نرم افزار حسابداری بهای تمام شده

با تحولات فناورانه عصر حاضر، کسب و کارهای تولیدی تمایل بیشتری به استفاده کردن از نرم افزار بهای تمام شده تولید دارند. دلیل چنین تمایلی به قابلیت‌های خاص این سیستم برمی‌گردد. مدیران تصمیم‌گیران سازمان‌ها با اتکا به امکانات چنین سیستم‌هایی می‌توانند تحلیل‌های صحیحی نسبت به واقعیت‌های مالی کسب و کارشان داشته باشند. اما سؤال اینجا است که چه چیزی سیستم حسابداری بهای تمام شده را از نرم‌افزارهای معمولی حسابداری متمایز می‌کند؟ این نرم‌افزار را باید با چه ساز و کاری در سازمان به کار ببریم؟ در ادامه این مطلب قرار است اطلاعات نسبتاً کاملی را درباره این سیستم و کارکردش در سازمان در اختیارتان بگذاریم. شاید پی بردن به پاره‌ای از قابلیت‌های کلیدی سیستم حسابداری بهای تمام شده، ابعاد کاربردی آن را برایتان روشن‌تر کند؛ پس با تیم‌یار همراه باشید تا:

• نرم افزار حسابداری بهای تمام شده را با تمامی مزایا، امکانات و کاربردهایش برای سازمان بشناسید
• درباره چگونگی انتخاب کردن مناسب‌ترین سیستم حسابداری بهای تمام شده برای کسب و کارتان اطلاعات مفیدی به دست آورید
• نقش این سیستم را در زمینه تصمیم‌سازی و تدوین راهبردهای سازمانی بدانید
• به راز بزرگ کسب و کارهای موفق در زمینه مدیریت اصولی فرآیندهای مالی‌شان پی ببرید.

به چه نوع حسابداری، بهای تمام شده می‌گویند؟

حسابداری بهای تمام شده نوعی حسابداری مدیریتی است که با تمرکز کردن بر ساختار هزینه‌ای کسب و کار انجام می‌شود. در این نوع حسابداری، هزینه‌ها را به محصولات، خدمات، فرآیندها، پروژه‌ها و فعالیت‌های مربوطه اختصاص می‌دهند. این نوع حسابداری به کمک سیستم‌هایی نظیر نرم افزار حسابداری بهای تمام شده، داده‌های مربوط به هزینه‌های تولید را به‌گونه‌ای گردآوری می‌کند که مدیران بتوانند از آن‌ها برای تحلیل‌ها و تصمیم‌گیری‌های مالی استفاده کنند. با چنین توصیفی، می‌توانیم بگوییم که:

• مدیران با استفاده از حسابداری بهای تمام شده می‌توانند بفهمند که کسب و کارشان پولش را در کجا خرج می‌کند، چقدر درآمد دارد و ممکن است کجاها ضرر کند.
• مدیران و کارکنان سازمان با استفاده از نرم افزار حسابداری بهای تمام شده و سازماندهی و ردیابی تمامی هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم آن، بینش واضحی پیدا می‌کنند که می‌تواند منجر به بودجه‌بندی بهتر، افزایش کارایی و در نهایت سودآوری بیشتر شود.
• در این نوع حسابداری عمدتاً تحلیل‌های داخلی مختلف بر ایجاد کردن صورت‌های مالی جهت استفاده سایر ذینفعان سازمان اولویت دارد؛ بنابراین، ارقام حسابداری بهای تمام شده صرفاً توسط تیم مدیریت داخلی شرکت استفاده می‌شوند. در نتیجه، روش‌های جمع‌آوری داده‌های این سیستم را می‌توانیم با توجه به نیازهای شرکت سفارشی کنیم.
• در این روش، اطلاعات مفیدی برای تصمیم‌های مربوط به بودجه‌بندی، قیمت‌گذاری محصولات یا خدمات و راهبرد کسب و کار فراهم می‌شود. امروزه این اطلاعات به کمک نرم افزار حسابداری بهای تمام شده با کیفیت بهتری در دسترس هستند.

