منظور از نرم افزار یکپارچه چیست؟

نرم افزار یکپارچه جامع تحت وب کسب و کار، ERP تیمیار

هدف از این مقاله پرداختن به موضوع نرم افزار یکپارچه تحت وب تیمیار است، در این مسیر تلاش شده تا چالش های عصر جدید در روند عدم یکپارچگی و هنر انتقال نرم افزارهای جزیره ای به نرم افزارهای ERP کاملا یکپارچه مورد بررسی قرار گیرد.

یکی از چالش‌هایی که هر سازمان رو به توسعه باید با آن روبرو شود، انتخاب بهترین سیستم برای مدیریت عملیات کسب و کار خود است. در ابتدا، خرید چندین ابزار مستقل ممکن است ارزان‌تر و مؤثرتر از انتخاب یک راه حل کامل نرم‌افزاری به نظر برسد ولی ممکن است، یک شرکت از برنامه‌های مختلفی استفاده کند که به هیچ وجه با یکدیگر در ارتباط نیستند و این باعث می‌شود، کارمندان بازدهی مؤثری نداشته و در نتیجه، شرکت رشد نخواهد کرد.

به‌منظور ماندن در عرصه رقابت، سازمان می‌تواند یک نرم‌افزار آماده استفاده را خریداری کرده و یک راه حل سفارشی پیشرفته را برای پاسخگویی به نیازهای دقیق خود تهیه کند و یا می‌تواند تمام سیستم‌های موجود و استفاده شده خود را در یک سیستم، ادغام و یکپارچه کند که نه تنها در هزینه بلکه باعث صرفه‌جویی در زمان هم خواهد شد و می‌توان این زمان را صرف یادگیری نحوه استفاده از یک بستر جدید، نمود. با این حال، زمان، تنها مزیت یکپارچگی سیستم‌ها نیست. در ادامه این مقاله به بررسی نرم افزار یکپارچه، تاریخچه، ویژگی‌ها مزایای آن می‌پردازیم.

در ادامه به عناوین زیر به منظور شفاف سازی و توضیح بیشتر پرداخته می شود:

• یکپارچه‌سازی سیستم‌ها
• انواع یکپارچه سازی نرم افزار
• فرآیند یکپارچه سازی نرم افزار
• مشکلات سیستم جزیره‌ای
• مزایای نرم افزار یکپارچه
• تفاوت یکپارچه سازی نرم افزار با نرم افزار یکپارچه
• نیاز سازمان به نرم افزار یکپارچه
• سیستم ERP
• مزایای ERP و یا نرم افزارهای یکپارچه به‌طور کلی
• معایب ERP و یا نرم افزارهای یکپارچه به‌طور کلی
• 10 عامل خطر مسبب عدم موفقیت ERP
• تفاوت نرم افزار یکپارچه یا ERP با نرم‌افزارهای با رویکرد یکپارچه
• نرم افزار یکپارچه تحت وب تیمیار 
• مزیت های تیمیار در دو سطح مختلف مدیریتی و نرم‌افزاری
• نقش BI در نرم افزار یکپارچه
• مزایا و لزوم استفاده از ERP تیمیار در مقابل دیگر سیستم‌ها
• تفاوت ERP با modern ERP
• ویژگی‌های ERP تیمیار 
• تفاوت ERP تیمیار با نرم افزار یکپارچه مالی 
• تفاوت قیمت ماهیانه ERP تیمیار با چند ERP برتر دنیا

قیمت ERP تیمیار

در حال حاضر، یکی از رویکردهای محبوب برای توسعه سیستم، یکپارچگی سازمانی و اجرای سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP: Enterprise resource planning) است. نرم‌افزار ERP در دوره زمانی 1995 تا 2000 جزء علاقه‌مندی‌ شرکت‌های بزرگ بوده و سرمایه‌گذاری‌های قابل‌توجهی (که اغلب به میلیون‌ها دلار می‌رسد) در پیاده‌سازی سخت‌افزار، نرم‌افزار، مشاوره و آموزش ERP صورت پذیرفته است. بر اساس تخمین‌های انجام‌شده بیش از 80 میلیارد دلار در سال 2000 بر روی این نرم‌افزار سرمایه‌گذاری شده است.

 مزایای قابل توجه با اجرای موفقیت‌آمیز ERP در شرکت‌های Fortune 500 به وجود آمد که با گردش سریع‌تر موجودی، استفاده از ظرفیت بالاتر و سودآوری کلی همراه بود. بسیاری از تحلیلگران بر این باور هستند که رشد و بلوغ این شرکت‌ها در محیط تجارت جهان امروز (محصولات و خدمات سفارشی‌شده)، با توجه به نیازهای فردی میلیون‌ها مشتری، به‌صورت 24 ساعته در 7 روز هفته، بدون چنین نرم‌افزار سازمانی غیرممکن بوده است و بدون شک ERP ایرانی یکی از پیچیده‌ترین و مهم‌ترین نرم‌افزارهای کاربردی سازمان‌ها به‌منظور تسهیل امور و رفع نیازمندی‌ها در حداقل زمان ممکن و با حداکثر کارایی است.

یکپارچه‌سازی سیستم‌ها

یکپارچه‌سازی سیستم، قرار دادن مؤلفه‌های مختلف مستقل در کنار هم برای کار به‌عنوان یک سیستم کلی است. اگر سازمان به‌جای چندین سیستم فرعی مختلف (سیستم جزیره‌ای)، آن‌ها را به یک سیستم واحد، بدون از دست دادن اطلاعات ارزشمند، متصل کند،ممکن است در حذف رقبا نیز موفق باشد. نه تنها استفاده از یک سیستم به‌جای چند سیستم هوشمندانه‌تر است، بلکه نتایج دقیق‌تری را نیز حاصل می‌کند. با این حال، ادغام سیستم یک فرایند پیچیده است و در هر مرحله از فرآیند ادغام سیستم‌ها، می‌توان مقدار زیادی از داده‌های کم‌ارزش را حذف کرد.

یکپارچگی در مهندسی نرم افزار به معنای ترکیب قطعات نرم افزاری (به اصطلاح زیر سیستم‌ها) در یک سیستم است. سیستم‌‌های یکپارچه، عملکرد بهتری را در مقایسه با مجموع تمامی سیستم‌های مستقل ارائه می‌دهند. آنچه اهمیت دارد، این است که یک برنامه کاربردی جامع، محتوای کاربردی بیشتری را ارائه می‌دهد. در این حالت، توزیع و استفاده نیز راحت تر می‌شود. یکپارچگی در حال پیشرفت است و می‌دانیم که تا کنون روند پیشرفت به این شکل نبوده است. سیستم‌های یکپارچه در فضای اینترنت روزانه در حال ظهور و تولید هستند. بنابراین شناخت و ارتباط با آن‌ها بسیار ضروری است.

در گذشته شرکت‌ها برای هر حوزه از یک نرم افزار استفاده می‌کردند و برای ایجاد ارتباط بین بخش های مختلف شرکت به مشکل روبرو می‌شدند، و نیاز به یک نرم افزار جامع تر در بازار احساس شد، امروزه به راه حل‌هایی که تمامی نیاز های یک شرکت را در قالب یک نرم افزار بیان می‌کند یکپارچه سازی نرم افزار  گویند.

نرم افزار ERP تیمیار نیز یک نرم افزار جامع، قدرتمند و نمونه کامل یک نرم افزار یکپارچه تحت وب است که برای استفاده صاحبان حرفه‌های کوچک تا سازمان‌ها و تشکیلات بزرگ عرضه می‌گردد.

انواع یکپارچه سازی نرم افزار

به طور کلی، چهار روش اصلی جهت یکپارچه سازی نرم افزار وجود دارد:

• یکپارچگی ستاره
• یکپارچگی افقی
• یکپارچگی عمودی
• اجرای فرمت مشترک داده

یکپارچه سازی ستاره

در این حالت، فرایند یکپارچه سازی، اساساً ایجاد ارتباط بین تمامی زیر سیستم‌ها است (هر زیر سیستم می‌تواند به هر سیستم دیگری متصل باشد). نمودار یک سیستم کامل با تمامی اتصالات آن، مانند یک ستاره یا یک بشقاب اسپاگتی به نظر می‌رسد (که البته به تعداد اتصالات، بستگی دارد).

این رویکرد به علت انعطاف پذیری لازم در استفاده مجدد از تابع، موثر می‌باشد. در عین حال، اضافه کردن زیر سیستم‌های جدید، منجر به افزایش تصاعدی هزینه و زمان مورد نیاز می‌شود.

یکپارچه سازی افقی

این روش مبتنی بر ایجاد زیر سیستم برای اهداف ارتباطی است. چرا این روش، روشی مؤثر است؟ با اجرای تصویر اتوبوس سرویس سازمانی، تعداد اتصالات در هر زیر سیستم به یک اتصال، کاهش می‌یابد. هر قسمت از سیستم از طریق ESB با قسمت‌های دیگر ارتباط برقرار می‌کند که یک رابط را برای بخشی دیگر، ترجمه می‌کند.

