چگونه یک دفتر کار دیجیتال داشته باشیم؟

شاید تا چند سال پیش وقتی واژه‌هایی مانند فضای کار دیجیتال، دفتر کار دیجیتال یا محیط کار دیجیتال را می‌دیدیم با تعجب به این کلمات نگاه می‌کردیم و از کنار آن‌ها رد می‌شدیم، دفتر کار یعنی چارچوبی فیزیکی که در آن به انجام کارها می‌پردازیم و هر روز باید در آن حاضر باشیم و کارمان را انجام دهیم. دفتر کار دیجیتال دقیقا همان دفتر کار سنتی‌ست با این تفاوت که هیچ مکان فیزیکی در آن وجود ندارد که کارکنان کارشان را از آن‌جا انجام دهند. دفاتر و محیط‌های کار دیجیتال برای تغییر قواعد بازی آمده‌اند، البته اشتباه نکنید آن‌ها نیامده‌اند تا جای دفاتر کاری سنتی را بگیرند، به عکس آمده‌اند تا مکمل آن باشند، هزینه‌های جاری را کاهش دهند، رضایت شغلی کارکنان را افزایش دهند و شیوه‌ی انجام کار را تغییر دهند. ساخت یک محیط کار دیجیتال و به تبع آن داشتن یک دفتر کار دیجیتال نیازمند فراهم آوردن زیرسا‌خت‌ها، تغییر فرهنگ سازمانی و آمادگی پذیرش تغییرات عمده در سازمان است. اگر می‌خواهید بدانید ساخت یک دفتر کار دیجیتال نیازمند طی چه مراحلی‌ست با ما همراه باشید.

1. عمق نیاز به دفتر کار دیجیتالی را مشخص کنید  

هر سازمان قبل از این‌که به سراغ پیاده‌سازی دفتر کار دیجیتال برود باید نیازهایش به فضا و محیط کار دیجیتال را بسنجد، مهم‌ترین نیاز هر سازمان ارتباطات درون و برون سازمانی‌ست، زمانی‌که یک کسب‌وکار در ایجاد و حفظ ارتباط بین بخش‌های مختلفش مشکل داشته باشد در عمل نمی‌تواند هیچ‌کدام از فرایندهایش را پیش ببرد. تیم‌های کاری داخل سازمان‌ها معمولا سه‌دسته‌اند؛ کارمندانی که دانش سازمانی را تولید می‌کنند (متخصصان و صاحب‌نظران)، کارکنان واحدهای اجرایی و کارکنان صف خطوط تولید، برای روشن‌تر شدن این موضوع بیایید به کارکنان هر بخش نگاه اجمالی داشته باشیم.

• کارمندانی که با دانش سازمان سروکار دارند در خط مقدم استفاده از محیط کار دیجیتال و منابع مربوط به آن هستند، آن‌ها معمولا به دستگاه‌ و کانال‌های ارتباطی پیشرفته‌ای نیاز دارند.
• کارمندان اجرایی سازمان معمولا اکثریت نیروی کار آن را تشکیل می‌دهند و شامل کارگران کارخانه، انبار و نمایندگان فروش برون سازمانی هستند.
• واحدهایی مانند مدیریت منابع انسانی، حسابداری، بازرگانی و غیره نیاز حیاتی به برقراری ارتباط درون تیمی ندارند چراکه شیوه‌ی کار آن‌ها معمولا براساس رویه‌های مشخص و از پیش تعیین شده است که نیازمند ارتباط دایمی و پیشرفته نیست.

کارکنان اجرایی برای این‌که بتوانند با سایر بخش‌ها در ارتباط باشند می‌بایست از دستگاه‌های قابل حمل مثل موبایل یا تبلت استفاده کنند، قانون اصلی ارتباطات درون سازمانی می‌گوید کارکنان باید در زمانی که نیاز دارند به راحتی به یک‌دیگر دسترسی داشته باشند اما در خصوص کارکنان اجرایی باید گفت آن‌ها نیازی به ابزارهای ارتباطی پیشرفته‌ ندارند چراکه معمولا در پروژه‌ها و تیم‌های تحقیقاتی و تولیدکننده دانش در سازمان نقش خاصی ندارند.

