مقایسه BPMS و ERP؛ دوتا از معروف‌ترین نرم‌افزارهای سازمانی را بشناسید
نرم افزار BPMS مخفف واژه Business Process Management Software به معنای نرم افزار مدیریت فرایندهای کسبوکار است. در این مقاله می‌خواهیم ابتدا با خود نرم افزار BPMS آشنا شویم، بعد از آن به سراغ نرم افزار ERP می‌رویم و به مقایسه BPMS و ERP می‌پردازیم. در نهایت ارتباط این دو باهم را بررسی کنیم.
فهرست مطالب
نرم افزار مدیریت فرایندهای کسبوکار چیست؟
نرم افزار BPMS ترکیب صفر و یکی‌ِ مفهوم BPM است. BPM به معنای مدیریت فرایندهای کسبوکار و مخففBusiness Process Management است. این مفهوم برای نخستین بار در سال ۱۹۱۱ توسط فردریک تیلور در کتاب معروفش یعنی «قواعد مدیریت علمی» دیده شد. رفته‌رفته با پیچیده‌تر، سنگین‌تر و پرسرعت‌تر شدن فرایندها سازمان‌ها نیاز به شفافیت، پایش و مدیریت اثربخش آنها را حس کردند و به سمت استفاده از قواعد BPM حرکت کردند. اما مدیریت فرایندهای کسبوکار چیست؟ در یک تعریف بسیار ساده می‌توان گفت هر عملی که باعث شناسایی، پایش، تغییر و بهبود فرایندهای سازمان شود. این مفهوم به‌ظاهر ساده در طول زمان به‌اندازه‌ای برای سازمان‌ها مهم شد که فناوری با ورود به دنیای کسبوکار نرم افزار آن را به سازمان‌ها ارایه داد. نرم افزار BPMS این روزها یکی از اصلی‌ترین ابزار سازمان‌ها برای مدیریت و پایش فرایندهایشان است.
سازمان‌ها، بدون توجه به اندازه و نوع فعالیتشان استعداد افتادن در دام چرخه‌های ناقص و فرایندهای معیوب را دارند. استفاده از ابزاری که فرایندهای موجود را پایش، معیوب‌ها را شناسایی و به سازمان برای رفع آنها کمک کند بدون شک حیاتی‌ست. گاهی این فرایندهای معیوب به‌گونه‌ای در سازمان ریشه دوانده‌اند که تشخیص و خنثی‌سازی آنها حتی از دست صاحبان کسبوکار هم خارج است.
سازمان‌ها از هر نوع، تولیدی و غیرتولیدی، روزانه با فرایندهای گوناگون و تکرارشونده روبه‌رو هستند. در این‌جا منظور از فرایندها، فرایندهای روزانه سازمان‌هاست و تسک‌ها و پروژه‌های در حال انجام‌شان مدنظر نیست. فرایندهای تکراری در این‌جا کلیدواژه است. یعنی هرآن‌چیزی که کسبوکار شما به‌صورت روزمره و مداوم انجام می‌دهد. برای مثال، این فرایند می‌تواند برای یک شرکت خدماتی، انجام یک خدمت خاص و برای یک شرکت تولیدی، چک لیست‌های روزانه خطوط تولید باشد.
BPMS دقیقا در این‌جا کاربرد دارد. مدیریت فرایند کسبوکار به دنبال این است تا اطمینان حاصل کند فرایندها به‌خوبی پیش می‌روند و به‌مرور زمان، کمبودها و نقص‌های‌شان برطرف می‌شود.
روش کار BPMS
نرم افزار BPMS با بررسی فرایندهای روزمره کسبوکار این امکان را به شما می‌دهد تا گلوگاه‌های موجود در مسیر فرایندها را شناسایی، در صورت امکان آنها را حذف یا اصلاح، هزینه‌ها را کنترل، فرایندهای روتین سازمان را بهینه و در نهایت با آموزش صحیح نفرات درگیر در فرایندها از کارآمدی آنها اطمینان حاصل کنید. نرم افزار BPMS از طریق طراحی، مدل‌سازی، اجرا، خودکارسازی و بهبود فرایندهای روزمره به کسب‌وکارها در رسیدن به اهداف سازمانی‌شان کمک می‌کند. مجموعه این اقدامات می‌تواند توسط یک فرد یا یک بخش در سازمان انجام شود.
گام‌های BPMS
نرم افزار BPMS با الهام از اصول و چارچوپب تعریف شده در BPM در 5 گام اقدام به بهینه‌سازی فرایندها در کسب‌وکارها می‌کند.
گام اول؛ طراحی
در گام ابتدایی بهینه‌سازی فرایندها، تحلیل‌گران کسبوکار به بررسی اصول و قواعد موجود در سازمان می‌پردازند. آنها با ذینفعان سازمان گفت‌وگو و خروجی‌های مدنظر مدیریت را بررسی می‌کنند. هدف این گام، فهم نسبی فرایندها، اصول و قواعد موجود در سازمان است. در انتها اطمینان از رسیدن به نتایج موردنظر مدیریت در اولویت قرار می‌گیرد و گام دوم آغاز می‌شود.