پیشینه حسابداری بهای تمام شده به چه زمانی بر می‌گردد؟

• حسابداری بهای تمام شده امروزی احتمالاً ریشه در انقلاب صنعتی دارد که در اواخر دهه 1700 میلادی در بریتانیا آغاز شد و حدود سال 1820 به ایالات متحده تسری پیدا کرد. در آن زمان، کسب و کارها عمدتاً کوچک و هزینه‌ها غالباً از نوع متغیر مستقیم بودند؛ یعنی نیروی کار و مواد. در نتیجه، حسابداری بهای تمام شده در این عصر عمدتاً موضوعی برای مدیریت کردن جریان وجوه نقد بود. امروزه این شاخه از حسابداری اصلی‌ترین ابزار مورد استفاده در مدیریت تولید است.
• با پیشرفت انقلاب صنعتی، مشاغل بسیار بزرگ‌تر و پیچیده‌تری ظهور کردند؛ به‌ویژه برای تولید کالاهای صنعتی مثل فولاد جهت خطوط راه‌آهن. این کسب و کارها هزینه‌های ثابتی داشتند که نمی‌توانستند آن‌ها را به آسانی به محصولاتی نسبت دهند که تولید می‌کردند؛ یعنی چیزی که اکنون به‌عنوان سربار می‌شناسیم. در نتیجه، حسابداری بهای تمام شده به‌عنوان ابزاری برای توانمندسازی سازمان‌ها در زمینه تخصیص دادن هزینه‌های سربار به تولید محصول بود. لذا کمک می‌کرد تا تصمیم‌های بهتری درباره قیمت‌گذاری، سرمایه‌گذاری و توسعه محصول گرفته شود.
• در چند دهه گذشته، تحولات حوزه نظریه‌های مدیریت و کارکرد کسب و کارها باعث ایجاد شدن انواع جدیدی از حسابداری بهای تمام شده است؛ از جمله حسابداری مبتنی بر فعالیت، حسابداری ناب و حسابداری زیست‌محیطی. یکی از ویژگی‌های عصر فعلی، طراحی و عرضه نرم افزار حسابداری بهای تمام شده بوده که بسیاری از فرآیندها را خودکار کرده است.

تولیدکنندگان از حسابداری بهای تمام شده برای انجام دادن چه  فرآیندهایی کمک می‌گیرند؟

• بودجه‌بندی: تولیدکنندگان برای هر مرحله فرآیند تولید و تعیین کردن منصفانه قیمت‌های فروش، باید بودجه‌هایی را در نظر بگیرند. برای این منظور، با استفاده از نرم افزار حسابداری بهای تمام شده، هزینه‌های قبلی تولید را بررسی می‌کنند تا پیش‌بینی‌های دقیق‌تری را برای عملیات فعلی انجام دهند.
• شناسایی محدودیت‌ها: این نوع حسابداری به شناسایی موانع بالقوه تولید و تقویت کردن آن‌ها برای افزایش بهره‌وری کلی سازمان کمک می‌کند. مدیران می‌توانند با سازماندهی هزینه‌های تولید، بهتر پیش‌بینی کنند که چه منابعی بهره‌وری‌شان را بیشتر محدود می‌کنند.
• تحلیل حاشیه سود: این تحلیل در نرم افزار حسابداری بهای تمام شده، عبارت است از محاسبه کردن تمامی هزینه‌های مربوط به یک جنبه تولید و سپس کسر کردن آن‌ها از درآمدهایی که ایجاد می‌کند. با چنین فرآیندی می‌توانید سودآوری نهایی هر جنبه تولید را محاسبه کنید؛ در نتیجه، مدیران می‌توانند از آن برای یافتن پرسودترین محصولات، مشتریان و کانال‌ها و اطلاع‌رسانی درباره تصمیماتشان استفاده کنند.

در نرم افزار حسابداری بهای تمام شده کدام اجزای حسابداری محاسبه و نگهداری می‌شوند؟

یکی از وجوه تمایز سیستم حسابداری بهای تمام شده از سایر سیستم‌های حسابداری، فراهم‌سازی اطلاعاتی تحلیلی درباره اقلام حسابداری زیر است. مهم است که کسب و کارها برای کنترل کردن بهتر هزینه‌های و بهبود کارایی عملیاتی‌شان، آن‌ها را در محاسبات حسابداری بهای تمام شده بگنجانند.