این یک رویکردی بسیار انعطاف پذیر است. بدون تاثیرپذیری از دیگر سیستم‌ها، امکان افزودن، جایگزینی یا اصلاح هر بخشی از سیستم را فراهم می‌کند. شما تنها نیاز دارید که یک رابط مناسب بین زیرسیستم جدید و ESB پیاده سازی کنید.

یکپارچگی افقی، روشی مقرون به صرفه برای سیستم‌های کوچک نیست. با این وجود، توجه داشته باشید که با گذشت زمان، تعداد زیر سیستم‌ها، تمایل به رشد دارند. گسترش سیستم نسبت به سایر رویکردهای یکپارچگی، ارزان و ارزانتر می‌شود. بنابراین، به راحتی می‌توان گفت که در طولانی مدت، بسیار کارآمد است.

یکپارچه سازی عمودی

این روش در مقایسه با روش قبلی کاملاً متفاوت است. ابتدا، واحدهای کاربردی را برای زیر سیستم ایجاد می‌کنید و سپس آن‌ها را "به صورت عمودی" یکپارچه خواهید کرد. این یک راه حل کوتاه مدت، ولی مناسب است. در نگاه اجمالی اولیه، سریع و ارزان به نظر می‌رسد، اما در ادامه، رویکرد یکپارچگی عمودی شما را وادار به اجرای نمای نامرتبط، جهت مقیاس پذیری سیستم می‌کند. با استفاده مجدد از زیر سیستم‌های موجود، عملیات جدید غیرممکن است.

اجرای فرمت مشترک داده

این یک روش کاملا متفاوت است که مبتنی بر توسعه قالب داده‌های مستقل از برنامه کاربردی است. آن را نمایه یکپارچه سازی برنامه کاربردی سازمانی می‌نامند.

این ایده، بیانگر ایجاد یک قالب مشترک و متفاوت از قالب خاص برنامه کاربردی است. سیستم EAI با کمک سرویس تبدیل داده، دو سازمان را به یک سازمان سراسری، تبدیل می‌کند.

فرآیند یکپارچه سازی نرم افزار

درست مانند هر فرآیند پیچیده ی دیگری، یکپارچه سازی مناسب برای نرم افزار دارای شش مرحله است:

• جمع آوری تعاریف، مشخصات و الزامات
• تحلیل و بررسی
• طراحی معماری و برنامه مدیریت
• طراحی یکپارچه سازی سیستم
• پیاده سازی
• ارزیابی و نگهداری

جمع آوری دقیق الزامات

اولین قدم برای یکپارچه سازی، کشف و ذکر کلیه مشخصات اصلی و ظریف سیستم‌هایی است که قصد یکپارچه سازی آن‌ها را دارید. هیچ راه حل جامعی برای همه موارد وجود ندارد. هر شرکت واحد در رویکردهای خود متفاوت است.

این زیر سیستم‌ها برای چیست؟ چگونه می‌توانند یک عمل هماهنگ را انجام دهند؟ درک روشنی از این جنبه‌ها در برنامه ریزی فعالیت‌های آینده، به شما کمک خواهد کرد.

تجزیه و تحلیل اطلاعات جمع آوری شده

آیا یکپارچه سازی نرم افزار امکان پذیر است؟ بهترین راه برای سازماندهی آن چیست؟ وقتی می‌توانید کل نیازهای یک شرکت را ببینید، می‌توانید وضعیت فعلی آن را تجزیه و تحلیل کرده و راهی برای بهبود آن بیابید. شما باید یک تحقیق کامل انجام دهید تا راه حل مناسب را مشخص کنید

طراحی معماری و ایجاد برنامه مدیریت

این مرحله در مورد ایجاد یک قسمت بزرگی از طرح‌ها و محاسبات است. به معنای واقعی کلمه، شما ایده ای از راه حل مورد نظر را، ارائه داده اید. اکنون زمان آن رسیده است که آن را تجسم کنیم. مفهوم بصری و محاسبات دقیق کارآمدترین روش برای به اشتراک گذاشتن برنامه خود با دیگران است.

سیستم یکپارچه نرم افزار را بسازید

وقتی همه چیز برای توسعه آماده است، چالش برانگیزترین مرحله آغاز می‌شود. ایجاد و پالایش سیستم، و انجام آزمایش‌های لازم شروع می‌شود. به جزئیات بسیار دقت کنید. از آنجا که این مرحله، طولانی ترین مرحله است، به احتمال زیاد پر از اشتباهاتی است که باید برطرف شوند.

سیستم خود را گسترش دهید

آیا صدها آزمایش را بدون پیدا کردن حتی یک اشتباه انجام داده اید؟ آیا می‌توانید سیستم خود را بی عیب بنامید؟ اکنون زمان استقرار سیستم یکپارچه فرا رسیده است! نرم افزار جامع را نصب و آن را تنظیم کنید.

تعادل سیستم را بررسی و عملکرد آن را ارزیابی کنید

سیستم یکپارچه، بالا آمده و در حال اجراست. با این حال، قبل از فراموش کردن پروژه، لازم است اطمینان حاصل کنید که همه چیز طبق برنامه ریزی کار می‌کند. بعضی اوقات نتایج استقرار ممکن است با آنچه انتظار می‌رود متفاوت باشد، زیرا بعضی اوقات آزمایش‌ها، تمام جنبه‌های کار را پوشش نمی‌دهد. فقط زمانی که همه چیز مانند ساعت در حال اجرا است، می‌توانید به خودتان اجازه دهید که آن را یک راه حل کامل معرفی کنید.

راه حل‌های یکپارچه سازی نرم افزارها

یکپارچه سازی برنامه‌های نرم افزاری در زندگی واقعی، بسیار دشوار تر از توضیحات آن بر روی کاغذ است. انسان‌ها به سوء تفاهم، اشتباه کردن و شکست خوردن تمایل بیشتری دارند.

از همان ابتدا باید هر قدمی که برمی‌دارید را بررسی کنید. تفسیر خواسته‌های شرکت؟ در نظر بگیرید که به صورت رایگان روی سیستم اشتباه کار کرده اید. محاسبه غلط در برنامه مدیریت؟ برای طراحی مجدد و کامل طرح خود آماده باشید. به اندازه کافی در مرحله توسعه دقت نکردید؟ وقتی سیستم شما درست بعد از استقرار خراب می‌شود ، تعجب نکنید.

هر اشتباهی می‌تواند زیانبار باشد. راه حل آن پیروی دقیق از برنامه یکپارچه سازی نرم افزار است. بعضی اوقات به نظر نمی‌رسد که الزامی باشد اما این تفاوت کار یک متخصص حرفه ای است. هر نکته واجب است و هر بررسی مجدد زیاد نیست.

مشکلات سیستم جزیره‌ای

انتخاب چندین مؤلفه به‌جای انتخاب یک سیستم کامل پیشرفته، ممکن است برای شروع کسب و کار، کافی باشد، اما این راه حل برای شرکت‌های روبه توسعه، خیلی مفید نیست. وقتی‌که برای پردازش اطلاعات، به ابزارهای بیشتری نیاز است، دستیابی به مؤلفه‌های جدید (سیستم یا نرم‌افزار جدید) ارزان‌ترین راه حل است، اما به همان اندازه برای سازمان بسیار مضر است و مشکلات اساسی زیر را ایجاد می‌کند:

1. مدیریت ناکارآمد داده‌ها: ذخیره کردن داده‌ها در مکان‌های مختلف نه تنها خطرناک است، بلکه تجزیه و تحلیل درست آن را برای سازمان غیرممکن می‌کند. جمع‌آوری و مدیریت داده‌ها به‌صورت دستی از چندین سیستم نتایج ناقص حاصل می‌کند.
2. هدر رفت بهره‌وری کارکنان: زمانی که کارمندان می‌توانند وظایف بعدی خود را مدیریت نموده و انجام دهند، گذاشتن زمان برای ورود تمامی داده‌ها به هر یک از برنامه‌های کاربردی مورد استفاده شرکت، اتلاف وقت است. اتلاف زمان کاری، کارمندان را خسته و کسل می‌کند و در نتیجه، عملکرد مفید و انجام صحیح وظایف آتی آن‌ها را با مشکل مواجه می‌کند.
3. از دست دادن مشتریان: در هنگام مواجهه با مشکلات جریان داده، پاسخگویی به خواسته‌های مشتریان امکان‌پذیر نیست. این اتفاق بر تمام صنعت فروش تأثیر دارد، مانند زمانی که فروشگاه آنلاین با انبار، یکپارچه نشده باشد و سیستم مالی یا حسابداری ناکارآمد باشد که در این صورت بر تمامی امور کسب و کار، تأثیر منفی خواهد داشت.

