نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک ERP تیمیار

زیرسیستم‌های نرم افزار بایگانی مدارک تیمیار

• مدیریت اسناد
  • ایجاد، ویرایش و سازماندهی انوع فایل‌ها و پوشه‌ها
  • مدیریت دسترسی‌ها به اسناد و پوشه‌ها
  • الگوی شماره‌گذاری اسناد
  • تعیین تأییدکننده، امضا‌ءکننده و افراد مطلع در اسناد
  • قفل کردن اسناد بعد از امضاء
  • محدود کردن نوع فایل، حداکثر سایز آپلود فایل، حداکثر تعداد نسخه‌های فایل و عمق پوشه‌های تودرتو
  • جلوگیری از حذف اسناد یک پوشه
  • تعیین نام‌های پیش‌فرض برای اسناد (نام‌گذاری خودکار)
  • ابزار بررسی مشکلات فایل‌ها، بررسی و رفع خطا‌ها
  • تعریف فیلدهای شخصی (متادیتا) برای اسناد و پوشه‌ها
  • تفکیک پوشه‌های مشتریان حقیقی و حقوقی
  • تعریف و اعمال فیلتر برای اسناد و پوشه‌ها و ذخیره فیلتر
  • مدیریت نسخه‌های اسناد
  • ایجاد میانبر از اسناد و پوشه‌ها
  • اتصال اسناد به یکدیگر و همچنین به سایر اطلاعات در ماژول‌های دیگر
  • اتصال اسناد و پوشه‌ها به کاربران و مشتریان
  • نمایش فایل‌های آفیس از طریق سرویس‌های گوگل، مایکروسافت و یا سرور اختصاصی
  • اعلام نظر کاربران مطلع روی هر سند و الصاق انواع فایل
• مدیریت اسناد مشتریان در سایت (پورتال)
  • تعیین پوشه تکمیل مدارک در سایت (پورتال)
  • ایجاد پوشه‌های اختصاصی اسناد کاربران و مشتریان به‌صورت خودکار
  • تفکیک پوشه‌های مشتریان حقیقی و حقوقی
  • تعیین پوشه‌های عمومی برای گروه‌های مختلف مشتریان در پورتال
  • ابزار بررسی مشکلات فایل‌ها، بررسی و رفع خطا‌ها

 

 

 

فرایندها، سیستم‌ها، زیر سیستم‌ها و عملیات خودکار نرم افزار بایگانی مدارک تیمیار

فرایندها

• مدیریت اسناد و پوشه‌ها
• مدیریت فایل‌های سیستمی و متنی
• مدیریت فایل‌های صوتی و تصویری
• مدیریت دسترسی‌های اسناد
• مدریت نامگذاری اسناد
• مدیریت آرشیو اطلاعات
• تعیین محل ذخیره سازی اسناد با توجه به طبقه بندی پوشه‌ها
• ​تعیین ماهیت سند یا فایل
• تعیین درجه اهمیت و اولویت برای هر سند یا فایل
• درج امضای سیستمی برای هر سند یا فایل
• تعیین برچسب یا متا دیتا مناسب برای هر سند یا فایل
• ثبت سند به عنوان الگو به منظور استفاده مجدد از همان متن
• انتقال سند از یک پوشه به پوشه دیگر بدون تغییر
• ایجاد میانبر برای اسناد و فایل‌ها
• لینک اسناد و فایل‌ها به مشتریان، پرسنل، رویدادها، اقدام‌ها، پروژه‌ها و ...
• پیوست انواع فایل‌ها به اسناد

سیستم‌ها، زیر سیستم‌ها و ماژول‌های مرتبط 

• ارتباط با سیستم مدیریت پروژه
  • امکان اتصال اسناد به پروژه مشاهده درصد پیشرفت
• ارتباط با سیستم اتوماسیون اداری
  • پشتیبانی از پروتکل ECE جهت ارسال نامه به یک نرم افزار اتوماسیون اداری دیگر
• ارتباط با سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
  • امکان ایجاد سند جدید
  • امکان ایجاد فایل در صفحه جزئیات هر مشتری و ذخیره آن در ماژول اسناد
• ارتباط با سیستم سایت (پورتال)
  • تعیین پوشه‌های عمومی برای گروه‌های مختلف مشتریان در سایت (پورتال)
  • مدیریت اسناد مشتریان در سایت (پورتال)
  • تعیین پوشه تکمیل مدارک در سایت (پورتال)

