5S تولید چیست؟

5S تولید یک روش پنج مرحله‌ای برای نظم‌دهی به محیط کار است. این مفهوم صرفا راهکار مدیریت تولید نیست. اما از‌ آن‌جایی که اولویت اقتصاد و درآمد یک اکوسیستم اقتصادی به فعال بودن تولید است، در این مطلب آن را برای تولید بهینه‌سازی کرده‌ایم. 5S نماینده کلمه‌های زیر است:

• مرتب کردن یا Sort؛
• نظم‌دهی یا Straighten؛
• تمیزی یا Shine؛
• استانداردسازی یا Standardize؛
• حفظ، ثبات یا Sustian.

در مباحث مربوط به تولید ناب، 5S تولید نقش کلیدی‌ای دارد و یکی از ابزارهای اصلی و فرایندهای حیاتی این راهکار تولید است. در این مطلب می‌خواهیم این مفهوم و ویژگی‌هایش را کامل و جامع توضیح دهیم.

روش 5S تولید

 5S تولیدبا این فلسفه شناخته می‌شود: «یک جا برای همه‌چیز و همه‌چیز در یک‌جا». شاید با مفهوم «KonMari» آشنا باشید؛ مفهومی که به دنیال مرتب کردن خانه‌ها براساس سادگی و پاکیزگی است. در این مفهوم هرچقدر جای چیزها معلوم‌تر و دسترسی به آن‌ها ساده‌تر باشد، KonMari بهتر و دقیق‌تر اجرا شده‌ است. اما این‌که بگوییم 5S تولید مانند KonMari است مثل این می‌ماند که بگوییم یوگا فقط شامل حرکات کششی است. همان‌طورکه این دو مفهوم نیاز به تعریف و تفکر بیشتری دارند، 5S تولید هم همین نیاز را دارد.

ریشه 5S تولید در ژاپن است. پنج s که در بالا گفته شد درواقع گرفته شده از ۵ کلمه ژاپنی گرفته شده است. اگر بخواهیم برای هرکدام از این Sها توضیح کوتاهی بیاوریم باید آن‌ها را این‌طور توضیح دهیم:

• Sort: از بین بردن هرآن‌چه که لازم نداریم.
• Straighten: نظم‌دهی به آن‌چه پس از Sort به آن‌ها نیاز داریم.
• Shine: تمیز کردن و بررسی تمیزی محیط کار.
• Standardize: تهیه قوانین و چارچوب‌های ۵s.
• Sustain: ثبات در اجرای استانداردهای ۵s.

تمام فرایندهای 5S تولید در اصل برای نظم‌دهی و ایجاد یک رویه بهبود دایمیِ موثر در محیط‌های کاری است.

چرا 5S تولید برای کسب‌وکارهای تولیدی مهم است؟

اگرچه 5S تولید برای اولین بار در صنایع خودروسازی معرفی و پیاده‌سازی شد، اما اکنون به‌طور گسترده‌ای در همه صنایع، ازجمله صنایع تولیدی، استفاده می‌شود. همچنین یکی از ابزارهای اصلی و حیاتی تولید ناب نیز محسوب می‌شود. به‌کارگیری 5S در کسب‌وکار به معنای سازماندهی، اثربخشی و بهره‌وری بالاتر است. از آن‌جایی که این چارچوب کارمندان را موظف به رعایت استانداردها می‌کند، هرکسی خود را مسئول وضعیت موجود در محیط کار می‌داند. بدیهی‌ترین نتیجه استفاده از این مفهوم در کسب‌وکارها کاهش ضایعات یا مودای (Muda) تولید است.

اما 5S تولید چه کمکی به کسب‌وکارهای تولیدی می‌کند؟ مفهومی به نام نگهداری و تعمیرات بهره‌ور فراگیر (TPM) از مفاهیم 5S سرچشمه می‌گیرد، همچنین یکی از اصلی‌ترین ابزارهای سیستم تولید تویوتا (TPS) است و در قالب‌های مختلف کایزن هم به‌خوبی جای می‌گیرد.

اجرای 5S تولید کم‌هزینه است و اثر آن بر کسب‌وکار عمیق. ایجاد حس تعلق در کارکنان نسبت به محیط کار و کمک به ایجاد یک فرهنگ افزایش کیفیت، بهره‌وری و توسعه از دیگر مزایای آن برای کسب‌وکارهای تولیدی است.