مزایای نرم افزار یکپارچه

نرم افزار یکپارچه برای موفقیت هر سازمانی، امری حیاتی و مهم است. این سیستم، اتصال بی‌نقص و کامل داده‌ها را تضمین می‌کند و خطاهای احتمالی را کاهش می‌دهد. هم روند جریان کار داخلی سازمان و هم چشم‌انداز سازمان را در بازار بهبود می‌بخشد. یکپارچه‌سازی تمام سیستم‌ها به یک سیستم، مزایای ذیل را برای سازمان ها ایجاد می‌کند:

1. بهبود قدرت دید در زمان واقعی: تصمیمات آگاهانه به‌موقع، بر اساس اطلاعات منسوخ‌شده، می‌تواند عواقب وحشتناکی را به همراه داشته باشد. هنگامی‌که گزارش‌ها در مورد عملکرد در زمینه فروش، امور مالی و بخش‌های خدماتی، یکپارچه نباشد، دستیابی به این اطلاعات به‌صورت دستی، ساعت‌ها طول می‌کشد که در نهایت ممکن است به‌صورت دقیق جمع‌آوری نشود. با گذشت زمان، برخی از شرکت‌ها جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های خود را، به‌منظور تمرکز بر سایر وظایفی که به زمان کمتری نیاز دارد، متوقف می‌کنند و درست در همان زمان به کسب و کار خود آسیب می‌زنند. دسترسی به داده‌های درست و در لحظه، باعث می‌شود که همه کارمندان به‌خوبی آگاه باشند و تصمیمات خود را از هر مکان و در هر زمان بر اساس داده‌های صحیح اتخاذ کنند. نرم افزار یکپارچه خطرات را به حداقل می‌رساند و تصمیم‌گیری‌ها بر اساس اطلاعات دقیق و نه براساس حدس و احتمال، انجام می‌شود.
2. کارایی فرایند: وقتی صحبت از بازدهی کارمندان است، می‌توان از فایده نرم افزار یکپارچه به دو روش بهره‌مند شد. اتوماسیون فرایندهای مختلف مانند صورتحساب، یکپارچگی امور مالی و غیره، مدیران را قادر می‌سازد:
   • بازدهی کارمندان خود را بهبود بخشند: آن‌ها در نهایت می‌توانند به‌جای وارد کردن اطلاعات به‌صورت دستی به هر زیر سیستمی که شرکت از آن استفاده می‌کند، بر وظایف واقعی خود متمرکز شوند و با حذف برخی از کارهای روزمره و معرفی چالش ها، تأثیر زیادی در رضایت شغلی تیم ایجاد خواهید شد.
   • استخدام‌های جدید را محدود کنند: اکنون می‌توان روی کیفیت تیم، کار و تمرکز کرد و نه بر روی تعداد افراد آن. یکپارچه‌سازی سیستم‌ها و خودکار شدن اکثر فرآیندها، کمک می‌کند تا ضرورت استخدام کارمندان جدید کاهش یابد و با همکاری تیمی از متخصصان ماهر و باتجربه موجود در سازمان، به کارهای مهم و چالش برانگیزتری که می‌تواند به رشد و تکامل سازمان کمک کند، تمرکز شود.

     

      

3.  افزایش فروش: نرم افزار یکپارچه تأثیر زیادی در فروش کلی به‌ویژه در صنعت فروش دارند. اتصال داده به تمام بخش‌های سازمان، به دو دلیل، روشی بی‌نظیر برای تحلیل درست نتایج است:
   • مشتریان: افتتاح یک فروشگاه یکپارچه آنلاین باعث می‌شود تا دسترسی دائمی به اکثر داده‌ها برای مشتریان فراهم شود و مشتریان از موجودی کالاهای مورد نیاز خود برای سفارش و زمان تحویل کالا، آگاه شوند. داده‌های نادرست می‌توانند هرج و مرج به بار آورد، در حالی‌که نرم افزار یکپارچه روند خرید را راحت و آسان می‌کنند.
   • کارمندان: ارائه خدمات عالی به مشتریان یکی از مهم‌ترین و کلیدی‌ترین عواملی است که به شکست رقبا کمک می‌کند. جریان منظم داده‌ها باعث می‌شود تا کارمندان به سرعت به تمام سؤالات پاسخ دهند و نیازهای مشتریان را برآورده سازند زیرا تیم به‌طور مداوم به تمام اطلاعات دسترسی دارد. 
4. جمع‌آوری داده‌های ارزشمند: امروزه داده‌ها بسیار محبوب هستند، چرا که اجازه می‌دهند هر تصمیمی در کسب و کار تجزیه و تحلیل شود و هر اشتباهی قابل تشخیص باشد. داشتن داده‌های متمرکز در یک مکان، نه تنها نتایج دقیق‌تری ایجاد می‌کند، بلکه اجازه می‌دهد، فضای ذخیره‌سازی اطلاعات، بهینه شود. هر تغییری که به‌طور خودکار به سیستم اضافه می‌شود، احتمال تحلیل نادرست را از بین می‌برد و باعث صرفه‌جویی در ساعت کاری می‌شود.
5. صرفه‌جویی در هزینه: پس پیاده‌سازی نرم افزار یکپارچه، هر مرحله از کل فرآیندهای کاری، با کاهش هزینه همراه است. با این حال، بیشترین افزایش سود در نتیجه تصمیم‌گیری‌های بهتر و دقیق‌تر، حاصل می‌شود.

تفاوت یکپارچه سازی نرم افزار با نرم افزار یکپارچه

یکپارچگی سیستم‌های سازمان ماهیت پویایی دارد و عموماً زمانی اتفاق می‌افتد که نیاز داشته باشیم سیستم‌های سازمان با هم مرتبط بوده و با هم کار کنند در این زمان یکپارچه‌سازی سیستم‌های سازمان نیازمند مدیریت پویا و منعطفی است. در خصوص یکپارچه‌سازی باید نیازمندی‌های کاربران در نظر گرفته شود تا آنچه مورد نیاز است برآورده شود و متحمل هزینه و تلاش بیهوده نشود. همچنین چون داده‌ها از بخش‌های مختلفی کنار هم قرار می‌گیرند امکان افزونگی داده وجود دارد. در خصوص نرم افزار یکپارچه اوضاع بهتر است چرا که در این سیستم ها، مدیریت خود سیستم اهمیت دارد و تنها یک پایگاه‌داده وجود دارد که باعث عدم وجود افزونگی داده‌ای و عملکردی می‌شود.

امنیت در نرم افزار یکپارچه با توجه به اینکه کلیه واحدهای سازمان را تحت پوشش قرار می‌دهد و با در نظر گرفتن امنیت در دسترسی به سیستم (اعطای دسترسی به: گروه کاری – پست سازمانی – شخص و کنترل دسترسی به فرم‌های سیستم در حد مشاهده، درج، ویرایش، حذف و چاپ)، امنیت در دسترسی به اطلاعات (دسترسی به بانک اطلاعاتی برای افراد مجاز)، ثبت عملیات (ثبت کلیه فعالیت‌های کاربران و امکان دسترسی به سوابق) و امنیت نگهداری و بازسازی اطلاعات (امکان تهیه نسخه پشتیبانی از بانک اطلاعات و بازسازی از آن) به راحتی قابل‌کنترل است، در صورتی‌که برقراری امنیت در یکپارچه‌سازی سیستم‌ها بسیار پیچیده‌تر است.

نیاز سازمان به نرم افزار یکپارچه

سازمان‌ها برای انجام کامل امور، نیاز به نرم‌افزاری دارند تا با استفاده از آن بتوانند تمام نیازهای خود را مرتفع نمایند. نرم‌افزاری که چنین ویژگی داشته باشد، نرم افزار یکپارچه نام دارد.

از اثرات مستقیم استفاده از این سیستم در سازمان‌ها، استانداردسازی فرایندهای کاری، تسریع در انجام فعالیت‌ها، یکپارچگی اطلاعات، کاهش دوباره‌کاری‌ها و کاهش هزینه‌های پشتیبانی می‌باشد که سبب افزایش راندمان کاری کارکنان و به تبع آن افزایش راندمان سازمانی خواهد شد.

با تغییر نگرش از جزیره‌ای به یکپارچه نتایجی مانند بهبود روابط میان واحدها، افزایش هماهنگی در انجام امور، بهبود کیفیت در انجام کارها، تهیه گزارش‌های استاندارد، به‌موقع و دقیق و نهایتاً افزایش میزان سودآوری نصیب سازمان خواهد شد.

در واقع نرم افزار یکپارچه با ایجاد استانداردهای کارآمد، توان سازمان در کنترل فرآیندها را بهبود و صرفه‌جویی در زمان و هزینه و در نتیجه افزایش کارایی و اثربخشی را به دنبال دارد.

سیستم ERP

ERP یک بستۀ نرم‌افزاری است که با برطرف نمودن نیاز‌ها و با یکپارچه‌سازی دقیق عملکردهای مختلف با استفاده از فرآیند‎های سازمان، راه حلی را پیش رو می‌نهد. همچنین ERP سعی در ادغام کلیه بخش‌ها و عملکردهای یک شرکت بر روی یک سیستم رایانه‌ای واحد دارد که می‌تواند نیازهای خاص آن بخش‌ها را تأمین کند. در ERP به‌جای استفاده از نرم‌افزار اختصاصی، از بستۀ نرم‌افزاری جامعی که برای مشتری نوشته می‌شود، استفاده می‌شود. به‌صورت کلی، ERP منعطف بوده و ماژول‌های آن را می‌توان بسته به خواست و نیاز مشتری گسترش داد.

