نرم افزار رایگان آری یا خیر؟

همین حالا این جمله را جست‌وجو کنید: «نرم افزار رایگان». سیل لینک‌ها و سایت‌هایی که می‌توانید این نوع نرم افزار را از آن‌ها دانلود کنید یا آنلاین از آن‌ها استفاده کنید لحظه‌‌ای چشم‌های‌تان را آسوده نمی‌گذارد. از ویرایش ویدیو گرفته تا به‌اشتراک‌گذاری فایل‌ها و نرم افزارهای کمی پیچیده‌تر مانند نسخه پایه برخی نرم افزارهای سازمانی (نرم افزار حسابداری، انبار، حضور و غیاب و...) در نتایج این جست‌وجو حضور دارند. تعداد نرم افزارهای رایگان که معمولا متن‌باز هستند اگر نگوییم بی‌نهایت، بسیار زیاد است. اما آیا استفاده از نرم افزارهای متن‌باز و رایگان برای سازمان‌ها راهکاری مطمئن است و آیا استفاده از این نرم افزارها برای کسب‌‌وکارها مزیت است یا ضرر؟ در این مقاله به این سوال‌ها پاسخ می‌دهیم.

استفاده از نرم افزار رایگان مزایا و معایب خود را دارد. اصلی‌ترین مزیت آن کاهش‌ هزینه‌های سازمانی است. اما حقیقت این‌ است که نمی‌توان عیب‌های استفاده از این نرم افزارها را در واژه‌هایی مثل اصلی‌ترین یا مهم‌ترین دسته‌بندی کرد. البته در این قسمت نمی‌خواهیم به این موضوع بپردازیم که استفاده از این نرم افزارها به‌عنوان نرم افزار سازمانی انتخاب خوبی است یا نه. انتهای این نوشتار تصمیم‌گیری را بر عهده خودتان می‌گذاریم. در ادامه به بررسی مزایا و معایب استفاده از نرم‌ افزارهای رایگان می‌پردازیم. در این مقایسه هر ویژگی مثبت در کنار ویژگی منفی آن بررسی می‌شود.

مزایا و معایب نرم افزارهای رایگان

هزینه‌‌های نرم افزار رایگان

+ هزینه اولیه، صفر ریال

نرم افزار رایگان یک انتخاب‌‌ ایده‌آل برای طیف زیادی از کاربران است. این نرم افزارها نیازی به پرداخت هزینه لایسنس ندارند. کسب‌وکارهای بسیاری هم با استفاده از این مزیتِ وسوسه‌برانگیز هزینه‌های خود را کاهش می‌دهند. انصافا هم باید گفت استفاده از نرم افزارهای رایگان یا طرح‌های رایگان آن‌ها راهکاری مناسب برای کاهش هزینه‌های بعضا سرسام‌آور خرید لایسنس است. صرفه‌جوییِ صورت‌گرفته در این حوزه مدیران را قادر می‌کند تا تمرکز بیشتری روی استخدام افراد متخصص یا سرمایه‌گذاری روی سایر جنبه‌های کسب‌وکارشان داشته باشند.

- هزینه‌های بلندمدت: هر روز بیشتر از دیروز

استفاده از هر نرم افزاری هزینه‌ دارد. شاید این موضوع درباره‌ی نرم افزار رایگان در ابتدا چندان به‌چشم نیاید. ولی این موارد را در نظر بگیرید: آموزش کار با هر نرم افزاری، چه پولی و چه رایگان، هزینه‌بر است. زمان و انرژی صرف‌شده برای آموزش کارکنان و تعریف سیستم‌ها و فرایندها در این نرم‌ افزارها نیز هزینه‌بر است. فرض کنید نرم افزار رایگان شما بعد از مدتی بنابه دلایلی غیرقابل‌استفاده شد. در گام اول شما باید برای خرید لایسنس یک نرم افزار هزینه‌ای پرداخت کنید. گام دوم هزینه‌های استقرار این نرم افزار است. گام سوم هزینه آموزش و سازگاری کارکنان‌تان با سیستم نرم افزاری جدید است. گام چهارم تعریف دوباره روش‌ها و فرایندها با توجه به ویژگی‌های نرم افزار جدید و الی آخر است. به همه‌ی این‌ها اضافه کنید که تمام این گام‌ها را یکبار قبلا رفته‌اید و حالا فقط دارید دوباره‌کاری می‌کنید آن‌هم با هزینه‌ای بیشتر.