مزایای 5S تولید چیست؟

تا این‌جا کم‌وبیش با مفاهیم 5S تولید آشنا شدید. حال بد نیست نگاهی کنیم به مزایای آن برای کسب‌وکارها، به‌خصوص کسب‌وکارهای تولیدی. مزایای اصلی 5S تولید برای کسب‌وکارها از این قرار است:

• محیط کار را باحذف ابزارها و وسیله‌های غیرضروری باز می‌کند.
• با حدف حرکت‌های غیرضروری درمحیط کار، ضایعات را کم می‌کند.
• زمان توقف را کاهش و کیفیت را از طریق رسیدگی دائمی به وسایل و ابزارها بهبود می‌دهد.
• کارکنان را بیشتر در کار درگیر می‌کند و به آن مسئولیت‌ می‌دهد تا برای حفظ نظم محل کارشان تلاش کنند.
• محیط کاری امن‌تری ایجاد می‌کند و رضایت از شرایط شغلی را بالا می‌برد.

این‌ها مزایای اصلی و کلی استفاده از 5S تولید در کسب‌وکارها بود. حالا به سراغ بررسی تک‌تک این Sها برویم و ببینیم هرکدام چگونه به بهتر شدن فرایندهای سازمان کمک می‌کنند.

Sort یا مرتب کردن

• مرتب کردن چیست؟

در گام مرتب کردن (Sort) از 5S تولید، ابتدا ابزارهای موجود در محیط کار را به دو گروه تقسیم می‌کنیم: ضروری‌ها و غیرضروری‌ها.

• چرا مرتب کردن مهم است؟

مرتب کردن محیط کار باعث بالا رفتن بهره‌وری کارکنان در آن می‌شود. شما با حذف چیزهایی که نیازی به آن‌ها ندارید و ایجاد فضای باز برای کارکنان این‌کار را انجام می‌دهید.

• چگونه این‌کار را انجام دهیم؟

برای پیاده‌سازی این گام 5S تولید در سازمان، ابتدا لوازم ضروری (شامل ابزارها، قطعات و دستگاه‌ها) را با برچسب ضروری و غیرضروری از هم جدا کنید. بهتر است مرتب کردن لوازم در این ۴دسته‌بندی قرار گیرد:

1. 1. لوازمی که در محیط کار لازم دارید. این‌ها لوازمی‌اند که شما برای انجام کار روزانه به ‌آن‌ها نیاز دارید. بنابراین باید در دسترس‌تان باشند.
      1. لوازمی که در محیط کاری دیگری نیاز است. این ابزارها در جای درستشان نیستند. درواقع اشتباهی در محیط کاری شما قرار گرفته‌اند و باید به محیط خودشان منتقل شوند.
   2. لوازمی که شاید به آن‌ها نیاز داشته باشید. این‌ها لوازمی است که برای یک دوره به آن‌ها نیاز داشته‌اید یا گمان می‌کنید که برای دروه بعدی به آن‌ها نیاز دارید. این‌جا می‌توانید از سیستم علامت‌گذاری «red tag» استفاده کنید. این روش به این شکل کار می‌کند: ابتدا لوازمی که در فکر می‌کنید به آن نیاز دارید را با علامت مشخص می‌کنید، سپس دلیل این‌که چرا به آن نیاز ندارید را روی کاغذی نوشته و به وسیله می‌چسبانید. برای لوازمی که این برچسب را رویشان دارند باید یک انبار جداگانه داشته باشید تا هرزمان که به آن‌ها نیاز پیدا کردید به سراغشان بروید.
   3. لوازمی که نیاز ندارید. این‌ها هم لوازمی هستند که شما مطمئنید به آن‌ها نیازی ندارید و باید از محل کارتان خارج شوند.

مثال‌هایی از مرتب کردن

• از بین بردن ضایعات (muda)؛
• حذف قطعات شکسته و خراب؛
• بازیافت مسئولانه مواد؛
• جداسازی ابزارهای روزانه از ابزارهای خاص؛
• جلوگیری از انباشته شدن محیط کار با مواد اضافی.

نظم‌دهی یا Straighten

• نظم‌دهی چیست؟

بعد از مرتب کردن وسایل و جداسازی آن‌هایی که ضروری‌اند. در گام بعدی 5S تولید، باید ابزارهایی که باقیمانده‌اند را نظم‌دهی کنید. ایجاد دسترسی راحت به ابزارها و اختصاص یک مکان مشخص برای دستگاه‌ها و ابزارها در این گام انجام می‌شود.

