کدینگ حسابداری چیست و مراحل آن چگونه است؟
تفاوتی ندارد یک شرکت بزرگ با چندین زیرشاخه باشید یا مجموعه‌ای کوچک، فرایندهای حسابداری به دلیل ماهیت‌شان فرایندهایی هستند با میزان تکرار بالا و حجم زیاد. برای جلوگیری از بی‌نظمی و بالا بردن دقت و سرعت کارها در حسابداری، بهترین کاری که می‌توان انجام داد دسته‌بندی حساب‌ها در گروه‌ها و شاخه‌های مختلف است که از آن با نام کدینگ حسابداری یاد می‌کنیم.
در یک تعریف آسان و ساده کدینگ حسابداری یعنی دسته‌بندی حساب‌ها، کدینگ به روش‌های مختلفی انجام می‌شود که رایج‌ترین آن شکل درختی است. کدینگ کاری تخصصی است که انجام آن را باید به دست حسابداران و مدیران مالی باتجربه سپرد. نوع صنعت، استانداردهای موجود، کنترل‌های داخلی و گزارش‌های درون و برون سازمانی که کسبوکار شما به آن‌ها نیاز دارد مواردی هستند که روی نوع و سیستم کدینگ شما تاثیر می‌گذارند.
در این مقاله از تیمیار به بررسی چیستی کدینگ در حسابداری، انواع آن، سیستم کدینگ نرم افزار حسابداری تیمیار و دیگر مفاهیم مربوط با این موضوع می‌پردازیم.
چگونه کدینگ حسابداری را آغاز کنیم؟
کدینگ حسابداری اولین کاری است که پس از شروع فعالیت‌های‌تان باید آغاز کنید. دسته‌بندی حساب‌ها فرایندی است که هم‌پای رشد کسبوکار شما پیش می‌رود و پایانی ندارد. هرزمان که کسبوکار شما توسعه پیدا می‌کند و حساب‌های جدیدی در آن شکل می‌گیرد تیم حسابداری شما باید کدهای جدید و ارتباط آن‌ها را با کدهای موجود در سیستم حسابداری سازمان را تعریف کنند.
پس به خاطر داشته باشید که کدینگ حسابداری به محض شروع فعالیت‌های کسب‌وکارتان آغاز و تا زمانی که سازمان‌تان نفس می‌کشد با آن همراه است. اما اما فرایند کدینگ را چگونه شروع کنیم؟
ابتدا باید به نوع صنعت و فرایندهای مالی آن توجه کنید، فرایندهای مالی یک کارخانه تولیدی با فرایندهای یک مجموعه صنفی تفاوت دارد. چه از لحاظ تعداد حساب‌ها و چه از لحاظ ماهیت‌شان.
نکته مهم بعدی استانداردهای موجود است. توجه به استاندارد و به‌روز بودن سیستم کدینگ حسابداری به شما کمک می‌کند تا در زمان تهیه صورت‌حساب‌های رسمی و قانونی دردسرهای کم‌تری داشته باشید. پس همواره حواس‌تان به قوانین، استانداردها و رویه‌های جاری باشد. موضوع مهم بعدی گزارش‌هایی است که به آن‌ها نیاز دارید. زمانی که کار دسته‌بندی حساب‌ها را شروع کردید باید بدانید کدام گزارش‌ها اهمیت بیشتری دارند و به کدام‌یک بیشتر نیاز دارید. بنابراین کدینگ در حسابداری شما باید براساس نیازها و اولویت‌های‌تان شکل بگیرد.
هدف از کدینگ حسابداری
کدینگ حسابداری یک روش سازماندهی و مدیریت اطلاعات مالی در کسب و کارها است. هدف اصلی آن استانداردسازی عملیات مالی و یکپارچه‌سازی آن‌ها بر اساس یک فرمت مشخص است. این روش به ثبت دقیق‌تر رویدادهای مالی کمک کرده و خطای انسانی در تیم‌های حسابداری را به حداقل می‌رساند. علاوه بر این، کدینگ به تهیه گزارشات مالی با جزئیات دقیق و فراوان کمک شایانی می‌کند و به این ترتیب سرعت و دقت بیشتری به فرایند حسابداری می‌بخشد. در نهایت، کدینگ باعث بهبود تحلیل و بررسی‌های مالی برای سرمایه‌گذاری یا محاسبه میزان دارایی‌ها می‌شود، و به این ترتیب قدرت تصمیم‌گیری مدیران را افزایش می‌دهد.
