مدیریت اقدامات (تسک‌ها)

زیرسیستم‌های مدیریت اقدامات (تسک‌ها) تیم‌یار

• مدیریت جریان کارها

• تعریف جریان‌کار یا گردش کار به تفکیک رده‌های هر واحد سازمانی (در سطح رده)
• تعریف جریان‌کار بین رده‌های هر واحد سازمانی (در سطح واحد یا بخش)
• تعریف جریان‌کار بین واحد‌های مختلف سازمان (در سطج سازمان)
• تعریف جریان‌کار برای ارتباط با مشتریان (ارتباط B2C )
• تعریف جریان‌کار برای ارتباط بین‌سازمانی (ارتباط B2B )
• طراحی جریان‌کار و استفاده از دروازه‌های مختلف مبتنی بر استاندارد BPMN 2.0
• تعیین دسترسی برای دسترسی به جریان‌کار‌ها جهت ایجاد تسک یا اقدام
• تعیین کاربران و گروه‌های کاربری به عنوان مسئول پیش‌فرض مراحل و محدود ساختن تغییر مسئول مرحله
• ثبت تاریخچه تغییرات اعمال شده روی هر جریان‌کار
• تعیین توضیح پیش‌فرض برای هر مرحله
• تعیین فرم‌های تعریف شده در ابزار فرم‌ساز جهت نمایش و ورود اطلاعات در هر مرحله
• تعریف فرم تکرارشونده یا عمومی برای همه مراحل جریان‌کار و محدود ساختن ورود اطلاعات در آن در مراحل مختلف
• تعیین فرم پیش‌فرض برای جریان‌کار‌های مختص سایت (پورتال)
• تعریف پاسخ خود‌کار به تفکیک هر جریان‌کار هنگام استفاده در سایت (پورتال)
• تعریف جریان‌کار با قابلیت فعال شدن همه مراحل آن به‌صورت همزمان
• فعال/ غیر فعال کردن هر یک از جریان‌کار‌ها
• تعیین هر یک از مراحل با دروازه‌های مختلف به عنوان مرحله شروع جریان‌کار
• ارسال پیامک و یا ایمیل خودکار در هر یک از مراحل
• استفاده از جریان‌کار‌ها در پروژه‌های مختلف جهت ایجاد تسک در پروژه‌ها
• استفاده اجباری از جریان‌کار در ایجاد تسک‌ها

• اقدامات

• نمایش لیست اقدامات به تفکیک هر رده یا واحد سازمانی
• دسته‌بندی اقدامات در لیست بر اساس مؤلف، مسئول، مطلع، مورد علاقه (منتخب) و اقدامات دوره‌ای
• انتخاب نوع اطلاعات نمایش داده شده در لیست اقدامات نظیر موضوع، تاریخ ایجاد، تاریخ آخرین‌تغییر، جریان‌کار و ...
• اتصال هر یک از اقدام‌ها به سایر اطلاعات در سیستم‌های مختلف و نمایش لینک آن‌ها در لیست جهت دسترسی سریع شامل اسناد، پرسنلی، مالی، تولید، بازرگانی و ...
• تعیین وضعیت‌های مختلف برای هر یک از مراحل اقدام متناسب با نیاز کاربران نظیر پیش‌نویس، تأیید، رد، کامل و ...
• ایجاد کامنت یا توضیحات عمومی و محرمانه در هر مرحله با قابلیت پیوست کردن فرم‌ها و فایل‌ها
• قابلیت موکول کردن اقدام و همچنین تعیین تاریخ جهت بسته شده خودکار تسک
• چاپ هر اقدام شامل اطلاعات تسک، مراحل و کامنت‌ها
• قابلیت انتساب چندین رویداد از تقویم‌های مختلف به هر تسک و تعیین یک رویداد فعال
• ایجاد سند، رویداد، پروژه، ایمیل، پیامک، و سایر موارد دیگر از سایر سیستم‌ها از روی یک اقدام و اتصال آن‌ها به‌صورت خودکار
• اختصاص رنگ به اقدامات جهت دسته‌بندی و اعمال فیلتر
• قابلیت انتساب مشتریان به تسک‌ها جهت نمایش در سیستم CRM
• قابلیت جست‌وجوی سریع تسک‌ها بر اساس اطلاعات مختلف نظیر توضیحات قرار داده شده توسط کاربران
• امکان اعمال فیلتر پیشرفته جهت جست‌وجوی تسک‌ها بر اساس تمامی حالات ممکن از اطلاعات مختلف اقدامات
• قابلیت ایجاد اقدامات دوره‌ای بر اساس تنظیمات کاربر شامل اقدامات روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه
• ابزار تغییر مسئول مراحل اقدامات جهت اعمال فیلتر بر اساس نیاز کاربر و تغییر مسئول مراحل اقدامات نمایش داده شده در نتیجه فیلتر به‌صورت تکی و یا یکجا
• ابزار انتقال اقدامات بین رده‌ها یا واحد‌های مختلف بر اساس فیلتر اعمال شده توسط کاربر به‌صورت تکی و یا یکجا
• تهیه گزارش بر اساس اطلاعات دلخواه کاربران روی انواع نمودار‌ها و تحلیل داده‌ها و همچنین تهیه انواع گزارش روی اقدامات و ایجاد ویجت‌ در داشبورد کاربران
• بایگانی خودکار اقدامات متناسب با تنظیمات کاربر