• مواد مستقیم و غیرمستقیم

مواد مستقیم مستقیماً در فرآیند تولید محصول نهایی دخیل هستند؛ مثل پنبه برای لباس و چوب برای مبلمان. از سوی دیگر، مواد غیرمستقیم در فرآیند تولید به کار می‌روند؛ اما آن‌ها را نمی‌توانیم به محصول خاصی نسبت دهیم؛ مانند چسب و دستکش.

• کار مستقیم

این متغیر در نرم افزار حسابداری بهای تمام شده به دستمزدی اطلاق می‌شود که به جنبه خاصی از تولید محصولات یا ارائه خدمات مربوط است. دستمزدها می‌توانند شامل حقوق، نرخ ساعتی، اضافه‌کاری، پاداش و مزایای کارکنان باشند.

• سربار

سربار هزینه‌هایی هستند که به هزینه‌های جاری کسب و کار مربوط می‌شوند و آن‌ها را نمی‌توانیم مستقیماً به ایجاد محصولات یا ارائه خدمات نسبت بدهیم. مهم‌ترین هزینه‌های غیرمستقیم یا سربار قابل تعریف در نرم افزار حسابداری بهای تمام شده عبارتند از:

• کارکنان اداری، پشتیبانی و فروش
• تأسیسات
• تعمیر و نگهداری تجهیزات
• ملزومات
• مالیات حقوق و دستمزد و دارایی و سهم بازنشستگی
• هزینه‌های تسهیلات از جمله اجاره و رهن
• راه‌اندازی تجهیزات از جمله ماشین‌آلات کارخانه
• قبوض آب و برق کارخانه
• استهلاک دارایی‌های ثابت اعم از ماشین‌آلات کارخانه و تجهیزات فروشگاهی
• پرداخت‌های بهره

هزینه‌های نیروی کار و مواد غیرمستقیم به‌عنوان هزینه سربار در نظر گرفته می‌شوند؛ مثلاً از مواد غیرمستقیم می‌توانیم به تجهیزات ایمنی و لوازم نظافت اشاره کنیم.

چند نوع سیستم حسابداری در نرم افزار حسابداری بهای تمام شده قابل تعریف هستند؟

سیستم حسابداری بهای تمام شده به تعیین کردن هزینه تولید کالا یا خدمات کمک می‌کند. برای انجام دادن این کار، دو نوع سیستم به شرح زیر قابل تعریف هستند.

• هزینه‌یابی سفارش کار

این نوع هزینه‌یابی در نرم افزار حسابداری بهای تمام شده معمولاً برای مشاغلی قابل استفاده است که محصولاتی متنوع یا قابل سفارشی‌سازی تولید می‌کنند. این سیستم در شرکت‌های خدماتی قابل کاربرد است که در آن‌ها نیروی کار هزینه اصلی به حساب می‌آید؛ مثلاً شرکت تخصصی تولیدکننده مبلمان یا ارائه‌دهنده خدمات لوله‌کشی یا برق. به عبارت دیگر، در این سازمان‌ها هیچ دو شغلی دقیقاً شبیه هم نیستند. هزینه‌یابی سفارش کار با هزینه‌های مواد مستقیم، نیروی کار و هزینه‌های سربار سر و کار دارد.

• هزینه‌یابی فرآیند

هزینه‌یابی فرآیند غالباً برای شرکت‌هایی کاربرد دارد که از نرم افزار حسابداری بهای تمام شده برای انجام دادن عملیات حسابداری محصولات استاندارد و انبوه استفاده می‌کنند. در این حالت، به جای برآورد کردن هزینه هر یک از اقلام درگیر در فرآیند تولید، هزینه واحد هر اقلام را یکسان فرض می‌کنند و هزینه‌های تولید را به‌طور مساوی بر کل خروجی تولید سازمان تخصیص می‌دهند.

تقسیم‌بندی انواع هزینه‌ها در نرم افزار حسابداری بهای تمام شده چگونه است؟

• هزینه‌های مستقیم

این هزینه‌ها در سازمانی تولیدی، مواد خام، قطعات و نیروی کاری را در بر می‌گیرند که به محصول نهایی نسبت داده می‌شوند. از این هزینه‌ها به «هزینه‌های محصول» نیز تعبیر می‌کنند. اما ممکن است در برخی کسب و کارهای خدماتی، مثل شرکتی حقوقی، تنها هزینه مستقیم، نیروی کار باشد.

