اصلی‌ترین ویژگی‌ها برای خرید نرم افزار ERP

زمانی که به فکر خرید نرم افزار ERP می‌افتید، ارائه‌دهندگان زیادی را در بازار می‌بینید که هرکدام ویژگی‌ها و ماژول‌ها و سیستم‌های مختلفی را عرضه می‌کنند. برخی ماژول‌ها به‌طور اختصاصی در انحصار یک یا نهایت دو ارائه‌دهنده هستند و برخی هم در تمام ارائه‌دهندگان مشترک‌اند. وقتی قصد خرید نرم افزار ERP دارید باید بدانید که هر تولیدکننده دقیقا چه ویژگی به‌خصوصی بر روی محصول خود ارائه می‌دهد؟ سایر خریداران که کسب‌وکار مشابه شما را دارند به‌دنبال چه سیستم‌ها و ماژول‌هایی هستند؟ و صد البته که نیاز اصلی شما به کدام‌یک از آن‌هاست؟ پس، تحلیل تولیدکنندگان مختلف، تحلیل کسانی که پیش‌از شما اقدام به خرید و استقرار ERP کرده‌اند و از همه مهم‌تر تحلیل فرایندهای کسب‌وکارتان برای نیازسنجی دقیق را شاید بتوان پیش‌نیازهای اصلی خرید و انتخاب نرم افزار ERP دانست. مقالات زیادی در اینترنت وجود دارد با عنوان‌های مختلفی مثل، «نرم افزار ERP چیست؟»، «مهم‌ترین ماژول‌های موردنیازتان»، «بدون این ماژول‌ها ERP نخرید» و عناوینی شبیه این، اما آن‌چه این مقاله‌ها به شما نمی‌گویند نیاز واقعی شماست که یا از راه تحلیل فرایندهای کسب‌وکارتان به آن پی می‌برید، یا می‌توانید از پاسخ‌هایی حقیقی که توسط خریداران واقعی گفته شده باشد در تحقیقات‌تان استفاده کنید. در ادامه به سراغ تحقیقی می‌رویم که توسط وبسایت معتبر selecthub انجام گرفته است. در این تحقیق به ۶۵۰ شرکت مختلف پرسشنامه‌ای داده شد مبنی بر این‌که با چه مشکلی به سراغ خرید ERP رفته‌اند، اصلی‌ترین ماژول‌های موردنیازشان چیست و چالش‌های آن‌ها در مسیر خرید و استقرار ERP چه بود. 

نتایج کلیدی این تحقیق به شرح زیر ارائه شده است: 

• بیش‌تر خریداران به ابزاری نیاز داشتند تا بتوانند تمام مراحل زنجیره تامین خود را مدیریت کنند. 

• خریداران ERP توجه ویژه‌ای به امور مالی و حسابداری خود نسبت به خریداران سایر نرم‌افزارها دارند.  

• خریداران تا زمانی که پای حسابداری و مالی در میان نباشد سیستم‌های جدید را راحت‌تر می‌پذیرند.  

اصلی‌ترین نیاز‌های خریداران نرم افزار ERP چیست؟ 

طبق تحقیقی که طی ۱۵ ماه و با بررسی بیش‌از ۶۵۰ شرکت مختلف انجام شده اصلی‌ترین ماژول‌ها و سیستم‌های موردنیاز سازمان‌‌ها برای خرید ERP به شرح زیر به‌دست آمده است: 

• حسابداری و مالی 

• مدیریت موجودی کالا 

• مدیریت تولید 

• مدیریت ارتباط با مشتری 

• سرمایه انسانی 

• انبارداری 

• هوش تجاری 

• نرم افزار مدیریت فرایندها

در ادامه به بررسی جزیی‌تر هریک می‌پردازیم. 

حسابداری 

بیش‌از ۹۲ درصد خریداران ERP ویژگی‌ حسابداری را به عنوان اولین و مهم‌ترین ویژگی موردنیازشان اعلام کرده‌اند و کم‌تر از ۸ درصد آن‌ها علاقه داشتند که سیستم حسابداری‌شان با ERP یکپارچه شود. این یعنی اکثر خریداران ERP می‌دانند نخستین و مهم‌ترین نیازشان چیست و تقریبا همگی بر روی آن اتفاق نظر دارند. حتی شرکت‌کنندگانی نیز بودند که با وجود رضایت از سیستم فعلی حسابداری‌شان از این‌که با تغییر نرم‌افزار بتوانند با خرید نرم افزار ERP، قابلیت‌های بیش‌تری به‌دست آورند استقبال کردند.  

