دفتر کار، مفاهیم و ویژگی‌ها
در تعریف کلاسیک دفتر کار آمده: «محیط فیزیکی که در آن کارمندان برای کارفرما کار می‌کنند و وظایف روزمره خود را در آن به انجام می‌رسانند.» امروزه اما این معنا به کلی تغییر کرده است. دفاتر کاری امروز در همه‌جا گسترده شده‌اند، از آسمان خراش‌های چند ده طبقه تا خانه‌ها و اتاق‌های شخصی‌مان، محیط و دفاتر کار معمولی که میشناختیم امروز جای خود را به محیط کار دیجیتال و دفتر کار دیجیتال در مفهومی خاص و فضای کار دیجیتال در مفهومی گسترده‌تر داده‌اند و بهطور کلی آن تصور قدیمی از سازمان و محیط کاری را به کلی تغییر داده‌اند.
در این مقاله نگاهی خواهیم داشت به انواع دفاتر کاری، ویژگی و معایب هرکدام و این‌که برای طراحی محیط کاری استاندارد و مناسب که بهره‌وری کارکنان را بالا برده و عملکرد مثبت آنان را تقویت کند چه مراحلی را باید پشت سر بگذاریم. اگر مدیر یا صاحب کسب‌وکاری هستید و به‌دنبال ایجاد یک محیط کاری مثبت هستید حتما تا انتها با ما همراه باشید.
دفتر کار، بایدها و نبایدها
دفترکار یکی از مهم‌ترین عوامل تاثیرگذار بر کارایی کارکنان است، براساس تحقیقات محیط کاری می‌تواند تا 20 درصد بر عملکرد کارکنان تاثیر بگذارد. انتخاب محیط برای انجام کار به متغیرهای زیادی وابسته است. برخی از این متغیرها فیزیکی هستند و برخی دیگر روان‌شناختی. ویژگی‌های فیزیکی که یک محیط کاری مناسب باید داشته باشد تا عملکرد کارکنان را تحت شعاع قرار ندهد شامل میزان روشنایی، صدا، تهویه، موقعیت مکانی و... است. که در ادامه به تفصیل هرکدام را توضیح می‌دهیم.
روشنایی
منظور از روشنایی در وهله اول نور طبیعی است. در انتخاب محل کار باید به وجود پنجره‌های نورگیر و بزرگ توجه خاصی داشته باشید. وجود نور طبیعی در محل کار باعث افزایش بازدهی و بالا رفتن عملکرد کارکنان می‌شود. شاید چندان به چشم نیاید ولی وجود نور کافی از وقوع حوادث ناگوار در محیط کار نیز جلوگیری می‌کند، به‌علاوه این‌که در مصرف برق شما هم صرفه‌جویی می‌شود. اگر محیط کاری با پنجره‌های مناسب و نورگیر پیدا نکردید مطمئن شوید که روشنایی محیط کاری را از طریق لامپ‌ها و روشنایی مصنوعی تامین می‌کنید.
صدا
صدا عامل مهم بعدی است. محیط کاری پر سر و صدا برای هیچ‌کس جذاب نیست به‌خصوص اگر در کارتان نیاز به تمرکز و سکوت دارید حتما محلی را انتخاب کنید که به دور از خیابان‌های اصلی باشد. اگر هم انتخاب دیگری نداشتید از عایق بودن دیوارها و پنجره‌ها مطمئن باشید. تنها کاهش 5 درصد از صدای ورودی به محیط کار نتیجه شگرفی بر تمرکز و خروجی کارکنان شما خواهد داشت.
تهویه هوا و دمای محیط
وجود سیستم‌های گرمایشی و سرمایشی استاندارد در محل کار تاثیر مستقیم بر عملکرد کارکنان دارد. هیچ‌کس نمی‌تواند در یک محیط کاری بیش‌از اندازه مرطوب، گرم یا سرد، کار خود را به‌درستی انجام دهد. در هنگام خرید یا طراحی دفتر کار، حتما به این موضوع توجه کنید.
فضای محیط کار
حتی اگر خلاقانه‌ترین کار ممکن را با تیمی حرفه‌ای و پر انرژی انجام دهید و این تیم را در فضایی بی‌روح و مرده قرار دهید، شاهد افت شدید عملکرد آن‌ها خواهید بود. در هنگام تجهیز محیط کاری به عواملی مانند رنگ‌آمیزی، نوع مبلمان اداری، نحوه‌ی چیدمان آن‌ها توجه کنید و از نظر کارشناسان طراحی استفاده کنید. این‌گونه حتی کسانی که به کار علاقه ندارند را هم کم‌کم جذب کار می‌کنید.
