8 دلیل اصلی اهمیت ERP ها
ERP معمولا به کار سازمان‌هایی می‌آید که می‌خواهند تمام عملیات کسب‌وکارشان را از درون یک سیستم یکپارچه و هماهنگ مدیریت کنند. نرم‌افزار ERP عموما توسط شرکت‌هایی استفاده می‌شود که درگیر زنجیره‌ی تامینند و می‌خواهند تمام بخش‌های تولید و پخش‌شان را تحت کنترل و نظارت داشته باشند. هرچند استفاده از ERP محدود به صنایع تولیدی نیست و می‌تواند در صنایع مختلفی مثل صنعت سلامت، گروه‌های غیرانتفاعی، صنایع ساختمانی، هتل‌داری و... نیز استفاده شود. نیاز سازمان به مدیریت کارکنان، مشتریان و انبار موجودی کالاهایش می‌تواند کاملا با استفاده از امکانات ERP برطرف شود. داده‌های سازمان در ERP در یک پایگاه داده‌ی ثابت وارد می‌شود و به تمام دپارتمان‌ها اجازه می‌دهد با اطلاعاتی مشابه کار کنند. علاوه‌بر این، تمام این داده‌ها قابل سازمان‌دهی، تحلیل و گزارش‌گیری‌اند. نرم‌افزارهای ERP تمام قابلیت‌های مدیریت مشتریان، سرمایه‌های انسانی، هوش تجاری، مدیریت مالی، انبار و زنجیره‌ی تامین را در دل یک سیستم جا داده‌اند.
چرا ERP اهمیت دارد؟
با این‌که ERPها همه برای مدیریت تعدادی از عملیات کسب‌وکارها استفاده می‌شوند و اهداف مشابهی دارند، اما هریک ویژگی‌های منحصربه‌فردی دارند که آن‌ها را در بازار از سایر ERPها متمایز می‌کنند.
1. صرفه‌جویی بیش‌تر
با این‌که در سال‌های اخیر شرکت‌های تولیدکننده‌ی ERP بسته‌های قیمتی منعطف و مختلفی را برای نرم‌افزارهای‌شان طراحی کرده‌اند، اما هنوز هم ERP جزو سرمایه‌گذاری‌های نسبتا بزرگ سازمان‌ها محسوب می‌شود. بسیاری وقتی با قیمت‌های ERPها مواجه می‌شوند، به نظرشان می‌رسد که بعید است این نرم‌افزارها بتوانند آن‌قدری که هزینه می‌برند، در هزینه‌های سازمان صرفه‌جویی کنند. اهمیت ERP در این است که بسیاری از سیستم‌های جزیره‌ای و پاره‌پاره‌ی کسب‌وکارتان را یکپارچه می‌کند و کارکنان‌تان قادر خواهند بود به تمام ابزارهای شغلی مورد نیازشان از توسعه‌ی محصول گرفته تا فاکتورهای فروش‌شان در یک سیستم متمرکز دسترسی داشته باشند.
با یکپارچه کردن سیستم‌ها به کارکنان‌تان کمک می‌کنید از زمان‌شان به‌شکل کارآمدتری استفاده کنند. با ERP، کاربران مجبور نیستند برای دسترسی به اطلاعات مورد نیازشان چندین سیستم مختلف و متفاوت را زیرورو کنند. با پایگاه داده‌ی مرکزی، اطلاعات بسیار آسان‌تر قابل بازیابی‌اند. علاوه‌بر این، سازمان شما که با ERP دیگر نیازی به آموزش چندین سیستم مختلف به کاربرانش ندارد، در هزینه‌هایش نیز صرفه‌جویی می‌کند. این امر نه‌تنها هزینه‌های آموزش را کاهش می‌دهد، بلکه در زمان آموزش نیروها نیز صرفه‌جویی می‌کند. کافیست به‌جای درخواست برگزاری چندین دوره‌ی آموزشی مختلف با چندین شرکت مختلف، تنها لازم است با شرکت طراح سیستم ERP خود برای دریافت آموزش‌های لازم سروکار داشته باشید.