مدیریت موجودی کالا 

شاید مدیریت موجودی کالا مثل حسابداری دارای اهمیت و کانون توجه خریداران نباشد اما با ۶۲ درصد در جایگاه دوم نیازهای خریداران قرار گرفته است. نکته جالب این‌که از بین کسانی که نیاز به داشتن ویژگی مدیریت موجودی کالا اشاره کردند حتی یک نفر هم به حفظ استفاده از نرم‌افزار مستقل مدیریت موجودی کالای خود اشاره نداشت. 

مدیریت تولید 

مدیریت تولید با ۴۳ درصد تقاضا در جایگاه سوم ویژگی‌های موردنیاز خریداران ERP قرار گرفته است. از بین خریدارانی که خود تولیدکننده بودند بالای ۴۰ درصد گفته‌اند که به ویژگی برنامه‌ریزی مواد تولید (MRP) در ERPشان نیاز دارند. به‌علاوه، ۴۹ درصدشان بیان کردند که علاقه به استفاده از یک سیستم اجرایی نرم افزار مدیریت تولید در سازمان‌شان دارند. 

در نهایت ۲۲ درصد از تولید‌کنندگان به‌طور مشخص بیان کردند که به گزارش‌های لیست مواد اولیه (BOM) نیاز دارند و ۳ درصد آن‌ها نیز فقط به این ویژگی‌ها برای خرید نرم افزار ERP نیاز داشتند و به سایر اجزای مدیریت تولید اشاره نکردند. 

مدیریت ارتباط با مشتریان 

بررسی وضعیت درخواست ویژگی‌ ارتباط با مشتری از دو جهت جالب توجه است. از طرفی از سوی ۳۸ درصد از مشارکت‌کنندگان به عنوان ویژگی اصلی تعریف شده است و از سوی دیگر در بیش‌تر اوقات به عنوان ویژگی مناسب و نه حیاتی درنظر گرفته شده است. کم‌تر از ۱ درصد هم به نیاز یه یکپارچگی CRM با ERP اشاره کرده‌اند.  

زمانی که صحبت از یکپارچگی CRM با ERP می‌شود کسانی که به فکر خرید نرم افزار ERP هستند بیش‌تر به دنبال مارکتینگ مکانیزه و ردیابی خودکار لیدهای فروش‌اند. یکی از شرکت‌کنندگان گفته است تنها به‌ این دلیل به دنبال ماژول CRM است که اطلاعات مشتریان به‌صورت خودکار در سیستم‌های مرتبط ثبت شود و از ثبت چندباره آن در نرم‌افزارهای جداگانه جلوگیری شود. 

مدیریت منابع انسانی 

مدیریت منابع انسانی در رده پنجم مهم‌ترین ماژول‌های موردنیاز با ۲۶ درصد آرا قرار گرفته است. مشارکت‌کنندگان استفاده اصلی این ماژول را صرفا به‌عنوان ابزاری برای انجام عملیات‌های استخدام، پرداخت حقوق و آموزش می‌دانند مسائل دیگر همچون مدیریت زمان‌های کاری یا ردگیری فعالیت پرسنل در درجه پایین‌تر اهمیت قرار داشت. 

مدیریت انبار 

کم‌تر از ۲۴ درصد پاسخ دهندگان مدیریت انبار را به عنوان یک ویژگی کلیدی و موردنیاز می‌دانند. تنها حدود ۴ درصد از مشارکت‌کنندگان این ویژگی را کاملا کلیدی ارزیابی کرده‌اند و تنها ۳ درصد از کسانی که قصد خرید نرم افزار ERP دارند، مدیریت کالا‌های ورودی به انبار و خروجی از آن برایشان مهم بوده است. 