موقعیت مکانی
هیچ فردی نیست که از نزدیک بودن محیط کاری خود به ایستگاه‌های اتوبوس، مترو، تاکسی و... ناراحت باشد. انتخاب دفتر کار با موقعیت مکانی مناسب و دسترسی به ناوگان حمل و نقل عمومی یا داشتن فضای پارکینگ برای کارکنان تاثیر مثبتی در حفظ کارکنان و از بین بردن استرس روزانه دیر رسیدن به محل کار دارد.
در نظر گرفتن ویژگی‌های گفته شده تاثیر مثبتی بر عملکرد کارکنان شما می‌گذارد. اما بدانید این‌ها همه مسائل نیست، اشتباهات رایجی هم معمولا از سوی کارفرمایان صورت می‌گیرد. مثلا توجه بیش‌از حد به ظاهر تا بهره‌وری، درست است که ظاهر مناسب و ساده برای کارکنان جذابیت دارد. اما اگر بیش‌از حد به ظاهر محیط کار رسیدگی کنید و بهره‌وری آن را نادیده بگیرید این محیط زیبا تبدیل به محل عذاب کارکنان شما می‌شود.
اشتباه دیگر کارفرمایان انتخاب فضای کاری است که با حجم کار تناسب ندارد. برای مثال یک دفترکاری 500 متری برای کار کردن 10 نفر در کنار یکدیگر را درنظر بگیرید. کار در چنین محیطی بیش‌تر استرس‌زا است تا آرامش‌بخش یا عکس آن، کار در محیط کاری 50 متری با 23 نفر کارمند. تناسب فضای کاری اختصاص داده شده با نوع کار و تعداد کارکنان امر مهمی است که باید به آن توجه کنید. در ادامه به اشتباهات رایج در طراحی محیط‌های کاری بیش‌تر می‌پردازیم.
شش اشتباه رایج در طراحی دفتر کار
کارمندان بیش‌تر وقت خود را در محیط کاری سپری می‌کنند، فراهم کردن محیطی که بتواند بهره‌وری را بالا برده و انگیزه کاری کارکنان را افزایش دهد. از سوی دیگر اشتباهات رایج در طراحی محیط کار می‌تواند تاثیر زیادی در کاهش کارایی و عملکرد کارکنان شما داشته باشد. این اشتباهات را در ادامه بررسی می‌کنیم.
شلوغی محیط کار
استفاده از حداکثر فضای موجود در محیط‌های کاری کوچک نتیجه‌ای جز حواس‌پرتی و کاهش تمرکز ندارد. با رعایت چند نکته ساده می‌توان به‌راحتی این موارد را مدیریت کرد و از شلوغی محیط کاری کم کرد.
- برای پوشش کف اتاق از یک طرح ساده استفاده کنید
- وسایلی که استفاده نمی‌شوند را به جای دیگری منتقل کنید
- از فضای عمودی استفاده کنید و قفسه و کمد‌های بیش‌تری اضافه کنید
مهم‌ترین کار پیش‌از راه‌اندازی یک دفترکاری توجه به تعداد لوازم لازم برای انجام هر کاری است. وسایل نامربوط و جا‌گیر را قبل از این که وارد محیط کاری شوند حذف کنید.
مبلمان قدیمی
وجود مبلمان قدیمی و از رده خارج مهم‌ترین دلیل بی‌روح شدن محیط کاری است. اگر مبلمان اداری‌تان قدیمی است آن را تعویض یا تعمیر کنید. امروز مبلمان اداری به چیزی فراتر از مبلمان ساده تبدیل شده‌اند به نوعی روح و شخصیت سازمان را بازگو می‌کنند.
عدم توجه به طراحی ارگونومیک
طراحی ارگونومیک صرفا برای میز و صندلی نیست. با مشاهده فرایندهای روزانه محیط کاری و نحوه جابهجا شدن کارکنان و ارتباط بخش‌های مختلف به فکر طراحی محیطی باشید تا ارتباطات در آن آسان‌تر شکل بگیرد. در نتیجه طراحی ارگونومیک محیط کار می‌توانید انتظار افزایش بهره‌وری را داشته باشید.