توسعه نرم افزار رایگان

+ رایگان، متن‌باز، منعطف

اگر نرم افزار رایگانی که استفاده می‌کنید متن‌باز است و به شما اجازه می‌دهد خودتان آن را توسعه دهید، یک ابزار منعطف برای توسعه سازمان را، رایگان در اختیار گرفته‌اید. مثلا یک شرکت بیمه را در نظر بگیرید که برای ارایه فاکتور به مشتریانش از نرم افزاری رایگان و متن‌باز استفاده می‌کند. این شرکت قادر است داده‌ها و فاکتورهای شخصی‌سازی‌شده را در دل نرم افزار توسعه دهد و در اختیار مشتریان بگذارد. البته که برای به‌کارگیری این قابلیت نیاز به نیروهای متخصصی دارید که کاملا به برنامه‌نویسی و توسعه نرم افزار مسلط باشند. و صدالبته که پیدا کردن نیروی حرفه‌ای برنامه‌نویس که با نرم افزاری رایگان کار کند خیلی آسان نیست.

- ناسازگاری و از دست رفتن داده‌ها در نسخه‌های مختلف نرم افزار رایگان

نرم افزار رایگان را دانلود و نصب کرده‌اید. برای حدود یکسال از آن استفاده کرده و داده‌های سازمان‌تان را در آن تعریف کرده‌اید. این نرم افزار، متن‌باز هم هست و هرکس که دانش برنامه‌نویسی دارد می‌تواند آن را تغییر دهد. یکی از کاربران متوجه وجود حفره‌ی امنیتی در نسخه موجود می‌شود و آن را به شرکت سازنده اعلام می‌کند. شرکت هم با بررسی موضوع آن را تایید و نسخه‌ی جدیدی از نرم افزار ارایه می‌کند که قادر به پردازش هیچ‌کدام از داده‌های قبلی نیست. حال شما یا باید با حفره‌های امنیتی موجود، کارتان را ادامه دهید یا بیخیال آن‌ها شده و تمام داده‌ها را از ابتدا وارد نسخه جدید نرم افزار کنید. در بیشتر توافق‌نامه‌هایی که در زمان نصب این نرم‌ افزارها وجود دارد. عدم تعهد به پشتیبانی از فرمت داده‌های شما در نسخه‌های مختلف آورده شده است. نرم افزارهای رایگان هیچ تعهدی به حفظ سازگاری فرمت‌ها در نسخه‌های مختلف ندارند.

نرم افزار رایگانِ متن‌باز و امنیت

+ کدهای منبع در اختیار همه

ممکن است از دیدن کلمه امنیت در توصیف مزیت‌های نرم افزار رایگان تعجب کنید. امنیت صرفا در نرم‌ افزارهای رایگانی بالاتر است که متن‌باز هستند. نرم افزارهای متن‌باز تمام کدهای خود را در اختیار عموم می‌گذارند. پس متخصصان و حرفه‌ای‌های امر می‌توانند با بررسی امنیتی کدها و اجرای تست‌های مختلف، امنیت آن را بررسی کنند. دقت کنید تمام نرم افزارهای رایگان امنیت ندارند و صرفا نرم‌ افزارهایی می‌توانند امن باشند که اول متن‌بازند و دوم کسانی امنیت آن‌ را تست کرده‌اند که خودشان معتبر باشند و در حوزه‌ی امنیت افراد یا سازمان‌هایی شناخته‌شده باشند. پس با دیدن چند نظر و تعریف از یک نرم افزار رایگان متن‌باز نباید از امنیت آن مطمئن شد. تنها زمانی باید تایید شود ‌که استاندارد‌ها و تاییدیه‌های معتبر را دریافت کرده باشد.

