حسابداری پخش مویرگی چیست؟ اهمیت + ارکان و اهداف
حسابداری پخش مویرگی چیست؟ اگر در حوزه پخش باشید حتما اهمیت این مدل حسابداری را می‌دانید و بالاتر از آن به حیاتی بودن بخش‌های مختلف آن برای کسب‌وکارتان آگاهید. در این مقاله می‌خواهیم از منظرهای مختلف به این مفهوم بپردازیم و آن را برای کسانی که با حسابداری پخش مویرگی در ارتباط هستند و هم کسانی که برای اولین بار است این نام را می‌شنوند توضیح دهیم.
در این مقاله از تیمیار ابتدا به بررسی اجزا و جنبه‌های مختلف حسابداری پخش مویرگی می‌پردازیم و سپس به سراغ تعریف اجزای مختلف پخش مویرگی یا فروش مویرگی می‌رویم. در این مسیر همراه ما باشید تا یکبار برای همیشه با ابعاد مختلف حسابداری پخش مویرگی آشنا شوید و آن‌ها را کاملا درک کنید.
پخش مویرگی یا فروش مویرگی چیست؟
پخش مویرگی در دو بخش کاربرد دارد؛ اول در کسب‌وکارهایی که به‌طور تخصصی در این حوزه فعال‌اند و به نام پیمانکاران پخش و توزیع شناخته می‌شوند و دوم خود مجموعه‌های تولیدی که اقدام به پخش محصولاتشان می‌کنند.
حسابداری پخش مویرگی برای این موضوع تفاوتی قائل نیست. یعنی اهمیتی ندارد که شما یک محموعه تولیدی هستید که خودتان محصولات را پخش می‌کنید یا پیمانکار پخش محصولات شرکتی خاص هستید. در هر صورت اقلام و کدینگ حسابداری پخش مویرگی برای آن‌ها اعمال می‌شود.
برای کامل کردن این بخش بگذارید ابتدا جامع و کامل به بررسی پخش مویرگی بپردازیم و بعد از آن سراغ بحث‌های حسابداری آن پخش مویرگی یعنی رساندن مستقیم محصولات به محلی که مصرف‌کننده نهایی آن را خریداری کند. برای به انجام رساندن این مهم پخش مویرگی از دو استراتژی کلی تبعیت می‌کند:
- پخش گرم
- پخش سرد
پخش گرم چیست؟
پخش گرم مخصوص کالاهایی است که تاریخ انقضای آن‌ها کوتاه مدت است. کالاهای تندگردش یا اصطلاحا FMCG جزو گروهی از محصولات هستند که پخش آن‌ها به صورت گرم انجام می‌شود. مواد غذایی، مواد بهداشتی و مانند اینها از طریق پخش گرم به دست مصرف کننده می‌رسد. در این مدل پخش ویزیتور با مراجعه به فروشنده کالا در همان محل محصول را می‌فروشد و فاکتور را صادر می‌کند. در پخش گرم معمولا بخشی از محصول در اختیار ویزیتور است تا فروش را در لحظه ببنند.
قیمت محصولاتی که با این شیوه پخش می‌شوند معمولا پایین است و حاشیه سود بالایی ندارد. اما حجم و سرعت مصرف آن بالا است.
پخش سرد چیست؟
پخش سرد دقیقا برعکس مورد قبلی برای کالاهایی است که دوره زمانی مصرف آن‌ها بلند مدت است و تاریخ انقضای بیشتری دارند. محصولات سلولوزی، شوینده‌ها و مانند اینها از طریق پخش سرد وارد شبکه توزیع می‌شوند. برای فروش این محصولات ویزیتورها ابتدا با نمونه‌های کالا به فروشندگان مراجعه پس از جلب رضایت آن‌ها برای محصول را می‌فروشند. در این مدل محصول پس از صدور فاکتور از انبار برای مشتری ارسال می‌شود.
محصولاتی که با این روش پخش می‌شوند معمولا قیمت بالاتری دارند و دوره زمانی مصرف بالا و حجم آن کم‌تر است.