• هزینه‌های عملیاتی یا غیرمستقیم

هزینه‌هایی هستند که نمی‌توانیم آن‌ها را در نرم افزار حسابداری بهای تمام شده به محصول یا خدمتی خاص مرتبط کنیم. مثلاً گرمایش و روشنایی و نیروی شاغل در آن‌ها نمونه‌هایی از هزینه‌های غیرمستقیم هستند. خرید تجهیزات نیز جزء این هزینه‌ها تعریف می‌شود؛ زیرا با این‌که برای تولید به کار می‌رود اما مستقیماً به محصول نهایی مربوط نیست. این موضوع درباره مشاغل خدماتی نیز برقرار است؛ به‌عنوان مثال، خرید قیچی و سشوار آرایشگران هزینه غیرمستقیم به حساب می‌آید.

• هزینه‌های ثابت

این هزینه‌ها با تغییر کردن میزان تولید تغییری نمی‌کنند و فارغ از تولید باید پرداخت شوند. هنگامی‌که تولید یا تقاضای محصول کم می‌شود، در نرم افزار حسابداری بهای تمام شده هزینه‌های ثابت را به‌عنوان عامل افزایش یافتن هزینه‌های سازمان ثبت می‌کنند و بالعکس.

• هزینه‌های متغیر

این هزینه‌ها تابعی از مقدار تولید هستند. مثلاً تولیدکننده تجهیزات اسکی احتمالاً در فصول بهار و تابستان و در نتیجه تولید کمتر، هزینه‌های متغیر کمتری خواهد داشت.  

برخی هزینه‌ها اجزای ثابت و متغیر دارند؛ مثلاً هزینه برق راه‌اندازی ماشین‌آلات تولیدی بستگی به حجم تولید و زمان روشن بودن آن‌ها دارد؛ اما هزینه برق برای گرم کردن و روشنایی ساختمان معمولاً تغییری نمی‌کند و هزینه ثابت است.

به‌کارگیری نرم افزار حسابداری بهای تمام شده در چه زمینه‌هایی می‌تواند به کسب و کارها کمک کند؟

این سیستم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا هزینه‌های تولید محصول یا ارائه خدماتشان را ارزیابی کنند. در واقع، نرم افزار حسابداری بهای تمام شده بینش‌هایی راهبردی را درباره واقعیت‌های مالی تولید در اختیار مدیران کسب و کارها می‌گذارد. چنین داده‌های ارزشمندی عمدتاً درباره حوزه‌های زیر تهیه می‌شوند.

• بودجه‌ریزی: حسابداری بهای تمام شده هسته اصلی برنامه‌ریزی بودجه است. مدیران سازمان با تحلیل کردن هزینه‌های واقعی تولید به کمک امکانات سیستم مذکور می‌توانند هزینه‌های ثابت و متغیر آتی را با دقت بیشتری برآورد کنند و به خطوط تولیدشان تخصیص دهند.
• کارایی: هزینه‌های استاندارد را بر مبنای به‌کارگیری کارآمد نیروی کار و مواد محاسبه می‌کنند. نرم افزار حسابداری بهای تمام شده به مدیران کمک می‌کند تا به‌وضوح بفهمند که هزینه‌های پیش‌بینی شده در بودجه چقدر با هزینه‌های واقعی مطابقت دارند.
• سود: تغییرات کنترل‌نشده در هزینه‌ها می‌توانند باعث کاهش سود شوند؛ حتی اگر فروش در سطح مطلوبی باشد. حسابداری بهای تمام شده مشخص می‌کند که هزینه‌های خاصی چه زمانی و در کجا از مبالغ فروش پیشی می‌گیرند؛ در این‌صورت، مدیران می‌توانند تصمیم‌های لازم را بگیرند.

نرم افزار حسابداری بهای تمام شده‌ای نظیر تیم‌یار را طبق کدام اصول حسابداری طراحی کرده‌اند؟

اصول حسابداری بهای تمام شده نحوه ثبت کردن هزینه‌ها و درآمدها را مشخص می‌کنند. در ادامه به دو اصل مهم سیستم حسابداری بهای تمام شده اشاره می‌کنیم.