انواع کدینگ حسابداری
رایج‌ترین کدینگ حساب‌ها در مجموعه مختلف در پنج دسته اصلی تقسیم می‌شود. ابتدا این پنج نوع را ببینیم و سپس به توضیح هرکدام برسیم:
- کدینگ حفظی یا الفبایی
- کدینگ سلسه مراتبی
- کدینگ متوالی
- کدینگ توده‌ای
- کدینگ وجهی
حالا توضیح هرکدام از این سیستم‌های کدینگ را در ادامه بررسی می‌کنیم.
بخوانید: حسابداری تولید
کدینگ حفظی یا الفبایی
ساده‌ترین روش دسته‌بندی حساب‌ها، کدینگ به روش حفظی یا الفبایی است. در این روش کدینگ حسابداری براساس حروف الفبای فارسی و ابتدای نام هر حساب انجام می‌شود. برای مثال با استفاده از این روش وقتی بخواهیم حساب‌های دریافتنی را دسته‌بندی کنیم از عبارت «ح-د» می‌کنیم
کدینگ سلسه مراتبی
پراستفاده‌ترین روش کدینگ در حسابداری همین روش سلسه مراتبی است. این روش درکنار نظم و دقت بالایی که دارد محدودیتی برای تعداد حساب‌ها، کالاها و داده‌های کسبوکار شما ایجاد نمی‌کند. با این روش شما می‌توانید با تعریف یک کد حساب، تعداد نامحدودی زیرمجموعه برای آن تعریف کنید. در ادامه یک مثال برای این سیستم را می‌بینیم:
شما برای حساب موجودی صندوق کسب‌وکارتان یک حساب با کد ۳۰۱ ایجاد می‌کنید، حالا هر زمان که بخواهید به این حساب یک زیرمجموعه اضافه کنید کافی است یک عدد اعشاری به سمت راست کدینگ حسابداری خود اضافه کنید. مثلا برای حساب «موجودی صندوق-موجودی نقد» از کد ۳۰۱.۱ استفاده می‌کنیم.
کدینگ متوالی
این سیستم کدینگ که با نام پی‌درپی یا کدینگ سریالی هم شناخته می‌شود به این شکل کار می‌کند که اعداد را به شکل سریالی و پشت‌سرهم به حساب‌ها تخصیص می‌دهد.
کدینگ توده‌ای
این روش صرفا برای یک دوره به‌خصوص مالی کاربرد دارد و در آن کدها می‌توانند به یک حساب اختصاص داده شوند.
کدینگ وجهی
در این روش حساب‌ها به شکل گروهی دسته‌بندی می‌شوند. در این روش می‌توان اعداد و حروف را به گروه خاصی از حساب‌ها تخصیص داد. مثلا برای یک مجموعه بازرگانی می‌توان چنین سیستم کدینگی را ترسیم کرد:
گروه یک شامل واحدهای مختلف سازمان، گروه دو هزینه‌های مختلف آن‌ها، گروه سه زیرمجموعه‌ای از گروه یک و الی آخر.
آن‌چه که نیاز است برای ایجاد یک سیستم کدینگ حسابداری بدانیم این است که انجام این کار معمولا به دقت و زمان زیادی نیاز دارد. شما می‌توانید با استفاده از یک نرم افزار حسابداری جامع و هوشمند عملیات کدینگ حساب‌ها را به راحتی و بالا‌ترین دقت انجام دهید و در زمان و انرژی خود و نیروهای‌تان صرفه‌جویی بالایی داشته باشید.
بخوانید: انواع هزینه در حسابداری
لایه‌های مختلف کدینگ حسابداری
رعایت سلسله مراتب حساب‌ها و کدینگ آن‌ها یکی از مهم‌ترین کارها در کدینگ حسابداری است. در ادامه یک ساختار استاندارد کدینگ را بررسی می‌کنیم. همواره به خاطر داشته باشید که نیازها و حساب‌های سازمان شما ممکن است از آن‌چه با عنوان ساختار یا سیستم استاندارد می‌شناسیم متفاوت باشد. در این صورت نیاز است تا شما نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید که بتواند با نیازهای خاص سازمان شما هم‌سو باشد و با انعطاف‌پذیری بالای خود نیازهای شما را به‌خوبی پاسخ دهد.
ساختار استاندارد لایه‌بندی کدینگ در حسابداری:
اگر بخواهیم ساختار کدینگ حسابداری را در یک طیف قرار دهیم یک سر این طیف «گروه حساب» قرار می‌گیرد و طرف دیگر آن «حساب تفصیلی»، هرچه از سمت گروه حساب به سمت حساب تفصیلی برویم حساب‌ها جزئی‌تر و طبقه‌بندی‌ها ریزتر می‌شوند. در ادامه هر بخش لایه‌های کدینگ در حسابداری را بررسی می‌کنیم:
- گروه حساب: در این بخش همه صورت‌های مالی سازمان قرار دارد. در این سطح شما همه‌ی بدهی‌ها، اعم از جاری و غیرجاری، درآمدها، هزینه‌ها، ذی‌نفعان، سرمایه‌گذاران و تمام موارد مرتبط با آن‌ها را می‌بینید.
