نرم افزار خرید؛ الزام یا هزینه؟
نرم افزار خرید قطعاً یکی از الزامات مهم سیستمی کردن فرآیندهای کسب و کارها است. کارایی این نرم افزار از مدیریت تولید تا مدیریت نرم افزار ارتباط با مشتری و تامین‌کنندگان و حتی کمک به برنامه ریزی منابع سازمان است. اما آیا تا به حال فکر کرده‌اید که چرا فرآیند خرید و متعلقاتش نیاز به نرم افزار دارد؟ چنین نرم‌افزاری باید کدام یک از نیازهای سازمان را پاسخ دهد؟ در ادامه این مطلب قصد داریم به سؤالاتی از این دست پاسخ بگوییم. مطالعه کردن این مطلب کمک می‌کند تا حقایق جالبی را درباره سیستم خرید بدانید و در چرایی و چیستی‌اش دقیق شوید. ما در تیمیار به راهکارها و ماژول‌های مسئله‌محور توجه داریم و نرم افزار خرید یکی از کاربردی‌ترین سیستم‌هایی است که بر این اساس طراحی و عرضه شده است. بنابراین، با ما همراه شوید تا به اساس کار و ویژگی‌های نرم افزار خرید در تعامل با سیستم ERP و سایر امکانات سازمانی بپردازیم و:
- از ضرورت نرم افزار خرید برای کسب و کارها بگوییم
- امکانات نرم افزار خرید تیمیار را معرفی کنیم
- نقش نرم افزار خرید را جهت روان‌سازی فرآیندهای سازمانی مانند مدیریت راهکار تولید و برنامه ریزی تولید و مدیریت انبار را بدانیم
- نرم افزار خرید مناسب و ویژگی‌هایش را از منظر فرآیندهای سازمانی بررسی کنیم.
فهرست مطالب
- نرم افزار خرید چیست؟
- چه مسائلی کسب و کارها را به راه‌اندازی نرم افزار خرید سوق می‌دهند؟
- چرا کسب و کارها در هر سطح و اندازه‌ای به نرم افزار خرید نیاز دارند؟
- سیستم‌هایی نظیر ماژول خرید تیمیار چه مزایایی را برای کسب و کارها حاصل می‌کنند؟
- نرم افزار خرید تیمیار چگونه کنترل ساختارمند هزینه‌های خرید را ممکن می‌کند؟
- مهمترین دستاورد نرم افزار خرید برای سازمان‌ها چیست؟
- نرم افزار خرید معمولاً چه ویژگی‌ها و امکاناتی دارد؟
- کاربردهای اصلی نرم افزار خرید برای کسب و کارها کدامند؟
- از یک نرم افزار خرید مناسب چه انتظاراتی باید داشته باشیم؟
- مهمترین انواع سیستم‌های خرید با توجه به حوزه کارکردشان کدامند؟
- برای انتخاب کردن نرم افزار خرید مناسب به چه معیارهای کارکردی باید توجه کنیم؟
- ماژول خرید تیمیار چه معیارهای کیفی را در اختیارتان می‌گذارد؟
- سیستم‌های خرید مختلف معمولاً چه بخش‌هایی را در اختیارتان می‌گذارند؟
نرم افزار خرید چیست؟
نرم افزار خرید، سیستمی است که برای انجام دادن دقیق و به‌هنگام فرآیندهای خرید کالاها و خدمات کسب و کار طراحی شده است. برخی سیستم‌های خرید به‌عنوان بخشی از سیستم ERP سازمان، در خودشان امکاناتی را برای مدیریت کردن موجودی کلی سازمان دارند. بنابراین، به زبان ساده، نرم افزار خرید عمده فرآیندهای خرید را خودکار می‌کند و کارکردهای آن را به‌طور خودکار به عملکرد بخش‌هایی نظیر حسابداری متصل می‌کند. لذا این نرم افزار معمولاً چرخه عمر خرید را در زنجیره تأمین انجام می‌دهد و به سیستم ERP، حسابداری و ابزارهای کنترل موجودی متصل می‌شود.
