روش برنامه‌ریزی کایزن چیست؟

حتما این ضرب‌المثل معروف را شنیده‌اید که می‌گوید: «رهرو آن نیست که گه تند و گهی خسته رود، رهرو آن است که آهسته و پیوسته رود». این مثل ایرانی، در دنیای مدرن، با یک مفهوم جهانی در تولید عجین شده است: برنامه ریزی به روش کایزن.

اگر خیلی ساده بخواهیم بگوییم، کایزن یعنی تغییرات مثبتِ مداوم و کوچک برای رسیدن به بهترین نتیجه. کایزن براساس همکاری و تعهد دوجانبه در سازمان برای بهتر‌کردن فرایندها و خروجی‌های آن انجام می‌شود. کایزن امکان انجام تغییرات شگرف را در همه زاویه‌ها و همه جنبه‌های سازمان به‌وجود می‌آورد.

روش برنامه ریزی کایزن قلب تولید ناب و سیستم تولید تویوتا است. برای هردوی این‌ها مقاله‌هایی جداگانه تهیه کرده‌ایم که می‌توانید آن‌ها را مطالعه کنید.

روش کایزن اولین بار برای صنایع تولیدی تعریف و پیاده‌سازی شد. اصلی‌ترین دلایل استفاده از آن را باید این‌ها دانست:

• کاهش نقص‌ها؛
• از بین بردن ضایعات؛
• بالا بردن بهره‌وری؛
• بالا بردن انگیزه کارکنان و نوآوری.

اما مفهوم و دامنه کایزن این‌قدر گسترده بود که کم‌کم راهش‌ را به سایر حوزه‌ها و صنایع پیدا کرد و به‌زودی تبدیل شد به یکی از روش‌های اصلی برنامه ریزی‌؛ نه فقط برای کسب‌وکارها بلکه برای افراد و زندگی شخصی آن‌ها.

کایزن ابزارهای متنوع و البته کاربردی‌ای دارد، دوتا از مهم‌ترین آن‌ها شامل این موارد است:

• نقشه‌سازی از جریان ارزش افزوده در سازمان: این ابزار در کایزن به مستندسازی، تحلیل و بهبود داده‌های موجود برای تولید یک محصول می‌پردازد. این داده‌ها می‌تواند جریان مواد برای تولید یک محصول یا خدمت خاص باشد یا هرچیز دیگری. جریان ارزش افزوده در هر سازمان با سازمان دیگر متفاوت است.
• مدیریت جامع کیفیت: این مدیریت جامع کیفیت با آن‌چه از مدیریت کیفیت می‌شناسیم تفاوت دارد. این ابزار یک چارچوب مدیریتی است که تمام کارکنان را در تمام سطوح در یک فهرست قرار می‌دهد و آن‌ها را گروه‌بندی می‌کند. سپس برای بهبود کار هر گروه، روی بهتر کردن موارد خاص و مورد نیازشان تمرکز می‌کند.

نکته مهم درباره‌ پیاده‌سازی روش کایزن در سازمان این است که بدانیم بدون وجود حمایت و احساس نیاز از سوی کارکنان، این روش هیچ‌گاه شروع هم نمی‌شود، چه رسد به نتیجه.

عبارت کایزن (Kaizen) از دو بخش Kai و Zen تشکیل شده است. معنای کلی این عبارت تغییر خوب یا پیشرفت است. اما مفهومی که این روزها از کایزن برداشت می‌شود بیشتر حول محور بهبود دایمی است. ریشه‌های کایزن به دوران بعد از جنگ جهانی دوم و حلقه‌های کیفیت ژاپنی‌ها برمی‌گردد.

حلقه‌های کیفیت گروهی از کارگران خط تولید تویوتا بودند که تمام تمرکزشان روی جلوگیری از بروز نقص‌ها بود. این حلقه‌ها نتیجه حضور مشاور‌های آمریکایی‌ بود که به بازسازی صنایع ژاپنی کمک می‌کردند. به‌طور خاص باید حلقه‌های کیفیت کایزن را مرهون اِدوارد دمینگ دانست. او باور داشت که کنترل کیفیت باید مستقیم توسط کارگران خط تولید انجام شود.

روش کایزن در ۱۹۸۶ از ژاپن به صنایع غربی آمد و به تفصیل در کتاب «ماساکی ایمای»، شاه‌کلید مزیت رقابتی ژاپن، به آن‌ها معرفی شد.