• ابزار فرم‌ساز

• شخصی‌سازی فرم‌های پیش‌فرض سیستم‌های مختلف تیم‌یار نظیر مالی، خرید، فروش، پرسنلی و ...
• پیش‌نمایش فرم بعد از ایجاد و یا ویرایش
• اعطای دسترسی به فرم‌ها به کاربران و گروه‌های کاربری
• اضافه کردن انواع فیلد به فرم شامل متن، عدد، توضیحات، تاریخ، چک‌باکس، لیست و ...
• اعتبارسنجی مقادیر ورودی فیلد‌های مختلف
• اجباری/ غیراجباری ساختن ورود داده در فیلد‌های مختلف
• تعیین فیلد‌های محرمانه جهت نمایش به کاربران دارای دسترسی
• ویرایش فونت، رنگ، اندازه و سایر ویژگی‌های ظاهری فیلد‌ها
• تعیین تعداد فیلد‌های قرار داده شده در هر سطر و جابه‌جایی فیلد‌ها به‌صورت Drag&Drop
• استفاده از فرم‌های تعریف شده در ایجاد کامنت در همه سیستم‌های تیم‌یار
• استفاده از فرم‌های تعریف شده در جزئیات یا هدر آیتم‌های مختلف در همه سیستم‌های تیم‌یار نظیر اقدامات، اسناد، فاکتور‌های خرید و فروش، پرسنلی، مالی و ...

 

 

 

فرایندها، سیستم‌ها، زیر سیستم‌ها و عملیات خودکار سیستم مدیریت اقدامات (تسک‌ها) تیم‌یار

فرآیندها

• مدیریت تسک‌ها و وظایف
• مدیریت جریان کار‌ها
• مدیریت فرآیند ایجاد فرم‌ها
• مدیریت گزارش‌ها
• مدیریت زمان وظایف و انجام کار

سیستم‌ها، زیر سیستم‌ها و ماژول‌های مرتبط

• ارتباط با سیستم اتوماسیون اداری
  • ایجاد اسناد و آرشیو اسناد
  • اتصال رویداد ایجاد شده مربوط به اقدام
  • افزودن فایل(اسناد) به صورت ضمیمه
• ارتباط با سیستم مدیریت پروژه
  • اتصال به پروژه در حال انجام
  • فراخوانی اقدامات در ماژول پروژه
• ارتباط با سیستم سایت (پورتال)
  • ایجاد اقدام در سایت (پورتال) توسط مشتری
  • ایجاد دسترسی برای نمایش بخشی از اقدام در سایت (پورتال)
  • رسیدگی و پیگیری امور مشتریان از طریق اقدامات سمت سایت (پورتال)