- حساب کل: این طبقه مخصوص انواع صورت‌های مالی است. تمام فعالیت‌های کسبوکار شما به که منجر به ایجاد هزینه یا درآمد می‌شوند در این طبقه قرار می‌گیرند. این لایه گروه حساب‌های سازمان شما را به اعداد کوچک‌تر تقسیم می‌کند.
- حساب معین: در این بخش حساب‌ها کوچک‌تر و جزئی‌تر می‌شوند. حساب‌های معین عملکرد واحدهای مختلف را از منظر مالی محاسبه و اعداد آن‌ها در صورت‌های مالی سازمان منعکس می‌کنند.
- حساب تفصیلی: در دل حساب‌های معین، حساب تفصیلی قرار داد که به‌طور خرد و جزئی تمام اسناد، دریافتنی و پرداختنی و تمام عملیات مالی سازمان در سطح خرد را ثبت می‌کند. طبقه‌بندی حساب‌های تفصیلی آخرین مرحله کدینگ حسابداری و پایه و اساس دسته‌بندی حساب‌ها است.
تیمیارERP؛ منعطف، دقیق و هوشمند
تیمیارERP یک نرم افزار مدیریت منابع سازمان هوشمند و منعطف است که برای مدیریت تمام بخش‌های ستادی کسبوکار شما طراحی و توسعه پیدا کرده است. این نرم افزار قدرتمند به بیش از ۴۰ ماژول و ۱۰۰ سیستم و زیرسیستم متنوع و کاربردی مجهز شده است که هرکدام برای انجام تخصصی کارها و پیشبرد فرایندهای خاص کسبوکار شما سفارشی‌سازی شده‌اند.
یکی از بخش‌های اصلی این نرم‌افزار ماژول مالی و حسابداری آن است. این ماژول با امکانات منحصربه‌فرد خود ابزاری کاربردی در اختیار مدیران مالی و حسابداران سازمان شما است تا فرایندهای مهم و حیاتی کسبوکار شما را با دقت و سرعت بالا انجام دهند. امکان سفارشی‌سازی فرایندها و جریان‌های کاری، امکان تعریف نامحدود حساب و شعبه، امکان سفارشی‌سازی کدینگ حساب‌ها با توجه به نیازهای خاص سازمان و قابلیت‌های و مزایای بیشمار دیگری درکنار یکپارچگی بی‌نظیر تنها بخشی از مزایایی است که این نرم‌افزار به کسبوکار شما هدیه می‌دهد.
برخی از ویژگی‌ها و مزایای این نرم‌افزار را در ادامه بررسی می‌کنیم:
- امکان ایجاد شعبه یا سازمان به صورت نامحدود
- امکان ثبت تراکنش‌های ریالی و ارزی
- نامحدود بودن تعریف سطوح حساب‌ها، مراکز درآمد و هزینه
- امکان صدور خودکار اسناد برای تراکنش‌های هر ماژول با قابلیت انتخاب تکی و چندتایی
- امکان گزارش‌گیری لحظه‌ای مانند ترازنامه (صورت وضعیت مالی) و سود و زیان بدون نیاز به سند اختتامیه
- امکان ایجاد داشبورد مدیریتی، مالی، پرسنلی و... به صورت اختصاصی
- امکان تعیین سطح دسترسی برای کاربران و گروه‌های کاربری
- امکان ایجاد دسترسی به منظور نمایش مانده در حساب‌ها، اشخاص و شناور‌ها
- امکان جستجو بر اساس نام پرداخت‌کننده و نام صاحب حساب در اسناد پرداختنی و دریافتنی
- امکان چک کردن رأس چک‌ها و فاکتورهای فروش در اسناد دریافتنی
- درون ریزی آرتیکل های سند حسابداری به صورت عادی و ارزی
- صدور خودکار اسناد برای تراکنش‌های هر ماژول ERP تیمیار با قابلیت انتخاب تکی و چندتایی
- ایجاد انواع گزارش‌های تحلیلی و ترکیبی به کمک BI
- و...
برای آشنایی بیشتر با این ماژول و نرم افزار ERP تیمیار از دکمه درخواست دمو بالای همین صفحه استفاده کنید.