10 قانون کایزن به شرح زیر است:

اجرای کایزن در سازمان نیازمند یک چارچوب ذهنی تعریف‌شده و شفاف است. در کایزن ۱۰ قانون اصلی برای رسیدن به این چارچوب وجود دارد:

1.      فرضیات را دور بریزید؛

2.      درباره‌ حل مشکلات بیش از اندازه فعال باشید؛

3.      هیچ‌وقت از وضع فعلی راضی نباشید؛

4.      کمال‌گرایی را دور بریزید و به فکر به‌کارگیری تغییراتی باشید که همواره با کسب‌وکارتان منطبق باشد؛

5.      به محض پیداکردن خطاها به‌دنبال راه‌حل باشید؛

6.      محیطی بسازید که در آن همگی احساس موثر بودن داشته باشند؛

7.      هیج‌وقت مشکل را همان‌طور که هست نپذیرید، همیشه با پرسیدن «پنج چرا»، به ریشه مشکل برسید؛

8.      نظرات و اطلاعات مختلف را از چندین نفر بپرسید؛

9.      از راه‌های خلاقانه و کم‌هزینه برای پیشرفت‌های کوچک بهره ببرید؛

10.  هیچ‌وقت توسعه را متوقف نکنید.

روش کایزن چگونه کار می‌کند؟

باور کایزن بر این است که همه چیز می‌تواند بهتر شود. کایزن همچنین به قوانین شخصی افراد هم احترام می‌گذارد و آن را ارزشمند می‌داند. مراحل کار کایزن به این شکل است: شناسایی مشکل‌ها و فرصت‌ها، ساخت راهکارها و به اجرا گذاشتن آن‌ها و تکرار چندباره این چرخه و شناسایی دایمی مشکل‌ها و چالش‌های موجود در آن. چرخه کایزن هفت گام دارد. در ادامه این هفت گام را بررسی می‌کنیم.

چرخه توسعه مداوم کایزن

کایزن در یک چرخه هفت مرحله‌ای توسعه مداوم را دنبال می‌کند، این روش سیستمی شامل این مراحل است:

• کارکنان را در تصمیم‌گیری شریک کنید؛ به‌دنبال شریک کردن کارکنان‌تان باشید. از نظرات آن‌ها برای شناسایی مشکل‌ها و یافتن چالش‌ها استفاده کنید. انجام این کار برای سرعت بخشیدن به تغییر لازم است.
• مشکلات را پیدا کنید؛ وقتی از همه کارکنان در مشکل‌یابی استفاده کردید، مشکلات موجود را دسته‌بندی کنید و فرصت‌های بالقوه را شناسایی کنید.
• یک را‌ه‌حل بسازید؛ از همه کارکنان بخواهید راه‌حل‌های خلاقانه بدهند. وقتی همه ایده‌ها را گرفتید، از بین آن‌ها بهترینشان را برگزینید.
• راه‌حل را امتحان کنید؛ وقتی بهترین راه‌حل را انتخاب کردید، شروع کنید به تعریف برنامه‌های آزمایشی و امتحان کردن آن‌ها. در این فاز اگر نیاز به تغییر در بخش خاصی داشتید آن‌ را اعمال کنید و راه‌حل‌ها را مطابق را با نیازتان تغییر دهید.
• تحلیل نتایج؛ در دروه‌های زمانی مشخص رهاه‌حل پیاده‌ شده را بسنجید. ببینید آیا تاثیری که انتظارش را داشته‌اید دریافت کردید یا نه. اگر نتایج شما را راضی کرد که همین راه‌حل را تا زمان به‌وجود آمدن نیازهای جدید ادامه دهید. در غیراین‌صورت آن را اصلاح کنید.

نکته مهم این هفت گام این است که باید همواره تکرار شوند. همیشه به دنبال راه‌حل‌های جدید باشید و همیشه از ایده‌های کارکنان استفاده کنید و همیشه آن را تحلیل کنید.

زیرمجموعه‌های روش کایزن

اگرچه هدف اصلی کایزن تغییر گسترده فرهنگ سازمان است. اما این روش زیرمجموعه‌هایی دارد که هرکدام برای حل یک مشکل به‌خصوص توسعه داده شده‌اند.

در صنایع غربی این زیرمجموعه‌ها نام‌های مختلفی دارند. معمولا برای تغییرات سریع و کوتاه‌مدت کاربرد دارند و به‌شکلی مکمل کارکردهای روش اصلی کایزن هستند. نام برخی از این زیرمجموعه‌ها از این قرار است: کایزن بلیتز (Kaizen Blitz)، کایزن بِرست (Kaizen Burst)، کایزن وُرک‌شاپ (Kaizen Workshop)، بهبود متمرکز کارگاهی، بهبود دایم کارگاهی و بهبود دایم فرایندهای تولیدی.

