتالیزور برای نوآوری در کسب‎‌و‌کار
• افزایش خودکار و هوشمند کارآیی، با جمع‌آوری داده‌ها
• کاهش ریسک‌های کسب‌و‌کار
• یکپارچگی اطلاعات و داده‌ها با به اشتراک‌گذاری آن‌ها
• هوش کسب‌و‌کار بهینه
• بهبود مدیریت زنجیره تأمین
• رشد کسب‌و‌کار از طریق مدیریت فرایندهای کسب‌و‌کارهای پیچیده
• ساده‌سازی فرایندها که منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌ها در طولانی مدت می‌شود
• کاهش هزینه‌های مربوط به فناوری اطلاعات و آموزش کاربران نهایی
• فراهم آوردن افق گسترده‌تر در حوزه‌های مختلف کسب‌و‌کار برای تأمین نیازهای مشتریان و مدیریت منابع سازمان
• گزارش‌گیری و برنامه‌ریزی بهتری با دسترسی بهتر به پایگاه داده
• امکان محاسبه و نظارت آنی بر سودآوری کسب‌وکار و بهای تمام شده کالای فروش رفته
• افزایش رضایت و امنیت داده‌ها با اصلاح پایگاه داده، پشتیبانی و امکان کنترل حقوق کارمندان

معایب استفاده از نرم افزار ERP چیست؟

بسیاری از افراد نرم افزارهای ERP را برای کسب‌و‌کارها و مدیریت منابع سازمان ضروری می‌دانند، به خصوص برای بخش‌های مرکزی کسب‌وکار مانند امور مالی - و به‌طور قطع این مساله برای رشد کسب‌و‌کارهای کوچک هم صادق است. حجم کاملی از داده‌هایی که شرکت‌ها تولید می‌کنند همراه با پیچیدگی چشم‌انداز کسب‌و‌کار جهانی و تقاضاهای مدرن مصرف‌کنندگان، باعث ساده‌سازی فرایندهای کسب‌و‌کار، مدیریت و بهینه‌سازی داده‌ها شده است. یک سیستم ERP معمولا در هسته چنین توانمندی‌هایی قرار دارد. با توجه به این مطالب، معایبی نیز در اجرای انواع ERP وجود دارد که عبارتند از:

• هزینه بالایی که می‌تواند در آینده داشته باشد
• پیاده‌سازی دشوار آن
• نیاز به مدیریت تغییر در حین و بعد از پیاده‌سازی

ماژول‌های اصلی و مرکزی سیستم ERP ممکن است در مقایسه با نرم افزارهای هدفمند و مستقل پیچیدگی کمتری داشته باشند. شرکت‌ها ممکن است برای کنترل بیشتر و مدیریت بهتر بخش‌های خاص، مانند مدیریت منابع سازمان، زنجیره تأمین یا قابلیت‌های ارتباط با مشتری، به ماژول‌های اضافی نیاز داشته باشند.

پیاده‌سازی ERP، ERP در محل (اختصاصی یا لایسنس) در مقابل ERP ابری

استقرار یک سیستم جدید ERP در محل (اختصاصی) می‌تواند شامل مهندسی مجدد فرایندهای کسب‌و‌کار، بازآموزی کارمندان، بهینه‌کردن مدیریت منابع سازمان و پشتیبانی برای ادغام پایگاه داده، تجزیه و تحلیل داده‌ها و گزارش‌های موقت باشد.

با این حال، تعداد بسیاری از شرکت‌ها در حال انتقال به ERP ابری هستند، به‌ویژه SaaS و ERP های ترکیبی. این در حالی است که بخشی از سیستم ERP در محل (لایسنس) و بخشی دیگر در ابر اجرا می شود. ماژول‌های نرم افزار ERP مبتنی بر ابر چون بهم پیوسته هستند، هزینه و پیچیدگی استقرار را کاهش می‌دهد. از آن‌جایی که cloud ERP به سخت‌افزار و زیرساخت‌های لازم برای پیاده‌سازی در محل احتیاج ندارد، می‌تواند هم از نظر خرید فناوری موردنیاز و هم برای کارکنان فناوری اطلاعات، در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کند. همچنین، ممکن است Cloud ERP با به‌روزرسانی خودکار و مقیاس‌پذیری آسان‌تر و کارآمدتر باشد.

