با فضای کار دیجیتال آشنا شوید
فضای کار دیجیتال به عنوان راهی برای ارتباط پویا بین کارمندان، بدون وجود محیط کار فیزیکی، ایجاد شده است. برنامه‌ها، اطلاعات، زیرساخت‌ها و منابع ابری همگی از فضای کاری دیجیتال پشتیبانی می‌کنند. در این فضای دیجیتال، کارکنان متناسب با نیازمندی‌های کاری به دستورالعمل‌ها، فرایندها، گوشی‌های هوشمند، تبلت‌ها، لپ‌تاپ‌ها، تلفن‌های Ip و سایر ابزارهای مناسب جهت پیشرفت کاری و ایجاد ارزش برای شرکت نیاز دارند. برای راه‌اندازی و استفاده از فضای‌کار دیجیتال توسط کارفرما و صاحبان کسب‌و‌کار، توجه به بستر دیجیتال (شبکه، نرم افزار، سخت افزار، اینترنت و...)، تهیه ابزارهای مرتبط با فرایندهای محیط کار دیجیتال، دورکاری (نرم افزار تحت وب متناسب با نیازمندی‌ها و فرایندهای کاری، بستر Cloud جهت اشتراک‌گذاری ابزار سخت افزاری و نرم افزاری، ابزار دیجیتال، تجهیزاتی چون لپ‌تاپ یا pc، اینترنت، تلفن و...)، استقرار و مدیریت دستگاه‌ها و ابزارهای محیط کار دیجیتال و آموزش کارکنان از اهمیت بالایی برخوردار است.
فضای کار دیجیتال را می‌توان یک چارچوب تکنولوژیک، شامل فناوری و اطلاعات دانست که به‌صورت یکپارچه برای ارایه و مدیریت برنامه‌ها، داده‌ها و صفحه اختصاصی هر یک از کارکنان، طراحی و پیاده‌سازی شده است. این فضای دیجیتال به کارکنان (کاربران نهایی) اجازه می‌دهد تا به برنامه‌ها و داده‌های خود در لحظه و در هر دستگاهی، از هر مکانی، دسترسی داشته باشند. در واقع، فضای کار دیجیتال به مجموعه مکان انجام کار و ابزارهای شخصی کارکنان از قبیل لپ‌تاپ، تلفن همراه، نرم افزار تخصصی و سایر برنامه‌ها و دستگاه‌هایی که برای انجام وظایف آن‌ها مورد نیاز است، اطلاق می‌شود که کارکنان را قادر می‌سازد تا کارهای روزانه خود را در هر نقطه از جهان که بهره‌وری بیشتری دارند بدون محدودیت زمانی انجام دهند. وجود فرایندهای منعطف در فضای کار دیجیتال، امکان استفاده از ابزارهایی چون دورکاری، پردازش ابری (Cloud Computing) و استفاده ابری از تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری، اینترنت اشیاء (IOT)، هوش مصنوعی، گزارشات BI و کلان داده‌ها (Big Data) و... را با توجه به سطح دسترسی کاربر، در اختیار کارمند یا کاربران قرار خواهد داد.
فضای کار دیجیتال با ایجاد یکپارچگی و تعامل در فناوری، فرایندها، افراد، ابزار، زیرساخت سخت افزاری و نرم افزارهای مورد نیاز، ساختار کسب‌وکارها را بهبود می‌بخشد. کاربران به راحتی و در لحظه به منابع مورد نیاز کاری خود دسترسی داشته و می‌توانند تغییرات و نتایج کار خود را در محل مناسب در دسترس واحدها و کارکنان مربوطه قرار داده و بهره‌وری خود و سیستم را حفظ نموده و حتی بیشتر کنند. در واقع فضای کار دیجیتال جدای از ابزارهای شخصی، شامل نرم‌افزارهای کاری کارکنان نیز می‌شود که باید در پلتفرم کار دیجیتال در نظر گرفته شده باشد. وقتی همه افراد شرکت، از راه دور کار می‌کنند، فضای‌کار دیجیتال قسمتی از محل کار دیجیتال مشترکی است که همه کارکنان بهمنظور همکاری مشترک به آن‌جا می‌آیند. هدف اصلی ایجاد یک محیط کار دیجیتالی این است که به کارکنان کمک کند تا بدون هیچ گونه اختلالی با هم کار کنند، حتی زمانی که از نظر فیزیکی در یک دفتر حضور ندارند. لازم به ذکر است؛ فضای کار هوشمند فرایندهای کاری را ساده می‌کند و مشارکت کارکنان را نیز افزایش می‌دهد. با به‌کارگیری و پیاده‌سازی بسیاری از فناوری‌های نوین مانند: Modern ERP، کلان داده، رایانش ابری، مجازی‌سازی، برنامه‌های کاربردی مبتنی بر جست‌وجو (search-based application) و... می‌توان محیط کار دیجیتال را فعال نمود. نکته مهم دیگر این است که تنها بهره‌گیری از این فناوری‌ها کافی نبوده و بهمنظور ایجاد و موفقیت یک فضای‌کار دیجیتال، میزان درک و پذیرش این محیط کاری از سوی کارکنان از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. در کنار و موازی تمامی موارد مطرح شده، سازمان‌ها برای بهره‌وری هر چه بیشتر از فضای‌کار دیجیتال، به برنامه‌ای منظم و به‌روز جهت پیاده‌سازی و اجرای فرایند آموزش و پشتیبانی منابع انسانی خود، نیاز دارند.