تمام این زیرمجموعه‌ها برای کارکرد صحیحشان از ابزارهای متنوعی استفاده می‌کنند. ابزارهایی مثل ۵S، TPM و نقشه‌سازی از جریان ارزش افزوده.

چارچوب ۵S کایزن

چارچوب ۵S کایزن یکی از بخش‌های حیاتی این روش است. هدف این چارچوب ساخت یک محیط کار فیزیکی ایده‌آل تعریف شده است. این ۵S روی ایجاد یک محیط منظم، سازمان‌یافته، پاکیزه و استاندارد تاکید دارد تا سوددهی، اثربخشی و کارایی فرایندها را بالا ببرد. در ادامه واژه‌های ژاپنی ۵S را به‌همراه ترجمه انگلیسی و فارسی آن می‌بینیم:

• Seiri، Sort یا نظم‌دادن؛ این مفهوم بر جدا کردن ابزارهای ضروری انجام کار از غیرضروری‌ها تاکید دارد. تاکید آن بر حذف تمام ابزارهای غیرضروری از محیط کار است.
• Seiton، Set in order یا ایجاد یک طراحی؛این مفهوم می‌گوید برای دسترسی راحت‌‌تر به ایستگاه‌ها و محیط‌های کاری، چیدمان ابزارها باید به شکلی باشد که این دسترسی را تسهیل کنند.
• Seiso، Shine یا نظافت محل؛ به تمیز نگه‌داشتن محل کار اشاره دارد.
• Seiketsu، Standardize یا استانداردسازی نظافت، به ایجاد یک چارچوب مشخص برای نظافت محل کار اشاره دارد.
• Shitsuke، Sustain یا ثبات در اجرای روش‌ها؛ به اجرای تمام رویه‌ها و راهکارها اشاره دارد.

مزایا و محدودیت‌های روش کایزن

چندین دلیل برای استفاده از روش کایزن در سازمان‌ها وجود دارد. البته کایزن مانند هر روش دیگری محدودیت‌های‌ خودش را دارد.  این مزایا و محدودیت‌ها را در ادامه بررسی می‌کنیم.

 مزایای کایزن:

• تاکید کایزن بر اجرای گام‌به‌گام و محدود بهبودها در سازمان است. باور کایزن بر این است که بروز تغییرات بزرگ در سازمان در بهترین باعث دستیابی به ۵۰  درصد هدف‌های تعیین شده می‌شود. از بین‌بردن مقاومت در برابر تغییر و بالابردن سطح کارایی فرایندها بدون فشار به کارکنان، اصلی‌ترین مزیت استفاده از کایزن است.
• کایزن به ‌دنبال یافتن نقص‌ها در هر فرایند است. از این رو فرایندها و رویه‌ها را به‌دقت موشکافی می‌کند تا اتلاف‌ها و ضایعات را کاهش دهد.
• کایزن باعث کاهش خطاها می‌شود. در نتیجه نیاز به دوباره‌کاری‌ها و صرف هزینه‌های گزاف در فرایندها را کاهش می‌دهد.
• کایزن باعث ایجاد حس ارزشمندی می‌شود. کایزن روحیه کارکنان را بالا می‌برد و به کار آن‌ها هدف می‌دهد.
• کایزن تفکر فراتر از صرف انجام کار را به سازمان می‌آورد. این اتفاق باعث بالارفتن رحیه کار تیمی و افزایش همکاری‌های بین واحدی می‌شود.
• با کایزن، کارکنان از نیازهای دقیق مشتری‌ها باخبر می‌شوند و در نتیجه سازمان بیش‌ازپیش به سمت مشتری‌محورشدن حرکت می‌کند.
• کایزن باعث استقرار سیستم‌هایی در محیط کار می‌شود که بهبود را در هر دو بعد کوتاه‌مدت و بلندمدت تقویت می‌کند.

محدودیت‌های کایزن:

• کایزن برای سازمان‌هایی که فرهنگ بسته و اقتداگرا دارند مناسب نیست. این سازمان‌ها برای استفاده از این روش ابتدا باید فرهنگ خود را تغییر دهند و بعد به سراغ اجرای کایزن روند.
• برخی از ابزارهای کایزن ممکن است در اثر هیجان زیادی که به سازمان می‌آورند عمر خیلی زیادی نداشته باشند. باید مراقب فضای احساسی در نتیجه اجرای کایزن در سازمان باشید.