پخش مویرگی؛ از مبدا تا مقصد
حالا به سراغ بررسی فرایندهایی برویم که در پخش مویرگی نقشی اساسی دارند و درواقع آن‌ها هستند که با تعریفی دقیق و روشن باعث می‌شوند کالاهای موردنیاز ما به دست‌مان برسند.
دریافت سفارشات مشتریان و پردازش کالا
ویزیتورها یا بازاریاب‌ها برای ثبت سفارشات مشتریان اقدام می‌کنند. سفارش‌گیری به دو روش سنتی و مدرن (از طریق اپلیکیشن‌های سفارش‌گیری) امکان‌پذیر است. در حالت پخش گرم، ویزیتورها قادر به صدور و چاپ فاکتور فروش هستند، به شرطی که مدیر فروش آن را تایید کند.
فاکتور کردن سفارش‌ها
کلیه سفارشات ثبت‌شده (چه به شیوه سنتی چه مدرن) در پایان روز به فاکتور تبدیل می‌شوند. یک نسخه از این فاکتور (چه به صورت دست‌نویس چه الکترونیکی) به واحد انبار و نسخه‌ای دیگر به واحد پخش ارسال می‌شود. این نسخه به عنوان برگه خروجی شناخته می‌شود.
ارسال کالا به مشتریان
پس از تأیید برگه‌های خروجی توسط مدیر، کالا به واحد پخش تحویل داده می‌شود تا توسط موزعین به مشتریان ارسال شود. در سیستم سنتی، برگه خروجی باید توسط مدیر انبار مهر و امضا شود.
الف) مرجوع شدن کالا: کالای مرجوعی پس از بررسی سلامت، به انبار تحویل داده شده و برگه مرجوعی ضمیمه فاکتور خواهد شد.
ب) تسویه حساب: تسویه حساب با مشتری پس از تحویل کالا از طریق دریافت پول نقد یا حواله بانکی صورت می‌گیرد.
ثبت حسابداری مربوط به خروجی و تسویه کالا
ثبت حسابداری خروجی کالا: این ثبت برای تحویل یا مرجوعی کالا انجام می‌شود.
ثبت سند تسویه وصولی
این ثبت برای وصول فاکتورهای معوق یا بخشی از مبلغ وصول شده انجام می‌شود.
مرحله تسویه حساب
اقدامات لازم برای کنترل مطالبات و جلوگیری از بدهی‌های معوق شامل دریافت تضمین‌های معتبر بانکی یا ملکی، کنترل روزانه بدهی‌ها، اعتبارسنجی دوره‌ای مشتریان، و بررسی میزان برگشتی کالا از بازار است.
حسابداری پخش مویرگی چیست؟
حسابداری پخش مویرگی زیرمجموعه‌ای از حسابداری بازرگانی است و از همان سیستم کدینگ و اقلام حسابداری تبعیت می‌کند. شرکت‌های پخش نیز از آن‌جایی‌که از توزیع محصولات سود کسب می‌کنند از همین سیستم حسابداری برای مدیریت فرایندهای مختلف حسابداری پخش مویرگی خود بهره می‌برند. در شرکت‌های پخش معمولا مدیر فروش مسئول پاسخگویی درباره سود و زیان مجموعه است. از این رو استفاده از ابزاری بهینه، جامع و هوشمند مانند نرم افزار حسابداری یا نرم افزار ERP برای آن‌ها ضروری است.
این ابزارها به آن‌ها اجازه می‌دهد تا گزارش‌های دقیق از وضعیت فروش به دست آورند و با داده‌های شفاف موجود در آن‌ها بتوانند تصمیم‌های بهتر و دقیق‌تری بگیرند.
موضوع مهم دیگری که در حسابداری پخش مویرگی مورد توجه است طبقه‌بندی مشتریان است. در حوزه پخش مشتریان به دو گروه عمده تقسیم می‌شوند: مشتریان با دفعات خرید کم و ارزش ریالی بالا و مشتریان با دفعات خرید بالا و ارزش ریالی کم. دسته‌بندی و مدیریت دریافت‌ها و پرداخت‌های هرگروه از این مشتریان به عهده مدیران فروش و حسابداران فروش است.