در زیر به تعریف گسترده‌تری از ERP پرداخت‌شده است:

1. نرم‌افزار ERP یک نرم‌افزار عمومی آماده است که برای یک شرکت خاص به‌صورت سفارشی ساخته نشده است. نرم‌افزار ERP نیازهای هر سازمان در یک بخش خاص از صنعت را درک می‌کند. بسیاری از فرایندهای اجراشده در یک نرم‌افزار ERP فرآیندهای اصلی مانند پردازش سفارش، انجام سفارش، حمل‌ونقل، صورتحساب، برنامه‌ریزی تولید، BOM(Bill Of Material)، نمودار درختی مواد و قطعات مربوط به تولید یک محصول، سفارش خرید، فروش و غیره است که برای همه بخش‌های صنعت مشترک است. به همین دلیل است که راه حل بستۀ نرم‌افزاری به‌خوبی کار می‌کند و نیازهای خاص شرکت از طریق فرایند شخصی‌سازی برآورده می‌شود.
2. نرم‌افزار ERP صرفاً نیازهای یک عملکرد واحد مانند امور مالی، بازاریابی، تولید یا منابع انسانی را برطرف نمی‌کند بلکه کل نیازهای سازمان را برطرف می‌کند.
3. نرم‌افزار ERP واحدهای عملیاتی را ادغام می‌کند و این امر صرفاً به‌منظور ورود و ارسال داده‌ها در سرتاسر واحدهای عملیاتی است. در ERP با ورود اطلاعات به هر یک از ماژول‌ها، داده‌های مورد نیاز ماژول‌های دیگر نیز، در دسترس قرار می‌گیرد و این امر منجر به پیشرفت قابل‌توجهی از طریق بهبود انسجام داده‌ها می‌گردد.

نکته: پیاده‌سازی چنین نرم‌افزاری، نیازمند سیستمی با کارایی و دسترسی بالا، ذخیره‌سازی سریع به‌صورت آنلاین و در دسترس بودن شبکه‌های پرسرعت و قابل‌اعتماد است.

علیرغم سرمایه‌گذاری‌های سنگین در اجرای ERP، بسیاری از سازمان‌ها در سراسر جهان به دنبال راه‌حل‌های ERP هستند. اجرای درست یک راه حل ERP، می‌تواند از هزینه‌های سنگین‌تر جلوگیری کند؛ از آنجا که راه‌حل‌های ERP به‌کل نیازهای سازمانی می‌پردازد و جزیره‌ای بودن بخش‌ها را به‌صورت یکپارچه در می‌آورد، معرفی ERP؛ فرهنگ، انسجام و قدرت جدیدی را برای سازمان به ارمغان می‌آورد.

نکته جالب توجه این است که یک ERP کامل به‌خوبی می‌تواند این مزایا را تضمین کند، حتی اگر این سازمان یک عملیات جهانی چندکاره و چند مکانه در سراسر قاره‌ها باشد. سیستم‌های ERP با نظارت مداوم بر سلامت سازمان، صرفه‌جویی قابل‌توجهی در هزینه‌های سازمان را به ارمغان می‌آورد و در نتیجه سرمایه‌گذاری‌های به ظاهر بالا در مقابل بازدۀ بلند مدت، به مرور ناچیزتر می‌شوند.

مزایای ERP و یا نرم افزارهای یکپارچه به‌طور کلی

•  افزایش چرخش موجودی
• افزایش میزان دقت موجودی
• کاهش هزینه‌های موجودی
• بهبود خدمات مشتری
• کاهش زمان تنظیم
• کاهش استفاده از کاغذ
• فراهم‌سازی بانک اطلاعاتی یکپارچه مشتری
• کنترل بیشتر و مؤثرتر بر روی حساب‌ها
• پاسخ سریع‌تر و پیگیری‌های بیشتر مشتریان
• بهبود ارتباط عرضه/تقاضا با شعب از راه دور در مکان‌های مختلف

معایب ERP و یا نرم افزارهای یکپارچه به‌طور کلی

علی‌رغم رشد چشمگیر ERP از اواخر دهه 1990 تا به امروز، چالش‌هایی در پیاده‌سازی ERP وجود دارد که ممکن است کسب و کارها با آن روبرو شوند. دیلارد و یوتاس در سال 2006، اظهار داشتند که بیشتر سازمان‌های چندملیتی از ERP استفاده می‌کنند و بیشتر سازمان‌های کوچک و متوسط ​​در مرحله شروع پذیرش ERP قرار دارند. علی‌رغم وعده‌های ERP به منافع شرکت‌ها و سرمایه‌گذاری بزرگ سرمایه‌داران، گفتنی است، تمام اجراهای ERP نتایج موفقیت‌آمیزی نداشته است. پیاده‌سازی ERP ها، معمولاً یک برنامه پیش‌بینی‌شده را به تأخیر انداخته و از بودجه اولیه، پا فراتر گذاشته است.

علاوه بر این، دانش فنی نشان می‌دهد که اجرای ERP گاهی اوقات نتوانسته به اهداف سازمانی و نتایج مطلوب مورد انتظار آن‌ها، دست یابد. طبق گزارش‌ها اکثر تحقیقات انجام‌شده، عدم موفقیت پیاده‌سازی ERP ها، تنها توسط خود نرم‌افزار ERP نبوده، بلکه به‌واسطه میزان بالایی از پیچیدگی‌های ایجادشده از تغییرات گسترده‌ای بوده است که ERP در سازمان‌ها ایجاد کرده است. این شکست‌ها را می‌توان با این واقعیت توضیح داد که اجرای ERP، سازمان‌ها را مجبور به رعایت از اصول "بهترین شیوه ها"ی اجراشده در بیشتر سازمان‌های موفق می‌کند و قصد دارد تا مدل‌های مرجع مناسب در هر سازمان را، تشکیل دهد. طبق گفته‌های هلو و همکارانش در سال 2008، برخلاف سایر سیستم‌های اطلاعاتی، عمده مشکلات پیاده‌سازی ERP موضوعات فنی مانند پیچیدگی فناوری، سازگاری، استانداردسازی و غیره، نیست، اما بیشتر در مورد سازمان و مسائل مربوط به شخص (انسان) است، مانند مقاومت در برابر تغییر، فرهنگ سازمانی، فرآیندهای ناسازگار کسب و کار، سوء مدیریت پروژه، تعهد مدیران ارشد و غیره.

10 عامل خطر مسبب عدم موفقیت ERP

• عدم مسئولیت‌پذیری مدیر ارشد
• ارتباطات ناکارآمد با کاربران
• آموزش ناکافی کاربران نهایی
• عدم دستیابی به پشتیبانی کاربر
• فقدان روش کارآمد مدیریت پروژه
• تلاش برای ساخت ارتباطات برای برنامه‌های قدیمی
• درگیری بین بخش‌های کاربری
• ترکیب اعضای تیم پروژه
• عدم طراحی مجدد فرایند کسب و کار
• سوءتفاهم در مورد الزامات تغییر

این عوامل خطر، بیانگر ملاحظات سازمانی مرتبط با تناسب سازمانی، مهارت ترکیبی، مدیریت و کنترل پروژه، طراحی نرم‌افزاری سیستم، مشارکت و آموزش کاربر و برنامه‌ریزی فناوری است. از آنجا که پیاده‌سازی ERP، ناگزیر باعث ایجاد تغییرات سازمانی می‌شود، مستلزم تعامل مدیران ارشد، از سراسر سازمان است که قادر به حل تعارضات می‌باشند. بدون تعهد مدیران ارشد، به‌احتمال زیاد، پیاده‌سازی ERP با خطر شکست مواجه می‌شود. به‌عبارت دیگر، با توجه به ایجاد تغییر در فرآیندهای کسب و کار در سراسر سازمان، می‌توان در برابر اتخاذ سیستم ERP مقاومت ایجاد کرد.

ERP تمام عملکردهای کسب و کار را در سازمان مرتبط و یکپارچه می‌کند. بنابراین، بسیار مهم است که کارمندان حوزه مدیریت، افرادی متعهد و مسئول باشند. کارمندانی را که از عملکردهای کسب و کاری متأثر از ERP استفاده می‌کنند را به کانال‌های واضح ارتباطی مجهز کنند. عدم آموزش کاربران نهایی، با ایجاد سردرگمی و اشتباه، خطرات را افزایش می‌دهد و از این طریق باعث کاهش رضایت کاربر و اعتبار سیستم می‌شود. مدیریت پروژه عالی همچنین برای اجرای موفقیت‌آمیز ERP مورد نیاز است. تیم‌های پروژه باید دستورالعمل‌های روشنی برای اجرای استقرار ERP، از اهداف پروژه و برنامه‌های کاری تا برنامه تخصیص منابع، داشته باشند.

بدون مدیریت خوب پروژه‌ها، اجرای پروژه‌های ERP که در مقیاس بزرگ در حال اجرا هستند باید در مدت‌زمان طولانی‌تری انجام شوند و ممکن است با شکست روبرو شوند. علاوه بر این، ترکیب اعضای تیم، نقش مهمی در اجرای ERP ایفا می‌کنند. ERP عملکردهای متفاوت کسب و کار یک سازمان را، در یک سیستم واحد ادغام می‌کند و مستلزم یک بسته نرم‌افزاری پیچیده و یکپارچه می‌باشد. اگر یک تیم پروژه به‌وضوح تغییرات ساختار سازمانی، استراتژی‌ها و فرآیندهای حاصل از اجرای ERP را درک نکند، نمی‌تواند از مزیت رقابتی ERP بهره‌مند شود. به‌منظور اجرای بهتر ERP، اعضای تیم پروژه باید از میان اعضا باتجربه در سازمان و کارشناسان خارجی متخصص در زمینه ERP، انتخاب شوند. از دیدگاه مدیریت پروژه، مثلث آهنی می‌تواند تعادل بین سه‌گوشه مثلث که شامل: هدف، برنامه و هزینه را به‌درستی نشان دهد که چقدر حیاتی و مهم است.