کارگران خطوط تولید نیز صرفا به ارتباطات درون سازمانی نیاز دارند تا در مواقعی که درخواست‌هایی مانند مرخصی و غیره دارند بتوانند درخواست خود را در کوتاه‌ترین زمان به مسئول مربوطه اعلام کنند.

وقتی میزان نیاز به ارتباطات در سازمان‌تان را برآورد کردید و تعداد کسانی که باید به ابزارهای پیشرفته، معمولی و ساده دسترسی داشته باشند را تعیین کردید می‌تواند فرایند پیاده‌سازی دفتر دیجیتال خود را آغاز کنید، همان‌‌طور که در ابتدا نیز گفتیم کلید اصلی موفقیت سازمان‌ها ارتباطات موثر درون و برون سازمانی‌ست، با دانستن عمق ارتباطی موجود در سازمان می‌توانید فرایند پیاده‌سازی دفتر کار دیجیتال خود را با سرعت و دقت بالاتری پیش ببرید.

 2. سطح دیجیتالی شدن محیط کار خود را مشخص کنید

برای برخی از سازمان‌ها دفتر کار دیجیتال صرفا یک مفهوم است و در همان حد باقی می‌ماند، برای برخی دیگر مجموعه‌ای از ابزارها و نرم‌افزارهای دیجیتالی‌ست و برای گروه آخر یک پلتفرم است که تمام فرایندها و جریان‌های کسب‌وکار در آن تعریف می‌شود و امور روزمره سازمان، از استخدام نیروهای جدید تا تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و فروش و غیره روی آن و در فضای دیجیتال انجام می‌شود. با دانستن این‌که تا چه اندازه می‌خواهید سطح فعالیت‌های‌تان را دیجیتالی کنید به سراغ دفتر کار دیجیتال بروید و از جنبه‌های مختلف آن استفاده کنید.

3. ساده بودن پیاده‌سازی راهکار انتخابی

برای داشتن یک دفتر کار دیجیتال باید میزان ساده یا سخت بودن پیاده‌سازی آن را در نظر بگیرید، ممکن است سازمان شما تعداد زیادی پرسنل داشته باشد که در یک محل ثابت و مشخص به کار خود مشفول هستند یا ممکن است چندین دفتر کار در نقاط مختلف جهان داشته باشید. باید این موضوع را در نظر داشته باشید که فارغ از تعداد پرسنل و بزرگی و کوچکی سازمان شما، تمام کارکنان نیاز دارند تا به اطلاعات و فایل‌های خود روی سرورهای سازمان دسترسی داشته باشند، پس در انتخاب راهکار مورد نظر خود دقت لازم را داشته باشید و با تحقیقات فراوان یکی را انتخاب کنید، راهکاری که بتواند نیازهای سازمان شما را به ساده‌ترین شکل و در کوتاه‌ترین زمان برطرف کند قطعا اولویت بالاتری دارد.

4. راهکار انتخابی باید قابلیت یکپارچگی ارتباطات و همکاری سازمانی را داشته باشد

پس از برآوردن نیازهای ارتباطی و ابزارهای سازمان و مشخص کردن سطح دیجیتالی شدن فرایندها در آن، باید به سراغ انتخاب راهکار دیجیتالی دفتر و محیط کار خود بروید، گفتیم که در مرحله اول راهکار انتخابی باید به آسانی قابلیت پیاده‌سازی داشته باشد. حالا باید ببنید که آیا راهکار انتخابی شما می‌تواند ارتباطات و سطح همکاری در داخل سازمان را یکپارچه کند یا خیر؟

راهکار منتخب‌تان باید بخش‌های مختلف دفتر کار دیجیتال‌ شما را به سه شکل با یک‌دیگر مرتبط کند:

•  ایجاد یک شبکه اجتماعی که باعث ارتباط راحت کارکنان در داخل و خارج سازمان شود.
•  ابزار همکاری اعضای مختلف تیم‌ها روی پروژه‌های مختلف باشد تا آن‌ها بتوانند ایده‌ها و اسناد را به‌راحتی به اشتراک بگذارند.
•  ایجاد یک شبکه درون سازمانی که در آن اسناد، فرم‌ها، دستورالعمل‌ها و انواع محتوا به‌راحتی قابل دسترسی و اشتراک‌گذاری باشد.