حالا که صحبت از حسابداران شد بیایید نگاهی به وظایف حسابدار پخش مویرگی نیز بیندازیم. البته با توجه به یکی بودن کدینگ حساب‌ها در حسابداری بازرگانی و حسابداری پخش مویرگی نباید انتظار تفاوت خیلی زیادی داشته باشیم. وظایف حسابدار پخش مویرگی به این شکل تعریف شده است:
- انجام حسابداری فروش براساس بهای تمام شده کالای فروش رفته
- انجام محاسبه‌های مرتبط با سود و زیان
- تهیه گزارش‌های مالی مختلف از دوره‌های فروش
- طبقه‌بندی کالاها و مشتریان
- محاسبه حقوق
- تهیه ترازنامه
یکی از چالش‌های مهمی که حسابداران فروش در حوزه پخش مویرگی با آن روبه‌رو‌اند حجم بالای کار است. به‌خصوص در حوزه پخش گرم که سرعت فعالیت‌ها بالا است و مدیریت حجم کاری، حیاتی است.
حسابداری پخش مویرگی فرآیندی است که در آن شرکت‌های پخش کالا از شیوه‌ها و ابزارهای حسابداری خاصی برای مدیریت و ردیابی فعالیت‌های توزیع کالا استفاده می‌کنند. این روش حسابداری برای شرکت‌هایی که محصولات خود را در شبکه‌ای گسترده توزیع می‌کنند، ضروری است.
بخوانید: نرم افزار حسابداری بازرگانی
چرا حسابداری پخش مویرگی مهم است؟
حسابداری پخش مویرگی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا کنترل بهتری بر موجودی، فروش، و هزینه‌های مرتبط با توزیع داشته باشند. همچنین، این روش امکان پیگیری دقیق‌تر مالیات، تخفیف‌های فروش، و بازگشت کالا را فراهم می‌کند. در کنار همه اینها، حسابداری پخش گزارش‌های مهم و حیاتی از وضعیت امور مالی در سازمان را ارائه می‌دهد گزارش‌هایی که پایه و اساس تصمیم‌گیری‌های مدیران ارشد و صاحبان کسبوکار است. در ادامه به برخی از مهم‌ترین گزارش‌های حسابداری پخش مویرگی اشاره می‌کنیم.
- گزارش‌های سود زیان با توجه به هر شعبه و مرکز سازمان
- لیست گزاش بدهکاران
- گزارش حاشیه سود
- گزارش کالای برگشتی
- گزارش عملیات دوره‌ای
- گزارش وضعیت تامین‌کنندگان
- گزارش سرمایه‌های انسانی
- گزارش تحلیل بدهکاران براساس تاریخ فعالیت
البته اینها فقط بخشی از گزارش‌هایی است که حسابداران حوزه توزیع با آن سروکار دارند. حسابداران و به‌خصوص حسابداران مدیریت با گزارش‌های متنوع و جامع‌تری روبه‌رو هستند که بیشتر آن‌ها در نرم افزار مدیریت منابع سازمان یا همان ERP تیمیار به‌راحتی در دسترس آن‌ها است.
بخوانید: حسابداری تولید
بخش‌های مختلف حسابداری پخش مویرگی
پخش مویرگی فرایندی پیچیده و خاص است که مراحل زیادی دارد. حسابداری پخش مویرگی برای هر بخش فرایند و جریان کاری منحصربه‌فردی دارد. فرایندهای این مدل حسابداری از زمان ثبت سفارش آغاز و تا خروج از انبار و تحویل کالا به خریدار ادامه دارد. اگر بخواهیم خیلی کلی بخش‌های مختلف حسابداری پخش مویرگی را بررسی کنیم باید این موارد را ببینیم:
- حسابداری دریافتی‌ها و پرداختی‌ها؛
- حسابداری سفارش‌گیری و سفارش‌گذاری؛
- حسابداری مرتبط با حساب‌های مشتریان و فروش؛
- حسابداری مرتبط با حساب‌های انبار و تامین‌کنندگان؛
- حسابداری مرتبط با اموال و دارایی ثابت؛
- حسابداری مرتبط با انبار؛
- حسابداری مرتبط با حقوق و دستمزد.