با این حال، در پیاده‌سازی‌های ERP، دو عامل برنامه و هزینه دست‌کم گرفته می‌شوند و  هدف بیش از حد تخمین زده می‌شود. ERP با مهندسی کل فرآیندهای کسب و کار، محیط سازمانی را تغییر می‌دهد؛ بنابراین، پس از اجرا، تجدیدنظر در فرآیندهای قبلی آسان نیست. علاوه بر این، پیاده‌سازی‌های ERP نیاز به تخمین دقیق، آماده‌سازی با دید همه‌جانبه و مدیریت سیستماتیک کل فرایند اجرایی دارد.

مشخص شده است، چالش‌های سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی، خطرات منحصر به ‌فرد در اجرای ERP است که به دلیل وابستگی متقابل فرآیندهای کسب و کار، پایگاه‌داده‌های رابطه‌ای و مهندسی مجدد فرآیند به‌وجود می‌آید. سه عامل اصلی که می‌توانند مسئولیت عدم موفقیت سیستم‌های ERP باشند: برنامه‌ریزی ضعیف یا مدیریت ضعیف، تغییر در اهداف کسب و کار و عدم حمایت از مدیریت کسب و کار و منابع از عوامل مهم در اجرای ERP است.

زمانی که تکنولوژی اطلاعات با یک فرهنگ سازمانی در تعارض باشد، در برابر اجرای آن با یکی از دو روش پیش رو، مقاومت خواهد شد، یا این سیستم رد خواهد شد یا اصلاح خواهد شد تا با فرهنگ موجود مطابقت داشته باشد. بدون تطابق بین فرهنگ سازمانی یک سازمان و مفروضات فرهنگی جاسازی‌شده در یک سیستم اطلاعاتی، احتمالاً یک شکست پرهزینه در اجرای آن رخ خواهد داد. فرهنگ، تأثیری کلی در اجرای ERP دارد. با توجه به دانش محدودی که در مورد فرآیندهای رسمی کسب و کار و سیستم‌های ERP وجود دارد و همچنین اضافه‌کار در طی فرآیند پیاده‌سازی، کاربران در برابر تغییر مقاومت داشتند.

این امر، به مقاومت کاربر در برابر شرکت در BPR، عدم استفاده از سیستم ERP و کیفیت پایین داده‌های واردشده به سیستم منجر شده است. ثابت شده است که غلبه بر مقاومت کارکنان می‌تواند یک عامل مهم برای اتمام موفقیت‌آمیز یک پروژه باشد و مدیران ارشد باید برای تمامی تغییرات، تلاش ها، اعتراضات و اختلاف‌نظرهایی که در فرآیند مهندسی مجدد و اجرای ERP به وجود می‌آید، رهبری را به‌دست گیرند. با توجه به صحبت‌های راپس در سال 2004، ارتباطات عامل اصلی موفقیت در اجرای استراتژی است. منبع مشترک مشکلات ارتباطی در اجرا این است که چشم‌اندازهای عملکردی متفاوت ممکن است با استراتژی کلی مطابقت نداشته باشند.

مگر در مواردی که به این موضوعات پرداخته شود، هر بخش ممکن است این طرح را با لنز "چگونه بخش من برنده می‌شود " را به‌جای "چگونه سازمان برنده می‌شود؟" تفسیر کند. ارتباطات مؤثر به‌عنوان یک فعالیت مهم برای اجرای سیستم‌های اطلاعاتی ممکن می‌شود. از طریق ارتباطات، کاربران بالقوه در مورد مزایای نسبی فن‌آوری جدید تحت تأثیر قرار می‌گیرند و ترغیب می‌شوند که آن را اتخاذ کنند. برای پیاده‌سازی موفق سیستم ERP، مدیران باید بر روند اجرای فرآیند نظارت داشته باشند و مسیر روشن و مشخص از پروژه را ارائه دهند. آن‌ها باید برای پذیرش اینکه یادگیری زیادی در همه سطوح از جمله خود آن‌ها باید انجام شود، تغییر ذهنیت را ایجاد کنند. به‌طور سنتی، پشتیبانی مدیران ارشد می‌تواند به سازمان‌ها برای غلبه بر موانعی همچون مقاومت سیاسی و تشویق مشارکت در کل سازمان، یاری کننده باشد. همچنین به‌عنوان یک عامل مهم مرتبط با اثربخشی سیستم اطلاعاتی شناخته‌شده است.

مدیران ارشد باید به‌طور علنی و صریح پروژه را به‌عنوان اولویت اصلی مشخص کنند. پیرس و رابینسون در سال 1991، اظهار داشتند که اجرای استراتژی در نهایت به اعضای فردی سازمان، به‌ویژه مدیران اصلی بستگی دارد. علاوه بر این، ایجاد انگیزه و پاداش از عملکرد خوب افراد و واحدهای سازمانی، عناصر اصلی در اجرای استراتژی مؤثر است. اگر دستیابی به استراتژی به‌عنوان اولویت اصلی قرار داده شود، آنگاه سیستم پاداش باید به‌وضوح با عملکرد استراتژیک پیوند یابد. دلیل اصلی تحصیل و برنامه آموزش برای اجرای ERP، ایجاد راحتی کاربر با سیستم و افزایش تخصص و سطح دانش است. آموزش نه تنها برای استفاده از یک سیستم جدید نیست، بلکه در فرآیندهای جدید و درک ادغام درون سیستم، چگونگی تأثیر کار یک کارمند بر کار دیگران، نیز می‌باشد. در فرایند اجرای ERP به دلیل عدم آموزش صحیح، بسیاری از پروژه‌ها در پایان شکست می‌خورند. بسیاری از محققان، در نظر گرفتن آموزش و تحصیل کاربران را عامل مهمی در اجرای موفقیت‌آمیز ERP می‌دانند.

در ادامه برخی معایب ERP مورد بررسی قرار گرفته است.

تفاوت نرم افزار یکپارچه یا ERP با نرم‌افزارهای با رویکرد یکپارچه 

گذشت زمان و همینطور بزرگ شدن سهم شرکت در بازارهای داخلی و خارجی مدیران را مجبور به ایجاد راهکاری جدید در روند کاری و تصمیم‌گیری خود می‌اندازد. یکی از این راه‌کارهای مناسب استفاده از داده‌های حجیم موجود و ثبت‌شده در سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مختلف سازمان است. استخراج طلا (ایجاد راهکار و تصمیم سازی) از معدن ذغال سنگ موجود (داده‌های جمع‌آوری‌شده در شرکت تا به امروز)، خواه ناخواه مدیران را به فکر افزایش درآمد، کاهش هزینه، بهبود عملکرد، کارایی منابع انسانی و... خواهد انداخت. این نتیجه ممکن نیست مگر اینکه سیستم ماهیت یکپارچه داشته باشد.

سیستم‌های مختلف سازمان نیازمند مدیریت پویا و منعطف است. یکپارچه‌سازی سیستم‌ها و نرم‌افزارهای جداگانه و اصطلاحاً جزیره‌ای در مدیریت پویا، امری اجتناب‌ناپذیر خواهد بود و عموماً زمانی این اتفاق می‌افتد که نیاز داشته قسمت‌های جداگانه سازمان با هم مرتبط بوده و کار کنند. به همین جهت باید نیازمندی‌های کاربران در نظر گرفته شود تا آنچه مورد نیاز است برآورده شود و متحمل هزینه و تلاش بیهوده نشود. در روند یکپارچه‌سازی، معمولا نرم‌افزارهای جداگانه (جزیره‌ای) در بخش‌های مختلف سازمان با توجه به نیاز، در روندی با رویکرد یکپارچه به هم مرتبط می‌گردند. از آنجایی‌که داده‌ها از بخش و نرم‌افزارهای مختلفی که دارای پایگاه داده متفاوت و غیر مرتبط به هم هستند در کنار هم قرار می‌گیرند و همینطور توسط افراد مختلف در بخش‌های جداگانه سازمان ورود داده انجام می‌شود، امکان افزونگی داده و حتی وجود داده‌های اشتباه، گاهاً بسیار زیاد است.

در مسیر تصمیم‌گیری و بهبود عملکردی آینده مدیران و سازمان‌ها، وجود گزارشات ترکیبی و تحلیلی امری تسهیل‌کننده و یاری دهنده است. این نیاز بسیار محسوس است که گزارشی ترکیبی و تحلیلی از تمام یا قسمتی از داده‌های موجود در بخش‌های مختلف سازمان ایجاد گردد تا کارایی و روند تصمیم‌گیری بهبود یابد و یا حتی نتیجه ضروری مورد نیازی از روند کاری ایجاد گردد.