• چرا به نظم‌دهی نیاز داریم؟

اگر مرتب کردن ابزارها باعث بالارفتن بهره‌وری می‌شد، نظم‌دهی به آن‌ها سرعت انجام کار را بالا می‌برد و از حرکت‌های اضافی در محیط کار جلوگیری می‌کند. با نظم‌دهی به ابزارها به هرکدام یک خانه مستقل می‌دهید که همیشه در آن سکونت دارند. دقیقا می‌دانید هر ابزاری کجا قرار دارد و باید آن را کجا بگذارید.

• چگونه آن را پیاده‌سازی کنیم؟

بعد از مرتب کردن لوازم حالا وقت آن است که ببینید چگونه آن‌ها را منظم کنید. برای این کار یک روش پیشنهادی داریم:

1. 1. لوازمی که زیاد از آن‌ها استفاده می‌کنید را دم‌دست بگذارید.
   2. ابزارهای هم‌شکل را در یک جا بگذارید.
   3. جای هر وسیله را با رنگ یا شکل آن مشخص کنید. مثلا دور چکش را با رنگ یا گچ مشخص کنید. به این شکل اگر ابزاری در محلش نبود می‌فهمید کدام ابزار است و کجا باید باشد.
   4. اگر ممکن بود، برای نگهداری از ابزارها آن‌ها را در جای خودشان نگه‌ دارید.
   5. اگر ابزاری بزرگ بود و در جعبه جا نمی‌شد با استفاده از برچسب‌گذاری آن را مشخص کنید و ویژگی‌ها و موردهای استفاده‌اش را روی آن بنویسید.
   6. از همه اعضای تیم‌یار برای یافتن بهترین محل جای‌گذاری ابزارها استفاده کنید و جای آن را به همه کسانی که از آن ابزار استفاده می‌کنند بگویید. این‌گونه چابکی را به محیط کار می‌آورید.

چند مثال از نظم‌دهی

• به هر وسیله یک خانه مستقل بدهید.
• برای ایجاد تمایز به هر وسیله یا به هر گروه از وسیله‌ها که کارکرد مشابه دارند یک رنگ به‌خصوص بدهید.
• ابزارهای روزانه را از ابزارهای خاص جدا کنید.
• محل کار و استراحت ابزارها را مشخص کنید.

Shine یا تمیزی

در مراحل 5S تولید، تمیزی به مجموعه کارهایی گفته می‌شود که به نظافت محل کار، بازرسی و نظافت ابزارها، دستگاه‌ها و به‌طورکلی هرچه که در طول مدت کار با آن‌ها سروکار داریم می‌پردازد. Shine می‌تواند شامل یک چارچوب و استاندارد روزانه برای نظافت محل کار نیز باشد. یکی از مواردی که مستقیم با TPM سروکار دارد همین موضوع است.

• چرا تمیزی مهم است؟

یک محیط کار تمیز باعث می‌شود مشکلات را پیش از این‌که باعث توقف روند کار شما شوند شناسایی و حل کنید. در یک محیط کاری تمیز، نشتی‌ها و خرابی‌ها به‌سرعت خودشان را نمایان می‌کنند و می‌توانید به‌راحتی آن‌ها را تشخصی دهید. همچنین محیط کاری تمیز کارکنان را قادر می‌کند تا محل کارشان را بهتر و دقیق‌تر مدیریت کنند و نسبت به آن مسئولیت‌پذیر باشند.

• چطور گام Shine را برداریم؟

در 5S تولید، برای عملیاتی کردن این گام سه پیشنهاد مطرح است:

1. 1. از ابزارهای تمیزکننده استاندارد استفاده کنید.
   2. منبع خرابی را پیدا کنید. اگر هر نوع نشتی، ترک یا خرابی دیدید به سرعت به سراغش بروید.
   3. بازرسی‌های دوره‌ای را فراموش نکنید و آن‌ها را در برنامه‌های روزانه، هفتگی ماهانه و سالانه برنامه‌ریزی و اجرا کنید.

چند مثال از تمیزی:

• ابزارها را همیشه تمیز نگه دارید.
• به شکل ظاهری ابزارها اهمیت زیادی بدهید و کوچک‌ترین تغییر را در نظر بگیرید.
• قطعات کوچک به کار رفته در دستگاه‌های بزرگ‌تر را بررسی کنید تا از خرابی‌های احتمالی آگاه شوید.
• رویه‌های تمیزکاری را مرتب دنبال کنید تا از آسیب به دستگاه‌ها جلوگیری کنید.

استانداردسازی رویه‌ها یا Standardize

• استانداردسازی چیست؟

در چهارمین گام 5S تولید به استانداردسازی می‌رسیم. این مرحله درواقع پلی است بین سه مرحله پیشین و مرحله آخر. هدف ما در این گام ایجاد به‌روش اجرای 5S تولید در محیط کار و تیم‌ کاری‌تان است.