مهم‌تر از همه، فروشندگان ERP روی محصولات ابر خود تمرکز کرده‌اند تا پردازش قدرتمند داده، IoT، یادگیری ماشین، قالب‌ها‌، تجزیه و تحلیل پیشرفته‌، چاپ سه بعدی و سایر فناوری‌های نوظهور تا از این طریق بتوانند در دستیابی به تحول دیجیتالی و رقابت در تغییرات بازار جهانی، کمک کنند.

برخی شرکت‌ها به دلایل مختلف از جمله خطرات امنیتی محسوس یا از دست رفتن کنترل داده‌ها مایل به قرار دادن سیستم‌ها و برنامه‌های مهم بر بستر ابر نیستند. شرکت‌های دیگر در صنایع بسیار سیستماتیک یا سازمان‌های دولتی ممکن است به مکانی که سیستم‌ها و داده‌ها از نظر جغرافیایی قرار دارند محدود شوند. علاوه بر این‌، ERP در محل (اختصاصی) گزینه‌های سفارشی‌سازی بیشتری را ارائه می‌دهد که می‌تواند برای مدیریت منابع سازمان مهم باشد.

نرم افزارهای ERP چند لایه

رایج‌ترین استقرار نرم افزار ERP، چه به‌صورت لایسنس و چه بر بستر ابر، یک سیستم نرم افزاری استاندارد از فروشنده است. به‌طورکلی، چشم‌انداز فروشندگان این حوزه به سرعت در حال تغییر است.

در حال حاضر، بسیاری از سازمان‌ها چندین سیستم جامع ERP را تحت یک محیط، معمولا با عنوان ERP دو لایه - یا چند لایه - پیاده‌سازی می‌کنند. دلایل این امر شامل تفاوت‌های جغرافیایی سازمان‌ها، سیستم‌های متفاوت در حال اجرا یا ادغام چند شرکت است که از سیستم‌های مختلفی استفاده می‌کنند.

استقرارها معمولا شامل یک ERP یک لایه بزرگ هستند که در سراسر سازمان اجرا می‌شود و عملکردهایی را شامل می‌شود که برای کل سازمان و مدیریت منابع سازمان بسیار مهم هستند.

فروشندگان نرم افزار ERP

فروشندگان بسیاری با طیف گسترده‌ای از گزینه‌های نصب و راه‌اندازی در محل (بصورت لایسنس) یا به صورت ابری، برای نرم افزار یکپارچه ERP وجود دارند. گسترده‌ترین سیستم عامل‌های قدیمی مستقر SAP ،Oracle و Microsoft Dynamics هستند که همگی دارای نرم افزار ERPو گزینه‌های استقرار ابری و داخلی هستند. مشتریان آن‌ها از شرکت‌های بزرگ تا کسب‌وکارهای کوچک متغیر می‌باشند.

سایر فروشندگان پیشرو و انواع ERP عبارتند از: Epicor Software Corp. ،Infor ،IFS World ،Sage Software Inc. ،Syspro USA ،IQMS ،QAD Inc. فروشندگان پیشرو نرم افزار ERP ابری نیز شامل NetSuite Inc. ، Kenandy Inc. ،Acumatica Inc. و Plex هستند.

بسیاری از فروشندگان کوچک‌تر ERP، نرم افزاری را ارائه می‌دهند که Best Practice هایی با تمرکز بر صنایع خاصی مانند تولید، خرده‌فروشی، مراقبت‌های بهداشتی یا بخش عمومی را اداره و مدیریت می‌کنند.