تفاوت‌های فضای کار دیجیتال و دفتر کار دیجیتال
تفاوت فضای کار و دفتر کار را می‌توان در چهار مورد خلاصه کرد:
1 . محل‌کار، ثابت است در صورتی‌که فضاهای کار، سیال هستند: دفتر کار جایی است که کارکنان برای انجام کار به آن محل می‌روند. اما، فضای کار جایی است که کارکنان وظیفه شغلی خود را در آن ایفا می‌کنند. در بیشتر موارد، محل کار؛ مکان‌های فیزیکی ثابت مانند ساختمان‌های اداری، مدارس و بیمارستان‌ها است که کارکنان در آن‌جا زیر یک سقف کار می‌کنند. در مقابل، فضای کار معادل مدرن محل کار است که با بهره‌گیری گسترده از فناوری‌ها و ابزار، باعث تحرک بیشتر و پتانسیل کار در هر زمان و هر مکان شده است. یک کاربر فعال می‌تواند در خانه، هنگام مسافرت یا در محل‌های مختلف به ایفای نقش خود بپردازد. 2 . فضاهای کاری می‌توانند شامل عوامل دیجیتالی غیرانسانی باشند: قسمتی از کار در فضای کار دیجیتال ممکن است توسط عوامل دیجیتال (دستیاران دیجیتال، ربات‌ها، هوش مصنوعی، نرم افزارهای مورد استفاده در خودروهای خودران) انجام شود. اکثر این فناوری‌ها بسیار جدید بوده و به‌طور کامل توسعه نیافته‌اند تا عمیقاً در جریان کار ادغام شوند. 3 . فضای کار دیجیتال جزیی از محل کار دیجیتالی است: در ظاهر، فضای کار و محل کار دیجیتالی مترادف هستند. ولی محل کار دیجیتال معادل دیجیتالی محل کار فیزیکی بوده و زیرساختی حمایتی برای پرورش و گسترش کار است، در حالی که فضای‌کار دیجیتال محیطی برای انجام کار است. طبق تعریف گارتنر، «محیط کار دیجیتالی؛ با ایجاد روش‌های جدید و موثرتر برای انجام کار، تعامل و چابکی کارکنان را افزایش داده و از فناوری‌های روز بهره می‌برد.» 4. فضای کار، محیط کاری فناوری اطلاعات است: کارکنان فناوری اطلاعات باید درک درستی از تفاوت بین محل کار و محیط کار داشته باشند. اگر چیزی تحت حوزه فناوری اطلاعات باشد، آن قسمت، بخشی از محیط کار است. وظیفه اصلی فناوری اطلاعات، مدیریت و نظارت بر تعاملات افراد با فناوری است.
مزایا و دلایل استفاده از فضای کار دیجیتال
|
- زمینه سازگار: به‌طور فعال منابع مورد نیاز را برای افزایش تمرکز کارکنان در محیط دیجیتال فراهم می‌کند.
- جریان کار: کارمندان را ملزم به تحویل کار در زمان در نظر گرفته می‌کند.
- تیم‌های ترکیبی: از همکاری برای سازماندهی کارکنان دیجیتال و فیزیکی برای رسیدگی به فرصت‌های محیط دیجیتال استفاده می‌کند.
- اجرای فرایند افزوده: حجم وسیعی از داده‌های دریافتی را در فرایندها و اقدامات محیط دیجیتال مرتب می‌کند.
- پشتیبانی از رفتارها و وظایف: از رفتارها و اجرای وظایفی که با افزایش یادگیری و به‌اشتراک‌گذاری دانش درمحیط دیجیتال همراه است، پشتیبانی می‌کند.
- دسترسی به داده‌ها در هر جا و هر زمان: دسترسی شفاف به داده‌ها، منابع دیجیتالی که برای تکمیل کار در هر مکان و در هر زمان از هر دستگاهی مورد نیاز است را فعال می‌کند.