2. بهبود همکاری
قابلیت‌های نرم افزارهای ERP ممکن است بسته به این‌که توسط چه مجموعه‌ای طراحی شده باشند، کمی با یکدیگر تفاوت داشته باشند، اما در مجموع، تمام سیستم‌های ERP به‌شکلی همکاری را بهبود می‌بخشند. همان‌طور که پیش از این گفتیم، پایگاه داده‌ی متمرکز، دلیل اصلی منحصربه‌فرد بودن نرم‌افزارهای ERP است. با این پایگاه داده، تنها یک منبع واحد اطلاعاتی برای تمام امور شرکت‌تان تعریف می‌کنید. این کار خطاهای مرتبط با ورود داده‌های اشتباه و هزینه‌های ناشی از آن‌ها را کاهش می‌دهد. علاوه بر این، یک پایگاه داده‌ی مرکزی، توقفات و اتلاف وقت پروژه‌های عملیاتی سازمان را هم کاهش می‌دهد، چرا که تمام اعضای تیم به داده‌های مورد نیازشان از سراسر سازمان دسترسی دارند. مضاف بر این‌که دیگر نیازی نیست اطلاعاتی را که از چندین سیستم یا منبع مختلف به دست آورده‌اید با هم تلفیق و ترکیب کنید. از آن‌جایی که تمام داده‌های سازمان در دل یک سیستم واحد گردآوری، ذخیره و منتشر شده‌اند، و در دسترس اعضای تیم قرار دارند، نگرانی‌ای درباره‌ی صحت، دقت، کامل بودن یا امن بودن فایل‌های داده نیز وجود ندارد. همین‌طور دیگر نیازی نیست تیم‌تان اطلاعات یک مشتری مشابه را در سیستم‌های مختلف بارها و بارها وارد کنند. اهمیت ERP آن‌جا هویدا است که بدون آن خطاهای انسانی را به فرایندهای‌تان دعوت می‌کنید؛ خطاهایی که به‌سادگی قابل پیش‌گیری‌اند.
3. تحلیل‌های بهتر
یک پایگاه داده‌ی مرکزی از اطلاعات همچنین به شما کمک می‌کند تجزیه و تحلیل‌ها و گزارشات‌تان را بهبود بخشید. اهمیت ERP این است که تمام داده‌های ورودی کاربران را ثبت و ذخیره می‌کند، ابزاری عالی برای هوش تجاری محسوب می‌شود. نرم‌افزار ERP تولید گزارشات متنوع را برای تیم‌تان ساده‌تر و سریع‌تر می‌کند. گزارشاتی که تهیه‌شان می‌توانست نیاز به روزها تحقیق و تلفیق داشته باشند، با ERP تنها در چند دقیقه استخراج می‌شوند.
بیش‌تر ERPها داشبوردی قابل سفارشی‌سازی در اختیارتان قرار می‌دهند که نیروهای اجرایی‌تان بتوانند در بدو ورود به سیستم گزارشات مورد نیازشان را ببینند. این گزارش‌ها می‌تواند شامل هر مقوله‌ای از وضعیت درآمدها و هزینه‌ها گرفته تا شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) دلخواهی باشند که به شما کمک می‌کنند عملیات خاصی را بسنجید. توانایی دسترسی سریع به این گزارشات شما و تیم‌تان را قادر می‌کند تصمیماتی چابک‌تر و البته بهتر بگیرید. دیگر برای تولید گزارشات مورد نیازتان مجبور نیستید به کارکنان بخش IT وابسته باشید. و در آخر، می‌توانید برای تمام این گزارشات، سطح دسترسی‌های مختلفی تعریف کنید و مطمئن شوید فقط کارکنان مربوطه به داده‌های ارزشمند شرکت دسترسی داشته باشند.