• چرا استانداردسازی مهم است؟

استانداردسازی رویه‌های اجرای 5S تولید در سازمان، قابلیت تکرارپذیری به آن‌ می‌دهد. این مرحله پروژه 5S تولید را از حالت یکبار مصرف بودن به یک رویه قابل تکرار تبدیل می‌کند.

• استانداردسازی را چگونه پیاده کنیم؟

برای پیاده‌سازی استانداردسازی در سازمان ۴ کار را پیشنهاد می‌کنیم:

1. 1. برای این‌کار حتما دو تیم تشکیل دهید تا مستندات را جمع‌آوری و ارزیابی کنند. یک تیم‌ وظیفه جمع‌آوری شکل انجام کارها و یک تیم نیز وظیفه ارزیابی از درست انجام شدنشان.
   2. جوهره کار را بیابید، همه کارهای تشریفاتی و وقت‌گیر را کناری بگذارید. آن‌چه مهم است را بگیرید و اجرا کنید.
   3. یک چک‌لیست داشته باشید، چک‌لیست‌ها به خودی‌خود خوبند و یک چک‌لیست کوتاه و شفاف از همه چیز بهتر است. وجود این چک‌لیست هم باعث انجام راحت‌تر کارها می‌شود و هم باعث یادآوری منظم کارهایی که باید انجام شود.
   4. ساده‌سازی را در اولویت قرار دهید. از تهیه چک‌لیست گرفته تا اجرای آن در سازمان، همه چیز را ساده و شفاف نگه دارید.

چند مثال:

• روش‌های اجرای 5S تولید در سازمان را بنویسید.
• یک چک‌لیست پیاده‌سازی و یک چک‌لیست مشارکت تهیه کنید.
• از بین چک‌لیست‌ها، مواردی که شامل ابزارهای اصلی انجام کارند را انتخاب کنید.
• از رسانه‌های تصویری برای آموزش کارکنان استفاده کنید.
• برای انجام وظیفه‌ها یک برنامه زمانی داشته باشید.1

تثبیت اجرای 5S تولید

• تثبیت یعنی چه؟

در آخرین گام 5S تولید به تثبیت یا Sustain می‌رسیم. این گام می‌خواهد مطمئن شود که تمام گام‌های پیشین مستند شده‌اند و در قالب رویه‌های استانداردشده در سازمان به‌صورت منظم اجرا می‌شوند.

• چرا مهم است؟

چون 5S تولید باعث شکل‌گیری یک رویه زمان‌مند و وظیفه‌مند در سازمان می‌شود.

• چگونه پیاده‌سازی می‌شود؟

این گام به‌طور خودکار بعد از استانداردسازی شروع می‌شود. اما برای اجرای راحت‌تر آن در سازمان چند راه متنوع دیگر نیز وجود دارد:

1. 1. یک برنامه‌ زمان‌بندی شده داشته باشید.
   2. از طریق رسانه‌های تصویری کارکنان را آموزش دهید.
   3. بر روند اجرا نظارت کنید.
   4. بازخورد بگیرید و در صورت نیاز برنامه را اصلاح کنید.

چند مثال:

• بعد از اجرای 5S تولید حتما مراحل مختلف آن را چک کنید و در صورت نیاز آن را اصلاح کنید.
• به کارکنان چگونگی اجرای 5S تولید را آموزش دهید.
• اگر خطایی از جایی رخ داد حتما به آن واکنش نشان دهید و اگر به آموزش نیاز داشت حتما آن را انجام دهید.

«ثمر»؛ ابزار مدیریت هوشمند تولید

فارغ از این‌که با چه سیاستی تولید می‌کنید، به‌هنگام یا MTS، یا در چه حوزه‌ای فعالیت می‌کنید‌، خودروسازی یا مواد غذایی، مدیریت موجودی را باید دقیق و شفاف انجام دهید. ابزارهای زیادی برای مدیریت موثر موجودی و کمک به شفاف شدن آن وجود دارد. بهترین ابزار اما استفاده از نرم‌افزاری یکپارچه است که بتواند تمام نیازهای سازمان‌های تولید، از تعریف BoM تا مدیریت لجستیک را دقیق و چابک انجام دهد.