چه مسائلی کسب و کارها را به راه‌اندازی نرم افزار خرید سوق می‌دهند؟
بررسی‌ها نشان می‌دهند که بسیاری از شرکت‌هایی که استقرار نرم افزار خرید را در اولویت قرار داده‌اند، قبل از اندیشیدن به چنین سیستمی، با مسائل زیر در فرآیندهایشان مواجه بوده‌اند.
- عدم کنترل هزینه
مدیر سازمان این فرصت را نداشته است که هزینه‌های خرید کسب و کار را فعالانه بررسی و تأیید کند. این شرایط منجر به غافلگیری وی در هنگام تأیید کردن پرداخت‌ها بابت خرید کالاها و خدمات شده است.
- دید بسته نسبت به جریان نقدی
بدون سیستم خرید، تقریباً هیچ راهی برای پیگیری سفارش‌ها، درخواست‌های خرید، صورتحساب‌های صادره و بدهی‌های پرداخت نشده نیست. این وضعیت منجر به برنامه‌ریزی ضعیف جریان نقدی سازمان می‌شود. در نتیجه نمی‌توان نمایی کلی درباره جریان وجوه نقد به دست آورد.
- فرآیند ناکارآمد حساب‌های پرداختنی (AP)
در صورت فراهم نبودن سیستمی یکپارچه برای پیگیری همه سفارش‌های خرید کسب و کار، تیم حساب‌های پرداختنی باید زمان بسیار زیادی را صرف این مسئله کند که آیا صورتحساب با سفارش خرید تأیید شده، مطابقت دارد یا خیر. در واقع، هیچ راه آسانی برای تطبیق دادن صورتحساب‌ها با سفارش‌های خرید نیست.
با توجه به مسائل فوق، شرکت‌هایی که نرم افزار خرید را راه‌اندازی می‌کنند، به‌راحتی می‌توانند چیزی حدود 30 تا 40 درصد در زمان تأیید درخواست‌های سفارش خرید صرفه‌جویی کنند.
چرا کسب و کارها در هر سطح و اندازه‌ای به نرم افزار خرید نیاز دارند؟
امروزه سرعت و شفافیت فرآیندهای سازمانی به نیازی مهم تبدیل شده است. مدیران سازمان‌ها ماژول‌ها و راهکارهای سازمانی را به کار می‌گیرند تا برای پرداختن به مسائل کلان سازمان، صرفه‌جویی کافی در وقت و انرژی ایجاد کنند. سیستم‌هایی نظیر ماژول خرید تیمیار آگاهی درباره خرید را ارتقا می‌دهند و انسجام‌بخشی و دسترسی به سوابق خرید را بهتر می‌کنند. نرم افزار خرید معمولاً خاطر کارکنان و مدیران کسب و کارها را درباره فرآیندهای خرید آسوده می‌کند. چنین سیستمی فرآیند تهیه کردن اقلام مورد نیاز سازمان را برای اجرای عملیات ساده می‌کند. سازمان‌ها به این نرم افزار نیاز دارند تا:
- از زنجیره تأمین کالاها و خدماتشان محافظت کنند
- چابک‌تر شوند و عملیاتشان را به ناب‌ترین شکل ممکن پیش ببرند
- زمان و انرژی لازم را برای رساندن کالاها و خدماتشان به مشتریان نهایی کاهش دهند
- سوابق خریدهای سازمانشان را به‌طور منظم ثبت و نگهداری کنند
- درخواست‌های خرید را در چارچوب ساختاری منسجم گردآوری و تنها با یک کلیک، به‌عنوان سفارش به تأمین‌کنندگان ارسال کنند
- صورتحساب‌های مختلف مربوط به خرید و تأمین‌کنندگان را برای مقاصدی نظیر پرداخت و حسابداری به‌طور آنی پردازش کنند.
سیستم‌هایی نظیر ماژول خرید تیمیار چه مزایایی را برای کسب و کارها حاصل می‌کنند؟
- به فرآیندهای خرید سازمان سرعت و سهولت می‌دهند.