طرح دفتر باز
دفتر باز طرفداران و مخالفان خودش را دارد که هرکدام هم منطق خاص خودشان را دارند. انتخاب این طرح نیاز به بررسی جنبه‌های مختلف و تصمیم‌گیری براساس نوع کار و شرایط کارکنان‌تان دارد. از مزایای این طراحی می‌توان به در دسترس بودن آسان مدیر و اعضای تیم، بالا رفتن سطح همکاری و مشارکت در پروژه‌ها، ایجاد رفاقت و روحیه تیمی و از معایب آن کاهش میزان تمرکز برای کارهایی که برای انجام نیاز به تفکر و تمرکز عمیق دارند، از بین رفتن حریم شخصی و عدم انطباق با برخی از تیپ‌های شخصیتی را نام برد.
انتخاب دفتر باز بدون بررسی و توجه به شرایط کارکنان می‌تواند تصمیمی باشد با عواقب جبران‌ناپذیر. قبل از انتخاب این طرح برای محیط کاری‌تان حتما جنبه‌های مختلف را بسنجید.
تعبیه نکردن محلی برای استراحت
یکی از اشتباهات رایج در طراحی محیط کار عدم توجه به منطقه استراحت کارکنان است. کارکنان شما در طول روز و در بین فعالیت‌های روزمره‌شان به دقایقی برای استراحت نیاز دارند و چه بهتر که برای این مهم محلی جداگانه از میز و محل کار کارمندان وجود داشته باشد. محل استراحت باید محیطی برای آرامش و تنفس بین ساعات کاری باشد تا کارمند از کار خسته و دل‌زده نشود.
این موارد اشتباهاتی است که معولا در طراحی یک محیط کاری وجود دارند. مواردی که رعایت نکردنشان ممکن است آسیب‌های فراوانی به‌خصوص به بهره‌وری و کارایی کارکنان وارد کند.
یک دفتر کار پویا چه ویژگی‌هایی دارد
شاید فکر کنید برای ساخت یک محیط کاری پویا و هدفمند باید هزینه‌های زیادی را متحمل شوید، اما مطالعاتی که به‌تازگی در دانشگاه اکستر انگلیس انجام شده خلاف این را ثابت کرده است. این تحقیق نشان داده که اگر به کارکنان‌تان اجازه دهید خودشان محیط کاری را طراحی کنند بهترین نتیجه را می‌گیرید.
این مطالعه در دو مرحله انجام گرفت. در مرحله اول از کارکنان خواسته شد که محیط کاری را آن‌طور که خودشان دوست دارند طراحی کنند و وسایل را آن‌طور که می‌خواهند جابهجا کنند. سپس در یک بازه زمانی معین بهره‌وری و کارایی آن‌ها بررسی شد، افزایشی 30 درصدی! در مرحله بعد آزمونگران وارد محیط کاری شدند و تمام وسایل را به جای قبلی خود بازگرداندند، آن‌هم مقابل چشمان کارکنان، نتیجه افت شدید بهره‌وری و علاقه کارکنان به آن محیط شد، افتی 45 درصدی! اگر اندکی به کارکنان خود در طراحی محیط‌کاری آزادی عمل بدهید و به آن‌ها اجازه دهید تغییرات کوچک و دلخواه خودشان را اعمال کنند شاهد افزایش بهره‌وری و علاقه آن‌ها به محیط کاری خواهید بود. چراکه دارند در محلی کار می‌کنند که با علایق شخصی‌شان در یک سمت و جهت است.
تا این‌جا با اشتباهات رایج در طراحی دفترکاری و ویژگی‌های فیزیکی یک محیط کاری مطلوب آشنا شدیم. حالا ببینیم ویژگی‌های روان شناختی یک محیط کاری مطلوب چیست و کدام عوامل باید در آن رعایت شود. محیط کاری خوب باعث می‌شود تا کارکنان از کار رضایت داشته باشند و وظایف خود را با علاقه و اشتیاق پیگیری کنند. این ویژگی‌های مثبت شامل:
۱. ارزش‌های مثبت
آیا محل کار شما جایی برای پرورش و ارتقای ارزش‌های مثبت است؟ آیا در محیط کاری دستورات و آیین‌نامه‌ها صحیح و اصولی و برمبنای رشد و پیشرفت فردی و گروهی ارائه می‌شوند؟ سازمانی که به کیفیت کار متعهد باشد و برای رشد کارکنان ارزش قائل باشد و ارزش‌های مثبت را در محیط کار پرورش دهد می‌تواند روی بهره‌وری بالا و حفظ کارکنان برای بلندمدت حساب کند.