ثمر، نرم افزار مدیریت تولید، محصولی از تیم‌یار است که تمام نیازهای کسب‌وکارهای تولیدی، از اولین گام‌های تعریف BOM تا کنترل کیفیت و مدیریت جامع کیفیت را در اختیار سازمان‌های تولیدی می‌گذارد. ثمر یکی از ماژول‌های  سیستم ERP تیم‌یار است. ماژولی که آن‌قدر توسعه یافته که خود می‌تواند به‌عنوان یک نرم‌ افزار مستقل و جامع به بازار عرضه شود. بخشی از امکانات ثمر از این قرارند:

• امکان تعریف BOM محصول؛
• امکان تعریف عملیات تولیدی و نمودار فرایند عملیات (OPC)؛
• امکان ایجاد نامحدود مرکز‌های کاری؛
• امکان تعریف ماشین‌آلات؛
• امکان تعریف شیفت کاری؛
• امکان تعریف مرکز و حساب هزینه؛
• امکان تعریف سرپرست و مسئول عملیات تولید؛
• امکان تعریف تنظیمات تولید سفارشی و غیرسفارشی؛
• امکان ایجاد الگوی کنترل کیفیت در برنامه‌ریزی تولید؛
• امکان تعریف انواع روش‌های قیمت‌گذاری تولید؛
• امکان ایجاد و مشاهده گزارش ثبت عملکرد؛
• امکان قابلیت تعریف نامحدود عملیات و زمان استاندارد انجام هر عملیات؛
• امکان تعریف مراکز کاری به تفکیک ماشین و نفر؛
• امکان تخصیص مراکز هزینه به هر مرکز کاری؛
• امکان تعریف ظرفیت مراکز کاری؛
• امکان محاسبه ظرفیت مراکزی کاری؛
• امکان تعریف انواع سفارشات تولید (داخلی، پیمانکاری و...)؛
• امکان بررسی میزان موجودی در زمان بررسی سفارش‌های تولید؛
• امکان ثبت حواله مصرف حین تولید؛
• امکان ثبت رسید انتقال مواد به خط تولید بعد از تأیید دستور تولید؛
• امکان پیش‌بینی تقاضا بر اساس سوابق؛
• امکان تبدیل خروجی MRP به سفارش خرید یا سفارش تولید (داخلی، پیمانکاری، حق‌العملکاری)؛
• امکان بالانس سفارش تولید بر اساس ظرفیت مراکز کاری؛
• امکان نگهداری تغییرات BOM به همراه نسخه‌های هر دوره آن؛
• امکان بایگانی دلیل تغییرات در سیستم؛
• امکان فراخوانی کارمند از ماژول مدیر سیستم، ماژول پرسنلی و ماژول CRM؛
• امکان ثبت خودکار درخواست کنترل کیفیت مواد ورودی در زمان رسیدن کالا؛
• امکان تعریف اسناد فنی در سیستم و ضمیمه‌کردن فایل مربوطه؛
• و... .

همچنین ثمر نقش مهمی در یکپارچه‌ کردن فرایندهای مختلف کسب‌وکارهای تولیدی دارد. این نرم افزار با جمع‌آوری داده‌های مختلف از تمام فرایندها، چه صفی و چه ستادی، ابتدا آن‌ها را ثبت، سپس دسته‌بندی و در نهایت در اختیار واحدها و افراد تصمیم‌گیر در سازمان می‌گذارد. ثمر برای یکپارچگی در تولید امکانات زیادی در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد. نمونه‌ای از این امکانات را در ادامه می‌بینید:

• امکان تعریف انواع سفارشات تولید (داخلی، پیمانکاری)؛
• امکان بررسی میزان موجودی در زمان بررسی سفارشات تولیدی؛
• امکان ثبت حواله مصرف حین تولید؛
• امکان ثبت رسید انتقال مواد به خط تولید بعد از تایید (سفارش) دستور تولید؛
• امکان پیش‌بینی تقاضا براساس سوابق؛
• امکان تبدیل خروجی MRP به سفارش خرید یا سفارش تولید داخلی یا پیمانکاری (حق‌العملکاری)؛
• امکان بالانس سفارش تولید براساس ظرفیت مراکز کاری؛
• امکان نگهداری تغییرات BOM به همراه نسخ آن؛
• امکان ثبت و نگهداری و دلیل تغییرات در سیستم؛
• امکان فراخوانی کارمند از ماژول مدیر سیستم، ماژول پرسنلی و ماژول CRM؛
• امکان ثبت خودکار درخواست کنترل کیفیت مواد ورودی در زمان رسید کالا؛
• امکان تعریف اسناد فنی در سیستم و الصاق فایل مربوطه؛
• و... .

برای آشنایی بیشتر با این نرم‌افزار قدرتمند روی دکمه زیر کلیک کنید.