 همانطور که گفته شد، در سیستم‌های نرم‌افزاری جزیره‌ای که بنا بر نیاز مبرم رویکرد یکپارچه دارند، به وجود آمده است، پایگاه داده‌های متفاوت با افزونگی و خطای سهوی نیروی انسانی بالا، وجود دارد. اتصال این پایگاه داده‌های مختلف و متفاوت، جمع‌آوری و دسته‌بندی داده‌ها، تغییر و یکسان‌سازی فرمت داده‌ها و ایجاد گزارشات بسیار دشوار و پرهزینه بوده و باید به قطعیت گفت که حتی صحت نتیجه واقعی نهایی از این گزارش‌های به وجود آمده، سخت و غیر قابل‌اعتماد است. لازم به ذکر است این مسیر تا جایی امکان‌پذیر بوده و با حجم بالای داده‌ها و نیاز مندی های خاص پاسخگو نمی‌باشد.

در سیستم‌ها با رویکرد یکپارچه در واقع سیستم‌های کامپیوتری قدیمی و مستقل واحدهای امور مالی، منابع انسانی، تولید و انبار را حذف می‌کنند و به‌جای آن‌ها تنها یک برنامه نرم‌افزاری یکنواخت شده قرار می‌دهد که از چند زیرمجموعه نرم‌افزاری که تقریباً شبیه سیستم‌های قدیمی است تشکیل‌شده است. دوایر مالی، تولید و انبار همچنان صاحب سیستم‌های خود هستند با این تفاوت که همه آن‌ها در نرم‌افزار جدید به هم متصلند و در نتیجه کسی که در دایره مالی کار می‌کند می‌تواند نرم افزار انبار را ببیند و وضعیت حمل سفارش را بررسی کند و این نکته قابل توجه است که در سیستم ها با رویکرد یکپارچه شاهد یکپارچگی در کل مجموعه نیستیم و در واقع دسترسی به اطلاعات ساده تر شده است.

 در سیستم ERP تصمیم‌گیری و تصمیم سازی مبنی بر ایجاد گزارشات و BI است. این روند بسیار ساده تر، سریعتر و با اخذ تصمیمات هوشمندانه‌تر امکان‌پذیر است.

سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان، یک بسته نرم‌افزاری قابل تنظیم و از پیش استانداردشده تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان اطلاعات بین تمامی بخشهای سازمان از جمله سیستم‌های بازرگانی (مالی و حسابداری، خزانه‌داری، بودجه، انبار، فروش، خرید و اموال)، اتوماسیون اداری، منابع انسانی، تولید، خدمات پس از فروش، تعمیر و نگهداری، مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتری و زنجیره تامین (کلیه ماژول‌های درون و برون‌سازمانی) با رویکرد مشتری‌گرایی و پاسخ به بازار می‌باشد.

ERP تمام مراحل عملیاتی یک فرآیند را در سازمان نمایش و ثبت می‌کند. عموماً ERP را یک نرم‌افزار Back – Office می‌نامند. چرا که تنها با ارتباطات و واحدهای داخلی سازمان کار دارد و به ارتباطات بیرونی سازمان معروف به Front – Office کاری ندارد.

نرم افزار یکپارچه تحت وب (تیمیار)

صنعت نرم‌افزار در دو دهه اخیر رشد بسیار خوبی در کشور داشته است اما آنچه که بسیار به چشم می‌خورد عدم بومی‌سازی نرم‌افزارها و عدم توجه ساختار نرم‌افزارها در ایران است. بسیاری از شرکت‌های ایرانی نرم‌افزارهای خود را در بستر و ساختارهایی که شرکت‌های امریکایی و اروپایی تولید کرده اند، بنا کرده و به بیانی دیگر بسیاری از شرکت‌های ایرانی تولید کننده ظاهر یک نرم‌افزار هستند و وقتی به هسته اصلی نرم‌افزار نگاه شود بدون استثنا اکثر آنان از پایه های SQLserver و Oracle به‌صورت کرک شده استفاده می‌نمایند و از نظر شرکت تیمیار این امر تهدیدی بسیار بزرگ به شمار می‌رود چرا که با ورود این شرکت‌های بزرگ به کشور، قطعاً متحمل ضررهای بسیار خواهند شد.

ERP تحت وب تیمیار، اولین وب سرور بومی است که توسط متخصصین ایرانی با هدف "هوشمند‌سازی و خودکار‌سازی " فعالیت‌ها و اطلاعات یک سازمان یا کسب وکار، اعم از مدیریت منابع سازمان، اتوماسیون اداری و مالی، اتوماسیون صنعتی، مدیریت تولید، مدیریت و برنامه‌ریزی تامین مواد، مدیریت منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتریان، مدیریت فرآیندها و دیگر فعالیت‌های کاربردی، طراحی و تولید شده است.

یکی ویژگی ارزشمند تیمیار، تحت وب بودن آن است که قابلیت پیاده‌سازی در شبکه داخلی (intranet) و یا شبکه اینترنت را دارا می‌باشد. کاربر برای ارتباط با تیمیار فقط نیازمند یک مرورگر در رایانه شخصی خود و یا تلفن و تبلت همراه خود است. همچنین، یکپارچه‌سازی فرآیندهای یک سازمان در تیمیار به دلیل سهولت در پیاده‌سازی و اجرا مورد توجه استفاده‌کنندگان قرار دارد.

ERP تیمیار به دو روش ابری و اختصاصی ارایه می‌شود که در ادامه با ویژگی‌ها و مزایای هرکدام بیش‌تر آشنا می‌شویم. لازم به ذکر است تمامی سیستم‌ها و ماژول‌ها در هر دو روش ارایه مشترک هستند و صرفا نوع استفاده کاربران از ERP تیمیار است که تفاوت دارد. 

1. تیم‌ یار اختصاصی: در روش اختصاصی هزینه خرید سرور و تجهیزات و نگهداری از آن به عهده کاربر است. در این نوع ارایه کاربر با پرداخت تمام هزینه‌ها سیستم را در محل سازمان خود پیاده‌‍سازی می‌کند و به آن دسترسی تمام و کمال دارد.

2. تیمیار ابری : در روش ارایه ابری کاربر با پرداخت هزینه‌ی ماهانه مناسب، سرور را از تیمیار اجاره می‌کند و از قابلیت‌های آن استفاده می‌کند. در این روش کاربر مالک نرم افزار نبوده و از تمام امکانات آن بر بستر زیرساخت‌های تیمیار استفاده می‌کند.

وب سرور تیمیار در راستای اهداف اقتصاد مقاومتی، دولت الکترونیک و خودکفایی در صنعت نرم‌افزار، با هدف تأمین تمامی نیازهای یک سازمان و یا کسب وکار تجاری یا صنعتی، بدون وابستگی به هیچ شرکت نرم‌افزاری خارجی با برنامه‌نویسی به زبان‌های C و ++C، استفاده از پایگاه داده متن‌باز mysql و طراحی و تولید SDK تیمیار، دانش بنیان بودن خود را تثبیت نموده است.

تمامی نیازهای کاربردی سازمان یا کسب و کار به‌صورت ماژولار، مانند حسابداری، انبار، خرید، فروش، اسناد، اقدام و دیگر ماژول‌های مورد نیاز توسط SDK تیمیار طراحی و تولید شده و قابل توسعه است.

تیمیار به کمک سیستم گزارش ساز خود، هر گزارش پیچیده‌ای را ایجاد میکند. این گزارشات همیشه به‌صورت زنده و لحظه‌ای آخرین تغییرات را در داشبوردهای مدیریتی تیمیار به اشکال مختلف مثل انواع جداول و نمودارها نشان می‌دهد. در واقع در تیمیار با به‌روز ترین اطلاعات، می‌توان دقیق‌ترین پیش‌بینی‌ها و سریع ترین تصمیم‌گیری‌ها را برای کسب و کار داشت و در نتیجه باعث افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و افزایش درآمد شد.

تیمیار مناسب سفارشی‌سازی برای هر نوع سازمان یا کسب و کار می‌باشد و یک مدیر هوشمند در هر جای دنیا می‌تواند از طریق ارتباط اینترنتی، به تیمیار خود دسترسی داشته و در هر لحظه از شبانه روز با استفاده از مرورگر و یا اپلیکیشن تیمیار، تمامی شعب کسب و کار خود را مدیریت کند.

تیمیار این امکان را به شما می‌دهد که در آسایش مدیریت کنید.

مزیت های تیمیار در دو سطح مختلف مدیریتی و نرم‌افزاری

1. مزایای مدیریتی تیمیار

• تیمیار، یار مدیران: تیمیار با داشتن میان برها و گزارشات کلیدی این امکان را می‌دهد که در هر مکان در کمترین زمان ممکن از وضعیت سازمان اطلاع کسب شود.
• مدیریت منابع سازمان: با توجه به یکپارچه بودن ماژول‌های تیمیار، امکان مدیریت و کنترل تمام منابع سازمان فراهم است.
• افزایش کارایی و اثربخشی فرآیندهای سازمان: با استفاده از تیمیار، فرایندهای استاندارد برای انجام امور و کارهای قابل پیاده‌سازی است.
• مدیریت زمان: با توجه به ابزارهای مختلف تیمیار برای ثبت و پیگیری، می‌توان از درصد پیشرفت کارها اطلاع پیدا کرده و مطابق با آن فعالیت‌های جدید را برنامه‌ریزی نمود.
• مدیریت منابع انسانی: استاندارد کردن فرایندهای سازمان باعث شفافیت و مدیریت بهتر نیروی انسانی می‌شود. همچنین با استفاده از ابزارها مختلف می‌توان در هر لحظه اطلاعاتی مانند افراد حاضر در شیفت کاری، تعداد و نام افراد در مرخصی و ماموریت و میزان مشغول بودن پرسنل را مشاهده نمود.

