چه زمانی SMEها باید به فکر خودکارسازی فرایندهای خود باشند

خودکارسازی به همه کسب‌وکارها، با هر اندازه‌ای، کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را افزایش دهند و در ضمن از رضایت مشتریان برخوردار شوند. بررسی‌های موسسه McKinsey آمریکا نشان می‌دهد که فقط 25 درصد از شرکت‌های کوچک به معنای واقعی خودکارسازی شده‌اند. تصمیم برای ورود به مسیر دیجیتالی شدن، اغلب به دلیل زمان و هزینه‌هایی که برای توسعه و پیاده‌سازی یک سیستم جدید لازم است، به تعویق می‌افتد و فقط در این صورت است که کارکنان نحوه استفاده از این سیستم‌ها را فرا می‌گیرند.

انتظار طولانی مدت برای خودکارسازی فرایندهای سازمان می‌تواند پیامدهایی داشته باشد. مثلا، انجام فرایندهای تولید به‌صورت دستی، می‌تواند گردش کار تولید را تحت تاثیر قرار داده و آن را کند یا حتی متوقف کند. در این بین، آن‌چه بیشتر تحت تاثیر قرار می‌گیرد، تجربه مشتریان است که به فرایندهای توسعه، تولید و توزیع به‌موقع بستگی دارد. با بزرگ‌تر شدن کسب‌وکار، این فرایندها گسترش نمی‌یابند و مشتریان بیشترین ضرر را می‌بینند.

در این مقاله، به بررسی مواردی می‌پردازیم که به شرکت‌های کوچک و متوسط گوشزد می‌کنند زمان آغاز فرایند دیجیتالی شدن فرا رسیده است.

تاخیر در تحویل کالا

به دلیل حجم بالای سفارشات کاغذی، امکان جابه‌جایی یا حتی گم شدن آنها وجود دارد. زمانی‌که اطلاعات مربوط به یک سفارش به‌صورت دستی ثبت می‌شود، احتمال ناقص بودن یا اشتباه در آن افزایش می‌یابد که این مساله موجب تاخیر در ارسال محصولات و یا حتی نرسیدن آن به‌دست مشتری می‌شود. این در حالی است که وقتی فرایندهای کسب‌وکار خودکار باشند، لیست سفارش‌ها، اعتبار آنها، کامل بودن، عدم تناقض و قابل اعتماد بودن اطلاعات ثبت شده تضمین می‌شود. به‌علاوه، سادگی به اشتراک گذاشتن سفارشات الکترونیکی با تامین‌کنندگان، به ساده‌سازی کل فرایند اجرا کمک می‌کند.

محاسبات پیچیده مالیات بر فروش

پیگیری قوانین مالیات بر فروش کار وقت‌گیری است، به‌ویژه برای کسب‌وکارهایی که در جاهای مختلف فعالیت می‌کنند و هریک قوانین مالیاتی مختص خود را دارند. زمانی‌که محصولات و خدمات جدید با قوانین مالیاتی جدید به سبد محصولات یک شرکت اضافه می‌شوند، این مشکل چند برابر خواهد شد. خودکارسازی، رعایت همیشگی قوانین را تضمین کرده و به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا با تهیه گزارشات بازخورد آماده و فرم‌های الکترونیکی، در زمان صرفه‌جویی کرده و خطر اشتباهات را کاهش دهند.

صدور فاکتورهای تکراری

فاکتورهای کاغذی، ردیابی گردش پول را مشکل کرده و می‌توانند منجر به خطاهای رایجی، مانند ارسال فاکتور تکراری یا اشتباه برای مشتری، شوند. بررسی که در یکی از صنایع در کشور آمریکا انجام شده بود، نشان داد که فقط صدور فاکتورهای تکراری هزینه‌ای بیش از 12.000 دلار در ماه برای شرکت‌های کوچک و متوسط (SME) دارد که این مبلغ نتیجه زمان صرف شده برای ارتباط با مشتریان، اصلاح پرداخت‌ها و تصحیح سیستم‌های مالی است. صدور فاکتور به‌صورت خودکار، علاوه بر ساده کردن فرایند صدور فاکتور و جلوگیری از خطاها، می‌تواند با ارسال پیام‌های یادآوری به مشتریانی که در پرداخت خود تاخیر دارند و یا فاکتورهایی با فاصله زمانی از پیش تعریف شده برای مشتریان ثابت، به کار شرکت‌ها سرعت ببخشند.