گام دوم؛ مدل‌سازی
در این گام تحلیل‌گران اقدام به ارایه مدل مدنظرشان برای پیاده‌سازی در سازمان می‌کنند. این مدل باید از اصول و قواعد موجود در سازمان پشتیبانی کند. همچنین، فرایندهای جدید را به گونه‌ای تنظیم کند که علاه‌بر بهبود فرایندهای موجود، از ایجاد هزینه‌های اضافی جلوگیری شود.
گام سوم؛ اجرا
برای اجرای فرایندهای پیشنهادی در گام دوم، ابتدا فرایندهای جدید روی گروه کوچکی از کاربران آزمایش می‌شود. در صورت دریافت بازخورد مثبت و اطمینان از کارآمدی فرایندها در سازمان، اجرای آن در سطح گسترده آغاز می‌شود.
گام چهارم؛ نظارت
پس از آغاز اجرای فرایندها در سازمان باید سنجه‌های کلیدی عملکرد (KPI) آنها نیز پیاده‌سازی شود. سپس، با استفاده از گزارش‌های کوتاهمدت و بلندمدت نتیجه اجرای آنها در سازمان مشخص شود. نظارت دایمی بر اجرای فرایندها باعث می‌شود آنها از مسیر خارج نشوند و با اجرای موثرشان در سازمان اجرای عملیات‌ها را تسهیل کنند.
گام پنجم؛ بهینه‌سازی
با اجرای یک سیستم گزارش‌گیری کارآمد در سازمان، فرایندها به سمت بهینه‌سازی هدایت می‌شوند. بهینه‌سازی فرایندهای کسبوکار در واقع طراحی مجدد فرایندهاست، با این تفاوت که بهبود پیدا کرده‌اند، ساده‌سازی شده‌اند و با استراتژی‌های جامع سازمان هم‌سو شده‌اند.
BPMS /BPMN /BPM یک سلسله مراتب فرایندی
- در دیدگاه کلی BPM به مدیریت فرایندها در کسبوکار گفته می‌شود. در چند دهه گذشته و به‌خصوص دهه اخیر حرکت به سوی یکپارچگی فرایندها و ساده‌سازی آنها در سازمان اهمیت زیادی پیدا کرده. حتی می‌توان گفت تبدیل به نقطه اوج پیشرفت‌های سازمانی در سطح خرد، متوسط و کلان در هر دو بخش دولتی و خصوصی شده است.
- BPMN یا (Business Process Model and Notation) به مفاهیم و مدل‌های پیشنهادی برای بهبود فرایندها اشاره دارد. در واقع BPMN زبانی نمادین و چارچوبی برای مدل‌سازی فرایندهای کسبوکار فراهم می‌کند.
- BPMS به‌طور دقیق، ابزاری‌ست در خدمت مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPM). نرم افزار BPMS با استفاده از مدل‌‌ها و مفاهیم ارایه شده توسطBPMN ، به اجرای گام‌به‌گام و نظارت به تمام فرایندهای موجود در کسبوکار می‌پردازد. در تصویر زیر نحوه ارتباط این مفاهیم را مشاهده می‌کنید.
نرم افزار ERP
پس از بررسی اجمالی نرم افزار BPMS، به سراغ سیستم نرم افزاری دیگری می‌رویم که نقش مهمی در رسیدن سازمان‌ها به اهدافشان ایفا می‌کند. نرم افزار ERP که مخفف (Enterprise Resource Planning) است و به معنای برنامه‌ریزی منابع سازمانی. ERP در گام اول یک طرز تفکر و شیوه نگرش به سازمان است. در گام دوم یک روش برنامه‌ریزی یکپارچه و در گام سوم یک سیستم نرم افزاری‌ست تمام برنامه‌های کاربردی موردنیاز کسبوکار مانند مدیریت سرمایه‌های انسانی، مالی و حسابداری، بازاریابی و فروش، مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)، مدیریت تولید، مدیریت انبار و غیره را در چارچوب یک سیستم جامع و یکپارچه ارایه می‌دهد.
نرم افزار ERP برای سازمان‌ها در هر اندازه و با هر نوع فعالیت، در هر دو بخش دولتی و خصوصی قابل پیاده‌سازی‌ست. استفاده از این سیستم‌ها دو دهه گذشته رو به رشد و در سه-چهار سال اخیر (سال‌های پسا کرونا) رشد بی‌سابقه‌ای داشته است. در ایران نیز در دهه گذشته، بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌های عمومی و خصوصی استفاده از این نرم افزار را آغاز کرده‌اند. چابکی و یکپارچگی این سیستم‌ها فرصت مناسبی برای سازمان‌ها به‌وجود آورده تا حرکت در مسیر رشد و توسعه‌شان را سرعت بخشند.
ارایه این سیستم به سازمان‌ها معمولا به دو شکل ابری (Cloud) و اختصاصی (On-Pemise) انجام می‌گیرد. برای پیاده‌سازی ابری این سیستم، شرکت‌ها به زیرساخت و سخت‌افزار خاصی نیاز ندارند. کلیه امکانات موردنیاز سخت‌افزاری توسط ارایه‌دهنده نرم افزار ERP تامین می‌شود. در نرم افزار ERP ابری، کاربر، مالک سرور و نرم افزار نیست و فقط می‌تواند از امکانات آن بر بستر وب استفاده کند.