با خرید و راه‌اندازی نرم افزار خریدی مطمئن و روزآمد نظیر سیستم خرید تیمیار، خرید سازمانتان را دانش‌مدار می‌کنید. یعنی فارغ از اندازه کسب و کارتان، فرآیندهایی را سرعت می‌بخشید که تا قبل از به‌کارگیری سیستم مذکور با کمک مستقیم انسانی پیش می‌بردید. به عبارت بهتر، با امکانات نرم افزار خرید، راحت‌تر خرید می‌کنید و اقلام خریداری شده، سریع‌تر از قبل تحویلتان می‌شوند. چنین قابلیتی باعث می‌شود تا کارهای بیشتری را با منابع کمتری انجام دهید و بیش از پیش برای مشتریان و ذینفعانتان ارزش‌افزا باشید.
- ارتباطات مشتریان و فروشندگان را تسهیل می‌کنند.
ارتباط مشتری و فروشنده ستون فقرات فرآیند خرید است. در واقع، این ارتباط زنجیره‌ای است که اطلاعات را از خودش عبور می‌دهد و منابع از طریق آن تحویل می‌شوند. خرید و راه‌اندازی نرم افزار خرید فرآیند ارتباط را ساده می‌کند؛ طوری‌که هر دو طرف می‌توانند اطلاعات را به‌طور اثربخشی تبادل کنند و تعاملی سازنده داشته باشند.
- دغدغه کمبود عرضه را رفع می‌کنند.
کافی نبودن موجودیِ منبع خاصی که کسب و کارتان نیاز فوری به آن دارد ممکن است تمامی فعالیت‌های سازمانتان را تحت تأثیر قرار دهد. در شرایط فعلی کسب و کار نمی‌توانیم جهت بررسی و کنترل کردن وضعیت خرید اقلام به ابزارهایی نظیر صفحات گسترده اکتفا کنیم. اما نرم افزار خرید را می‌توانیم طوری برنامه‌ریزی کنیم که مقادیر عرضه را کنترل و اقلام مختلف را هنگام خروج از انبار، به‌روز کند. در این‌صورت با رسیدن میزان منابع به سطح مشخصی، اعلان‌هایی تولید می‌شوند تا به بخش خرید اعلام شود که برای جلوگیری از تمام شدن موجودی، سفارش‌های جدیدی ثبت کند.
- هزینه‌ها را کاهش می‌دهند.
یکی دیگر از مزایای مهم به‌کارگیری سیستم‌هایی نظیر نرم افزار خرید تیمیار در کنار سیستم ERP، معادله کاهش هزینه است. این سیستم چیزی بیش از کمک به خرید از فروشندگان را در بر می‌گیرد. برخی از سیستم‌های خرید با فراهم کردن دسترسی به تأمین‌کنندگان مختلف کالا و خدمات، به انتخابتان کمک می‌کنند و از هزینه‌های این کار می‌کاهند. با این قابلیت می‌توانید شرایط تأمین‌کنندگان مختلف از جمله قیمت‌های پیشنهادی را بررسی کنید. با استفاده از نرم افزار خرید، مطمئن می‌شوید که بهترین منابع را با مناسب‌ترین قیمت تهیه می‌کنید.
نرم افزار خرید تیمیار چگونه کنترل ساختارمند هزینه‌های خرید را ممکن می‌کند؟
برای کسب و کارهای امروزی همواره نوعی دوگانگی در زمینه خریدهای سازمانی مطرح است؛ آن‌ها یا باید کنترل‌هایی سفت و سخت بر فرآیندهای خرید اعمال کنند تا برای آن‌ها بیش از حد هزینه نشود یا این‌که دست واحد خرید را برای عملیات مختلف خرید باز بگذارند. البته که هر دو رویکرد خالی از ایراد نیستند. دسترسی داشتن بی‌حساب و کتاب کارکنان بخش خرید به سفارش‌های مورد نیاز سازمان منجر به وضعیتی می‌شود که ممکن است در آن چند فرد یا بخش، سفارش‌های مشابهی را برای خرید ثبت کنند. لذا منبعی دانشی و روزآمد مثل سیستم خرید تیمیار لازم است که وضعیت موجود و تصمیم مدیران ارشد را جاری و ساری کند و از آشفتگی‌های احتمالی در زمینه خرید کالاها و خدمات مورد نیاز بکاهد. این شرایط بهینه با حذف کردن دوباره‌کاری‌ها، صرفه‌جویی زیادی را در هزینه فرآیندهای خرید ایجاد می‌کنند.
