۱۰ دلیل کاملا منطقی بر لزوم استفاده از ERP در سازمان‌ها
هر فردی در حوزه‌های کاربردی مختلف، نیاز به استفاده از فناوری اطلاعات را حتما حس کرده است. کسب‌وکار‌ها نیز از این قاعده مستثنا نیستند و تمایل دارند در هر لحظه و هر مکان به اطلاعات دسترسی داشته باشند. در کنار این، در دنیای مدرن و البته رقابتی امروز، نیازمندی‌های دیگری نیز وجود دارد که بهره‌مندی از آن‌ها برای هر سازمانی بسیار حیاتی است.
در این‌جا به ۱۰ دلیل منطقی استفاده از نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) می‌پردازیم. البته منظور ما از ERP، نرم‌افزار‌های مدیریت کسب‌وکاری هستند که به معنای واقعی تمامی قابلیت‌های یک ERP مدرن را فراهم آورده‌اند و نه بسته‌های نرم‌افزاری که در قالب یک نام و به‌صورت جزیره‌ای عمل می‌کنند!
۱- به‌کارگیری یک نرم‌افزار در حوزه‌های مختلف کسب‌وکار بدون نگرانی از افزونگی داده‌ها
اولین هدف از به‌کارگیری ERP برای هر سازمان، مدیریت کسب‌وکار به‌صورت متمرکز است؛ به شکلی که بتوان به‌صورت کاملا یکپارچه و بدون نگرانی از افزونگی، اطلاعات را ذخیره و بازیابی کرد. مشکلاتی که در استفاده از نرم‌افزار‌های مختلف در یک سازمان وجود دارد کابوسی برای کارشناسان فن‌آوری اطلاعات خواهد بود. از طرف دیگر به دلیل نیاز به ورود اطلاعات تکراری در نرم‌افزار‌های مدیریت کسب‌وکار جزیره‌ای، مشکل همچنان به قوت خود باقی است. اصطلاح جزیره‌ای به این مفهوم است که هر یک از زیرسیستم‌های یک سازمان (به عنوان مثال اتوماسیون اداری، منابع انسانی، مالی، بازرگانی و ...) داده‌های مختص به خود را داشته باشند و ذخیره و بازیابی این اطلاعات به‌صورت یکپارچه با سایر زیرسیستم‌ها انجام نشود.
۲- دسترسی سریع به اطلاعات به‌روز در هر لحظه و هر مکان
یکی از مهم‌ترین نیاز‌های مدیران ارشد یک سازمان، مدیریت، ردیابی و فهم عملیات در حال انجام در سازمان است. ERP این امکان را فراهم می‌آورد که افراد بتوانند به‌صورت کاملا بلادرنگ (Real-time) به اطلاعات به‌روز در هر سطحی (از مقیاس کل کسب‌وکار تا تراکنشات مختص هر مشتری) دسترسی داشته باشند. جهت تاکید بر اهمیت این موضوع می‌توان در حوزه مدیریت موجودی و انبار به این نکته اشاره کرد که اطمینان از وجود مقدار یا تعداد درستی از کالا‌ها در مکان درست و در زمان درست، برای عملیات کسب‌وکار حیاتی است.
۳- مدیریت ارتباط با مشتریان (رضایت‌مندی مشتریان)
بدون شک مهم‌ترین عاملی که موفقیت و یا شکست هر سازمان را تعیین می‌کند، مشتریان آن سازمان‌ها هستند. به منظور جذب مشتریان جدید و رضایت‌مندی مشتریان فعلی، به وجود یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) در سازمان نیاز است. هرچقدر اطلاعات بیشتری درباره مشتریان وجود داشته باشد، فراهم آوردن تجربه‌ی بهتر برای آن‌ها ساده‌تر خواهد بود. با خرید یک ERP مدرن، نیازی به تهیه یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری جداگانه نیست؛ چرا‌که CRM در دل یک ERP قرار دارد. این یکپارچگی مزایایی همچون دید بلادرنگ از اطلاعات مشتریان، امکان پیش‌بینی نیازمندی‌های مشتریان و اتخاذ تصمیمات درست مبتنی بر آن، بهبود سرویس‌دهی به مشتریان و برنامه‌ریزی منابع سازمان متناسب با نیاز مشتریان فراهم می‌آورد.
۴- مدیریت کامل پروژه‌ها، فعالیت‌ها و فرایندها
انجام کارها در کوتاه‌ترین زمان و با کمترین هزینه و همچنین پیشرفت پروژه‌ها و فرایندها مطابق با برنامه‌ریزی‌های انجام شده از مواردی هستند که مدیران و سرپرستان هر سازمان روی آن‌ها حساسیت دارند. مدیریت پروژه‌ها مطابق با استانداردهای جهانی، مدیریت اقدامات و جریان‌های کاری، نظارت و پی‌گیری انجام درست درخواست‌ها مطابق با زمان‌بندی انجام شده از مهم‌ترین قابلیت‌هایی هستند که یک ERP برای سازمان فراهم می‌آورد و نیاز سازمان را برای تهیه یک نرم‌افزار جداگانه مدیریت پروژه مرتفع می‌سازد. همچنین وجود نرم افزار مدیریت فرایندها نیز به سازمان‌ها کمک می‌کند فرایندها و جریان‌های کاریشان را بهتر و دقیق‌تر دنبال کنند.