2. مزایای نرم‌افزاری تیمیار

• یکپارچگی: در سه بعد، بستر اجرا، فعالیت‌ها و اطلاعات تامین شده است.
• تحت وب بودن: این قابلیت کاربران را قادر می‌سازد که از هر نقطه‌ایی به‌کلیه اطلاعات سازمانشان به‌صورت کنترل‌شده دسترسی داشته باشند.
• امنیت بالا: استفاده از پروتکل امنیتی https و گواهینامه SSL امنیت تیمیار تضمین شده است.
• انعطاف‌پذیری بالا: با توجه به ساختار برنامه‌نویسی و معماری تولید، تیمیار قادر است به هر نیازی پاسخ دهد.
• نصب و استقرار ساده: تیمیار طی چند هفته راه‌اندازی می‌شود.
• بروزرسانی خودکار: تنها با یک کلیک امکان‌پذیر است.
• کاهش هزینه‌های نرم‌افزاری سازمان: به دلیل تحت پوشش قرار دادن تمام نیازهای نرم‌افزاری یک سازمان در یک بستر واحد، موجبات کاهش هزینه‌های پشتیبانی و جانبی چند نرم‌افزار مختلف را در غالب یک نرم‌افزار فراهم می‌آورد.

نقش BI در نرم افزار یکپارچه 

هوش تجاری (BI) داده‌هایی است که به بینش‌های عملی تبدیل‌شده و از تصمیم‌گیری بهتر و سریع‌تر پشتیبانی می‌کنند. سیستم‌های ERP هوش تجاری می‌توانند چشم و گوش سازمان شما باشند، به شما این امکان را می‌دهند تا شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) انتخاب شده خود را کنترل کنید و در آن تغییراتی ایجاد کنید.

داده‌ها و BI همیشه برای شرکت‌ها ارزشمند بوده و مدت‌ها است که در هسته تصمیم‌گیری‌های خوب تجاری قرار گرفته است، اما آنچه در چند سال گذشته تغییر کرده است حجم عظیمی از داده‌هایی است که امکان ذخیره و گردآوری آن‌ها وجود دارد. با داشتن تمام داده‌های موجود، باید وسیله‌ای برای سازماندهی همه آن‌ها به روش‌هایی که برای مشاغل مناسب باشد، فراهم شود، جایی که هوش تجاری در ERP وارد می‌شود.

1. نگاه جامع به کسب و کار

با یک نرم‌افزار ERP که از BI استفاده می‌کند، می‌توانید یک نمای 360 درجه از کل کار خود را از یک مکان دریافت کنید. این جمله بدان معنی است که دیگر نیازی نیست بین چندین نرم‌افزار جابجا شوید تا چگونگی هر یک از فرایندهای تجاری را مشاهده کنید.

به‌عنوان مثال، شما می‌توانید هدایت و مدیریت معاملات نزدیک در ERP خود را به دست آورید و هم‌زمان با فعالیت‌های مربوط به فروش که منجر به بسته شدن معامله می‌شود، دست پیدا کنید. به‌طور مشابه، شما می‌توانید در مورد جریان نقدینگی، بهره‌برداری و پیشرفت پروژه، همه از یک مکان، دست یابید.

2. تصمیم‌گیری سریع‌تر با گزارش‌گیری پویا و در زمان واقعی

روش های گزارشگری سنتی، استاتیک و بدیهی است. شما داده‌ها را فقط بعد از ساعت‌ها یا گاهی حتی چند روز پس از وقوع این رویداد دریافت می‌کنید. با این حال، با گزارش هوش تجاری، به داده‌های زمان واقعی و زمان وقوع رویداد دسترسی دارید؛ به‌عنوان مثال، با هوش تجاری می‌توانید درآمد حاصل از ایجاد یا ضرر و زیان متحمل شده در هر زمان معین را مشاهده کنید. BI حتی به شما این امکان را می‌دهد تا ببینید چه مقدار سهام برای کالای خاص در اختیار دارید. شما می‌توانید از این داده‌ها برای مدیریت موجودی استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید در هر زمان دارای چه سطح از موجودی مطلوب هستید.

3. بینش مناسب جهت تصمیم‌گیری

BI می‌تواند داده‌های تاریخی شما را تجزیه و تحلیل کند و بینش‌هایی را در اختیار شما قرار دهد، بینش‌هایی که می‌تواند به شما در بهبود سودآوری کمک کند. به‌عنوان مثال، می‌توانید به داده‌های تاریخی نگاه کنید تا ببینید کدام محصول در طی یک فصل خاص کمتر فروخته می‌شود، یا کدام پروژه یا مشتری هزینه بیشتری برای شما صرف می‌کند و حتی برای مدیریت یک پروژه خاص به چه نوع منابع نیاز دارید.

4. بهره‌گیری از BI در گزارشات

در گذشته، تمرکز گزارش صرفاً بر روی مطالعه داده‌های قدیمی بود و فقط آنچه را که قبلاً اتفاق افتاده بود نشان می داد اما هوش تجاری به بررسی داده‌های قدیمی تا زمان حال می‌پردازد و در رسیدگی به هرگونه چالش و مسئله پیش‌بینی نشده ممکن، کمک می‌کند و از داده‌های قدیمی برای برون‌یابی و پیش‌بینی آینده استفاده می‌کند. این فقط مربوط به دیدن گزارش‌های زیبا نیست بلکه در مورد شناسایی فرصت‌ها و روندهایی است که می‌تواند به شما در تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه تجاری کمک کند. 

5. ذخیره و دسترسی به حجم زیادی از داده‌ها 

سیستم‌های ERP به‌طور روزانه حجم زیادی از داده‌های خام را تولید می‌کنند. برای آنکه بتوان این داده‌ها را تجزیه و تحلیل کرد نیاز است تمام این داده‌ها جمع‌آوری و ذخیره شوند. با استفاده از BI در سیستم ERP، تمام داده‌های تولید شده به راحتی در خود ERP ذخیره می‌شوند.

مزایا و لزوم استفاده از ERP تیمیار در مقابل دیگر سیستم‌ها

1. کاهش هزینه‌های تهیه، توسعه، سفارشی‌سازی و پشتیبانی نرم‌افزار نسبت به هزینه قرارداد خرید امتیاز کاربری اختصاصی به طرز چشمگیری به صفر می‌رسد. 
2. پرداخت هزینه ابری به‌صورت ماهانه، بدون پیش‌پرداخت با امکان لغو قرارداد از سمت مشتری در هر زمان بدون هزینه و جریمه
3. قابلیت تبدیل به نسخه اختصاصی نرم‌افزار در هر زمان
4. افزایش بهره‌وری و کارایی در طی دوره توسعه 
5. محیط نرم‌افزاری امن (با گواهینامه‌های مرتبط)
6. سهولت در راه‌اندازی و استفاده
7. عدم نیاز به تهیه سرور، زیرساخت شبکه و نیز پشتیبانی فنی 
8. 99 درصد قابلیت در دسترس بودن
9. بروزرسانی رایگان مادام عمر
10. زمان کوتاه راه‌اندازی
11. امکان توسعه سفارشی نرم‌افزار در سامانه " تدک " طبق برآورد هزینه بر اساس تعرفه رسمی سازمان نظام صنفی
12. پرداخت هزینه بر اساس نیاز و توسعه کسب و کار در طی دوره استفاده از خدمات 

تفاوت ERP با modern ERP 

ERP سنتی، یک پلت فرم واحد بزرگ است که هر جنبه‌ای از شرکت را پوشش می‌دهد و در واقع شامل Back Office است که در بالا اشاره شد اما ERP Modern دارای هسته‌ای است که مهم‌ترین کارکردهای کسب‌وکار را در بر می‌گیرد.

یک ERP سنتی را می‌توان با خرید یک ماشین جدید مقایسه کرد. فروشنده به شما امکان می‌دهد رنگ، چرم یا پارچه داخلی و چند گزینه دیگر را انتخاب کنید؛ اما با این حال انتخاب‌های شما محدود به مواردی است که تولید کننده به آن اشاره کرده است.

فرض کنید می‌توانید ماشین شخصی خود را طراحی کنید. یک ظاهر طراحی‌شده اتومبیل اسپرت و قدرت با بهره‌وری از یک هیبرید و بالاترین رتبه ایمنی، بنابراین فروشنده به‌سادگی همه چیز را به سبکی جدید بدل می‌کند. این یک ERP مدرن است ( ERP با هسته‌ای انعطاف‌پذیر و تقریبا نامحدود). در واقع Modern ERP علاوه بر Back Office، Front Office را هم در نظر می گیرد.