مهمترین دستاورد نرم افزار خرید برای سازمان‌ها چیست؟
شاید شفافیت‌بخشی به ساز و کار خرید را بتوانیم بزرگ‌ترین دستاورد این سیستم برای کسب و کارها بدانیم. شفافیت کمک می‌کند که بفهمید نقایص کار کجا است و آیا در فرآیندهای مختلف خرید، فرصتی برای صرفه‌جویی در سازمان هست یا خیر. تجمیع کردن عملیات خرید در سیستمی منسجم، صفر تا صد این بخش مهم کسب و کار را قابل رصد می‌کند و اشتباهات و تقلب‌ها را به حداقل می‌رساند. با استفاده از نرم افزار خرید می‌توانید تصمیم‌های مدیریتی را در کمترین زمان ممکن در بخش خرید و برای ثبت سفارش‌ها اجرایی کنید. از طرفی مدیران می‌توانند کارکرد بخش خرید را به‌صورت آنی کنترل و گزارش‌های مختلف را درباره آن دریافت کنند.
نرم افزار خرید معمولاً چه ویژگی‌ها و امکاناتی دارد؟
سیستم‌های خرید به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا تعیین کنند کدام موجودی، چه مقدار و چه زمانی خریداری شود. لذا برای هر یک از این بخش‌ها امکاناتی در نرم افزار خرید پیش‌بینی و طراحی می‌کنند. صاحبان کسب و کارها می‌خواهند به روشی کارآمد بر موجودی نظارت داشته باشند و میزان و زمان خرید را تعیین کنند. در نتیجه، در سیستم‌هایی نظیر ماژول خرید و نرم افزار ERP تیمیار این امکانات به ساده‌ترین شکل ممکن برای مدیران پیش‌بینی می‌شوند. با این توصیف، بخش‌های اصلی نرم افزار خرید را می‌توانیم موارد زیر بدانیم؛ البته برخی عرضه‌کنندگان این سیستم‌ها ممکن است بخش‌هایی را در قالب سیستمی جداگانه ارائه دهند.
- ثبت سفارش خرید
- مدیریت سفارش‌ها و صورتحساب‌ها
- فهرست اطلاعات تفصیلی تأمین‌کنندگان
- پیش‌بینی کردن هزینه‌های آتی
- دسترسی به اطلاعات خرید بر اساس زمان، مبلغ، تأمین‌کننده و ...
- به‌روزرسانی سطوح موجودی انبار
- نگهداری سوابق دقیق خریدهای سازمانی
- اتصال به سیستم ERP و داشبورد مدیریتی سازمان
- امکان انتخاب فروشندگانی که قادر به ارائه خدمات یا کالاها با کیفیت مورد نیاز هستند
کاربردهای اصلی نرم افزار خرید برای کسب و کارها کدامند؟
نرم افزار خرید در واقع، مجموعه فرآیندهایی است که به کسب و کارها امکان می‌دهد تا کالاها و خدمات مورد نیازشان را تهیه کنند. چنین سیستمی را می‌توانیم در زمینه‌های زیر به کار بگیریم:
- سفارش دادن خودکار موجودی مورد نیاز
- مدیریت قراردادهای تأمین‌کنندگان
- ادغام شدن با نرم‌افزار حسابداری برای ثبت کردن معاملات و تراکنش‌ها
بنابراین، با به‌کارگیری این نرم افزار می‌توانید چرخه فرآیند خرید را از شناسایی تأمین‌کنندگان مناسب گرفته تا تسویه کردن صورتحساب‌های فروشنده و جلوگیری از تقلب در فاکتورها کامل کنید. این اصل برای انواع کسب و کارها اعم از کوچک، متوسط یا در حال رشد لازم است. مهمترین کاربردهای نرم افزار خرید به شرح زیر هستند.