چگونه دفتر کار دیجیتال کارآمدتری داشته باشید؟

دفتر کار دیجیتال مانند دفتر کار سنتی می‌تواند عملکرد خوبی داشته باشد یا به عکس توان و بهره‌وری کارکنان و در نتیجه سازمان را کاهش دهد. برای مثال در دفتر کار فیزیکی استفاده از نور طبیعی، هوای تازه، چینش مناسب و غیره می‌‌تواند ظاهر دفتر و نوع روابط و دسترسی آسان به مدیران و سرپرستان می‌تواند عمکلرد آن را تحت تاثیر قرار دهد، برای داشتن دفتر کار دیجیتال کارآمد موارد زیر را در نظر داشته باشید.

1. از دستگاه خودت استفاده کن

یک راهکار عالی برای کاهش هزینه‌های تهیه دستگاه‌ها و افزایش بهره‌وری در سازمان استفاده از قانون دستگاه خودت را بیاور در سازمان است. در این شرایط از کارکنان‌تان می‌خواهید با استفاده از دستگاه‌های شخصی خودشان مانند لپ‌تاپ و گوشی هوشمند و غیره به همراه رعایت پروتکل‌های امنیتی به اطلاعات سازمانی دسترسی داشته باشند. با این کار هم خیال‌تان از تهیه دستگاه‌ها راحت است و کارکنان‌تان هم می‌توانند هر لحظه به اطلاعات خود روی دستگاه‌های شخصی‌شان دسترسی داشته باشند.

2. اهمیت استفاده از سرویس اینترنت با کیفیت

اینترنت برای دفتر کار دیجیتال مانند اکسیژن برای انسان است، عملا بدون اینترنت دفتر کار دیجیتال نمی‌تواند از خانه اول فراتر رود و پیاده‌سازی شود، اینترنت بی‌کیفیت هم عمکلرد آن تحت تاثیر قرار می‌دهد. بدون شک یک دفتر دیجیتال موفق به اتصال اینترنت قوی نیاز دارد.

کارکنان در دفتر کار دیجیتال نیار دارند تا به ابزارهای ابری دسترسی داشته باشند تا اسناد و مدارک مورد نیاز کارشان را فراخوانی و ذخیره کنند یا با هم در ارتباط باشند تا پروژه‌ها را پیش ببرند. برای داشتن یک سرویس اینترنت با کیفیت می‌توانید با چندین ارایه‌دهنده آن مذاکره کنید و در نهایت بهترین را برگزینید. کیفیت اینترنت شاید در نگاه اول موضوع مهمی به نظر نرسد اما دقت کنید اینترنت یک زیرساخت اصلی برای انجام کار دیجیتالی شماست و ضعیف بودن آن تاثیر مستقیمی بر کیفیت کار کارکنان و دفتر کار شما خواهد داشت.

3. امنیت چند لایه را فراموش نکنید

کلیدواژه دنیای دیجیتال امنیت است. بدون وجود پروتکل‌های امنیتی یا نادیده گرفتن آن‌ها از سوی کارکنان بدون هیچ صحبتی باید منتظر حملات پیاپی سایبری و از دست اطلاعات حساس خود باشید. باید با استفاده از فناوری‌های نوین به ایجاد یک ساختار امینتی چند لایه بپردازید و بر اجرای آن در سازمان نظارت داشته باشید، مهم نیست تیم IT شما یک بخش چند نفره‌اس یا توسط یک نفر اداره می‌شود، اصلی‌ترین وطیفه آن حفظ امنیت سیستم‌ها و سرورهای دفتر کار دیجیتال شماست.