سایر عملیات خودکار 

• ثبت تاریخچه تغییرات
• ارسال اعلان خودکار تغییرات در صورت انجام تنظیمات سیستمی اسناد
• امکان دسترسی به اسناد مشتری از سیستم مدیریت ارتباط با مشتری

ویژگی‌های کلیدی مدیریت اسناد و مدارک تیمیار

• سازماندهی، نمایش، ذخیره و بازیابی اسناد

در نرم افزار بایگانی اسناد ، ذخیره و بازیابی اسناد و همچنین بازیابی آن‌ها به طور کامل، بهینه پیاده‌سازی شده است. از جمله قابلیت‌های برنامه مدیریت اسناد تیمیار در این زمینه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• دسته‌بندی و نمایش لیست اسناد بر اساس مواردی همچون اسناد اختصاصی کاربر، اسناد جهت امضا، اسناد جهت تایید، اسنادی که کاربر روی آن‌ها مطلع شده، و در نهایت دسته‌بندی شخصی‌سازی شده بر اساس تنظیمات کاربر
• پشتیبانی از فایل‌ها با فرمت‌های گوناگون علاوه بر فایل متنی استاندارد تیم‌یار
• دسترسی سریع به اسناد از طریق میانبر و همچنین درخت‌واره نمایش پوشه‌ها و اسناد
• امکان بایگانی مستقیم اسناد استفاده شده در دیگر سیستم‌های ERP تیمیار نظیر CRM ، خرید، فروش، منابع انسانی، مالی و غیره
• امکان ایجاد یک آیتم اطلاعاتی از روی یک آیتم اطلاعاتی دیگر و اتصال خودکار آن‌ها به یکدیگر؛ برای مثال، اتصال یک سند به آیتم‌هایی همچون پرونده پرسنلی، تسک، رویداد، ایمیل، پیامک، فاکتور‌های خرید و فروش، رسید و حواله انبار، و غیره
• سازگاری با دستگاه‌های مختف نظیر انواع موبایل و تبلت و نمایش اسناد به صورت واکنش‌گرا (Responsive)
• مطلع ساختن و مسئول کردن کاربر و یا گروه کاربران روی اسناد و ارسال اعلان برای آن‌ها
• تنظیمات نمایش فایل‌های MS Office که از طریق سرور‌های Google ،Microsoft و یا سرور شخصی خود سازمان بدون نیاز به دانلود فایل
• ثبت تاریخچه عملیات و تغییرات اعمال شده روی اسناد

تنظیمات مدیریت اسناد

• انتشار اسناد

در نرم افزار بایگانی اسناد تیمیار امکان اعمال سیاست‌ها و رویه‌های مختلف از بدو ایجاد سند تا انتشار آن وجود دارد. قابلیت‌هایی که در این راستا در تیم‌یار فراهم آورده شده عبارتند از:

• ایجاد پوشه‌های هوشمند جهت تعیین خودکار تاییدکنندگان، امضاکنندگان، مطلعین و غیره و همچنین اعمال محدودیت روی ذخیره‌سازی اسناد نظیر اندازه، نوع و غیره
• قابلیت عدم امکان تغییر اسناد بعد از امضا
• اعمال تنظیمات نام‌گذاری خودکار روی اسناد جهت شخصی‌سازی و یکپارچه‌سازی نام اسناد
• قابلیت تعریف الگوهای مختلف چاپ اسناد با به‌کارگیری ماکرو‌های سیستمی نظیر امضا کاربران، لوگوی سازمان، تاریخ، نام و سمت امضا‌کننده، و غیره
• انتشار اسناد روی وب‌سایت و یا پورتال سازمانی
• تعیین نمایش و یا عدم نمایش کامنت‌های کاربران مختلف درون‌سازمانی و یا برون‌سازمانی و همچنین ایجاد کامنت عمومی و محرمانه شامل متن و عکس و قابلیت رکورد صدا و تصویر
• پشتیبانی از پروتکل ECE در ارسال و دریافت اسناد بین‌سازمانی با برنامه مدیریت اسناد و مدارک متفاوت
• پشتیبانی از فرایند تکمیل مدارک و تایید آن‌ها در پورتال
• قابلیت تعیین پوشه‌های اختصاصی مشتریان و همچنین پوشه‌های عمومی در پورتال شامل اسناد یا فایل‌ها با فرمت‌های مختلف و امکان ایجاد فایل در این پوشه‌ها از سوی مشتریان