استفاده از نرم افزار حسابداری برای پوشش دادن نیازهای مختلف حسابداری شرکت‌های پخش استراتژی مناسب و دقیقی است. اما دقیق‌تر از آن انتخاب سیستم نرم افزاری است که بتواند همه بخش‌های حسابداری سازمان شما را یکپارچه کند و جریان متمرکز دادهها را در کسبوکار تضمین کند.
اصول کلیدی در حسابداری پخش مویرگی
حسابداری پخش مویرگی اصول و چارچوب‌های خاص خود را دارد. اما از آن‌جایی که ریشه‌های مشترک زیادی با حسابداری بازرگانی دارد، تقریبا بیشتر اصول حسابداری بازرگانی در آن نیز وجود دارد. اما اگر بخواهیم این اصول را در سه دسته اصلی طبقه‌بندی کنیم باید به موارد زیر اشاره کنیم:
- مدیریت موجودی: کنترل دقیق بر موجودی کالاها برای جلوگیری از کمبود یا اضافه موجودی.
- تحلیل هزینه‌های توزیع: بررسی و مدیریت هزینه‌های مرتبط با حمل و نقل و توزیع کالا.
- پیگیری فروش و بازگشت کالا: ردیابی فروش‌های انجام شده و مدیریت بازگشت کالاها در صورت نیاز.
چالش‌های حسابداری پخش مویرگی
چالش‌های حسابداری پخش مویرگی بیشتر در بخش قیمت‌ها و مقررات ناظران قانونی خود را نشان می‌دهد. البته نباید از حجم بالای کاری و نیاز به دقت بالا در کنار سرعت کافی برای حسابداران پخش مویرگی غافل شد. برخی از چالش‌های حسابداری پخش مویرگی را در ادامه می‌خوانید.
تغییرات قیمت
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های حسابداری پخش مویرگی، مدیریت تغییرات قیمت کالاهاست. این تغییرات می‌تواند ناشی از عوامل مختلفی مانند نوسانات بازار، تغییرات فصلی، یا تغییر در هزینه‌های تولید باشد. حسابداران باید قادر به به‌روزرسانی سریع قیمت‌ها در سیستم‌های حسابداری باشند تا از دقت گزارش‌های مالی اطمینان حاصل کنند.
تنوع محصولات
شرکت‌های پخش مویرگی معمولاً تنوع بالایی از محصولات را توزیع می‌کنند. مدیریت حسابداری برای این تنوع محصولات، از نظر ردیابی موجودی، قیمت‌گذاری، و مدیریت هزینه‌های مرتبط، می‌تواند بسیار پیچیده باشد. هر محصول ممکن است نیازمند رویکرد حسابداری خاص خود باشد، که این امر به پیچیدگی فرآیندهای حسابداری می‌افزاید.
مقررات مالیاتی
رعایت مقررات مالیاتی و گزارش‌دهی دقیق نیز چالش دیگری است. شرکت‌های پخش مویرگی باید اطمینان حاصل کنند که تمام فعالیت‌های خود را به درستی ثبت و گزارش داده‌اند تا از جریمه‌ها و مسائل قانونی جلوگیری کنند.
پیچیدگی‌های لجستیکی
مدیریت لجستیکی کالاها، از جمله حمل و نقل، انبارداری، و توزیع، یک چالش بزرگ دیگر است. این پیچیدگی‌ها تأثیر مستقیم بر حسابداری دارند، زیرا باید تمام هزینه‌ها و درآمدهای مرتبط با این فعالیت‌ها دقیقاً ثبت شوند.
نیاز به سیستم‌های حسابداری پیچیده
برای مقابله با پیچیدگی‌های موجود، شرکت‌های پخش مویرگی نیاز به سیستم‌های حسابداری پیچیده و پیشرفته دارند که بتوانند این داده‌های متنوع و پیچیده را مدیریت کنند. این سیستم‌ها باید قادر به پردازش حجم بالایی از تراکنش‌ها و اطلاعات با دقت و سرعت بالا باشند.
نیاز به به‌روزرسانی مداوم
با تغییرات مداوم در بازار و نیازهای کسبوکار، سیستم‌های حسابداری باید به طور مداوم بروزرسانی و تطبیق داده شوند تا مطابق با آخرین استانداردها و بهترین شیوه‌ها باشند.