هوش تجاری 

در مجموع ۲۰ درصد مشارکت‌کنندگان به هوش تجاری نیاز داشته‌اند. از مجموع این ۲۰ درصد، ۸۳ درصد هوش تجاری را به‌عنوان ویژگی کلیدی و ۲۰ درصد آن را صرفا ابزاری برای اندازه‌گیری و تحلیل می‌دانند نه یک ویژگی اصلی و مهم.   

سایر ویژگی‌های کلیدی خرید نرم افزار ERP

پخش و توزیع، حدود ۱۴ درصد از مشارکت‌کنندگان در تحقیق این ماژول را نیاز داشتند. لازم است بگوییم که در ابتدا تمامی اطلاعات مربوط به مدیریت موجودی کالا، انبارداری و پخش در یک طبقه دسته‌بندی شده بود و نام آن مدیریت زنجیره تامین گذاشته شد. اما در ادامه مشاهده شد که فقط ۱۰ درصد به این ماژول اشاره کردند و به همین خاطر مدیریت زنجیره تامین مجدد به سه بخش مجزا تبدیل شد. سایر ویژگی‌های اشاره شده شامل: مدیریت بارکد، ۷ درصد، مدیریت پروژه ۶ درصد و اپلیکشن تلفن همراه ۵ درصد در مجموع خواهان داشتند.  

پردازش ابری، نیازی جدید و روبه‌رشد 

در ادامه بررسی‌هایمان، متوجه نیاز دیگری از سوی خریداران نرم افزار ERP شدیم و آن نیاز به پردازش ابری و استفاده از نرم‌افزارهایی بود که قابلیت این نوع پردازش را داشته باشند. در دورانی که بسیاری از سازمان‌ها با اثرات و تبعات ناشی از همه‌گیری ویروس کرونا درگیرند، نیاز به نرم‌افزار‌های قدرتمندی دارند تا بتوانند با انجام امور به صورت دورکاری، همچنان بر روند فعالیت‌ها نظارت داشته باشند و جلوی مختل شدن عملیات‌ها و کارایی فرایندها در سازمان‌شان را بگیرند. تمرکز بسیاری از شرکت‌های ارایه دهنده ERP در این دوران بر ERPهای ابری و برآوردن نیاز کسب‌وکارها به ادامه فعالیت‌هایشان در فضای ابری و افزایش توان‌مندی آن‌ها برای انجام امور به‌صورت دورکاری بوده است. نحوه ارائه ERPها به دوشکل ابری (Cloud) و استقرار محلی (on-premise) است. ما در ادامه به بررسی این می‌پردازیم که خرید ERP ابری چگونه می‌تواند به سازمان‌ها برای انجام دورکاری کمک کند و قصد ما بررسی این‌که کدام‌یک به دیگری ارجحیت دارد نیست. هرکدام از روش‌های استقرار ویژگی‌ها و کاربردهای خودشان را دارند و آن‌چه در این‌جا بررسی می‌شود صرفا اهمیت استفاده از ERP ابری برای سهولت در انجام دورکاری است. 

نیاز دورکاری به ERP ابری، هم‌‌اکنون بیش‌از هر زمان دیگر 

آیا کارکنان شما می‌توانند با سیستم ERP مستقر در محل سازمان‌تان (on-premise) دورکاری را ادامه دهند؟ 

پاسخ سوال بالا برای بیش‌از ۵۰ درصد کسب‌وکارها که از نرم‌افزارهای مالی و حسابداری و مدیریت ریسکی استفاده می‌کنند که قابلیت پردازش ابری ندارند و روش‌ استقرار on-premise را ترجیح می‌دهند منفی است. این مسئله به‌خصوص در دوران همه‌گیری جهانی ثابت شد که می‌تواند تا چه اندازه برای دورکاری مشکل‌ آفرین باشد و به کسب‌وکارها آسیب بزند. وقتی سازمان‌ها از نرم افزارهایی استفاده می‌کنند که توانایی پردازش ابری ندارند عملا نمی‌توانند ابزار مناسب دورکاری برای انجام کارها در اختیار نیروهای خود بگذارند. آن‌ها همچنین خود را از سود فوق‌العاده بالای استفاده از خدمات پردازش ابری در این دوران حیاتی محروم می‌کنند. اما چرا این مسائل حالا مهم شده‌اند؟ خب، ابتدا بهتر است بدانید که چرا دورکاری مهم شده است و چرا اگر برای آن آماده نیستید باید کم‌کم به سوی آن حرکت کنید. 