تیم‌ IT با نظارت دایمی بر ترافیک ورودی و خروجی، کنترل دسترسی افراد به اطلاعات و کمک به کارکنان برای حفظ امنیت کانال ارتباطی‌شان با سازمان بدون توجه به مکان‌ جغرافیایی‌شان سیاست‌های امنیت سایبری سازمان را کنترل و تقویت می‌کند. دقت داشته باشید که برای کارکنان باید قوانین ویژه‌ای در نظر بگیرید که در خارج از محیط کار چه اطلاعاتی را می‌توانند به‌اشتراک بگذارند و کدام را نمی‌توانند، در خصوص امنیت سایبری مهم‌ترین عامل آموزش صحیح کارکنان است.

4. از کارکنان‌تان بازخورد بگیرید

اصلی‌ترین دلیل ایجاد یک محیط و دفتر کار دیجیتالی بالا بردن سطح رضایت، تعامل و تجربه کاری کارکنان است. می‌توانید در دوره‌های زمانی مشخص با استفاده از روش‌های معمول، مثلا طرح پرسش‌نامه، از میزان تعامل و رضایت کاری کارکنان‌تان آگاه شوید. البته همیشه کسانی هستند که ناراضی باشند و درباره‌ی مسایل مختلف ساز مخالف بزنند. برای بهبود عملکرد دفتر کار دیجیتالی‌تان به الگوی موجود در پاسخ‌های پرسش‌نامه‌ها دقت کنید و ببنید در کدام حوزه‌ها ضعیف‌تر عمل کرده‌اید و به دنبال بهبود آن باشید.

برای تشویق کارکنان‌تان به شرکت در نظرسنجی‌ها ابتدا به آن‌ها اطمینان دهید که پاسخ‌های‌شان کاملا محرمانه خواهد بود و بر مسیر شغلی آن‌ها تاثیری نخواهد گذاشت، همچنین به همه‌ی آن این اطمینان خاطر را نیز بدهید که تمام نظرها به‌طور مستقیم توسط مدیر عامل خوانده خواهد شد و تک‌تک آن‌ها ارزشمند است.

5. تیم قبل از ابزار دیجیتال

زمانی که پیاده‌سازی دفتر کار دیجیتال خود را شروع می‌کنید ابزارهای بسیاری برای انجام کار‌ها در بازار به شما معرفی می‌شود، قبل از هرچیزی باید نیازهای تیم‌های کاری‌تان را ببینید و براساس آن ابزارهای مورد نیازتان را تهیه کنید. ممکن است ابزاری بسیار پیشرفته و به‌ظاهر کاربردی باشد اما به‌کار هیچ‌کدام از تیم‌ها و اعضای آن در سازمان شما نیاید. پس اول به سراغ نیازهای اساسی تیم‌ها بروید و ابزارهایی که برای انجام کارشان نیاز دارند را به دقت مشخص کنید و سپس آن‌ها را تهیه کنید. با این کار هم هزینه‌‌ی بیهوده نمی‌کنید و هم ابزارهای انجام کار را دقیق انتخاب می‌کنید.

آینده‌ی کار در گروه هم‌افزایی افراد و فناوری‌ست، اگر موانع انجام کار از بین برود تمام اعضای سازمان می‌توانند به‌ عنوان یک تیم واحد به انجام کارها بپردازند و آن را پیش برند، این یعنی سرعت بالاتر و یکپارچگی بیش‌تر در به انجام رساندن اهداف سازمان. زاویه دید‌تان را به فناوری‌های موجود محدود نکنید، فضای کار دیجیتال همیشه در حال تغییر است و روزی نیست که فناوری و ابزار جدیدی در آن معرفی نشود، پس همواره برای پذیرش فناوری‌های جدید و استفاده از آن در سازمان آمادگی داشته باشید و بدانید در دنیای دیجیتال موفقیت برای کسانی‌ست که ریسک استفاده از فناوری‌های نوین را می‌پذیرند.

فضای کار تیم‌یار