- خودکارسازی فرآیند خرید و محدود کردن دخالت مستقیم انسانی در آن
- ساده‌سازی فرآیند سفارش کالا و خدمات از تأمین‌کنندگان واجد شرایط
- مدیریت کردن کارآمد فروشندگان
- احراز هویت صورتحساب‌ها و از بین بردن تقلب به‌وسیله تطبیق‌دهی اسناد
- ذخیره‌سازی و نگهداری داده‌های سمت عرضه
- بررسی کردن روندهای خرید در بازه‌های زمانی مشخص و استخراج گزارش‌های داده‌محور و تحلیلی برای پیش‌بینی‌های آتی
از یک نرم افزار خرید مناسب چه انتظاراتی باید داشته باشیم؟
شرکتی بزرگ را در نظر بگیرید که برای مدیریت کردن و انجام دادن فرآیندهای خریدش از سیستم کمک نمی‌گیرد. در چنین وضعیتی خرید فرآیند پیچیده‌ای خواهد داشت و مقیاس‌پذیری‌اش دشوار خواهد بود. در این حالت شاید لازم باشد که بخش تدارکات شرکت هر روز به ده‌ها درخواست خرید مثلاً از بیش از 200 کارمند و صرفاً در قالب فرم‌ها و صفحات گسترده رسیدگی کند. با تداوم این شرایط درخواست‌های خرید برای تیم تدارکات خارج از کنترل و در پاره‌ای موارد، غیر قابل رسیدگی می‌شوند. از این مثال چنین برمی‌آید که انتظارات مدیران کسب و کارها از سیستم‌هایی نظیر نرم افزار خرید تیمیار در سه حوزه اصلی به شرح زیر قابل طرح هستند:
- نرم افزاری ترجیحاً مبتنی بر ابر که دست‌اندرکاران سازمان بتوانند به‌صورت 24/7 به آن دسترسی داشته باشند؛ بدون آن‌که لازم باشد فایل‌هایی را به اشتراک بگذارند.
- سیستم خرید با توجه به گردش کار، نوع کار مورد نیاز سازمان و حتی تغییرات آتی، سفارشی شود.
- خودکار شدن اعلان‌های سیستم (SLA) طوری‌که بخش‌های مالی و تدارکات به‌صورت آنی از نیازمندی‌های مختلف کسب و کار مطلع شوند.
اگر به سازمانی که مثال زدیم برگردیم و انتظارات فوق را با استقرار سیستم خریدی نظیر تیمیار در کنار سیستم ERP محقق کنیم، می‌توانیم نتایج زیر را از کارکرد آن انتظار داشته باشیم:
- کاهش قابل توجه (معمولاً تا 75 درصدی) زمان سفارش خرید
- ایجاد گردش کار بهینه با برنامه‌نویسی سفارشی و تعریف کردن سناریوهای مختلف سفارش
- تشکیل شدن مرجع دانشی موثقی برای کل سازمان درباره خریدها
- گزارش‌گیری آنی و رصد کردن عملیات
- ارزیابی کردن عملکرد فروشنده با تحلیل‌هایی دقیق
- مدیریت کردن فروشندگان با وضوح و سهولت مطلوب
مهمترین انواع سیستم‌های خرید با توجه به حوزه کارکردشان کدامند؟
نوع نرم افزار خریدی که برای کسب و کارتان انتخاب می‌کنید به داده‌هایی بستگی دارد که باید ثبت و پیگیری شوند. بر این اساس می‌توانیم مهمترین انواع سیستم‌های خرید را در موارد زیر خلاصه کنیم.
- سیستم خرید فاقد انبار: این نوع نرم افزار را کسب و کارهایی به کار می‌برند که تأمین‌کنندگانشان اقلام سفارش داده شده را تا زمانی نگهداری می‌کنند که سفارش‌دهندگان به آن‌ها نیاز داشته باشند.
- سفارش خُرد: شرکت سفارش‌های خرد را به صورت روزانه ثبت می‌کند.
- خرید الکترونیک: سیستم خریدی که برای خرید و فروش کالاها و خدمات از طریق اینترنت به کار می‌رود.
- سیستم تعیین شاخصه‌های خرید: نرم افزاری که به کسب و کار کمک می‌کند تا پارامترهای خرید کالا و خدمات را تعیین کند.
- خرید تجهیزات سرمایه‌ای: سیستم خریدی که به سرمایه زیادی نیاز دارد.