• اصل تطبیق

«اصل تطبیق» در حسابداری، سازمان‌ها را ملزم می‌کند تا هزینه‌های یک دوره حسابداری را با درآمدهای مربوط به محصولات یا خدمات آن دوره گزارش کنند. این کار تصویر دقیق‌تری را از عملیات سازمان در صورت سود و زیان نشان می‌دهد. مثلاً چنانچه در مهر ماه 100 دستگاه یخچال فروخته شده باشد، هزینه آن‌ها نیز برای سازنده در مهر ماه گزارش می‌شود.

• اصل محافظه‌کاری

طبق این اصلِ مورد عمل نرم افزار حسابداری بهای تمام شده، حسابداری همیشه دقیق نیست و حسابداران گاهی باید درباره بهترین نحوه نمایش نتایج مالی تصمیم بگیرند. اصل محافظه‌کاری بر اساس اصول پذیرفته شده حسابداری (GAAP: Generally Accepted Accounting Principles) بر این مسئله تأکید دارد که تصمیم‌های مذکور باید محتاطانه‌ترین یا بدبینانه‌ترین دیدگاه را نسبت به امور مالی شرکت در نظر بگیرند.

انواع حسابداری بهای تمام شده کدامند؟

این نوع حسابداری را می‌توانیم به روش‌های مختلفی انجام دهیم که هر کدام تمرکز و رویکرد خاص خودشان را برای برآورد هزینه‌های تولید دارند. معمولاً در طراحی نرم افزار حسابداری بهای تمام شده، مبانی مختلفی را در نظر می‌گیرند. در ادامه به‌اختصار انواع مختلف حسابداری بهای تمام شده را مرور می‌کنیم.

• هزینه‌یابی استاندارد: با استفاده از این روش، بهای تمام شده کالاهای فروخته شده و موجودی را بر اساس کارآمدترین استفاده از نیروی کار و مواد در شرایط عملیاتی معمولی برآورد می‌کنند.
• هزینه‌یابی مبتنی بر فعالیت (ABC): عبارت است از روشی که هزینه‌ها را به فعالیت‌های مرتبط با تولید کالا یا خدمات تخصیص می‌دهد.
• حسابداری ناب: این روش در نرم افزار حسابداری بهای تمام شده بر ساده‌سازی تولید و حذف ضایعات به‌منظور حداکثرسازی بهره‌وری تمرکز می‌کند.
• حسابداری پروژه: در این روش بر تراکنش‌های مالی مربوط به مدیریت پروژه از جمله هزینه‌های پروژه، مواد، صورتحساب و درآمد تمرکز می‌کنند. هزینه‌ها معمولاً از قبل تخمین زده می‌شوند؛ هر چند که ممکن است در فواصل زمانی و با مقایسه کردن هزینه‌های واقعی به‌روز شوند. برآوردها معمولاً شامل تمام هزینه‌های ناشی از پروژه یا مرتبط با آن‌ها هستند؛ از جمله: مواد و نیروی کار و هزینه‌های خرید دارایی.
• هزینه‌یابی (حسابداری) چرخه عمر: این روش نرم افزار حسابداری بهای تمام شده، هزینه تولید یک محصول را از ابتدا تا انتها بررسی می‌کند تا مشخص شود که در طی عمر مفید آن چقدر برای آن هزینه خواهید کرد. در این‌صورت، چنانچه بخواهید از بین دو یا چند دارایی انتخاب کنید، می‌توانید مزایای یک دارایی و بودجه‌اش را با دقت بیشتری بررسی کنید.

چه کسب و کارهایی به نرم افزار حسابداری بهای تمام شده نیاز دارند؟

حسابداری بهای تمام شده برای سازمان‌های تولیدی به ضرورت تبدیل شده است؛ چرا که با ابزارهای متنوع نگهداری حساب، گزارش‌گیری و قابلیت‌های ارزیابی عملکرد، تصویری واقعی از شرایط موجود را در اختیار مدیران قرار می‌دهد. اما به‌کارگیری این سیستم به گستردگی و ماهیت عملیات سازمان نیز وابسته است. در مجموع، می‌توانیم نشانه‌های رایجی به شرح زیر را در نظر بگیریم که کسب و کارها را با حرکت کردن در مسیر رشد، به سوی استفاده کردن از امکانات کاربردی نرم افزار حسابداری بهای تمام شده‌ای چون تیم‌یار سوق می‌دهند.