- مشکلات امنیتی

حتما این جمله معروف را شنیده‌اید که می‌گوید: اگر چیزی را به تو رایگان دادند، بدان هزینه‌ آن خودت هستی. هزینه‌ی نرم افزار رایگان امنیت داده‌‌های شماست. هیچکس از قصد و نیتِ طراح و توسعه‌دهنده این نوع نرم افزارها باخبر نیست. درخصوص نرم افزارهای متن‌باز شاید کدها در اختیار عموم باشد اما وضعیت ذخیره‌سازی داده‌ها و نحوه استفاده از آن‌ها مشخص نیست. همچنین همین موضوع یعنی در دسترس بودن کدها برای عموم می‌تواند حفره‌ای باشد تا از طریق آن هکرهای حرفه‌ای اقدام به پیاده‌سازی بدافزارها و باج افزارها در دل نرم افزار کنند. بگذارید ساده بگوییم استفاده از نرم افزار رایگان مانند ریختن تمام سرمایه‌تان در یک ظرف نازک شیشه‌ایست. ظرفی که هم اعتمادی به آن نیست و هم سرمایه‌ی شما را همیشه در معرض دید و دسترس عموم می‌گذارد.

نرم افزار رایگان مصرف‌کنندگان زیادی دارد اما پشتیبانی آن...

+ تعداد مصرف‌کنندگان

محبوبیت بالای نرم افزار رایگان باعث می‌شود تا تعداد زیادی از کاربران به سمت آن بروند. این تعداد بالای کاربران باعث تشکیل جامعه‌ای از مصرف‌کنندگان می‌شود که نقص‌های احتمالی نرم افزار را تجربه کرده و برای آن راه‌حلی پیدا کرده‌اند. ارسال بازخوردها در حجم بیشتر به شرکت سازنده هم کمک می‌کند تا عمکلرد نرم افزار خود را بهبود بخشد.

- عدم پشتیبانی

تابه‌حال سعی کرده‌اید با پشتیبانی شرکتی که نرم افزار رایگان ارایه کرده تماس بگیرید؟ اصلا توانسته‌اید کانال ارتباطی برای تماس با آن‌ها پیدا کنید؟ اگر هم کانالی وجود دارد آیا پاسخ سوال‌ها و مشکل‌های خود را گرفته‌اید؟ اگر پاسخ‌تان به یکی از سوال‌های بالا هم مثبت است خودتان را خوش‌شانس بدانید. متاسفانه بیشتر کاربران نرم افزارهای رایگان خوش‌شانس نیستند. شرکت سازنده نرم افزار رایگان هیچ تضمینی برای پشتیبانی و پاسخ به مشکلات شما نمی‌دهد. ارایه به‌روزرسانی جزء وظایف این شرکت در قبال شما نیست، حل مشکلات و پاسخ‌ به سوال‌ها اصلا در وظایف کاری این شرکت تنظیم نشده است. پس اگر شما با نرم افزار رایگان‌تان به مشکلی خوردید باید خودتان آستین‌ها را بالا زده، زمان و انرژی زیادی صرف کنید و دسته آخر هم برای خرید لایسنس نرم افزار با چند شرکت وارد مذاکره شوید.

تیم‌یار، مدیریت یکپارچه سازمان

هر گردی گردو نیست

یکی از بهترین جاهایی که این ضرب‌المثل در معنای اصلی خود کار می‌کند همین‌جاست. وقتی پای نرم افزار رایگان به سازمان باز می‌شود و کمی در آن جا می‌افتد باور برخی از مدیران به این سمت می‌رود که دیگر نیازی به پرداخت هزینه برای خرید نرم افزار ندارم و همین نرم افزار متن‌باز و رایگان تمام فرایندها و نیازهای کسب‌وکارم را مدیریت و تامین می‌کند. برخی نیز با تکیه بر همین باور روند توسعه سازمان را آغاز می‌کنند. البته این دسته هم دیر یا زود به فکر خرید نرم افزار می‌افتند. البته نباید فراموش کنیم نرم افزار رایگان راحت‌ترین و بی‌هزینه‌ترین راهکار انجام کارهای شماست. کارهایی مانند تبدیل فرمت یک فایل، ویرایش عکس و ساخت فاکتور را می‌توانید با ابزارهای رایگانی که معمولا متن‌باز هم هستند و می‌توانید تغییرات مورد نیازتان را در آن‌‌ها انجام دهید. اما این‌که فرایندهای اصلی سازمان را به نرم افزارهای رایگان بسپارید یک اشتباه استراتژیک است. چه نرم افزار حسابداری رایگان باشد، چه نرم افزار تولید رایگان .