۲. ارتباطات آزاد
وجود ارتباط آزاد بین کارمندان بخش‌های مختلف باهم و ارتباط کارکنان یک بخش با مدیران و سرپرستان باعث ایجاد یک فضای کاری آزاد با ارتباطات صحیح می‌شود. محیط کاری که به کارکنان احساس اطمینان از شنیده شدن و دیده شدن در سازمان توسط مدیران را می‌دهد.
۳. جو کاری مناسب و دوستانه
هیچ‌کس کار در محیط بسته که در آن نتواند اظهار نظر کند و خواسته‌هایش را بیان کند دوست ندارد. ایجاد یک جو دوستانه در محیط کار که در آن هدف اصلی رسیدن به اهداف سازمانی و رشد و پیشرفت آن باشد اولویت هر سازمانی است.
۴. تمرکز بر آموزش
آموزش مداوم کارکنان و تجهیز آن‌ها به ابزار و دانش روز علاوه‌بر این‌که باعث ارتقای سطح بهره‌وری می‌شود به کارکنان شما نیز نشان می‌دهد که چقدر برای سازمان اهمیت دارند. آموزش صحیح، اصولی و به‌روز در مرحله اول رضایت کارکنان را افزایش می‌دهد و بهره‌وری و کارایی آنان را ارتقا می‌دهد.
۵. رهبری مثبت
رهبران مثبت برای کارکنان‌شان یک الگو هستند. رهبرانی که سعی می‌کنند تا محیط کاری پرانرژی و آرام‌تری برای کارکنان خود ایجاد کنند و خطوط ارتباطی بین خود و کارکنان را افزایش می‌دهند تا در صورت لزوم از نزدیک با تک‌تک آن‌ها در ارتباط باشند.
۶. کار تیمی
کار تیمی باعث شکل‌گیری فضای دوستانه، مثبت و پرانرژی می‌شود که نتیجه آن در در مرحله اول این است که افراد از کار کنار هم لذت ببرند و در مرحله دوم باعث می‌شود تا کارها بهطور خودکار و بدون نیاز به نظارت مستقیم مدیر پیش بروند. تمرکز بر ایجاد تیم‌های دوستانه و کار در قالب این تیم‌ها به سازمان ها ابزار قدرتمندی برای رشد می‌دهد.
۷. ایجاد تعادل بین زندگی شخصی و شغلی
یک مدیر دوراندیش می‌داند تا زمانی که کارمندش دغدغه و درگیری‌های شخصی دارد نمی‌تواند تمرکز کافی و لازم را برای انجام کار داشته باشد. بنابراین آگاهی و شنیدن مشکلات شخصی کارمندان و تلاش برای کمک به آن‌ها علاوه‌بر این‌که باعث افزایش رضایت کارکنان از مدیران می‌شود. ضامن بقای آن‌ها و عملکرد مثبت‌شان در محیط کار است.
دفترکار یعنی خانه دوم کارمندان شما
با فرض این که محیط و فضای کاری که برای کارکنان ایجاد می‌کنید مانند ساخت خانه دوم آن‌ها باشد چه مواردی را رعایت می‌کنید؟ ایجاد محیطی آرام، صمیمی و مطمئن که کارمندان‌تان از حضور در آن احساس مثبت داشته باشند. این روزها کار کردن تقریبا از همه‌جا ممکن است. در خانه، داخل قطار یا پشت میزهای اداری. نوع انجام کار شاید نسبت به قبل متفاوت شده باشد اما نفس کار همچنان پابرجاست و نوع مدیریت کارکنان‌تان هم در بیش‌تر موارد همان‌هایی است که قبلا بوده‌اند. استفاده از تکنولوژی‌های نوظهور مثل فضاها و محیط‌های کاری دیجیتال شاید کانال ارتباطات را تغییر داده باشد اما نوع ارتباطات هنوز همان است. کارمندان شما دوست دارند دیده شوند، تشویق شوند و از کاری که انجام می‌دهند لذت ببرند. کارمند شاد یعنی بهره‌وری و کارایی بالا و نتیجه آن رسیدن به اهداف سازمان در مدت زمانی کوتاه‌تر.
منبع: gartner