انتخاب نرم افزار ERP مناسب
افزایش کسبوکارها، تغییر ماهیت کار و سبک زندگی، رقابت دنیای امروز و نیاز به بهبود مداوم، کسب‌و‌کار تولید ERP و دید یکپارچگی را گسترش داده است. از این‌رو انتخاب نرم‌افزار ERP مناسب از بین نرم‌افزارهایی که هرکدامشان دارای ویژگی‌های منحصر‌به‌فردی هستند که می‌توانند به شرکت‌ها در افزایش کارایی و کسب موفقیت‌های جدید، کمک کنند، بسیار حیاتی و مهم می‌باشد و باور اینکه، رشد بازار جهانی نرم‌افزار ERP تا سال 2026 به 78 میلیارد دلار برسد، کار سختی نیست. اگرچه نرم‌افزار ERP مزایای بی‌شماری را ارائه می‌دهد، اما همه آنها برای تمامی کسبوکارها مناسب نیستند. این باور گسترده وجود دارد که شرکت‌ها، ابتدا باید نرم‌افزار ERP را خریداری کنند و سپس خود را با عملکرد نرم‌افزار سازگار کنند. اما عدم توجه به این موضوع، می‌تواند بسیار پرهزینه باشد. نرم‌افزار ERP می‌تواند نحوه عملکرد کسبوکارها را به طور کامل متحول کند. بنابراین شرکت‌ها باید قبل از خرید نهایی، یک استراتژی کاملاً سنجیده شده ارائه دهند. آنها باید جوانب مثبت و منفی را بسنجند و این نکته که آیا نرم‌افزار ERP برای کسب وکار خود، نسبت به سایر فعالان صنعت، مزیت رقابتی ایجاد می‌کند را، مورد بررسی قرار دهند.
در این میان در شرکت‌ها، عوامل محیطی و کاری، اولویت‌ها، نیاز‌ها و موارد خاص مرتبط با کسب‌و‌کار باید بخوبی شناخته شود. در واقع تحلیل نیازمندیهای کسب‌و‌کار هر سازمان از اهمیت بالایی در انتخاب درست نرم‌افزار ERP برخوردار است. در ادامه این مقاله به 5 عامل مهم که شرکت‌ها هنگام انتخاب نرم‌افزار ERP مناسب باید به خاطر داشته باشند اشاره می‌شود:
1. دیدگاه 360 درجه‌ای از نیازهای کسب‌و‌کار خود، بدست آورید.
کسب‌و‌کارهای مختلف نیازهای متفاوتی دارند. اگر تولید‌کننده هستید، نیاز اصلی شما، فرآوری مواد اولیه برای محصولات نهایی است. اگر شما یک تامین‌کننده یا توزیع‌کننده هستید، نیاز اصلی شما، حفظ یک شبکه لجستیکی خوب است. اگر خدمات پشتیبانی را ارائه می‌دهید، نیاز اصلی شما داشتن یک شبکه ارتباطی سریع و قوی است. بنابراین، لازم است لیستی از چالش‌های خود قبل از شروع جستجوی فروشندگان ERP تهیه کنید. استفاده از نرم افزار مدیریت فرایندها در ERP نیز به ایجاد این دید کامل کمک می‌کند.
2. مشارکت مدیران ارشد، امری ضروری است.
آیا شرکت شما از سلسله مراتب سازمانی که در آن مدیران ارشد، تمامی تصمیمات را اتخاذ می‌کنند، پیروی می‌کند؟ آیا کاربران نهایی (کارمندان) نقش کمی در تصمیم‌گیری‌ها دارند؟
خوب، شما نمی‌توانید کار زیادی برای تغییر عملکرد شرکت خود انجام دهید، اما می‌توانید از طریق روش‌های زیر، انتخاب درستی داشته باشید:
- ویژگی‌های مهمی که نرم‌افزار ERP باید مطابق با نیاز صنعت شما داشته باشد.
- مزایای اضافی که نرم‌افزار ERP باید آنها را فراهم کند.
- تجزیه و تحلیل دقیق سود و زیان سیستم‌های ERP مختلف در بازار.
- لیستی از بهترین فروشندگان ERP در صنعت.
- رقبای شما از کدام نرم‌افزار ERP استفاده می‌کنند؟
- رقبای شما پس از نصب نرم‌افزار ERP چه مزایایی کسب کرده‌اند؟
3. درک کاملی از تمام هزینه‌های پیاده‌سازی نرم افزار ERP داشته باشید.
هنگامی که در حال جستجوی خرید نرم‌افزار ایده‌آل ERP هستید، با بسیاری از فروشندگان ERP وارد مذاکره خواهید شد. این نکته را همیشه به یاد داشته باشید که فروشندگان ERP، مانند سایر فروشندگان، سعی دارند هزینه‌ها و خطرات مربوط به ERP را نادیده بگیرند. برخی از آنها، هزینه‌های مربوط به ارتقا سخت‌افزاری، به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری، برنامه‌های آموزش کارمندان، هزینه‌های پیاده‌سازی سیستم ERP و غیره را نیز مخفی می‌کنند.
قبل از خرید نهایی، باید با چندین فروشنده ERP معتبر، مذاکره کنید و درباره ویژگی‌های ERP مورد نظر و هزینه‌های مربوطه، به طور کامل اطلاعات کسب کنید. این اصطلاح معروف "پیشگیری بهتر از درمان است" در اینجا صادق است، زیرا شما نمی‌توانید پس از خرید نرم‌افزار ERP، منصرف شوید. بنابراین بهتر است تصمیمات خود را بر مبنای داده‌ها و نظرات قبلی مشتریان آن شرکت قرار دهید تا تبلیغات غلط و احساسات.