سایر عملیات خودکار

• ثبت خودکار تاریخچه تغییرات
• تعیین تاریخ جهت بسته شده خودکار تسک
• ایجاد اقدامات دوره‌ای به‌صورت خودکار بر اساس تنظیمات کاربر شامل اقدامات روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه
• بایگانی خودکار اقدامات متناسب با تنظیمات کاربر
• مطلع ساختن خودکار کاربران هنگام ایجاد تسک به تفکیک مشتریان و یا گروه‌های مشتریان مختلف
• پاسخگویی خودکار به درخواست یا اقدام مشتریان
• اتصال خودکار به سند، رویداد، پروژه، ایمیل، پیامک و ...

ویژگی‌های کلیدی سیستم مدیریت اقدامات (تسک‌ها) تیم‌یار

• یکپارچگی مدیریت اقدامات تیم‌یار با سایر سیستم‌ها و زیرسیستم‌ها

مدیریت اقدامات تیم‌یار، سیستمی یکپارچه از یک ERP  کاملاً بومی و ایرانی است، که نیاز به استفاده از نرم افزارهای جزیره‌ای را به کلی برطرف می‌سازد و با ارائه یک راهکار یکپارچه با عنوان نرم افزار یکپارچه مدیریت اقدامات تیم‌یار، این امکان را ایجاد می‌نماید تا تمامی امور مرتبط با اقدامات در این چارچوب امن به انجام رسد.  نرم‌افزار مدیریت اقدامات تیم‌یار، امکان مدیریت یکپارچه اقدامات را در ارتباط با سایر سیستم‌های اسناد، پروژه، سایت (پورتال)، CRM ، اخبار، گفتگو، ایمیل، تقویم و ... فراهم آورده است. این یکپارچگی به واسطه پشتیبانی از ابزار‌هایی همچون مدیریت جریان‌کار، سیستم‌های مدیریت محتوا و همچنین استاندارد‌هایی مثل  SOAP  و  REST  و استفاده از  API‌  میسر می‌باشد. 

• مدیریت متمرکز

سیستم مدیریت تسک‌های تیم‌یار یک پلت‌فرم یکپارچه مرکزی را فراهم آورده که در آن تمام فعالیت‌های افراد، تیم‌ها و واحد‌های مختلف کنترل و مدیریت می‌شوند. همچنین ریسک از بین رفتن اطلاعات حساس به کمترین میزان می‌رسد. در نهایت یک محیطی بدون استفاده از کاغذ را برای دسترسی سریع و راحت به داده‌ها فراهم می‌آورد.

• مدیریت زمان

با نرم‌افزار مدیریت اقدامات تیم‌یار، این قابلیت وجود دارد که بتوان مدت زمان اختصاص داده شده روی هر تسک و روی هر پروژه محاسبه کرد و از گزارشات کاربردی تیم‌یار در این زمینه بهره‌ برد. مهلت انجام تسک‌ها و تکمیل پروژه‌ها نیز همواره کنترل شده و در صورت نزدیک شدن به مهلت پایان، برای مسئولین و مطلعین آن تسک‌ها و پروژه‌ها اعلان ارسال می‌شود.

مهلت اقدامات

• سهولت در نظارت بر تسک‌ها

با گزارشات و داشبورد‌های مدیریتی که سیستم مدیریت اقدامات تیم‌یار فراهم آورده کاربران قادر خواهند در کوتاه‌ترین زمان و به راحتی در جریان میزان پیشرفت تسک‌های واحد‌ها و افراد مختلف قرار گیرند.

• اولویت‌بندی اقدامات 

یکی از فاکتورهای کلیدی در انجام تسک‌ها در قبل از مهلت تعیین شده، اولویت‌بندی آن‌ها است، که این امر در سیستم مدیریت تسک‌ها تیم‌یار هم برای اقدامات داخلی و هم برای اقدامات مشتریان و یا بین‌سازمانی به آسانی قابل انجام است.