کدام شرکت‌ها از کایزن استفاده می‌کنند؟

شاید تویوتا مشهورترین سازمان تولیدی‌ای باشد که از کایزن استفاده می‌کند. اما در کنار تویوتا شرکت‌های بزرگ دیگری در جهان از این روش بهره می‌برند. سه‌تا از این شرکت‌ها از این قرارند:

• لاکهید مارتین. این شرکت هوایی به استفاده از روش کایزن مشهور است.
• خودروسازی فورد. در سال ۲۰۰۶ شرکت فورد در آستانه ورشکستگی بود. آلن مولالی در این سال مدیرعامل فورد شد. او با استفاده از روش کایزن موفق شد شرکت را از ورشکستگی نجات دهد. کایزن را باید فرشته نجات شرکت فورد دانست.
• استودیوی پیکسار. پیکسار برای کاهش هزینه‌ها و کاهش هزینه‌هایش از روش کایزن برای مدیریت فرایندهایش استفاده کرده است.

«ثمر»، نرم‌افزار هوشمند تولید

به‌عنوان مدیر تولید، مدیران بالادستی از شما انتظار دارند داده‌ها و اطلاعات مرتبط با بخش خود را دقیق و موثر جمع‌آوری، طبقه‌بندی، آنالیز و در قالب گزارش‌های متنوعِ کاربردی و راهبردی به مدیران سازمان ارایه کنید. «ثمر»، نرم‌افزار هوشمند تولید تیمیار، با ارایه ویژگی‌‌ها و قابلیت‌های یک نرم‌افزار تولید استاندارد، به سازمان‌های ایرانی امکان می‌دهد تولید خود را دقیق و به‌هنگام پیش ببرند.

آنچه ثمر را به‌عنوان یک نرم‌افزار مدیریت هوشمند تولید از سایر محصولات متمایز می‌کند، موتور پردازشی قدرتمند و انعطاف‌پذیری بالای این راهکار برای استخراج و پردازش دایمی اطلاعاتِ حوزه تولید از سراسر سازمان است. نرم افزار مدیریت تولید و عملیات ثمر به شما امکان می‌دهد درلحظه شاخص‌های کلیدی عملکردی مانند حجم تولید، مدت توقف تولید، هزینه‌های تولید، توان عملیاتی، حجم به‌کارگیری ظرفیت تولید، تراکم نقص، نرخ بازگشت و... را استخراج و مدیریت کنید. همچنین مدیران می‌توانند گزارشات مختلف ثمر را با مدیران و سایر کاربران سازمان به‌راحتی به اشتراک بگذارید.

برخی از قابلیت‌های نرم‌افزار تولید ثمر:

• امکان تعریف BOM محصول؛
• امکان تعریف عملیات تولیدی و نمودار فرایند عملیات (OPC)؛
• امکان ایجاد نامحدود مرکز‌های کاری؛
• امکان تعریف ماشین‌آلات؛
• امکان تعریف شیفت کاری؛
• امکان تعریف مرکز و حساب هزینه؛
• امکان تعریف سرپرست و مسئول عملیات تولید؛
• امکان تعریف تنظیمات تولید سفارشی و غیرسفارشی؛
• امکان ایجاد الگوی کنترل کیفیت در برنامه‌ریزی تولید؛
• امکان تعریف انواع روش‌های قیمت‌گذاری تولید؛
• امکان ایجاد و مشاهده گزارش ثبت عملکرد؛
• امکان قابلیت تعریف نامحدود عملیات و زمان استاندارد انجام هر عملیات؛
• امکان تعریف مراکز کاری به تفکیک ماشین و نفر؛
• امکان تخصیص مراکز هزینه به هر مرکز کاری؛
• امکان تعریف ظرفیت مراکز کاری؛
• امکان محاسبه ظرفیت مراکزی کاری؛
• امکان تعریف انواع سفارشات تولید (داخلی، پیمانکاری و...)؛
• امکان بررسی میزان موجودی در زمان بررسی سفارش‌های تولید؛
• مکان ثبت حواله مصرف حین تولید؛
• امکان ثبت رسید انتقال مواد به خط تولید بعد از تأیید دستور تولید؛  
• امکان پیش‌بینی تقاضا بر اساس سوابق؛
• امکان تبدیل خروجی MRP به سفارش خرید یا سفارش تولید (داخلی، پیمانکاری، حق‌العملکاری)؛
• و... .

قیمت نرم افزار تولید