دسته‌بندی اسناد و ارجاع انواع سند اداری از جمله نامه به سایر پوشه‌ها و یا کارتابل سایر کاربران

اعمال تنظیمات هوشمند روی پوشه‌ها

• مدیریت نسخه

مدیریت نسخه در نرم افزار بایگانی اسناد تیمیار این امکان را فراهم ساخته که کاربران بتوانند نسخه‌های مختلف از یک سند را ببیند و یا آن‌ها ویرایش کنند. در واقع تاریخچه‌ای از تغییرات اعمال شده روی اسناد توسط کاربران مختلف نگهداری شده و امکان بازگشت به آن نسخه‌ها وجود دارد. همچنین ابزاری در نظر گرفته شده که با استفاده از آن می‌توان تفاوت‌های دو نسخه مختلف از یک سند را مشاهده کرد.

قابلیت مقایسه نسخ در سند ایجاد شده

•  مشارکت

در نرم افزار بایگانی اسناد تیم‌یار این قابلیت وجود دارد که کاربران مختلف متناسب با دسترسی‌هایی که برایشان در نظر گرفته همزمان و به‌صورت بلادرنگ ( Realtime ) روی اسناد مشترک کار کنند و عملیات نمایش، ویرایش و حذف این اسناد به‌صورت یکپارچه مدیریت و کنترل ‌شود.

• یکپارچه سازی

نرم افزار مدیریت اسناد تیم‌یار امکان مدیریت یکپارچه اسناد را در ارتباط با سایر سیستم‌ها و نرم‌افزار‌ها فراهم آورده است. این یکپارچگی به واسطه پشتیبانی از ابزار‌هایی همچون مدیریت جریان‌کار و سیستم‌های مدیریت محتوا و همچنین استاندارد‌هایی مثل SOAP و REST و استفاده از API‌ میسر می‌باشد.

• متادیتا

در نرم افزار مدیریت اسناد تیمیار این قابلیت وجود دارد که بتوان علاوه بر فیلد‌های پیش‌فرض، فیلد‌های شخصی کاربران که با عنوان متا دیتا ( Metadata ) شناخته می‌شود، تعریف کرد و آن‌ها را برای هر یک از اسناد مقدار‌دهی کرد.

ایجاد متادیتا دلخواه

• ابزار فرم ساز

در نرم افزار بایگانی اسناد تیم‌یار، این امکان وجود دارد که بتوان فرم‌های مختلف با فیلدهای متفاوت تعریف کرد و در ایجاد یا ویرایش اسناد، این‌فرم‌ها را اضافه کرد. قابلیت‌هایی همچون طراحی فرم با فونت و فرمت‌های مختلف، اجباری/اختیاری کردن مقداردهی فیلد‌ها، تعیین فیلد‌های محرمانه، نمایش/عدم نمایش فیلد‌ها و ... از جمله قابلیت‌های اضافه کردن فیلد‌های شخصی کاربران به اسناد در سیستم آرشیو اسناد تیم‌یار است.

ایجاد فرم دلخواه

• امنیت

در سیستم مدیریت اسناد تیم‌یار، با پشتیانی از تمهیدات، قابلیت‌ها و پروتکل‌های امنیتی، امنیت و حفاظت از اسناد سازمان تضمین شده، سرویس‌های امنیتی نظیر یکپارچگی، محرمانگی، دسترس‌پذیری و ... فراهم آورده شده و در نهایت کلیه دسترسی‌ها به اسناد در همه سطوح سازمان کنترل می‌شود. در این زمینه، اعطای انواع دسترسی به پوشه‌ها و یا هر یک از اسناد به تفکیک کاربران و یا گروه‌های کاربری فراهم آورده شده است و این اعطای دسترسی می‌تواند به‌صورت دستی و یا ارث‌بری از سطوح بالایی باشد.

• تهیه گزارش از اسناد

با پشتیبانی از فرایند‌ها و تکنولوژی‌های هوش تجاری (BI) در نرم افزار مدیریت اسناد‌ تیمیار، امکان تهیه گزارش بر اساس اطلاعات دلخواه کاربران روی انواع نمودار‌ها و تحلیل داده‌ها و همچنین تهیه انواع گزارش روی اسناد و ایجاد ویجت‌ در داشبورد کاربران نظیر اسناد جهت اطلاع، جهت امضاء، جهت تأیید، و ... میسر می‌باشد.