برای انتخاب کردن نرم افزار خرید مناسب به چه معیارهای کارکردی باید توجه کنیم؟
برای آن‌که نرم افزار خریدی متناسب با شرایط و نیازمندی‌های کسب و کارتان برگزینید، لازم است انتظاراتتان را از چنین سیستمی بر روی کاغذ بیاورید، درباره سیستم‌های خرید مختلف تحقیق و گزینه‌های مورد نظرتان را با هم مقایسه کنید تا درباره بهترین سیستم برای کسب و کارتان تصمیم بگیرید. برخی معیارهایی که در این خصوص می‌توانید در نظر داشته باشید، عبارتند از:
- نوع سیستم مورد نیازتان مثلاً از نوع عمومی، به‌عنوان بخشی از سیستم ERP یا مستقل
- امکانات مورد نیاز اعم از سرویس‌هایی که لازم است به بخش‌هایی نظیر حسابداری فراهم شود، چند و چون گزارش‌گیری، دسترسی‌ها و ...
- هزینه و کارمزد راه‌اندازی و پشتیبانی سیستم و قراردادهای مربوطه
- انعطاف‌پذیری از نظر سازگاری با الزامات و فرآیندهای سازمانی
- راحتی در استفاده و کاربرپسند بودن
- امنیت نرم افزار
- اتوماسیون؛ ابزارهای اتوماسیون بهره‌وری را ارتقا می‌دهند و باعث بهبود دقت، کاهش خطاها و اجرای روان فرآیندها می‌شوند.
- ابزارهای ارتباطی و همکاری؛ حفظ مکالمات مرتبط با تصمیمات خرید یا قراردادها در این نرم افزار می‌تواند این اطمینان را فراهم کند که مدیران کسب و کار همه اطلاعات لازم را برای تصمیم‌گیری در اختیار دارند.
ماژول خرید تیمیار چه معیارهای کیفی را در اختیارتان می‌گذارد؟
ما در تیمیار سعی کرده‌ایم سیستم خرید را به‌عنوان تقویت‌کننده سیستم ERP سازمان، از زاویه نگاه مدیران کسب و کارها تحلیل و طراحی کنیم. این کار با بازخوردگیری منظم از مشتریان و اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی همراه است تا سیستمی بی‌نقص و با بالاترین سازگاری را برای کسب و کارها فراهم کنیم. در این راستا سعی کرده‌ایم معیارهای زیر را در مراحل مختلف طراحی و عرضه کردن نرم افزار خرید تیمیار رعایت کنیم.
- مبتنی بر ابر بودن
تیمیار به روند جهانی انتقال سیستم‌ها به فضای ابری و انجام شدن عملیات آن‌ها مبتنی بر رایانش ابری توجه ویژه‌ای دارد. در این راستا امکان ارائه سرویس‌های متنوع نرم افزار را در این فضا فراهم کرده است. با چنین قابلیتی می‌توانید در هر زمان و مکانی از سیستم استفاده کنید و امکان به‌روزرسانی و نظارت کردن بر عملیات آن از راه دور فراهم می‌شود.
- سهولت کاربری
ما در تیمیار به‌خوبی به این مسئله آگاهیم که سادگی کار با نرم‌افزار برای کاربران و مدیران کسب و کارها اصلی مهم به حساب می‌آید. لذا رابط کاربرپسند و قابل پیمایش را ویژگی مطلوبی برای سیستم خرید می‌دانیم و آن را تا حد امکان در محصولاتمان رعایت می‌کنیم. البته سیستم خرید باید بتواند فرآیندها و محاسباتی بسیار پیچیده را انجام دهد و در عین حال، خروجی قابل درک و مفیدی فراهم کند. داشبوردهای سفارشی این سیستم، امتیازی بزرگ هستند؛ چرا که نگاهی اجمالی را به کل فرآیندهای خرید ممکن می‌کنند.
- مقیاس‌پذیری
نرم افزار خرید باید انعطاف‌پذیر و سازگار باشد؛ زیرا نیازمندی‌های کسب و کارتان در طی زمان تغییر می‌کنند. بدون چنین قابلیتی، در صورت توسعه یافتن فرآیندها و عملیات خرید یا ایجاد تغییراتی در آن‌ها، کارایی سیستم از بین می‌رود. لذا همگامی با توسعه یا تحولات کسب و کارها در طراحی سیستم‌ها و راهکارهای سازمانی تیمیار در نظر گرفته می‌شود.