• دسترسی به داده‌ها و پیگری تسک‌ها بدون محدودیت مکانی و زمانی 

از طریق نرم افزار مدیریت اقدامات تیم‌یار کاربران قادر خواهند بود خارج از زمان اداری و همچنین در هر مکان که حضور دارند، اقداماتی را که مسئول آن‌ها هستند، پیش برده و یا این که به عنوان مدیر یا سرپرست، روند پیشرفت تسک‌ها را نظارت نمایند. از طرف دیگر، نرم‌افزار مدیریت اقدام‌ تیم‌یار، تحت وب و به‌صورت واکنش‌گرا پیاده‌سازی شده و کاربران قادر خواهند بود روی هر دستگاهی (موبایل، تبلیت و ...) به تسک‌های خود رسیدگی نمایند.

• بهبود همکاری تیمی 

امکان در ارتباط بودن مداوم اعضای تیم و اطلاع کامل و به موقع از روند پیشرفت تسک‌ها به واسطه سیستم مدیریت تسک ها تیم‌یار، یک همکاری تیمی فوق‌العاده برای واحد‌های مختلف سازمان را فراهم می‌آورد. چرا که در هر لحظه افراد می‌دانند چه کسی مسئول چه کاری بوده و یا روی چه تسک‌هایی مطلع شده است (با مطلع یا مسئول شدن افراد، برای آن‌ها اعلان ارسال می‌شود و با کلیک روی این اعلان‌ها به تسک یا پروژه مورد نظر هدایت شوند). علاوه بر امکان درج توضیح در مراحل اقدامات و ارتباط از طریق گفتگوی تیم‌یاری نیز برای کاربران مهیا است.

• افزایش بهره‌وری 

با استفاده از نرم افزار مدیریت تسک‌ها تیم‌یار، افراد زمان بسیار اندکی را صرف به‌دست آوردن اطلاعات در ارتباط با وظایف خویش می‌کند و بیشتر بر انجام بهتر کار‌ها تمرکز دارند. این امر، افزایش بهره‌وری پرسنل و در نتیجه، موفقیت کل کسب و کار را به ارمغان می‌آورد. قابلیت مسئول و مطلع نمودن افراد روی تسک‌ها تنها با یک یا دو کلیک انجام می شود و تعیین وظایف افراد در ارتباط با آن تسک‌ها با ارائه اطلاعات استاندارد و یا تمام جزئیات و همچنین نظارت دقیق بر انجام صحیح اقدام‌ها از جمله قابلیت‌هایی است که در این زمینه ارائه شده است.

مطلع و مسئول کردن دیگر کاربران بر روی یک اقدام

• دورکاری 

قابلیت‌های جامعی که نرم‌افزار ERP‌ تیم‌یار در زمینه دورکاری پیاده‌سازی کرده، این امکان را فراهم آورده تا کاربران بتوانند بدون نیاز به حضور فیزیکی در سازمان اقدامات خود را به صورت کارا پیش برده و مدیران نیز به راحتی بر روند انجام و پیشرفت کار‌ها نظارت داشته باشند.

• به اشتراک‌گذاری اسناد 

در انجام تسک‌ها، افراد تیم به اشتراک‌گذاری اسناد با یکدیگر نیاز پیدا می‌کنند. سیستم مدیریت اقدام‌ها و سیستم مدیریت اسناد تیم‌یار در مشارکتی یکپارچه این امکان را برای کاربران فراهم آورده‌ است. علاوه بر امکان درج انواع مختلف فایل چه در محتوا و چه در فایل‌های پیوست یک کامنت، در هر مرحله از اقدام، اسناد بایگانی شده در سیستم مدیریت اسناد تیم‌یار را می‌توان به اقدامات لینک کرد. همچنین، از روی هر اقدام و در لحظه می‌توان یک سند را ایجاد و به‌صورت خودکار به تسک لینک کرد. در نهایت، هر سندی که در هر مرحله‌ای اضافه شده باشد را می‌توان به صورت مستقیم در سیستم مدیریت اسناد تیم‌یار، بایگانی کرد.