با توجه به این چالش‌ها، حسابداری پخش مویرگی نقش حیاتی در اطمینان از کارآمدی و دقت عملیات مالی شرکت‌های پخش دارد. شرکت‌ها باید به دنبال راهکارهایی برای مقابله با این چالش‌ها باشند تا از پایداری و سودآوری فعالیت‌های خود اطمینان حاصل کنند.
نرم‌افزار حسابداری پخش مویرگی
نرم‌افزار حسابداری پخش مویرگی تیمیارERP یک ابزار یکپارچه و تحت وب است که برای مدیریت کامل و دقیق امور مالی و حسابداری طراحی شده است. این نرم افزار می‌تواند اطلاعات مالی را از بخش‌های مختلف مانند مدیریت خرید و تدارکات، مدیریت فروش، حقوق و دستمزد، منابع انسانی، اموال و دارایی ثابت، انبار و کنترل موجودی کالا جمع‌آوری کرده و گزارش‌های مالی لحظه‌ای و دقیقی را ارائه دهد. این سیستم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تمامی فرایندهای خود را تحت کنترل داشته و تصمیم‌گیری‌های خرد و کلان سازمانی را بر اساس واقعیت‌های موجود انجام دهند، به طوری که فعالیت‌های حسابداری بدون وقفه و با دقت تمام انجام شوند.
نرم‌افزار حسابداری پخش مویرگی تیمیار امکان خودکارسازی کارهای پرزحمت حسابداری را فراهم می‌کند و به کاهش خطای انسانی در محل کار کمک می‌کند. به علاوه، سیستم‌های ERP مانند تیمیار قادر به یکپارچه‌سازی فرایندهای ضروری کسب و کار هستند، از جمله حسابداری، برنامه‌ریزی مالی، تحلیل، مدیریت زنجیره تأمین و مدیریت موجودی و تدارکات، که این امر نیاز به جابجایی بین سیستم‌ها یا ادغام دادهها برای مدیریت جنبه‌های مختلف کسب و کار را از بین می‌برد.
علاوه بر این، نرم‌افزار تیمیارERP به سازمان‌ها کمک می‌کند تا دید بازتری پیدا کنند، بودجه‌ریزی و پیش‌بینی بهتری داشته باشند و هزینه‌ها را به‌طور کامل و به‌درستی طبقه‌بندی و مدیریت کنند. همچنین، امکان حسابرسی دقیق‌تر و ردیابی دقیق همه دارایی‌ها و بدهی‌ها را در نرم افزاری واحد فراهم می‌کند. این قابلیت‌ها، به ویژه قابلیت مدیریت وجوه نقد، به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا سرمایه‌گذاری، استقراض و سایر تصمیمات نقدی را به‌صورت به‌هنگام و با پیش‌بینی کردن خودکار وجوه نقد انجام دهند.
در نهایت، امنیت دادهها، مدیریت ریسک و کنترل‌های حسابرسی که توسط نرم‌افزار حسابداری تیمیارERP ارائه می‌شوند، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا بر اساس ضوابط و به شکل شفاف عمل کنند و داده‌های خود را در یک مرجع امن و واحد نگه دارند. این امکانات نرم‌افزار تیمیارERP را به یک ابزار ایده‌آل برای پوشش دادن همه نیازهای یک مجموعه پخش مویرگی تبدیل می‌کنند و به آن‌ها امکان می‌دهد تا فرآیندهای خود را به شکل شفاف، سریع و دقیق مدیریت کنند.
استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته برای یکپارچه‌سازی و اتوماسیون فرآیندهای حسابداری. این نرم‌افزارها به کاهش خطاهای انسانی و افزایش کارایی عملیاتی کمک می‌کنند.