• ساعت‌ها وقت کارکنان حسابداری سازمان صرف انجام دادن کارهای دستی می‌شود.

روزآمد نگه داشتن حساب‌های متنوع سازمان زمان بسیار زیادی لازم دارد. در کسب و کارهای تولیدی، مدیریت کردن حقوق و دستمزد کارکنان، وارد کردن تمامی هزینه‌ها و مدیریت کردن موجودی کالا باید دقیق و به‌هنگام انجام شوند. نرم افزار حسابداری بهای تمام شده را می‌توانید طوری برنامه‌ریزی کنید که چنین وظایفی را به‌طور خودکار به‌روزرسانی و اجرا کند و در نتیجه، ساعت‌ها در وقتتان صرفه‌جویی  ایجاد شود.

• بین ابزارهای نرم‌افزاری مختلف جابه‌جا می‌شوید.

احتمالاً اکثر کسب و کارها از نرم‌افزارهایی جهت مدیریت کردن حقوق و دستمزد، پیگیری پروژه‌ها، مدیریت کردن ارتباط با مشتریان (CRM) و ردیابی و کنترل کردن موجودی استفاده می‌کنند. به جای داشتن سیستم‌های مجزا به‌ویژه در حوزه فرآیندهای مالی تولید، می‌توانید نرم افزار حسابداری بهای تمام شده را انتخاب کنید و از مزایای متنوعش بهره‌مند شوید.

• برای تهیه کردن گزارش‌های مختلف مشکل دارید.

به‌روز نگه داشتن دستی اطلاعات زمان زیادی لازم دارد و احتمالاً باعث می‌شود تا نتوانید گزارش‌های مالی را در بهترین زمان ارائه دهید. این کار می‌تواند تبعات منفی فراوانی را در زمینه پیش‌بینی روندهای آتی باعث شود. با استفاده از نرم افزار حسابداری بهای تمام شده می‌توانید به‌صورت آنی به آخرین اطلاعات کسب و کارتان دسترسی داشته باشید.

برای انتخاب کردن نرم افزار حسابداری بهای تمام شده به چه نکاتی باید توجه کنیم؟

حسابداری بهای تمام شده یا همان «نرم افزار حسابداری مدیریت» اطلاعات اقتصادی و مالی هزینه‌های تولید را در اختیار مدیران کسب و کارها قرار می‌دهد تا از آن برای برنامه‌ریزی و کنترل کردن بهتر عملیات، پروژه‌های تولید و سایر فعالیت‌های کسب و کار کمک بگیرند. نرم افزار حسابداری بهای تمام شده مناسب باید به کاربر در زمینه‌های هزینه‌یابی، ارزیابی و پیش‌بینی کمک کند و در عین حال، دسترسی به آن‌ها را به ساده‌ترین شکل فراهم کند. در ادامه به نکاتی برای انتخاب کردن سیستمی با شرایط فوق اشاره می‌کنیم.

• رابط کاربری

در پی سیستمی باشید که کار کردن با آن سریع و ساده است. باید بررسی کنید که:

• • آیا نرم‌افزار می‌تواند داده‌ها را با تلاش حداقلی کاربر دریافت و پردازش کند؟
  • آیا سیستم می‌تواند مانع بروز خطاهایی به‌وسیله کاربر شود که اعتماد به ارقام ارائه شده را کاهش می‌دهند؟

چنانچه کاربران با نرم افزار حسابداری بهای تمام شده جدید احساس راحتی و امنیت نکنند، نمی‌توانید همراهی آن‌ها را برای دستیابی به نتایج مطلوب انتظار داشته باشید. در عصر دیجیتال حاضر، حتی کار کردن با پیشرفته‌ترین امکانات نیز باید آسان باشد.

