۱۰ ویژگی اصلی ERP برای کسب‌وکار

ویژگی‌های زیادی از ERP در بازار نرم‌افزارهای سازمانی وجود دارد، و البته زمانی این موضوع اهمیت می یابد و متوجه آن می‌شوید که قصد انتخاب برنامه‌ها و ماژول‌هایی را برای سیستم‌های خاص صنعت خود داشته باشید. وقتی که شرکت‌های صنعت محور - مانند توزیع کنندگان یا تولیدکنندگان فرآیند – به علت برخورداری از واحدهای خاص، به دنبال ماژول‌ها و برنامه‌های خاصی برای برآوردن نیازهای خود هستند، آگاهی از تمامی ویژگی های ERP در مقیاس کلی‌تر، کاری دشوار است و از آنجایی که در پیاده سازی یک ERP چالش ها و هزینه های بسیاری وجود دارد، انتخاب یک ERP مناسب با کسب و کار سازمان بسیار حائز اهمیت است. در این مقاله سعی می شود، ۱۰ ویژگی اصلی ERP را که باید به عنوان بخشی از فرایند انتخاب شما در نظر گرفته شوند، مورد بررسی قرار گیرد.

ویژگی ۱: امور مالی و حسابداری

پول به هر زبانی در مرکز هر کسب و کاری قرار دارد. حتی سازمان‌های غیرانتفاعی نیز میزان پول موجود خود و مقداری که نیاز خواهند داشت را ثبت می‌کنند. این امر، امور مالی و حسابداری را در مرکز سیستم‌های ERP قرار می‌دهد. بسیاری از سیستم‌های ERP امروزی به عنوان سیستم‌های حسابداری شروع به کار کردند و با افزودن اجزا دیگری مانند فروش، خرید و موجودی و ...، در نهایت به سیستم‌های ERP که امروزه به رسمیت شناخته شده است، تبدیل شدند. تعداد کمی از سیستم‌های ERP وجود دارند که شامل حسابداری نمی‌شوند و همیشه در حال یکپارچه‌سازی یک یا چند نرم‌افزار حسابداری مستقل هستند. این سیستم‌ها شامل ویژگی های ERP های مدرن هستند. چیزی که آن‌ها را به یک سیستم تبدیل می‌کند نحوه یکپارچه‌سازی آن‌ها است. فروش، مهندسی، حسابداری و سایر کسب و کارهای تجاری امروزه نمی‌توانند در بخش‌ها یا سیستم‌های منفک شخصی خود کار کنند. ERP، جریان مشترک اطلاعاتی را در اختیار تمامی کاربران خود فارغ از هرگونه محدودیت زمانی و مکانی، قرار می‌دهد.

ویژگی ۲: مدیریت فروش

کسب و کارها به فروش وابستگی دارند، خواه کوچک مانند یک سفارش آنلاین برای برخی از سفارشات فوری و یا بزرگ مانند توسعه املاک تجاری. وقتی فروش بخشی از سیستم ERP است، هنگامی که فروش کامل شد، یک پایگاه‌ داده مستقیم در حسابداری وجود دارد که می‌توان از پول نقد یا حسابهای دریافتنی ثبت شده در سیستم، استفاده کرد. هنگامی که فروش برای اولین بار انجام می‌شود و قبل از این‌که به پایان برسد، ارتباطی با موجودی یا فرایند تولید برقرار می‌کند تا هر چیزی را که مشتری سفارش داده است و باید برای تحویل آماده شود، به‌راحتی استعلام گیرد.

ویژگی ۳: مدیریت موجودی

بسیاری از کسب و کارها، کالای فیزیکی می‌فروشند. این نوع کالاها، موجودی را تشکیل می‌دهند. سیستم‌های ERP مقدار و موجودی این نوع کالاها را ردیابی می‌کند تا بتواند تعداد هر یک که بخش خاصی از انبار را اشغال می‌کند، ثبت کند. بسیاری از ERP‌ها شرایط محیطی کالاها را نیز بررسی می‌کنند و فاکتورهایی مانند دما و رطوبت فضای انبار را ثبت می‌کنند. موجودی شامل مجصول آماده فروش و محصول در حال تولید می‌باشد، که به دسته دوم در اصطلاح، "کار در حال انجام" گفته می‌شود. دسته دیگر مواد خام نامیده می‌شود و شامل موادی است که متعلق به کسب و کار است و هنوز در هیچ یک از فرآیندهای تبدیلی قرار نگرفته است.