Modern ERP شامل بخش‌های متفاوتی چون سایت، BI (هوش تجاری)، big data (داده‌های حجیم)، scrm (مدیریت ارتباط با مشتری و شبکه های اجتماعی)، Cloud (رایانش ابری)، Agile ERP (چابکی و پویایی) IOT (اینترنت اشیاء) و... می باشد. به‌منظور کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص، مقاله ERP مدرن (Modern ERP) چیست؟ را مطالعه فرمایید.

ویژگی‌های ERP تیمیار

 انعطاف‌پذیری

1. همانطور که مشهود است، یک ERP مدرن بسیار انعطاف‌پذیرتر و چابک‌تر از همتای سنتی خود است. این تا حدی به دلیل توانایی آن در ادغام راه‌ حل‌های منحصربه‌فرد است. علاوه بر این، ماژول‌ها را می‌توان خیلی سریع‌تر تغییر داد و یا به‌روز کرد و باید دانست انعطاف‌پذیری در دنیای کسب‌وکار همیشه در حال تغییر است، مخصوصا اگر کسب‌وکار شما به‌سرعت در حال رشد باشد.

2. فروشندگان و استراتژی‌ها

   با نرم‌افزار ERP مدرن، به‌احتمال زیاد شما باید چندین استراتژی فروش را مدیریت کنید. به نظر می‌رسد این سطح از ERP، گزینه‌ای پیچیده‌تر از نرم‌افزار سنتی ERP است، مخصوصا جایی که با یک فروشنده منفرد سر و کار دارید. با این حال، قبل از انتخاب هر ERP، استفاده از یک مشاور ERP عاقلانه است. شرکت تیمیار می‌تواند این امر را برای شما مدیریت کند و همین امر موجب می‌شود تا ERP های مدرن پیچیده‌تر از ERP های سنتی نباشد.

3. سفارشی‌سازی

   استفاده از نرم‌افزار ERP امکان شخصی‌سازی را فراهم می‌کند امکانی که راحتی با نرم‌افزار سنتی ERP در دسترس نیست. نکته قابل توجه آن است که شما در ERP سنتی مجبور هستید برای داشتن تغییراتی سفارشی، هزینه زیادی را بپردازید. شما با ERP ‌مدرن می‌توانید راه حل‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری ایجاد کنید که دقیقاً متناسب با نیازهای شغلی شما و نیازهای روزافزون آن باشد؛ و نکته قابل توجه دیگر آن است که شما در ERP مدرن به خاطر رقابت و حاشیۀ سود بیشتر، برتری رقابتی کسب می‌کنید. 

4. استفاده بهینه از منابع IT شرکت

   بخش فناوری اطلاعات احتمالاً وقت زیادی را برای حفظ ERP سنتی شما صرف می‌کند. با این حال، وقتی صحبت از ERP مدرن می‌شود، این سیستم اغلب بر اساس سایت و امکانات ابری است. کوچ کردن به ERP مدرن، بار بخش IT را سبک می‌کند و  راحت تر می‌توان روی نوآوری و تمایز، تمرکز نمود.

5. استقرار مداوم و راحت ارتقاءها

   ERP مدرن امکان استقرار مداوم بروزرسانی‌ها را بدون نیاز به کار اضافی از طرف شما فراهم می‌کند. به‌روزرسانی‌های سیستم‌های نرم‌افزاری سنتی ERP، اغلب نیاز به هزینه زیادی در نرم‌افزار و یا سخت‌افزار دارند. ERP مدرن فقط در صورت لزوم قابل ارتقا است و با استفاده از فضای ابری، اغلب بروزرسانی ها به‌طور مداوم و یکپارچه و بدون هزینه‌های کلان سرمایه انجام می‌شوند و با این مزیت، عملکرد شما بهبود میابد و به رشد کسب‌وکار شما منجر می‌شود.

تفاوت ERP تیمیار با نرم افزار یکپارچه مالی 

ERP مدرن تمامی فعالیت‌ها و اطلاعات یک سازمان یا کسب وکار، اعم از مدیریت منابع سازمان، اتوماسیون اداری و مالی، اتوماسیون صنعتی، مدیریت تولید، مدیریت و برنامه‌ریزی تامین مواد، مدیریت منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتریان، مدیریت فرآیندها و دیگر فعالیت‌های کاربردی را تحت پوشش قرار می‌دهد و تعاملات مستقیم با مشتری و تأمین‌کنندگان را از طریق ماژول‌های پیشرفته ERP از قبیل CRM و SCM در اختیار قرار می‌دهد.

در خصوص نرم افزار یکپارچه مالی، تمرکز بر روی ماژول‌های بازگانی بوده و وابستگی‌ها با سایر سیستم‌های سازمان در نظر گرفته نمی‌شود. این سیستم‌ها قابلیت توسعه‌پذیری خیلی کمتری دارند و به دلیل اینکه تمامی سیستم‌های سازمان را شامل نمی‌شوند در یکجایی توسعه آن متوقف می‌شود و نمی‌توان پاسخگوی تمامی نیازهای سازمان بود.

تفاوت قیمت ماهیانه ERP تیمیار با چند ERP برتر دنیا

نکته پایانی

نرم افزار یکپارچه تحت وب کسب و کار، یک راهکار عالی برای حفظ رقابت در کسب و کار است و به بهبود عملکرد سازمان کمک می‌کند و تمام داده‌ها و فرایند‌های سازمان را در قالب یک بانک اطلاعاتی دقیق و پیوسته مدیریت می‌نماید و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بتوانند در کمترین زمان با کمترین هزینه، بیشترین بهره‌وری و منطبق ترین نتایج را با قابلیت اطمینان بالا کسب نمایند. یکپارچه‌سازی کمک می‌کند تا نیاز مشتریان خود را برآورده کرده و فرآیندهای کسب و کار بهتر اداره شوند. همچنین، اجازه می‌دهد تا آنچه را که ممکن است اشتباه انجام شود و آنچه را که مانع موفقیت کسب و کار است قابل تجزیه و تحلیل باشد.

آماده‌اید تا کسب و کار خود را یکپارچه کنید؟...

نویسندگان: معصومه شعبانزاده، محبوبه فصیحی، طوبا تاجری، نیلوفر نظری

مراجع:

1. Davenport, “Putting the entERPrise into the entERPrise systems”, Harvard Business Review, (July 1998) – a perceptive “must read” article.
2. Koch, C., The ABCs of ERP., Available at:  http://www.CIO.com.
3. Andrea, R., S. Sieber, and J. Valor, Introduction of ERP. ), Available at:  http://webprofesores.iese.edu/Valor/Docs/EMBA/Intro%20ERPs.pdf.
4. Wedell, W, “Benefits of ERP – Advantages and Disadvantages of ERP Software” (july 2019), Available at: https://www.workwisellc.com/blog/15-benefits-implementing-ERP-software/
5. Ehie & Madsen, 2005; Helo, Anussornnitisarn & Phusavat, 2008, "Challenges in Implementing Enterprise Resource Planning system", (April 17, 2015), Available at:  https://blogs.warwick.ac.uk/terp/entry/challenges_in_implementing/
6. Scott & Vessey, (2000) ; Helo et al, (2008); Maditinos, Chatzoudes & Tsairidis, (2012), " Challenges in Implementing Enterprise Resource Planning (ERP) system in Large Organizations: Similarities and Differences Between Corporate and University Environment", ), Available at:  https://cams.mit.edu/wp-content/uploads/2013-07.pdf
7. L. Zornada and T.B. Velkavrh, "Evaluation of ERP Systems Quality Model Using Analytic Hierarchy Process (AHP) Technique", (2005), Available at: https://pdfs.semanticscholar.org/a5be/5eb0c69a8727987c63d830ec42e1d6715d22.pdf
8. Huang, Chang, Li Lin, " Assessing risk in ERP projects Identify and prioritize the factors", (2004), Available at: https://core.ac.uk/download/pdf/53822655.pdf
9. Katerattanakul, P., J. Lee, J. and Hong, S., "Effect of business characteristics and ERP implementation on business outcomes: An exploratory study of Korean manufacturing firms", (2014), Available at: https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/MRR-10-2012-0218/full/html.
10.  http://www.answers.com/topic/entERPrise-resource-planning, (2020).
11. https://headchannel.co.uk/5-benefits-of-system-integration-321, (2020).
12. EntERPrise Resource Planning . Available at: http://www.ERPfans.com/ERPfans/ERPca.htm, (2020).
13. http://www.seidor.us/content/seidor-us/en/blog/sap-business-one-price.html, (2020).
14. https://www.betterbuys.com/erp/reviews/odoo/#:~:text=Odoo%20Community%20is%20a%20free,starts%20at%20%2412%20per%20month, (2020).
15. https://www.rklesolutions.com/sage-x3-vs-epicor, (2020).
16. https://erpnext.com/pricing,  (2020)
17. https://www.betterbuys.com/hrms/reviews/oracle-peoplesoft-hcm/#:~:text=Recruiting%3A%20%2475%20per%20employee,Succession%20planning%3A%20%2470%20per%20employee, (2020).
18. https://www.oracle.com/applications/erp/financials-cloud.html, (2020).
19. https://www.encorebusiness.com/blog/erp-cloud-pricing-microsoft-dynamics/#:~:text=Microsoft%20Dynamics%20NAV%20Cloud%20Pricing,65%2Fuser%2Fmonth), (2020).