پشتیبانی نرم افزار ERP

فروشندگان نرم افزار ERP بسته به قراردادهای مجاز با مشتریان، مدل‌های پشتیبانی متنوعی را ارائه می‌دهند. خدمات پشتیبانی معمولا دارای چندین سطح هستند. از پشتیبانی تلفنی گرفته تا مشاوره و هزینه‌های مربوط به آن که شامل خدماتی مانند رفع اشکال، رفع اشکالات حاصل از حوادث، آسیب‌ها و بروزرسانی‌ها می‌باشند. نرم افزارهای Cloud ERP به‌طور خودکار آسیب‌ها را بروزرسانی می‌کنند و از این طریق به کاهش هزینه‌های خدمات و برنامه ریزی مدیریت منابع سازمان به شرکت‌ها کمک می‌کنند.

به‌طور کلی، خدمات پشتیبانی توسط فروشندگان سیستم یکپارچه ERP مدیریت می‌شود، البته شرکت‌های مستقلی وجود دارند که از برخی خدمات پشتیبانی شخص ثالث بهره می‌گیرند.

تاریخچه نرم افزار ERP

گارتنر اصطلاح "برنامه ریزی منابع سازمانی" را در سال 1990 اختراع کرد. این نرم افزار توسط برنامه‌ریزی مورد نیاز مواد (MRP) به کار خود ادامه داد تا این‌که توسط مهندس IBM جوزف اورلیکی، به‌عنوان سیستمی برای مدیریت منابع سازمان و محاسبه مواد و اجزای مورد نیاز برای تولید یک محصول گسترش پیدا کرد.

در سال 1983، الیور وایت، کارشناس مدیریت، نسخه جدیدی از MRP با نام MRP II را ایجاد کرد که روند برنامه‌ریزی را با استفاده از روش یکپارچه‌سازی برنامه‌ریزی عملیاتی و مالی گسترش می‌داد. MRP II فرایندهای دیگر تولید، مانند طراحی محصول و برنامه‌ریزی ظرفیت را اضافه کرد.

ERP به‌عنوان نسخه‌ای از دل MRP II پدید آمد و دامنه فعالیت خود را برای پوشش فرایندهای کسب‌و‌کار مانند حسابداری، منابع انسانی و مدیریت زنجیره تأمین گسترش داد که همگی از یک پایگاه داده واحد و متمرکز مدیریت می‌شوند.

نرم افزار ERP با دارا بودن مجموعه‌ای در حال رشد از برنامه‌های مهم کسب‌و‌کار، مانند هوش کسب‌وکار، نرم‌افزار مالی و محاسبه بهای تمام شده تولید یا بهای بازرگانی، اتوماسیون فروش و اتوماسیون بازاریابی برای مدیریت منابع سازمان گسترش یافته است. این در حالی است که MRP و MRP II برای صنعت تولید اعمال می‌شوند. امروزه، نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی توسط طیف گسترده‌ای از صنایع مورد استفاده قرار می‌گیرد.

نرم افزارهای ERP را با نامهای متداول برنامه ریزی منابع سازمان، مدیریت منابع سازمان، نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان، مدیریت برنامه ریزی منابع سازمان، نرم افزار مدیریت برنامه ریزی منابع سازمان و غیر متداول سیستم ERP، سامانه ERP، نرم افزار جامع، نرم افزار جامع سازمانی، سیستم جامع، سیستم یکپارچه، نرم افزار یکپارچه، برنامه ERP، نرم افزار جامع سازمانی نیز می‌خوانند. در ایران نیز چند شرکت توسعه دهنده ERP ایرانی (نرم افزار ERP ایرانی) فعال هستند. اگر شما به‌عنوان مدیر و صاحب کسب‌وکار به فکر خرید نرم افزار ERP برای سازمان‌تان هستید، بد نیست نگاهی به لینک زیر بیندازید.

با ERP تیم‌یار آشنا شوید