4. بهبود بهره‌وری
در روش‌های سنتی هیچ راهی برای خلاص شدن از شر وظایف کسل‌کننده وجود ندارد. وظایفی مثل تولید گزارشات، پایش سطوح موجودی کالا در انبار، پیگیری و اصلاح زمان‌های کاری و پردازش سفارشات ساعت‌ها زمان ارزشمند کارکنان را تلف می‌کنند. علاوه بر زمان‌بری، این فرایندها انگیزه‌ی کارکنان را کاهش می‌دهند و باعث افزایش احتمال خطاهای انسانی می‌شوند. بعد از ساعت‌های متمادی ورود یک سطر داده‌ی مشابه در فرم‌های مختلف، حتی بهترین کارکنان هم احتملا دچار اشتباه می‌شوند.
اگر ERP درستی انتخاب کنید، ERP می‌تواند این وظایف تکراری و کسل‌کننده را به شکلی خودکار انجام دهد. ERP از طریق پایگاه داده‌ی درون خود وظایف حشوی مثل ورود داده را حذف می‌کند و محاسبات پیشرفته را تنها در چند دقیقه انجام می‌دهد. اهیمت ERP آن‌جاست که زمان اعضای تیم‌تان را آزاد و آن‌ها را قادر می‌کند کارهای فکری‌تر و مهم‌تری انجام دهند، و البته بازگشت سرمایه‌ی گذاشته شده روی دستمزد کارکنان را افزایش می‌دهد. در نتیجه، ERP بهره‌وری، کارآیی و سودآوری سازمان‌تان را افزایش می‌دهد.
همچنین وجود نرم افزار BPMS در سازمان ERP نیز به شما برای رسیدن به این مهم کمک می‌کند. این نرم افزار با ساده کردن فرایندهای کاری و شفاف کردن جریان‌های کاری می‌تواند به تصمیم‌سازان برای گرفتن تصمیم‌های دقیق‌تر و بهتر کمک‌های شایانی کنند.
5. مشتریان راضی‌تر
مدیریت مشتریان در هیچ بازه‌ای از تاریخ به اندازه امروز مهم نبوده است. در عصر دیجیتال ما، افراد بیش‌تر و بیش‌تری برای دریافت توصیه و راهنمایی درباره‌ی چیزی که می‌پوشند، غذایی که می‌خورند، و سبک زندگی‌شان به اینترنت روی می‌آورند. و در شرایطی که 84 درصد از مشتریان به بازخوردها و نقدهای اینترنتی‌شان به‌اندازه‌ی توصیه‌ی دوستان‌شان اعتماد دارند، نظر مشتریان پیشین‌تان از همیشه تاثیرگذارتر است.
بهترین راه بهبود رضایت مشتریان، ایجاد محصولات و خدمات مشتری‌محور است. ERP این امر را به شکل‌های مختلفی ممکن می‌کند؛ اول، بیش‌تر ERPها یا به نرم افزار ارتباط با مشتری (CRM) مجهزند، یا قابلیت یکپارچه شدن با یک CRM را دارند. با ERP، CRM شما هم به داده‌های عملیات مختلف کسب‌وکارتان دسترسی دارد. یک CRM یکپارچه علاوه بر اطلاعات تماس مشتریان، می‌تواند جزئیاتی مانند سوابق خرید و اطلاعات پرداخت مشتریان را هم به شما نمایش دهد. اهمیت ERP این است که تیم شما را قادر می‌کند درک بهتری از خواسته‌ها و نیازهای مشتریان‌تان داشته باشند. توانایی بررسی بهتر مشتریان به شما کمک می‌کند استراتژی‌های فروش‌تان را به‌منظور تولید سرنخ‌های بهتر و بیش‌تر فروش، اصلاح و تنظیم کنید.
6. تبعیت قانونی و مدیریت ریسک ساده
هم‌زمان با رشد یک شرکت و فعالیت تجاری‌اش در کشورهای مختلف، ممکن است پیگیری تمام قوانین مختلفی که در این کشورها بر کسب‌وکار تاثیر می‌گذارند، به امری دشوار تبدیل شود. حتی شرکت‌های بومی و محلی هم باید مدام مراقب قوانین مختلف محیطی، امنیت اطلاعات و منابع انسانی باشند. خوشبختانه بسیاری از ERPها با توجه به این مقررات به شکلی طراحی شده‌اند که کمک‌تان کنند از تمامی این قوانین تبعیت کنید.
