یکی از مهم ترین دغدغه های مدیران ارشد و منابع انسانی سازمان ها اطلاع از وضعیت حضور و غیاب و ورود و خروج پرسنل است. این مساله در سازمان های متوسط و بزرگ بیشتر نمود پیدا می کند. در این قبیل سازمان ها، مدیریت فرآیندهای پرسنلی، مانند ثبت ورود و خروج، نظارت بر مرخصی ها و ماموریت ها، ثبت تاخیر، تعجیل، شیفت های کاری، زمان استراحت و تعطیلات قدری پیچیده تر است.

معمولا مدیران افراد پرمشغله ای هستند و نیازمند آنند که با یک نگاه گزارش دقیق و درلحظه از وضعیت پرسنل خود داشته باشند. مثلا، بدانند چه تعداد از افراد حاضر، غایب یا در شیفت هستند و چه تعداد در مرخصی یا ماموریت به سر می برند و بتوانند به راحتی شیوه محاسبه پارامترهای حقوقی را تعیین نمایند. همچنین، کارشناسان منابع انسانی بتوانند با توجه به ساعات ورود و خروج ثبت شده، گزارش صحیح و کاملی از وضعیت تاخیرها، مرخصی ها و ... استخراج کرده و جهت محاسبه حقوق و دستمزد به واحد مالی ارائه نمایند.

 

شیفت های کاری و انواع آن

 

مدیریت زمان های کاری در تیم یار

 

سیستم زمان های کاری تیم یار از سه بخش تقویم کاری، ماشین ساعت زنی و زمان های کاری تشکیل شده است.

در بخش تقویم کاری، امکان تعریف تقویم کاری و شیفت های کاری برای مدت زمان معین (مثلا یک ساله) وجود دارد. پس از تعریف تقویم و شیفت کاری، می توانید روزهای کاری را براساس روزهای هفته انتخاب کرده و نوع تعطیلات را مشخص نمایید. همچنین، این امکان را دارید که زمان کاری شناور تعریف نموده و میزان شناوری را در این بخش مشخص نمایید (منظور از زمان کاری شناور این است که در تیم یار می توانید برای برخی افراد زمان کاری متفاوت با سایرین تعریف نمایید و مثلا به جای اینکه ساعت کاری فرد از 8 صبح الی 16 بعدازظهر باشد، ساعت 9 الی 17 برای وی تعریف شود). در صورت وجود شیفت شب کاری در سازمان، در این بخش تعریف شده و می توانید برای آن بازه ورود مشخص کنید.

همچنین، این امکان را دارید که قوانین ورود و خروج پرسنل شامل زمان کاری، زمان استراحت، تاخیر، تعجیل و اضافه کاری را تعریف نمایید. بعد از تعریف این پارامترها در تقویم کاری، به طور خودکار زمان استراحت جزء مرخصی محاسبه نمی شود.

در بخش ماشین ساعت زنی، می توانید ماشین های ساعت زنی سازگار با تیم یار را به سیستم معرفی نمایید (در حال حاضر، دستگاه های ساعت زنی Trust one، ZKEM، SupremaT، Virdi و Elmo sanat با تیم یار سازگاری دارند). پس از تعریف ماشین ساعت زنی در ماژول پرسنلی تیم یار، می توانید کاربران را به واسطه یک شناسه به دستگاه معرفی نمایید و در واقع از این بخش برای تطبیق کاربران با IP دستگاه استفاده می شود و وضعیت ثبت ورود و خروج پرسنل در این بخش قابل مشاهده است.

 

در بخش احکام ماژول پرسنلی، با اضافه کردن تقویم کاری به حکم پرسنلی، قوانین تعریف شده برای پرسنل در بخش تقویم کاری، برای وی فعال می شود.

در بخش ساعت کاری حکم پرسنلی، می توانید تعداد ساعت های کارکرد روزانه فرد را مشخص کنید (این گزینه برای محاسبه مرخصی، ماموریت و ... افراد کاربرد دارد). همچنین، این امکان را دارید که برای افراد اضافه کار منعطف تعریف کنید. مثلا، اگر برای فردی 10 دقیقه اضافه کار منعطف تعریف کرده باشید، تا 10 دقیقه بعد از اتمام ساعت کاری، اضافه کاری برای او در نظر گرفته نمی شود. همچنین، سقف مرخصی ساعتی، امکان استفاده از اضافه کاری، تعجیل و شناوری، سقف تاخیر مجاز ماهیانه، ماموریت و ... وجود دارد.

 

همچنین، می توانید میزان تاخیر مجاز را به صورت های مختلف تعریف نمایید. مثلا، برای پرسنل سقف تاخیر مجاز ماهیانه و روزانه تعریف کنید؛ بدین ترتیب که تا 45 دقیقه در ماه، تاخیر محاسبه نگردد و بعد از گذشت این زمان، محاسبه تاخیر به صورت تصاعدی انجام شود و در تعریف سقف تاخیر مجاز روزانه، می توانید مثلا برای هر روز 5 دقیقه سقف مجاز تاخیر تعیین نموده و تاخیر پس از آن زمان را مضرب یک عدد، مثلا 2، 3 و .. در نظر بگیرید.

در بخش زمان های کاری، پرسنل براساس سطح دسترسی و permission خود، می توانند در مواقع لزوم ساعات ورود و خروج، اضافه کاری و یا تاخیر نهایی را به صورت دستی وارد کرده، اصلاح نمایند و یا تایید کنند.

علاوه بر موارد فوق، در تیم یار می توانید گزارش ورود و خروج را از طریق ساعت لاگ این (log in) و لاگ آف (log off) ثبت شده نیز داشته باشید. همچنین، در تیم یار امکان گزارش گیری از کارکرد، مرخصی، ماموریت و ... کارکنان از بخش های مختلف ماژول پرسنلی وجود دارد.