استفاده از نرم افزار ERP به شکل اختصاصی اجازه سفارشی‌سازی گسترده‌تر، انعطاف بالاتر در فرایندهای سازمانی و چابکی بیش‌تر در واحدهای سازمان را امکان‌پذیر می‌کند. البته نباید فراموش کرد پیاده‌سازی اختصاصی نرم افزار ERP نیازمند تجهیزات سرور، امکانات ذخیره‌سازی و مدت زمان استقرار نسبتا بیش‌تری است. با پیاده‌سازی این نوع از ERP، کاربر، مالک تمامی بخش‌های آن می‌شود و هر زمان که نیاز داشته باشد، می‌تواند ماژول‌های موجود در سیستم را سفارشی‌سازی کند.
شباهت‌ها و تفاوت‌های ERP و BPMS
قبل از هرگونه بررسی‌ای باید این نکته مهم را یادآور شویم که شباهت‌های این دو سیستم بسیار بیش‌تر از تفاوت‌های‌شان است. واقعیت این است که تمام ERPها مجهز به BMPS هستند تا بتوانند فرایندها را تعریف، مدیریت، پایش، در صورت نیاز اصلاح و سفارشی‌سازی کنند اما فقط به‌صورت عمومی. در سفارشی‌سازی جزییات فرایندها، این دو سیستم تفاوت‌های نه چندان زیاد ولی مهمی با هم دارند.
تاکید نرم افزار BPMS بر جزییات فرایندها و گردش کار واحدهای سازمان است. نرم افزار مدیریت فرایندها در واقع برای سفارشی‌سازی عملیات‌های روزانه و تکرارشونده واحدهای مختلف کسبوکار است تا گلوگاه‌ها را شناسایی و در جهت اصلاح آنها گام بردارد. اما ERP یک سیستم نرم افزاری است با ماژول‌های از پیش تعریف شده که عملکرد کلی سازمان و همه فرایندهای موجود در آن، از مدیریت سرمایه‌های انسانی تا مدیریت ارتباط با مشتریان را تحت تاثیر قرار می‌دهد.
نرم افزار ERP بر شفافیت بیش‌تر داده‌ها، سهولت ارتباطات و چابکی فرایندها بین واحدهای مختلف سازمان تکیه دارد. نرم افزار BPMS بر سفارشی‌سازی گردش کار در سطح فرایندهای روزانه هر واحد تاکید دارد. این سیستم جزییات فعالیت‌های روزانه را بررسی و در صورت لزوم اصلاح می‌کند.
برای مثال، می‌توان این‌طور در نظر گرفت که نرم افزار BPMS یک سیستم و بخشی از نرم افزار ERP است که صفر تا صد آن را خود سازمان‌ها باید بنویسند و پیاده‌سازی کنند. اما ERP دارای ماژول‌های از پیش تعریف شده است که قابلیت سفارشی‌سازی دارد و می‌تواند عملکردهای BPMS را شامل شود.
ERP یا BPMS، به‌کارگیری کدام‌یک مناسب‌تر است؟
نمی‌توان نسخه‌ای کلی برای استفاده از یک نرم افزار خاص در سازمان‌ها ارایه داد. همان‌طورکه گفته شد هر دو سیستم سطح نظارت و اصلاحات منحصر به خودشان را دارند. نرم افزار ERP در سطح وسیع‌تر و چشم‌انداز گسترده‌تر و نرم افزار BPMS در سطح جزییات فرایندها و عملیات روزانه هر واحد اصلاحات خود را انجام می‌دهد. شاید بتوان گفت ترکیب این دو سیستم باهم باعث ایجاد یک سیستم کامل و جامع برای رسیدن به اهداف سازمانی در هر دو بُعد بلندمدت و کوتاهمدت می‌شود. البته، می‌توان به‌راحتی با استفاده از سفارشی‌سازی ماژول‌های ERP، نظارت بر فرایندها و عملکردها در واحدهای سازمانی را امکان‌پذیر کرد.
مدیرانی که برای استفاده از هریک از این سیستم‌ها در سازمان‌شان ابهام دارند، باید در نظر داشته باشند راهکار مناسب برای‌شان ادغام نرم افزار BPMS در یک سیستم ERP است. با انجام این کار عملا سیستمی در اختیار خواهید داشت که بر جزییات فرایندها در سازمان‌تان نظارت می‌کند و با استفاده از سیستم گزارش‌گیری می‌توانید هرجا نیاز دارید اصلاحات انجام دهید، شفافیت بیش‌تری در فعالیت‌ها داشته باشید، چابکی بیش‌تر و انعطاف بالاتری برای سازمان‌تان به وجود آورید. راه دوم برای مدیران این‌ست که از نرم افزارهای جامع و کاملی استفاده کنند که تمامی نرم افزارهای مورد نیاز سازمان در دل خود جای داده است. از نرم افزار BPMS تا نرم افزار تولید.