• مدیریت کردن بودجه

بودجه طرحی است که رسماً برای پروژه یا خدمات آتی تأیید شده است و ذیل هزینه‌ها آورده می‌شود. مدیران از بودجه برای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه یا عملیات کمک می‌گیرند. نرم افزار حسابداری بهای تمام شده باید ابزاری را برای ساختاردهی بودجه با استفاده از اهداف هزینه‌ای فراهم کند. این ویژگی باعث می‌شود تا کنترل بهتری بر هزینه‌های تولید داشته باشید.

• پردازش کردن تعهدات و واقعیات مالی

وارد کردن اطلاعات مفصل تعهدات و واقعیات در گزارش هزینه، کاری زمان‌بر است. نرم افزار حسابداری بهای تمام شده می‌تواند داده‌های زیادی را حتی در آخرین لحظات قبل از موعد ارائه گزارش مذکور در آن ثبت کند. چنین کاری باید به‌طور دائمی و کارآمد صورت گیرد. یکی از اهداف انتخاب کردن سیستم این است که زمان و انرژی را لازم جهت وارد کردن داده‌ها به حداقل برسانید و در عوض، آن را برای تحلیل و پیش‌بینی واقعی صرف کنید.

• مدیریت تغییر

در طی چرخه عمر پروژه، احتمالاً با بلوغ پروژه، طرح یا الزامات آن نیز تکمیل‌تر می‌شوند. چنین اطلاعاتی باید در گزارش هزینه آورده شوند؛ اما نخست باید تأثیرشان برآورد شود. باید بررسی کنید که

• • سیستم حسابداری بهای تمام شده مورد نظرتان چقدر می‌تواند از داده‌های هزینه و تکنیک‌های برآورد تغییرات آن استفاده کند؟
  • تغییرات را با چه ساز و کاری مدیریت می‌کند و پیگیری و تخصیص دادن بودجه‌شان چگونه صورت می‌گیرد؟
  • آیا ابزارهایی دارد که با کمکشان بتوانید همه تغییرات و تأثیر تغییرات را بررسی کنید؟

• قابلیت زمان‌بندی و تحلیل جریان نقدی

گزارش هزینه سندی زنده و پویا است؛ یعنی با پیشرفت پروژه، بودجه به‌روز می‌شود، تعهدات و هزینه‌ها ثبت می‌شوند و ممکن است اعمال کردن تغییراتی در برنامه‌ریزی قبلی لازم باشد. نرم افزار حسابداری بهای تمام شده مناسب باید بتواند برنامه زمان‌بندی بارگذاری شده را با منابع تخصیص یافته نشان دهد تا هزینه‌ها در سری‌های زمانی به‌صورت گرافیکی و ترجیحاً با منحنی‌های S قابل مشاهده و بررسی باشند. مهم است که بتوانید این نمودار را برای بزرگنمایی یا فیلتر کردن بخش‌هایی از پروژه، تجزیه کنید.

• نمایش دادن پیشرفت و ارزش کسب شده

مشاهده کردن جریان نقدی در نرم افزار حسابداری بهای تمام شده لازم است، اما اطلاعات کاملی را درباره وضعیت تولید در اختیارتان نمی‌گذارد. یعنی از روی آن نمی‌توانید بفهمید که تولید با توجه به برنامه‌ریزی صورت گرفته، واقعاً چگونه پیش رفته و کالاها با چه وضعیتی ساخته یا تحویل شده‌اند. به عبارت دیگر، باید مشخص شود که چقدر از کارهای برنامه‌ریزی شده را عملاً انجام داده‌ایم و هنوز چقدر باید پیش برویم. این نرم‌افزار باید بتواند روش‌های متعددی را برای توصیف کردن ارزش حاصل از کار فراهم کند؛ مثلاً از نظر نقاط عطف، درصد کامل تحقق، مقادیر نصب شده و ....

• تحلیل و پیش‌بینی روند

با استفاده از تمامی اطلاعات بالا، پروژه یا فرآیند تولید باید قابل کنترل شود تا از انجام شدن رضایت‌بخش تمامی مراحل کار مطمئن شوید. برای این منظور، باید ببینید چه ابزارهایی در اختیار دارید و نرم افزار حسابداری بهای تمام شده به چه طریقی کمکتان می‌کند تا نظرات متخصصان را در کارتان دخیل کنید، روندها را ترکیب کنید و پیش‌بینی صحیحی درباره هزینه‌ها داشته باشید.