۵- اطمینان از بهره‌وری پرسنل سازمان
ارزشمندترین دارایی هر سازمان، سرمایه‌ی انسانی است. برای مدیران باید این اطمینان وجود داشته باشد که پرسنل متناسب با تخصصشان به‌کار گرفته شده و بالاترین بهره‌وری را داشته باشند. این اطمینان حاصل نخواهد شد مگر با مدیریت کامل منابع انسانی یک سازمان شامل چارت سازمانی و سمت‌ها، کارگزینی، حقوق و دستمزد پرسنل و مدیریت حضور و غیاب. علاوه بر پشتیبانی موارد مذکور، با وجود اطلاعات کامل از پرسنل و همچنین ارزیابی‌های سازمانی که در ERP قابل انجام است، مدیران سازمان، دغدغه‌ای در ارتباط با سرمایه انسانی خود نخواهند باشند. از طرف دیگر به‌کارگیری اطلاعات پرسنلی در ماژول‌های دیگر، کاملا به صورت یکپارچه با ماژول منابع انسانی انجام می‌شود و افزونگی اطلاعات در این ارتباط نخواهیم داشت.
۶- انعطاف‌پذیری، تعامل درون‌سازمانی، شفافیت و سوددهی واحد‌های مختلف سازمان
در بسیاری از سازمان‌ها خیلی مهم است که عملیات با نهایت شفافیت انجام شود. شفافیت بدین معنی است که فرایند انجام کارها کاملا روشن بوده و جزییات مراحل اقدامات به راحتی در دسترس باشند. همچنین دوگانگی در انجام کارها وجود نداشته باشد و به راحتی خروجی هر فرایندی قابل ردیابی باشد. ERP دید ۳۶۰ درجه ای را در عملیات برای مدیران سازمان فراهم می‌آورد؛ این امر باعث می‌شود مشکلات راحت‌تر شناسایی و تصمیمات سریع‌تر اتخاذ شود. از طرف دیگر با معیار‌های قابل اندازه‌گیری که ERP از بخش‌های مختلف سازمان ارایه می کند، سودآور بودن آن‌ها قابل اندازه‌گیری خواهد بود. با انعطافی که ERP برای سازمان در حوزه‌های مختلف فراهم می‌آورد، در هر زمان که برنامه‌ریزی‌های مجددی برای انجام کارها صورت گیرد، این برنامه‌ریزی‌ها به سرعت قابل اجرا هستند.
۷- اعتماد به اطلاعات و آسودگی خیال در اتخاذ تصمیمات بر اساس آن‌ها
موفقیت و بقای هر سازمان در گرو اتخاذ تصمیمات درست و به موقع است. برای مدیران ارشد یک سازمان بسیار حیاتی است که بتوانند به اطلاعاتی که در ارتباط با واحد‌های مختلف در اختیارشان قرار می‌گیرد اعتماد کنند و بر اساس آن‌ها تصمیم‌گیری کنند. ERP اصالت، به روزبودن بودن و دسترسی سریع به اطلاعات را تضمین می‌کند. از طرف دیگر برنامه‌ریزی برای تصمیمات و ایده‌ها و همچنین اجرای درست برنامه‌ریزی‌ها در ERP با دقت بسیار بالایی میسر است.
۸- پیاده‌سازی ایده‌های بزرگ با حداقل نگرانی از ریسک‌ها
هیچ دست‌آورد بزرگ بدون ریسکی وجود ندارد. برای صاحبان کسب‌کار ریسک‌های بالقوه‌ای در حوزه‌های مختلف نظیر ریسک‌های مدیریتی، فنی، عملیاتی، اقتصادی و غیره وجود دارد. سیکل مدیریت ریسک شامل شناسایی، تحلیل، طراحی راه حل، پیاده‌سازی راه حل و در نهایت نظارت و کنترل به راحتی در ERP قابل اجراست.
۹- استفاده از به‌روش‌ها (Best Practices) و سهولت در به‌کارگیری به‌روز‌ترین فن‌آوری‌ها و قابلیت‌ها
یگی از گام‌های مهم برای قرار گرفتن در مسیر درست، این است که سازمان بداند سایر سازمان‌های موفق چه کرده‌اند. با آگاهی از فرایند انجام کارها در سازمان‌های پیشرو و در کنار آن شخصی‌سازی و بهبود روش‌ها، ERP این امکان را فراهم می‌آورد که سازمان بتواند بهترین روش را برای انجام کارها انتخاب و اجرا کند. از طرف دیگر با رشد سریع فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات، به واسطه‌ی استفاده از ERP سازمان قادر خواهد بود فن‌آوری‌های نوین را درست و به‌جا به‌کار گیرد. در این زمینه، مفهوم هوش کسب‌وکار یا BI یک مثال بسیار خوب است که ERP در حوزه گزارشات تحلیلی برای مدیران فراهم آورده است.
۱۰- عدم نگرانی و جلوگیری از استرس بزرگ شدن سازمان
با رشد مرز‌های سازمان، انجام و پیشرفت کارها مطابق انتظار و جلوگیری از بروز مشکلات پیش‌بینی نشده از نگرانی‌های مدیر هر سازمانی خواهد بود. ثبت دقیق و کامل فرایند انجام کارها و همچنین برنامه‌ریزی دقیق متناسب با منابع سازمان و همچنین سهولت اعمال تغییرات در همه‌ی حوزه‌ها از سوی ERP، یکی اتفاق بسیار خوشایند برای مدیران سازمان‌هاست.
حتما نیاز به استفاده از ERP در سازمان را احساس کرده‌اید! فقط اطمینان حاصل کنید که راه‌کار مورد نظرتان، یک ERP واقعی و مدرن بوده و همچنین نیازمندی‌های صنایع و کسب‌وکار‌های داخلی و بومی را مرتفع می‌سازد.
نویسنده: سینا گل‌محمدی – کارشناس نرم‌افزار مدیریت کسب‌وکار تیمیار