بیماری کووید-۱۹ و دورکاری 

بیماری کووید-۱۹ باعث شد نیاز به دورکاری رشد بی‌سابقه‌ای داشته باشد. قرنطینه‌های اجباری و قوانین محدود کننده‌ی پس‌از آن بسیاری را مجبور به خانه نشینی و کار از خانه کرد. برای بسیاری از سازمان‌ها این دوره باعث شد تا دورکاری را به عنوان شکل اصلی فعالیت‌شان انتخاب کنند. مشکل برای برخی دیگر از سازمان‌ها این بود که آن‌ها میل به آغاز دورکاری داشتند، ولی ابزار آن را در اختیار نداشتند.  

نتایج تحقیق انجام شده در رابطه با سازمان‌هایی که دورکاری را هدف گرفتند نشان داد که از ۷۵ درصد مشارکت‌کنندگان، بین ۵۱ تا ۱۰۰ درصدشان کارکنان خود را دورکار کرده‌اند. ۸۴ درصد آن‌ها پذیرفته‌اند که دورکاری باعث رشد کارایی فرایندهای سازمان‌شان شده و تقریبا ۸۵ درصد آن‌ها باور دارند که دورکاری به عنوان شکل رسمی از نوع کار پذیرفته شده و پس‌از برداشته شدن فاصله‌گذاری‌های اجتماعی جایی نخواهد رفت.   

ERP ابری برای دورکاری چه برتری نسبت به ERP on-premise دارد؟  

 ERP محلی تا زمانی که همه کارکنان شما در محل سازمان حاضر باشند به‌خوبی پاسخگوی نیازهای شماست. اما به محض‌ این‌که کارکنان‌تان از محل شرکت فاصله گرفتند تا وظایف‌شان را در جایی غیر از محیط کاری انجام دهند، مشکلات این شکل از ERP خودش را نشان می‌دهد. 

ERP ابری به خوبی ازپس این مشکلات بر می‌آید و انعطاف و چابکی‌ای به فرایندهای سازمان‌تان می‌دهد که حتی on-premise ERP هم نمی‌تواند آن را برای‌تان به ارمغان آورد. استفاده از ERP ابری یعنی کارکنان‌تان می‌توانند از هرجا و با هردستگاهی فقط از طریق ارتباط اینترنت به هرآن‌چه که نیاز دارند دسترسی داشته باشند. اما آیا این تنها مزیت استفاده از ERP ابری است؟ 

مزایای ERP ابری 

برای این‌که دقیقا متوجه شویم سازمان‌ها چه مزایایی از به‌کارگیری ERP ابری برای دورکاری به دست می‌آورند به سراغ تحقیقی دیگر رفتیم. یافته‌ها فوق‌العاده جالب است، بیش‌تر سازمان‌های شرکت‌کننده در تحقیق (در حدود ۵۰ درصد) گفته‌اند که باعث شده است تا دورکاری برای نیروهای‌شان آسان‌تر شود. اما این تنها نتیجه به‌دست آمده نبود، دیگر مزایای حاصل از استفاده ERP ابری شامل افزایش مقیاس‌پذیری، بهبود بهره‌وری و کاهش هزینه‌های عملیاتی بوده است. 

از آن‌جایی که بیش‌از نیمی از سازمان‌ها از اجرای دورکاری سود می‌برند، رابطه بین دورکاری و پردازش ابری روز به روز حیاتی‌تر می‌شود و ارتقا بهره‌وری نیز مستقیما در گرو رابطه این دو باهم است، چراکه نیروهایی که از خانه کار می‌کنند ابزار و زمان بیش‌تری برای انجام کارهایشان دارند. 