علاوه بر این، نرم‌افزارهای ERP ابزارهای مختلفی هم درون‌شان دارند که به شما کمک می‌کنند چیزهایی مثل مقررات استفاده شیمیایی و قوانین مالیاتی را مستند و در فرایندهای‌تان لحاظ کنید. این قابلیت، تنظیم گزارشات و ارسال‌شان به ادارات دولتی مربوطه را بسیار ساده می‌کند. علاوه بر این، ERPها اغلب ابزارهایی هم برای مدیریت ریسک دارند. اعتبار و دقت این ابزارها مدیریت مالی مجموعه را بهبود می‌دهند؛ چرا که احتمال وقوع خطا در فرایند حسابداری را کم می‌کنند. ابزارهای پیش‌بینی هم به کاربران امکان پیش‌نگری رخدادهای مورد نیازی مثل نیروی کار یا بودجه لازم را هدیه می‌کنند. با داشتن این اطلاعات، می‌توانید برنامه‌های بودجه‌بندی، زمان‌بندی و توسعه محصول دقیق‌تر و امن‌تری تهیه کنید.
7. بهبود پایش انبار
یکی از چالش‌های اعظم رشد شرکت‌ها، ردگیری و پایش سطوح روبه‌رشد موجودی کالا در انبارهای‌شان است. ERPها از سیستم‌های بارکد، تگ‌های RFID، و شماره سریال برای حفظ موجودی کالای‌تان در هریک از مراحل زنجیره‌ی تامین، استفاده می‌کنند. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تمام سطوح موجودی کالا را در انبارهای مختلف ردگیری کنید، بدانید کدام آیتم‌ها در حال انتقال‌اند و کدام آیتم‌ها روی قفسه‌ها آماده‌ی ارایه به مشتریان هستند. دیدپذیری بیش‌تر انبار فرایند تولید، بسته‌بندی و توزیع را به‌شدت بهینه و کار بر اساس حدس و گمان را از این فرایندها حذف می‌کند. پایش انبار همچنین به پشتوانه‌ی تکنولوژی‌های ردگیری و شمارش تعدادی دقیق‌تر، گزارش‌دهی را نیز تقویت می‌کند. کاربران می‌توانند KPIهای دلخواهی را در نرم‌افزار پیاده‌سازی کنند تا ببینند کدام محصولات گردش بالاتری (یعنی تقاضای بالاتری دارند) و کدام‌شان هزینه‌های حمل بالاتری دارند. اهمیت ERP در این است که دقت بالاتری به مدیران می‌دهد و درنتیجه مدیران انبار می‌توانند داده‌هایی آنی و زنده درباره‌ی موجودی کالاها در انبارشان در اختیار داشته باشند و تصمیمات کاری دقیق‌تری بگیرند.
8. برنامه‌ریزی تولید و مدیریت منابع بهتر
ERP در کنار مدیریت انبارها، تولید را هم مدیریت می‌کند. ERP اطلاعاتی بسیار کاربردی از کل عملیات تولید و کارگران خطوط تولید در اختیارتان قرار می‌دهند. این اطلاعات کاربران را قادر می‌سازند زمان‌بندی‌های تولید، تجهیزات و نیروی کار را برای به‌حداکثر رساندن استفاده از ظرفیت‌ها، بهینه کنند. علاوه بر این، ERP لیست مواد (BoM) و دارایی‌های ثابت شما را مدیریت می‌کند. با این نرم‌افزار، کاربران می‌توانند به‌راحتی BoM محصولات خود را ویرایش و تمام تغییرات قبلی را مشاهده کنند. مدیریت دارایی‌های ثابت به کاربران امکان می‌دهد نگهداری از تجهیزات‌شان را زمان‌بندی و در نتیجه توقفات غیرمنتظره‌ی تولید را کم کنند، و سودآوری و روابط زنجیره‌ی تامین سازمان را بهبود بخشند.