یکی از فاکتور‌های مهم در پیاده‌سازی موفق ERP، افرادی هستند که قرار است از آن استفاده کنند. حتی اگر سازمان بهترین سیستم ERP‌ را انتخاب کرده باشد، اگر پرسنل آمادگی این تغییرات را نداشته باشند، پیاده‌سازی ERP‌ موفق نخواهد بود. برای اطمینان از موفقیت در راه‌اندازی ERP، در این مقاله به معرفی برخی از افراد کلیدی که در این قضیه نقش مهمی دارند می‌پردازیم.

۱. مدیران

اجازه دهید از بالا شروع کنیم. هر پروژه موفق استقرار ERP نیاز به یک تیم اجرایی متعهد دارد. این تیم باید آماده و مشتاق انجام مسئولیت‌های خود در معرفی تغییرات اساسی در کل سازمان باشند. آن‌ها نه‌تنها پروژه را شروع می‌کنند بلکه موظف به مشارکت فعال در طول اجرای آن نیز هستند. وجود یک پشتیبان اجرایی در استقرار ERP بسیار حائز اهمیت است. این شخص معمولا یکی از افراد مهم شرکت در رده اجرایی بوده و به احتمال زیاد یکی از مدیران اجرایی است که به عنوان یک راهبر فعال، در پروسه استقرار ERP مشارکت داشته و در زمان تصمیم‌گیری‌های سخت نقش بسیار مهمی ایفا خواهد کرد. این فرد نه تنها نظراتش را در پروژه بیان می‌کند بلکه در پشتیبانی تیم استقرار، مفید و فعال عمل می‌کنند.

۲. تیم فن‌آوری اطلاعات

برای اطمینان از موفقیت در استقرار ERP، تیم IT سازمان شما باید برای کمک در شرایط مورد نیاز و انجام مسئولیت بسیار قدرتمند عمل کند. وجود این تیم در استقرار ERP بسیار ضروری خواهد بود و نه‌ تنها در این زمینه بلکه برای حفاظت از سیستم ERP نیز نقش بسزایی ایفا می‌کند. از طرفی، شما باید مطمئن باشید که تیم IT سازمان در این چرخه به‌عنوان یک قسمت مهم حضور دارد. در ارتباط بودن و همکاری موثر کلید اصلی این هدف است. علاوه بر همه این‌ها، پروسه استقرار ERP باید برای تیم IT سازمان یک تلاش هدفمند و همکاری دسته‌جمعی باشد. بنابراین اگر گمان می‌کنید که این تیم مهارت و دانش مورد نیاز را برای مدیریت این مسئولیت مهم ندارد، برای اعضای آن فرصت آموزش ایجاد کنید تا هرچه سریعتر به سطح موردنظر برسند.

۳. عوامل کنترل تغییر

تغییر سخت است. در زمان استقرار یک سیستم ERP جدید، کسب و‌کار شما با تغییرات زیادی مواجه می‌شود. به‌همین دلیل درنظر گرفتن "عوامل کنترل تغییر" یا اعضای تیمی که در تمام پروسه، در استراتژی ها و اهداف استقرار حضور داشته باشند بسیار برای موفقیت در این امر حیاتی هستند. عوامل کنترل تغییر می‌توانند هر کدام از اعضای مدیریت پروژه باشند. نماینده اصلی کنترل تغییر در واقع همان مدیر پروژه است که پروسه استقرار را رهبری می‌کند. این شخص مهم باید در مدیریت پروژه کاملا باتجربه باشد و قابلیت رهبری این تیم را داشته باشد و همچنین توانایی شرح مسئولیت‌ها و شفاف‌سازی مسائل را نیز دارا باشد. نمایندگان کنترل تغییر همچنین مسئول فرستادن اهداف و به‌روزرسانی های پروژه ERP به سازمان‌های بزرگ‌تر هستند و در راستای به اشتراک‌گذاری اهداف سیستم ERP جدید درون سازمان بسیار فعال و باانگیزه عمل می‌کنند. این گروه نه‌تنها در تشخیص موثر بودن سیستم ERP در بهبود بهره‌وری سازمان مسئول است، بلکه باعث ایجاد هیجان و پیشرفت در پروسه استقرار نیز می‌شود. آن‌ها هم‌چنین با شفاف‌سازی و پاسخ‌گویی به سوالات پیش آمده کارمندان، از بروز شایعات و دیدگاه‌های منفی در این پروسه جلوگیری می‌کنند.

۴. تیم آموزش

سایر اعضای عوامل کنترل تغییر، اعضای فعال تیم آموزش هستند. آن‌ها معمولا در نقش کاربران کلیدی ظاهر می‌شوند. به‌منظور داشتن یک استقرار موفق، کارکنان تنها نباید روش برخورد با تغییرات را بدانند، بلکه باید روش بهره‌مندی از این سیستم را نیز یاد بگیرند. در این راستا، ایجاد فرصتی برای یادگیری بسیار مهم است. کاربران کلیدی ممکن است برای کارکنان، کارگاه‌های آموزشی برگزار کنند یا آموزش‌های انفرادی برای افراد در نظر بگیرند. آن‌ها به جلب اطمینان کاربران از آمادگی برای استفاده از سیستم ERP کمک می‌کنند. با این‌که کاربران کلیدی، جلسات آموزشی را تقریبا رسمی برگزار می‌کنند، به تمامی افراد فرصت مطرح کردن سوالاتشان را نیز می‌دهند.

۵. مشاوره ERP

اضافه کردن یک تیم مستقل مشاوره ERP عمل هوشمندانه‌ای است. یک مشاور معمولا قبل از اعضای دیگر تیم‌، به ریسک‌ها و گرایشات سازمان آگاه است؛ زیرا سایر اعضا نمی‌توانند هر روز در جریان فعالیت‌ها قرار بگیرند. تیم‌هایی که قبلا تجربه استقرار ناموفقی داشتند ممکن است برای استقرار ERP جدید کمی احساس ناامنی کنند. این را درنظر بگیرید که دنیای نرم افزار ERP بسیار پویا و تغییر‌پذیر است و یک مشاور توانای ERP می‌تواند در زمینه هدایت نرم‌افزار و نیروی انسانی بسیار موثر باشد.

مترجم: مریم کفایتی