خرید نرم افزار erp و فاکتور‌های تاثیرگذار بر آن

تعداد زیادی از مدیران و تصمیم‌‌گیران سازمان در زمان خرید نرم افزار erp با سوال‌ها و ابهامات زیادی روبه‌رو می‌شوند. البته که تصمیم به خرید نرم افزار erp و مجهز کردن سازمان به آن، خود تصمیمی به ‌غایت شجاعانه و هوشمندانه است. اما چالش‌ها و تصمیم‌های سختی که بعد از آغاز فرایند انتخاب و استقرار و پرداخت هزینه‌های نرم افزار erp با آن روبه‌رو می‌شوید ممکن است شما را با این سوال مواجه کند که آیا این خرید ارزشش را دارد؟

در ادامه‌ی این بخش می‌خواهیم به این سوال مهم در سه بخشی که نرم افزار erp به سازمان کمک می‌کند به‌طور جداگانه پاسخ دهیم:

• کمکی که نرم افزار erp به مدیریت و کاهش هزینه‌های بلندمدت به سازمان می‌کند؛
• کمکی که نرم افزار erp به مدیریت بهینه کارکنان و منابع سازمانی می‌کند؛
• کمکی که نرم افزار erp به ایجاد زیرساخت‌ها و مزایای رقابتی برای سازمان می‌کند.

نرم افزار erp و کاهش هزینه‌های بلندمدت سازمان

شاید وقتی برای اولین بار قیمت نرم افزار erp را می‌شنوید با چندین علامت سوال و تعجب روبه‌رو شوید. قیمت‌های بالای لایسنس نرم افزار erp و قیمت‌های بالاتر استقرار آن معمولا اولین و سخت‌ترین پیچی است که مدیران باید از آن گذر کنند. شاید خرید نرم افزار erp چه در بعد مجوز کاربری و چه در بعد استقرار هزینه‌های زیادی داشته باشد. اما سرعت بازگشت سرمایه و عینی بودن تاثیراتی که این نرم افزار در مدل درآمدی و سوددهی سازمان می‌گذارد بسیار حائز اهمیت است.

با نگاهی کوتاه به هزینه‌هایی که ماهانه برای به‌روزرسانی نرم افزارها، سیستم‌های کامپیوتری، سرورها، گزارش‌گیری‌ها، محاسبه هزینه‌ها، دسته‌بندی مشتریان، مدیریت اسناد، مدیریت مالی، مدیریت فرایندها، مدیریت پروژه‌ها و دیگر فرایندهای کسب‌کارتان می‌کنید، می‌توانید میزان اثرگذاری نرم افزار erp را به نسبت هزینه‌اش محاسبه کنید. در قدم اول مبلغی که برای این فرایندها هزینه می‌کنید را به تفکیک روز داشته باشید. سپس به سراغ محاسبه آن در ماه و سال بروید و جمع آن را با مبلغی که برای خرید نرم افزار erp می‌دهید مقایسه کنید. در کنار این مقایسه البته مزایای مدیریت با erp و مدیریت بدون erp را نیز در نظر داشته باشید.

بیشتر مدیرانی که سازمانشان را به نرم افزار erp مجهز کرده‌اند گفته‌اند که سرمایه‌گذاری‌ِ آن‌ها در برای خرید نرم افزار erp در کم‌تر از شش ماه به آن‌ها برگشته است. درصد بزرگ دیگری نیز اعلام کرده‌اند که سرمایه‌گذاری آن‌ها در کم‌تر از یک‌سال و تعدادی دیگر در کمتر از بیست ماه به آن‌ها برگشته است. این یعنی میانگین زمان بازگشت سرمایه شما برای خرید erp حدود یکسال خواهد بود. یکسالی که در کنار برگرداندن سرمایه‌ شما، مزایای بسیاری را برای سازمان‌تان به همراه دارد.

نرم افزار erp و مدیریت بهینه کارکنان و منابع سازمان

چند کارمند دارید که به انجام کاری تقریبا مشابه در سازمان مشغولند؟ سالانه چقدر برای این کارکنان هزینه می‌کنید؟ آیا کار آن‌ها فرایندی تکراری است که فقط به دلیل نبود یک سیستم متمرکز مدیرتی مجبور به انجامش هستند؟

خرید نرم افزار erp یکی از اصلی‌ترین ابزار مدیریت بهینه منابع سازمان است. مدیریت بهینه منابع سازمان همواره یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران ارشد بوده است. در بعد مدیریت منابع انسانی، وقتی کسب‌وکار شما به نرم افزار erp مجهز شد. می‌توانید کارهای تکراری را به نرم افزاری هوشمند بسپارید که یکی از اصلی‌ترین کاربردهایش مدیریت فرایندهای تکراری است. با این کار می‌توانید از توان کارکنان‌تان در سایر بخش‌ها استفاده کنید و هزینه‌ها را هدفمند کنید. همچنین برای مدیریت منابع سازمان نیز می‌توانید از محاسابت دقیق و قدرتمندی بهره ببرید که در کم‌ترین زمان با بالاترین دقت آن‌چه نیاز دارید را به شما می‌دهد.