• خودکارسازی ایجاد اقدامات معمول در سازمان 

یکی از قابلیت‌های مهم و کاربردی سیستم مدیریت اقدامات تیم‌یار، اقدامات دوره‌ای متناسب با تنظیمات کاربران است. در هر واحد سازمانی این قابلیت وجود دارد که بتوان به‌صورت روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه تسک‌هایی را ایجاد کرد و افراد به‌صورت خودکار روی اقدامات، مسئول و یا مطلع شوند. از این رو، در زمان و انرژی مورد نیاز برای ایجاد این‌چنین اقداماتی صرفه‌جویی می‌شود و نگرانی از فراموشی ایجاد تسک‌ها و انتساب افراد روی آن‌ها وجود نخواهد داشت.

ایجاد اقدامات دوره ای

• کارایی در تقسیم کار

مدیران پروژه به واسطه نرم‌افزار مدیریت اقدامات تیم‌یار قادر خواهند بود، به‌صورت کارا و مؤثر، تسک‌ها و وظایف را بین اعضای تیم تقسیم نموده و همواره از کارا بودن افراد در انجام تسک‌های محول شده متناسب با توان و تخصص آن‌ها اطمینان داشته باشند.

تقسیم کار در اقدام

• آگاهی کامل از تسک‌ها، پروژه‌ها و جلسات آینده جهت برنامه‌ریزی 

افراد و تیم‌های مختلف در سیستم مدیریت اقدامات تیم‌یار، به واسطه همکاری سیستم‌های مدیریت پروژه و مدیریت جلسات و رویداد‌های تیم‌یار به راحتی می‌توانند برای امور آتی خود برنامه‌ریزی نموده و نگران فراموش شدن آن‌ها نباشند؛ چرا که از طریق ویجت‌های شخصی‌سازی شده تیم‌یار به راحتی در جریان تسک‌ها و پروژه‌های آتی قرار می گیرند. همچنین، در ارتباط با رویداد‌ها و یا جلسات مرتبط با تسک‌ها، اعلان متناسب با تنظیمات هر رویداد، ارسال می‌شود.

• مدیریت تسک‌ها و پروژه‌های بسیار بزرگ

در سیستم مدیریت تسک‌ها تیم‌یار، می‌توان پروژه‌ها و تسک‌های بزرگ را به پروژه‌ها و تسک‌های کوچک‌تر تقسیم کرد و از ارتباط و اتصال زیر تسک‌‌ها، زیر پروژه‌ها و یکپارچگی داده‌ها در آن‌ها، اطمینان حاصل کرد.

• اطمینان از رضایت مشتریان 

در سایت (پورتال) سیستم مدیریت اقدامات تیم‌یار، مشتریان می‌توانند درخواست‌های خود را در ارتباط با موضوعات مختلف قرار داده و متناسب با تنظیماتی که انجام شده است، درخواست آن‌ها از طریق جریان‌کار در نظر گرفته شده، پیگیری شود و افراد نیز به‌صورت خودکار روی تسک مشتری، مسئول و یا مطلع شوند. از طرف دیگر مشتری نیز می‌تواند در جریان جزئیات پیگیری، اولویت‌بندی، انجام و پیشرفت درخواست خود قرار گیرد.

• امکان ایجاد انواع گزارش‌های تحلیلی و ترکیبی به کمک  BI 

در سیستم مدیریت اقدامات تیم‌یار با پشتیبانی از فرایند‌ها و تکنولوژی‌های هوش تجاری ( BI )، امکان فراخوانی گزارش‌های تحلیلی از بخش‌های مورد نیاز  روی انواع نمودار‌ها و تحلیل داده‌ها مانند اقدامات با جریان کار مشخص و اقدامات بسته شده، میسر می‌باشد.   

گزارش اقدامات با جریان کار مشخص

گزارش اقدامات بسته شده