4. برای پیاده‌سازی ERP، برنامه‌ریزی دقیق واقعی داشته باشید.
هنگامی که فروشنده مورد نظر را انتخاب کردید و نرم‌افزار ERP را خریداری کردید، زمان آن است که یک برنامه تمام و کمال داشته باشید. این برنامه باید شامل موارد زیر باشد:
- هزینه پیاده‌سازی کل پروژه؛
- زمان لازم برای پیاده‌سازی کامل؛
- هزینه آموزش کارمندان؛
- تخصیص منابع؛
- تعهدات عملی و تجاری؛
- زمان و هزینه مورد‌نیاز برای انتقال داده‌ها؛
- پروژه‌های آزمایشی؛
- طرح‌های جریان کار؛
- تغییرات سازمانی در ارتباط با پیاده‌سازی.
جدا از نکاتی که در بالا ذکر شد، شرکت‌ها باید تجزیه و تحلیل‌هایی در روند کاری کاربران نهایی انجام دهند؛ تا بدانند که آیا نرم‌افزار جدید ERP تغییر قابل توجهی در عملکرد آنها ایجاد کرده است یا خیر. همچنین باید به‌طور دوره‌ای بررسی کنید که آیا نرم‌افزار ERP از نظر معیارهای تعیین‌شده عملکرد خوبی دارد یا خیر. اگر اهداف کسب‌و‌کار شما را برآورده نمی‌کند، باید با فروشنده تماس بگیرید و تغییرات لازم را ایجاد کنید.
5. جست‌وجو برای نرم‌افزار ERP ایده‌آل، هرگز تمام نمی‌شود.
چشم‌انداز کسب‌و‌کار، مانند رودخانه‌ای روان است که مدام در حال تغییر است. "خواسته‌های" دیروز به "نیازهای" فردا تبدیل می‌شوند. آنچه که سال‌های پیش، به عنوان یک ویژگی انقلابی به نظر می‌رسید، امروزه به یک قاعده تبدیل شده است.
بسیاری از موفقیت‌های فنی در سطح جهانی اتفاق می‌افتد، اما همه فروشندگان ERP از آنها استقبال نمی‌کنند. فروشندگان قدیمی بدون ریسک، حرکت می‌کنند و البته با گذشت زمان تغییر نمی‌کنند. در نتیجه جستجوی فروشندگان جدیدی که با آغوش باز از فناوری استقبال می‌کنند، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
اکثر شرکت‌ها در هنگام جستجوی فروشندگان ERP، فقط تعداد کمی از ویژگی‌ها را به خاطر دارند:
- نام و شهرت فروشنده در صنعت
- رقبای آنها با کدام فروشندگان کار می‌کنند؟
- سهم بازار فروشنده
- قیمت فروشنده
خوب است بدانید، ویژگی‌های مذکور، خیلی ضروری نیستند. در واقع، ابتدا باید ویژگی‌های اساسی زیر را در نظر بگیرید:
- نقاط قوت و ضعف نسبی فروشنده ERP
- کدام فروشنده، نرم‌افزار ERP، که تمام نیازهای تجاری شما را برآورده کند، ارائه می‌دهد؟
- کدام فروشنده، نرم‌افزار ERP به روز ارائه می‌دهد؟
به یاد داشته باشید که ویژگی‌های مهم کسب‌و‌کار با گذشت زمان تغییر می‌کنند. بنابراین، تصور این که پس از خرید نرم‌افزار ERP، جستجو به پایان خواهد رسید، تصوری اشتباه است. این یک جستجوی نامحدود است که تنها با گذشت زمان، چالش برانگیزتر می‌شود.
نرم‌افزار ERP، شرکت شما را قادر می‌سازد تا سریع و کارآمد شود. درواقع، این مطمئن‌ترین راه برای افزایش چندین برابر تولید، انجام معاملات با سرعتی سریع و ارائه ارزشی بی نظیر به مشتریان است.
مراحل کلیدی برای انتخاب نرم‌افزار ERP مناسب چیست؟
انتخاب نرم‌افزار ERP مناسب، مهم‌ترین مرحله در کل فرآیند است زیرا تصمیمی درباره انتظارات و نتایج کسب‌و‌کار خود، پس از پایان پیاده‌سازی، اتخاذ می‌کنید. برخی از مهم‌ترین مراحلی که باید در آنها تمرکز کنید، به شرح ذیل می‌باشد:
- انجام تحقیقات گسترده بازار پیرامون برخی از فروشندگانی که سوابق اثبات شده دارند
- اطلاع از هزینه‌های مالکیت
- ایجاد یک طرح پیاده‌سازی همسو با اهداف کسب‌و‌کار
- تنظیم نسخه‌ی نمایشی و درخواست آزمایش محصول
- آگاهی کامل از جوانب مثبت و منفی پیاده‌سازی به 2 شکل On-cloud و On-premise
سخن آخر
در انتخاب نرم‌افزار یکپارچه ERP فاکتور‌های اصلی باید حتما مورد نظر باشد. شناخت درست نیازمندیهای کسب‌و‌کار و سازمان خود، مشورت با مدیران کلیدی، تخمین هزینه‌های احتمالی با درصد پایین، برنامه‌ریزی و زمانبندی، کمک شایانی به کاهش هزینه‌ها و آسیب‌های احتمالی خواهد نمود.
مترجم: نیلوفر نظری
منبع: www.erpnews.com