علاوه بر کمیت، ERP ارزش موجودی را نیز لحاظ می‌کند. این ارزش از قوانین خاص ارزش‌گذاری که به صورت عمومی در شیوه‌های حسابداری پذیرفته و تعریف شده است، پیروی می‌کند.

ویژگی ۴: خرید و زنجیره تامین

تمامی کسب و کارها نیاز به خرید برخی اقلام دارند و باید قبوض خود را پرداخت کنند. این که آیا کسب و کار شما کوچک است و تنها یک نرم‌افزار ساده مورد نیاز است یا اینکه به سیستم بسیار جامع‌تری با توانایی ایجاد سفارشات خرید برای موارد خاص جهت مشاغل خاص نیاز دارید، سیستم ERP تمامی موارد را پوشش می‌دهد.

فراتر از کاربردهای معاملاتی، خرید و اجزای زنجیره تامین، یکی دیگر از ویژگی های ERP است که به ردیابی این‌که چه تامین‌کنندگانی چه کالایی را ارائه می‌دهند کمک کرده و توانایی ثبت کیفی داده‌ها را که به انتخاب بهترین تامین‌کنندگان در صورت نیاز کمک می‌کند، داراست. این ماژول با حسابداری در ارتباط است و بر اساس تراز مالی امکان پیگیری و مشاهده چک‌های نوشته شده وجود دارد. همچنین به موجودی و حساب‌های مختلف هزینه متصل می‌شود تا مقدار چک را در محل مناسب ثبت کند. کنترل کیفیت میزان مطابقت خریدها با استانداردها و اطمینان از اینکه محصولات حاصل از آن خریدها انتظارات مشتریان و مقررات انطباق را برآورده می‌کند، ثبت می‌کند.

ویژگی ۵: کنترل فرآیندهای کسب و کار

ERP به کسب و کار شما کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را مدیریت کرده و بر هر شرایطی کنترل داشته باشد. این کنترل‌ها می‌توانند ساده باشند، مانند هشدار زمانی که سفارش مشتری برای ارسال امروز باید آماده شود، اما هنوز ثبت نشده است. همچنین، کنترل‌ها می‌توانند بسیار پیچیده باشند. به عنوان مثال، هر اندازه‌گیری در فرایندهای کیفیت می‌تواند یک هشدار فوری ایجاد کند که فراتر از محدوده آماری است و مشخص شود که آیا اندازه‌گیری‌های ثانویه موردنیاز است یا این مورد باید از نو انجام شود.

ویژگی ۶: مشاغل و پروژه‌ها

در ادامه معرفی ویژگی‌های ERP میتوان به این نکته اشاره کرد که ابزارهایی را در اختیار کسب و کار شما مرتبط کند. تولیدکنندگان می‌توانند سود مربوط به یک سفارش خاص یا کلیه سفارشات را برای یک مشتری خاص پیگیری کنند. پیمانکاران ساختمانی می‌توانند درآمد و هزینه‌های مربوط به دوره‌های طولانی مدت مربوط به پروژه ساختمان را پیگیری کنند. توسعه‌دهندگان نرم‌افزار نیز امکان تجدید نظر در هزینه‌های توسعه را دارند.

ویژگی ۷: برنامه‌ریزی ملزومات

این برنامه‌ها قبل از سیستم‌های "ERP" ، ابزارهای مدیریتی مفیدی بودند. این برنامه‌ها با تقاضای مشتری، شروع می‌شوند و می‌توانند سفارشات فروش انباشته شده را به اتمام برسانند. علاوه بر این تقاضاها، فروش پیش‌بینی شده محصولات مختلف در دوره‌های زمانی مختلف نیز اضافه می‌شود. هر محصول دارای BOM (فهرستی از مواد اولیه) مختص خود است و MRP برنامه ریزی احتیاجات مواد مورد نیاز جهت تولید محصول را با استفاده از BOM به هر یک از اجزای تشکیل دهنده تقسیم می‌کند. MRP سپس نیازهای آینده را با مقدار مواد موجود مقایسه می‌کند، همچنین میزان و نحوه تامین مواد از سوی تامین کننده و مواد اضافی مورد نیاز را محاسبه کرده و سفارشات خرید و زمان تحویل سفارشات را پیشنهاد می‌کند.