اما چرا این اشتباه را استراتژیک می‌دانیم؟

نرم افزارهای رایگان، به‌خصوص متن‌باز‌ها، معمولا از پایگاه‌داده‌های معتبر و شناخته‌شده استفاده نمی‌کنند. که البته با توجه به ماهیت رایگان بودن‌شان طبیعی است. بنابراین زمانی‌که بخواهید از داده‌های موجود در این نرم افزارها در سایر برنامه‌ها استفاده کنید به مشکل ساختاری برمی‌خورید. شما هیچ‌گاه نمی‌توانید پایگاه‌داده‌ی کم‌تر رایج یا ناشناخته‌ی یک نرم افزار رایگان را به محصولات شناخته‌شده با پایگاه‌‌داده‌های معتبر بشناسانید. همین موضوع اهمیت رشد و توسعه سازمان را براساس زیرساخت‌های استاندارد و ساختاریافته روشن می‌کند. همچنین ممکن است نرم افزار رایگان توسط تیمی کوچک نوشته شده باشد و از زبان برنامه‌نویسی خاصی‌ استفاده کند که از قضا چندان هم رایج نیست. همین موضوع به‌طورکلی ارتباط نرم افزارهای رایگان را با نرم افزارهایی که از اصول و استانداردهای بازار تبعیت می‌کنند را با مشکل روبرو می‌کند.

همین موضوع باعث ایجاد اشکال در برنامه‌های بلند‌مدت شما می‌شود. فرض کنید چندسال است از نرم افزاری رایگان درحال استفاده‌اید و داده‌ها و فرایندهای‌تان را در آن پیاده‌سازی کرده‌اید. حالا به هر دلیلی نیاز پیدا کرده‌اید این نرم افزار را مثلا با نرم افزار ERP همگام‌سازی کنید. از زبان برنامه‌نویسی تا ساختارهای داده و پایگاه‌داده‌ها را باید با این نرم افزار هماهنگ کنید و پیش ببرید. در قدم اول عدم پشتیبانی از زبان برنامه‌نویسی، عدم شناسایی پایگاه‌داده‌ها و... خودش را نمایان می‌کند. البته نرم افزار ERP تیم‌یار با ارایه سیستمی سعی کرده بخشی از این نیاز کسب‌وکارها را رفع کند. اما هنوز مشکلات ریشه‌ای و اساسی استفاده از نرم‌ افزارهای رایگان با قوت برجای خود باقی‌اند.

سخن پایانی

شکی نیست که نرم افزارهای رایگان بخش‌ زیادی از نیازهای ما را برطرف می‌کنند. ویرایش عکس، انتقال فایل، برقراری تماس صوتی و تصویری، فضای ذخیره‌سازی و خیلی از نرم افزارهای رایگانِ دیگر روزانه کمک‌های زیادی به ما می‌کنند. اما برای سازمان‌ها و کسب‌وکارهایی که داده‌های خود را به آن‌ها می‌سپارند و به‌نوعی هستی خود را در اختیارشان قرار می‌دهند قضیه متفاوت است. بله استفاده از نرم افزارهای رایگان هزینه‌های شما را کاهش می‌دهد اما فقط تا جایی که فرایندهای سازمان شما از چهار عمل اصلی ریاضی فراتر نرود.

اگر کسب‌وکاری دارید که داده‌های آن نه برای شما مهم است و نه برای هیچ‌کس دیگری که هیچ. ولی اگر برنامه‌ی رشد و توسعه کسب‌‌وکارتان را در سر دارید و به‌دنبال گسترش کارتان هستید و برای این مهم به نرم افزارهای رایگان تکیه کرده‌اید، خودتان تصمیم بگیرید با توجه به مسایل گفته شده انتخاب کدام یک بهتر است. نرم افزار رایگانی که بعد از گذشت زمانی اندک آن‌چنان هزینه‌هایی به شما وارد کند که بعضی‌هایش جبران‌ناپذیرند یا نرم افزاری که با توجه به بودجه و اندازه سازمان شما طرح‌های متنوع فروش دارد و با پشتیبانی و تعهد به حفظ داده‌های شما در تمام مسیر توسعه در کنارتان است.

فضای کاری به وسعت جهان