تاخیر در تحویل اسناد حقوق و دستمزد

کسب‌وکارهایی وجود دارند که امور مربوط به حقوق و دستمزد را به‌صورت غیرخودکار و کاغذی انجام می‌دهند. پر کردن و جمع‌آوری فرم‌های کاغذی کار خسته‌کننده‌ای است و همیشه خطر عدم رعایت قوانین و مقررات و یا ارائه به موقع اسناد مربوط به لیست حقوق  و مالیات وجود دارد. طبق برآوردهای انجمن حقوق و دستمزد آمریکا (APA)، خودکارسازی فرایندهای حقوق و دستمزد علاوه بر تضمین تشکیل به موقع پرونده، از هزینه‌های انجام فرایندهای مربوطه به میزان 80 درصد کاسته می‌شود. حال سوال این است که یک سازمان چه زمانی باید به سمت دیجیتالی شدن حرکت کند؟ پاسخ این است: وقتی یک شرکت به‌قدری بزرگ شد که زمان ورود و خروج کارکنان دیگر قابل مشاهده نبود، زمان آن فرا رسیده است که سیستم حقوق و دستمزد خود را خودکار کند. گذشته از بهبود دقت و انطباق، خودکارسازی سیستم حقوق و دستمزد واریز مستقیم به حساب، تشکیل پرونده الکترونیکی و ردیابی آسان‌تر و مطمئن‌تر مرخصی انباشته و استعلاجی کارکنان را ممکن می‌سازد.

خریدهای غیرمجاز

خودکارسازی سفارشات خرید، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا با اجرای سیاست‌های تایید، مخارج واقعی را در راستای بودجه نگه دارند. به محض اینکه یک شرکت سیستم خرید و فروش را به‌طور کامل پیاده‌سازی نماید، بر هزینه‌های خود کنترل کاملی به‌دست خواهد آورد. مثلا، بلافاصله پس از اینکه مدیرعامل یک شرکت سیستم خرید اجباری را غیرفعال کند، در واقع جلوی خریدهای غیر مجاز کارکنان گرفته شده و بدین ترتیب، سرمایه درگردش شرکت بهبود خواهد یافت. البته، امکان تقلب در سفارشات خرید خودکار وجود دارد، زیرا این فراید به‌طور معمول شامل چند مرحله مقطعی است (از درخواست اولیه تا تحویل محصول و سپس تایید رعایت کامل همه مقررات). بنابراین، به دلیل پیچیدگی‌های فرایند خرید، غالبا یکی از آخرین فرایندهای کسب‌وکار است که خودکارسازی می‌شوند.

کسب‌وکارها برای دستیابی به بالاترین میزان بازگشت سرمایه، ابتدا باید به فکر خودکارسازی فرایندهایی باشند که وقت‌گیر بوده و زیسک بالاتری برای آنها دارد. سیستم‌های مدیریت کسب‌وکار پیشرفته، تحت عنوان ERP ابری، می‌توانند راهکاری مناسب برای شرکت‌های کوچک و متوسط باشند. این سیستم‌ها قابل‌انعطاف و مقیاس‌پذیر هستند و امکان اضافه کردن خصوصیات و قابلیت‌های جدید در صورت نیاز را دارند؛ ضمن اینکه هزینه‌ها و دردسرهای ناشی از مدیریت سخت‌افزاری و نرم‌افزاری سیستم‌های نصب شده را نیز از بین می‌برند.

بهترین زمان برای خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار، یک گام پیش از زمانی است که تنگناهای سیستمی رضایت مشتریان و سودآوری شرکت را به خطر بیاندازند. با پیاده‌سازی سیستمی که می‌تواند همزمان با رشد کسب‌وکار شما، گسترش یابد، امکان خودکارسازی سازمان خود در زمان مناسب را خواهید داشت و بدین ترتیب، خطرها به حداقل ممکن رسیده و کسب‌وکار شما در مسیر موفقیت قرار خواهد گرفت.

مترجم: رزیتا مرعشی