گزارش آخرین تغییرات اسناد

گزارش اسناد جهت اطلاع

گزارش اسناد جهت امضا

گزارش اسناد جهت تائید

• شاخص‌گذاری

در تیمیار این امکان وجود دارد که بتوان به واسطه شاخص‌گذاری، اسناد الکترونیکی را پیگیری کرد. اختصاص شناسه منحصر به فرد، طبقه‌بندی بر اساس متا‌دیتا و محتوا، پشتیبانی از پرس‌و‌جو و بازیابی اطلاعات از جمله قابلیت‌هایی هستند که سیستم مدیریت اسناد تیم‌یار در این زمینه می‌تواند در اختیار کاربران قرار دهد.

• جریان‌کار یا گردش اسناد

در نرم افزار بایگانی اسناد تیمیار هم می‌توان اسناد را به‌صورت دستی به پوشه‌ها و یا کارتابل کاربران ارجاع داد و هم می‌توان بر اساس یک جریان‌کار مشخص و تعریف شده آن‌ها را در سازمان به گردش انداخت. این قابلیت در همکاری یکپارچه ماژول اسناد و BPMS نرم افزار ERP تیمیار فراهم آورده شده است.

• جست‌وجو (فیلتر)

در سیستم مدیریت اسناد تیمیار، جست‌وجو پیشرفته جهت اعمال فیلتر بر اساس اطلاعات مختلف روی اسناد و همچنین جست‌وجو بر اساس محتوا در سیستم آرشیو اسناد تیم‌یار فراهم آورده شده است.

فیلتر اسناد

• اعتبار سنجی داده‌ها

قوانین اعتبارسنجی داده‌ها در تیم‌یار به منظور بررسی خرابی و مشکلات اسناد، از دست رفتن تأییدیه‌ها و امضا‌ها، غلط‌های املایی، فرمت‌ اسناد، و مسائلی از این قبیل، ابزار‌های مناسبی را فراهم آورده است. از جمله این ابزار‌ها می‌توان به ابزار‌های بررسی و اصلاح خطا و همچنین بررسی مشکلات فایل‌ها اشاره کرد.

• بازیابی و دسترسی سریع و راحت به اسناد در میان حجم وسیعی از اسناد و مدارک بایگانی شده قدیمی و یا جدید سازمان

در سیستم مدیریت اسناد تیم یار، امکان بازیابی اسناد پاک شده و جایگزینی نسخه‌های قبلی به سادگی امکان پذیر است.

بازیابی اسناد حذف شده

بازیابی نسخه های قبلی

 

• پردازش تصاویر اسناد کاغذی

در سیستم مدیریت اسناد تیمیار، امکان پذیرش و پردازش تصویر اسناد کاغذی از دستگاه‌هایی مثل اسکنر و پرینتر‌های چند منظوره و همچنین به‌کارگیری فن‌آوری‌هایی همچون OCR و OMR وجود دارد.

• اطمینان از ایجاد، ویرایش و بایگانی اسناد منطبق با قوانین، استاندارد‌ها و چک لیست‌های سازمان

تعیین مسئولین مرتبط با اسناد

 

تعیین سطح دسترسی اسناد

 

تشخیص کامل بودن اطلاعات از روی رنگ پوشه

 

• طبقه‌بندی اسناد بر اساس میزان محرمانگی و اعتبارسنجی کاربران و گروه‌های کاربری در دسترسی به اسناد و در نهایت، اطمینان از یکپارچگی و محرمانگی در انتقال و بایگانی اسناد

• کاهش هزینه‌های سازمان با دستیابی به نیازمندی‌های مرتبط با اسناد و مدارک در قالب یک سیستم برنامه‌ریزی شده و حذف کامل استفاده از کاغذ

جزئیات شماره گذاری‌ها

• افزایش بهره‌وری با فراهم آوردن امکان مالتی تسکینگ و نمایش و ویرایش اسناد بدون نیاز به دانلود آن‌ها

• سهولت در به اشتراک‌گذاری اسناد و تخصیص منابع از جمله افراد به اسناد

به اشتراک گذاری اسناد از طریق مطلع کردن دیگر کاربران

• امکان استفاده از اسناد در سایر سیستم‌ها نظیر مدیریت پروژه، مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی، و غیره به ‌صورت یکپارچه

• امکان ایجاد انواع گزارش‌های تحلیلی و ترکیبی به کمک  BI 

گزارشات اسناد ثبت شده و تأیید شده