آن‌چه که جدید و متفاوت است لایه‌هایی است که پیکربندی و شخصی‌سازی، احراز هویت و امنیت و در نهایت هوش مبتنی بر تجزیه و تحلیل و یادگیری ماشین را ممکن می‌سازد. در محیط کار هوشمند، کارگر نیازی به جست‌و‌جوی ابزار برای انجام کار مورد نظر ندارد. در عوض، محیط از منابع مورد نیاز برای اولویت بعدی استفاده می‌کند. این به رهبران کسب‌و‌کار بستگی دارد که محیط‌های کاری غیرقابل انعطاف را حذف کنند و فضاهای کاری دیجیتالی هوشمند را در اولویت برنامه‌های آینده قرار دهند.
فضای کار دیجیتالی هوشمند (IDC - Intelligent Digital Workspace) بر این باور است که بسته به تمرکز خدمات یا فناوری فضای‌کاری، راه‌حل‌های هوشمند فضای کاری متفاوتی وجود دارد. معماری‌های مشابهی وجود دارند که معمولا از سه لایه تشکیل شده‌اند:
- وسایل و فضاهای فیزیکی: اولین لایه دستگاه‌های فیزیکی است. مانند: لپ‌تاپ، تلفن‌های هوشمند، تبلت‌ها و رایانه‌های شخصی. همچنین شامل چیزهای متصل و دیجیتالی در محل کار مانند پوشیدنی‌ها، دستیارهای دیجیتال، تخته‌های سفید متصل/هوشمند و حتی تجهیزات صنعتی یا تخصصی می‌شود.
- زیرساخت فضای‌کاری دیجیتال: یکی از لایه‌های حیاتی فضای کار دیجیتال است و چارچوب فضای کاری دیجیتال را کنترل می‌کند. در اینجا احراز هویت، تهیه، مدیریت، نظارت قرار دارد و جایی است که می‌توان محیط را شخصی‌سازی و بهینه‌سازی کرد و توصیه‌های پیشگیرانه برای بهترین اقدام بعدی را ارایه داد.
- رابط‌های دیجیتال/ تجربیات: همان رابط کاربر است و تجربه کاری کارکنان را کنترل می‌کند. در اینجا برنامه‌ها، ابزارها و تجربیات دیجیتالی وجود دارد که کارکنان هر روز در آن فعالیت می‌کنند و قابل اتصال به برنامه های کاربردی (ERP، CRM و...) کارکنان است.
- افزایش نیروی کار سیار: کارکنان می‌خواهند انتخاب کنند که کجا و چگونه کار کنند. در واقع یک گزارش تحقیقاتی از گالوپ نشان می‌دهد، 37 درصد از کارکنان شغل خود را تغییر می‌دهند تا توانایی کار در جایی که می‌خواهند را داشته باشند.
- نوسازی برنامه‌ها: برنامه‌های مناسب برای فضای کار دیجیتال سعی دارند تا خود را با هر پلتفرمی تطبیق دهند. مایکروسافت آفیس نمونه خوبی از این برنامه‌هاست. زیرا برنامه‌های آن می‌توانند بر روی پلتفرم‌های مختلفی از جمله ویندوز، iOS، اندروید و مکینتاش اجرا شوند. علاوه‌بر این، مایکروسافت آفیس می‌تواند به عنوان برنامه‌های بومی یا حتی به عنوان یک سرویس SaaS ارایه شود.
- ناپدید شدن محیط امنیتی: با ایجاد امکان دورکاری، نگهداری داده‌های شرکت به طور فزاینده‌ای در مراکز داده دشوارتر می‌شود. در این حالت کاربران نیاز به دسترسی در لحظه به فایل‌های خود را دارند، صرف‌نظر از این‌که آن فایل‌ها بر روی یک سرور مورد اعتماد میزبانی می‌شود یا بر روی رایانه شخصی در دفتر کار قرار دارند.
- D. Lestarini, S.P. Raflesia, K.Surendro , "A conceptual framework of engaged digital workplace diffusion", 9th International Conference on Telecommunication Systems Services and Applications (TSSA),2015.
- J. Mcconnell, Digital Workplace. Trends and Transformation, Washington DC, 2013.
- F. Herrera et al. "The digital workplace: Think, share, do", Deloitte,Canada, 2011.
- "5 Ways to Distinguish the Workplace from the Workspace ", June 2017, [online] Available: https://www.lakesidesoftware.com/blog/5-ways-distinguish-workplace-workspace/.
- " The New Digital Workplace ,Employee Productivity, Brand Image, Business Value ", 2013, [online] Available: www.capgemini-consulting.com/.
- " Embracing the Hybrid Workforce with an Intelligent Digital Workspace ", MARCH 2021 , [online] Available: https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=US47447421/.