• شاخص‌های کلیدی عملکرد و گزارش‌گیری

مدیران سازمان باید از عملکرد فعلی و پیش‌بینی شده تولید مطلع شوند. برای انجام دادن اثربخش‌تر این کار، شناسایی کردن سریع وضعیت و گزارش عملکرد و کمک گرفتن از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs: Key Performance Indicators) بسیار مفید است. پیش از انتخاب کردن نرم افزار حسابداری بهای تمام شده، باید ببینید که در سیستم گزارش‌گیری آن چقدر به تعریف و ارزیابی KPI توجه شده است. برای مطلع شدن از وضعیت تولید یا پروژه، باید یک قالب گزارش در نرم‌افزار مذکور تعریف شده باشد تا اطلاعات مهم را به آسانی به افراد هدف ارائه دهد. این کار باید دست‌کم با نمودارهای S فراهم شود تا بررسی کردن مقادیر واقعی و مقایسه‌شان با مقادیر برنامه‌ریزی شده، KPIها و خلاصه هزینه‌ها آسان‌تر و سریع‌تر صورت گیرد. البته بسته به اهمیت این موضوع و ماهیت کار، می‌توانیم معیارهایی بسیار پیشرفته‌تر را برای ابزارها یا پلتفرم‌های گزارش‌گیری در نظر بگیریم.

• مدیریت و امنیت داده‌ها

در کنار فرآیندهای مختلف تولید و افراد زیادی که کار حسابداری بهای تمام شده را انجام می‌دهند، داشتن پایگاه داده‌ای منسجم برای نگهداری همه فایل‌های اطلاعاتی در محلی متمرکز با دسترسی آسان و جلوگیری کردن از دسترسی کاربران غیرمجاز به آن، بسیار مهم است. چنین پایگاه داده‌ای در نرم افزار حسابداری بهای تمام شده ایده‌آل، محلی است که داده‌های تخمین هزینه و ارزیابی ذخیره و محافظت می‌شوند؛ طوری‌که می‌توانید اطلاعات مالی واقعی تولید را برای بهبود داده‌های تخمینی و پیش‌بینی‌های آتی به کار بگیرید.

• قابلیت ترکیب شدن نرم افزار حسابداری بهای تمام شده با سیستم‌های ERP

سیستم حسابداری بهای تمام شده به اطلاعاتی درباره به‌روزترین برنامه زمان‌بندی، تعهدات، رویدادهای واقعی، پیشرفت و نظایر آن‌ها نیاز دارد. این اطلاعات غالباً در سایر نرم‌افزارها یا ماژول‌های کسب و کار ذخیره شده‌اند. لذا با قابلیت اتصال و تبادل اطلاعات بین نرم افزار حسابداری بهای تمام شده و سایر سیستم‌های سازمان، می‌توانید به چنین داده‌هایی به سرعت و سهولت دسترسی داشته باشید و مدیریتشان کنید. در این حالت، دخالت انسانی به حداقل می‌رسد. باید بررسی کنید که چقدر می‌توانید این قابلیت را در نرم‌افزار انتخابی‌تان داشته باشید و سفارشی کنید.

نتیجه‌گیری

نرم افزار حسابداری بهای تمام شده ابزارهای متنوعی را برای نگهداری و تحلیل هزینه‌های تولید یک سازمان فراهم می‌کند. کاربرد اصلی این نوع سیستم حسابداری برای تصمیم‌گیران داخل سازمان است تا به کمک آن مشخص کنند که کدام محصولات و خدمات سودآورتر هستند و کدام یک نسبت به فروش، هزینه زیادی برای تولید دارند. سیستم حسابداری بهای تمام شده فرآیند ردیابی، تحلیل و خلاصه کردن تمام هزینه‌های ثابت و متغیر «ورودی» مربوط به تولید یک محصول، خرید کالا برای فروش یا ارائه خدمات را آسان‌تر می‌کند. لذا در این خصوص سیستم‌هایی نظیر نرم افزار ERP تیم‌یار به کسب و کارها کمک می‌کنند تا حوزه‌هایی را برای سودآوری بهتر شناسایی کنند که ممکن است بتوانند هزینه‌هایشان را کارآمدتر کنترل کنند.