ویژگی ۸: هوش تجاری (BI)

هر مورد از داده‌های موجود در سیستم ERP شما می‌تواند استخراج، تنظیم، فیلتر و مرتب شود تا گزارش مورد نیاز را در زمان موردنیاز ارائه دهد. این اطلاعات به مدیران ارشد کمک می‌کند تا کار خود را برای پیشبرد کسب و کار، بهتر مدیریت کنند. هوش تجاری همچنین می‌تواند افراد را در هر سطحی از کسب و کار راهنمایی کند تا بهترین انتخاب ممکن را با اطمینان و سرعت اتخاذ کنند. با ایجاد گزارش‌هایی در سیستم هوش تجاری، می‌توان داشبوردهایی را برای هر کاربر سیستمی ایجاد نمود تا وضعیت آن‌ها در هر زمان قابل مشاهده بوده و بر اساس راهنما تشخیص دهد چه اقدامات بعدی موردنیاز است. اغلب راهنما را با روباتیک نرم افزاری یا سخت افزاری ترکیب کرده تا طبق راهنما عمل شود.

ویژگی ۹: برنامه‌ریزی موردنیاز مشتری

کسب و کارهای موفق و پیشتاز، مشتریان خود را می‌شناسند. CRM به عنوان بخشی از سیستم ERP، به تمامی کسب و کارها این امکان را می‌دهد تا مشتریان خود را به خوبی بشناسد. آن‌ها چه مدت مشتری شما بوده‌اند و چه محصولات یا خدماتی را خریداری کرده‌اند؟ CRM همچنین می‌تواند نشان دهد که مشتریان چقدر برای کسب وکار شما سودآور بوده‌اند. CRM به نرخ‌ها و قیمت‌ها اتصال پیدا می‌کند و به طور خودکار پیشنهادات موفق را به منظور ایجاد یک سفارش فروش جدید با یکدیگر پیوند می‌دهد. CRM کمپین‌های بازاریابی را که اطلاعاتی در مورد موفقیت هر یک از این کمپین‌ها بررسی و ثبت کرده و اطلاعات مورد نیاز برای ایجاد کمپین‌هایی که ممکن است در آینده قصد ایجاد آن را داشته باشید و همچنین عوامل موفقیت در این کمپین‌ها را به شما ارائه می‌دهد.

ویژگی ۱۰: منابع انسانی

تقریباً هر کسب و کاری بخشی از نیروی کار موردنیاز خود را استخدام می‌کند. این ابزار ERP بسیار فراتر از ثبت ساده برنامه کاربردی شما برای مشاغل مختلف و ارائه فضایی برای نگهداری تماس‌های اضطراری و اظهارنامه‌های مالیاتی است. سال آینده به چند نفر نیاز دارید و از چه شرایطی باید برخوردار باشد؟ کدام یک از کارکنان فعلی می‌توانند موقعیت‌های شغلی آینده را تکمیل کنند و به چه آموزش‌های اضافی نیاز خواهند داشت؟ چه زمانی برای موقعیت‌های شغلی باقی‌مانده، باید شروع به استخدام کنید؟ کارکنان شما چه اهدافی دارند و چگونه کسب و کار شما می‌تواند به آن‌ها در رسیدن به این اهداف کمک کند؟ کارکنان شما چقدر به اهداف گذشته خود رسیدند؟ آیا آن‌ها کارمندانی هستند که فردا به آن‌ها نیاز دارید یا برخی از آن‌ها نیاز به آموزش‌های اصلاحی دارند؟ برای کسب گواهینامه‌های دولتی، باید چه سوابقی را حفظ کنید؟ از کاربردی‌ترین ویژگی های ERP جمع آوری اطلاعات و ابزار تجزیه و تحلیل شما برای تمامی این نیازها است.

مترجم: نیلوفر نظری

منبع: erpfocus.com