نرم افزار حسابداری پخش مویرگی چگونه به شرکت‌ها کمک می‌کند؟
نرم افزار حسابداری پخش مویرگی مانند هر ابزار دیجیتال دیگری برای خدمت به کسبوکار شما و مدیریت و خودکارسازی فرایندهای مختلف آن طراحی شده است. با پیاده‌سازی و آغاز استفاده از این نرم‌افزار در کسب‌وکارتان روزبه‌روز شاهد بالا رفتن شفافیت، سرعت و دقت در کارها خواهید بود و بهینه‌تر شدن مصرف منابع را در سازمان تجربه خواهید کرد. در زیر به برخی از مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری پخش مویرگی می‌پردازیم. به یاد داشته باشید که اینها همه موارد نیست اما مهم‌ترینشان است.
کاهش خطاهای انسانی: با اتوماتیک کردن فرآیندهای ورود اطلاعات، نرم افزار حسابداری پخش مویرگی خطاهای ناشی از ثبت دستی دادهها را به حداقل می‌رساند.
بهبود مدیریت انبار: این نرم افزار به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا موجودی انبار خود را به طور دقیق ردیابی و مدیریت کنند، که به کاهش هزینه‌ها و افزایش سرعت پاسخگویی به نیازهای بازار کمک می‌کند.
افزایش دقت در پیش‌بینی تقاضا: با استفاده از داده‌های تاریخی و تحلیل‌های پیشرفته، نرم افزار حسابداری پخش مویرگی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا تقاضای بازار را بهتر درک و پیش‌بینی کنند.
مدیریت موثر فرآیندهای فروش و توزیع: نرم افزار حسابداری پخش مویرگی فرآیندهای پیچیده فروش و توزیع را ساده‌تر و کارآمدتر می‌کند.
کنترل دقیق مالی و حسابداری: این نرم افزار به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا عملیات مالی و حسابداری خود را با دقت بیشتری مدیریت کنند.
بهینه‌سازی زمان تحویل و پردازش سفارش‌ها: با استفاده از این نرم افزار، زمان تحویل و پردازش سفارش‌ها بهینه‌سازی می‌شود، که این امر به افزایش رضایت مشتریان منجر می‌شود.
ارتقاء روابط با مشتریان: نرم افزار حسابداری پخش مویرگی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با مشتریان خود ارتباط موثرتری برقرار کنند.
گزارش‌دهی پیشرفته و تحلیل دادهها: این نرم افزار گزارش‌های دقیق و تحلیل‌های پیشرفته‌ای ارائه می‌دهد که به شرکت‌ها در اتخاذ تصمیمات هوشمندانه کمک می‌کند.
افزایش انعطاف‌پذیری و پاسخگویی: نرم افزارهای پخش مویرگی به شرکت‌ها امکان می‌دهند تا به تغییرات بازار به سرعت واکنش نشان دهند.
کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری: با اتوماتیک‌سازی فرآیندها، نرم افزار حسابداری پخش مویرگی به کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش کلی بهره‌وری کمک می‌کند.
سخن آخر
در پایان، لازم است تأکید کنیم که مدیریت دقیق و حرفه‌ای فرآیندهای ذکر شده در این مطلب برای عملکرد موفقیت‌آمیز یک شرکت پخش کالا بسیار حیاتی است. هر یک از این مراحل، از دریافت سفارش تا تسویه حساب و ثبت حسابداری، نقش مهمی در جریان نقدینگی، کنترل موجودی و رضایت مشتری دارند.
استفاده از روش‌های مدرن و به‌روز، همچون سیستم‌های ERP و اپلیکیشن‌های سفارش‌گیری، می‌تواند در بهبود کارایی و کاهش خطاهای انسانی نقش مهمی داشته باشد. همچنین، تمرکز بر امنیت، دقت در ثبت مالی و اعتبارسنجی مشتریان می‌تواند به جلوگیری از مشکلات مالی آتی و افزایش سودآوری کمک کند.
در نهایت، اهمیت دادن به آموزش کارکنان و اطمینان از درک صحیح آن‌ها از فرآیندها و سیستم‌های مورد استفاده برای حفظ استانداردهای بالای عملیاتی و رضایت‌بخش بودن خدمات ارائه شده به مشتریان امری ضروری است. به خاطر داشته باشید که پیشرفت و تکامل مداوم در فرآیندها و رویکردها، کلید موفقیت در دنیای رقابتی امروزی است.