نرم افزار erp و ایجاد زیرساخت‌ها

خرید نرم افزار erp فرایندی طولانی‌مدت دارد. پس از خرید لایسنس نرم افزار شما باید جلسه‌های متعددی با متخصصان شرکت ارایه‌کننده آن داشته باشید تا فرایندها و جریان‌های کاری را به دقت بررسی، اصلاح و برای پیاده‌سازی در نرم افزار آماده کنند.

این آماد‌ه‌سازی پیش‌نیازهای فراوانی دارد. از تهیه سخت‌افزارها، اگر از لایسنس اختصاصی استفاده کنید، گرفته تا بازطراحی فرایندها، شناسایی فرایندهای حیاتی، اصلاح گلوگاه‌ها و... . پس از انجام این کارها و پیاده‌سازی موفق نرم افزار erp در سازمان، شاهد افزایش چشم‌گیر بهبود عملکرد‌های سازمانی هستید. فرض کنید سازمان شما باغی است که سال‌هاست آن را هرس نکرده‌اید و با استقرار و استفاده از نرم افزار erp این باغ را دوباره سرپا می‌کنید و از زیبایی و التبه محصول آن استفاده می‌کنید.

جمع‌بندی 

دورکاری در بسیاری از کسب‌وکارها تبدیل به یک قاعده کاری شده است. در ادامه تحقیق فوق، سه‌ چهارم سازمان‌ها اکثریت کارکنان خود را دورکار کرده‌اند و ۸۴ درصد گفته‌اند که دورکاری در نتیجه همه‌گیری کووید-۱۹ در سازمان‌شان افزایش قابل توجهی داشته است. تعداد کمی هم انتظار داشتند اوضاع کار به قبل از دوران همه‌گیری بازگردد. اهمیت دورکاری در سازمان‌هایی که از مزایای ERP ابری استفاده می‌کنند هویدا می‌شود. در کنار بهبود کارایی و بهره‌وری، مزایایی هم‌چون کاهش هزینه‌های عملیاتی از جمله مزایای استفاده از ERP ابری است. سال‌ها زمان می‌برد تا اثر کامل کووید-۱۹ بر اقتصاد آشکار شود. کسب‌وکارهای موفق آن‌هایی هستند که برای رفع نیازهای پرسنل خود برروی به کارگیری راهکارهای نوین و چابک هم‌چون ERP ابری تمرکز کردند. در کشور ما نیز با توجه به شرایط خاص اقتصادی و وجود فرایندها و جریان‌های کاری منحصر به فرد در سازمان‌های ایرانی و افزایش ضریب دورکاری در شرکت‌ها، وجود یک ERP ایرانی می‌تواند برای کسب‌‌وکارهای داخلی روزنه‌ی امیدی باشد تا از پس تلاطم‌ها و فراز و فرود‌های بازار به سلامت عبور کنند.

ERP شما هسته اصلی قدرت سازمان شماست که بدون آن سازمان قادر به ادامه فعالیت نیست. استفاده از ERP ابری موجب افزایش سرعت، مقیاس‌پذیری و صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود. خرید نرم افزار ERP ابری به دورکاری سرعت می‌بخشد و بهره‌وری و کارایی که در آینده به آن نیاز دارید را به سازمان شما می‌آورد. ERP های سنتی و استقرار آن به شیوه on-premise مربوط به دوره دیگری بود. اکنون که در دوره همه‌گیری به‌سر می‌بریم و دورکاری جریان اصلی کسب‌وکارهاست استفاده از ERP ابری راهکاری نوین و چابک برای پیش‌برد اهداف کسب‌وکارهاست. 

با ERP ابری تیم‌یار آشنا شوید.