- به‌صرفه بودن
به‌صرفه بودن به این معنی است که بهره‌وری عواملی نظیر زمان و انرژی پس از راه‌اندازی سیستم خرید بهبود یابد و قابل اندازه‌گیری باشد. می‌توانید چالش‌ها و وظایفی را در نظر بگیرید که با به‌کارگیری این نرم افزار وضعیت بهتری پیدا کرده‌اند. در این‌صورت می‌توانید درباره صرفه اقتصادی آن قضاوت کنید.
به کدام عرضه‌کننده نرم افزار می‌توانیم اعتماد کنیم؟
اعتبار و سابقه عرضه‌کننده نرم افزار خرید بسیار مهم است. به کیفیت محصول و جایگاه عرضه‌کنندگان سیستم‌ها نه با اعتماد کردن به تبلیغاتشان که با بررسی نظرات کاربران کسب و کارهایی می‌توانید پی ببرید که آن‌ها را به کار برده‌اند. عرضه‌کننده سیستم خرید باید:
- تعهد، تخصص و تجربه لازم را داشته باشد
- نوآور باشد
- در دسترس باشد
- ارزش‌هایی همسو با ارزش‌های سازمانتان داشته باشد
سیستم‌های خرید مختلف معمولاً چه بخش‌هایی را در اختیارتان می‌گذارند؟
در هر کسب و کاری برای رفع نیازمندی‌های حوزه خرید، ابزاری لازم است تا تهیه کردن کالاها و خدمات از فروشندگان یا تأمین‌کنندگان را نظام‌مند و تسهیل کند. نرم افزار خرید قرار است کل اکوسیستم عملیات خرید را از مبدأ تا پرداخت هزینه پوشش دهد؛ یعنی تمامی مراحل از ثبت سفارش تا پرداخت به فروشنده معمولاً در این نرم افزار گنجانده می‌شوند. برخی بخش‌هایی که در عمده سیستم‌های خرید، مشترک هستند عبارتند از:
- ماژول درخواست خرید که برای ایجاد درخواست به کار می‌رود.
- روال‌های تأیید درخواست‌های خرید که معمولاً با تعریف سطوح دسترسی و فرآیندهای اتوماسیونی به صاحبان بخش‌های مختلف سازمان یا تصمیم‌گیران بخش بودجه ارجاع داده می‌شوند.
- سفارش‌های خرید که پس از تأیید درخواست خرید ایجاد می‌شوند.
- در بخش فروشندگان از طریق فرآیند تیم AP، گردش کار فروشنده جدید راه‌اندازی می‌شود.
- گزارش‌ها و داشبوردها که دید کاملی را نسبت به هزینه‌های کسب و کار فراهم می‌کنند.
نتیجه‌گیری
سیستم‌هایی نظیر نرم افزار خرید تیمیار امکانات فناورانه را با پوسته‌ای کاربرپسند ادغام کرده‌اند تا مدیریت کاملی را بر فرآیندهای خرید سازمان فراهم کنند. سیستم خرید به مدیران امکان می‌دهد تا گزارش‌هایی آنی را درباره شرایط خریدهای کسب و کار به دست آورند و بر اساس آن‌ها، تحلیل‌هایی منطقی و صحیح درباره روندها حاصل کنند. سیستم‌های خرید امروزی غالباً به امکاناتی نظیر تحلیل داده‌های بزرگ و اتوماسیون رباتیک فرآیند (RPA: Robotic Process Automation ) مجهز هستند. هوش مصنوعی و یادگیری ماشین جهت انجام دادن کارهای تکراری و غالباً وقت‌گیر می‌توانند پهنای باند را برای منابع حیاتی سازمان آزاد کنند و آن را برای پرداختن به وظایف مهم‌تری اختصاص دهند. تیمیار در تمامی مراحل مشاوره، انتخاب، پاسخگویی، راه‌اندازی و پشتیبانی در کنارتان است.