۷ شاخص کلیدی عملکرد تولید
هفت شاخص کلیدی عملکرد تولید (KPI) کدامند و سازمان‌ها چگونه می‌توانند آن‌ها را به‌کارگیرند؟ برای پاسخ به این سوال اول باید به سه سوال کوچک‌تر اما مهم پاسخ داد؛ اول این‌که شاخص کلیدی عمکلرد یا KPI چیست؟ دوم این‌که KPIهای همسو با کسب‌وکارمان را چه‌طور انتخاب کنیم؟ و سوم چگونه می‌توان این شاخص‌های کلیدی را در سازمان پیاده‌سازی کرد. در این مقاله قصد داریم به این سه سوال مهم پاسخ دهیم. قبل از این‌که به‌سراغ پاسخ به این سوال‌ها برویم لازم است بدانیم تاثیر شاخص‌های کلیدی عمکلرد تولید نه فقط بر یک حوزه که تمام فرایند مدیریت تولید، از برآورد تولید و برنامه ریزی تولید تا برنامه تولید و انبار و ارسال را شامل می‌شود. شاخص‌های کلیدی عملکرد تولید حتی می‌توانند عملکرد بخش‌های مختلف نرم افزار MRP و نرم افزار مدیریت کارخانه را نیز تحت تاثیر قرار دهند.
فهرست مطالب
KPI چیست و چه تفاوتی با متریک دارد؟
اگر صاحب کسبوکار یا مدیری هستید که وظیفه برنامه‌ریزی و گزارش‌دهی دارد حتما بارها با واژه‌هایی مثل متریک‌ها و شاخص‌های کلیدی عملکرد روبه‌رو شده‌اید. آن‌چه این‌جا اهمیت دارد دانستن این نکته است: تمام KPIها متریک هستند اما همه متریک‌ها KPI نیستند. بیایید با این پیش‌زمینه کوتاه به سراغ بررسی این دو برویم.
به‌عنوان مدیر کارخانه یا تولید روزانه با داده‌های زیادی سروکار دارید. داده‌هایی مثل تعداد محصول تولید شده، دقایق توقفات دستگاه‌ها و خط تولید، تعداد محصولات معیوب یا غیراستاندارد و... . تمام این داده‌های کمی که در اختیار شما قرار می‌گیرند متریک‌ها هستند. درواقع از متریک‌ها برای ارزیابی کمّیِ عملکرد یا پیشرفت فرایندها استفاده می‌شود. برای مثال اگر تعداد کل محصولات تولید شده شما در یک شیفت کاری برابر ۱0 هزار باشد، این عدد یک متریک برای ارزیابی عملکرد حجم تولید است.
شاخص کلیدی عملکرد یا همان KPI برای مشخص کردن اهداف کسبوکار استفاده می‌شود. در واقع مدیران با استفاده از KPIها مجموعه‌ای از داده‌ها، همان متریک‌ها، را جمع‌آوری و تحلیل می‌کنند و برای کسبوکار ماموریت تعیین می‌کنند. اگر بخواهیم مثال بالا را ادامه دهیم: از مجموع ۱۰ هزار محصول تولید‌شده، ۲ هزار محصول معیوب و غیراستاندارد است. تا این‌جا ما با متریک‌ها سروکار داریم. حال اگر مدیر و تصمیم‌گیران کسبوکار بخواهند تعداد محصولات معیوب را از ۲ هزار به هزار و پانصد برسانند یک شاخص کلیدی عملکرد تعریف کرده‌اند.
همان‌طور که مشخص است شاخص کلیدی عملکرد برای تعیین اهداف و ماموریت‌های کسبوکار از متریک‌ها استفاده می‌کند. تفاوت اصلی این دو از هم اما در هدفی است که دنبال می‌کنند. متریک‌ها برای اندازه‌گیری کمّیِ عملکرد و KPI برای تعیین اهداف سازمانی با استفاده از متریک‌ها. این یعنی بعد از طی یک مدت مشخص می‌توانید با استفاده از KPIها تعیین کنید که اهداف تعریف شده موفق بوده‌اند یا نه. موضوعی که برای متریک‌ها صادق نیست و نمی‌توان از آن‌ها برای اندازه‌گیری میزان موفقیت سازمان استفاده کرد.
با «ثمر»، نرم افزار تخصصی تولید تیم‌یار آشنا شوید
متفاوت، منعطف، دقیق و کاربردی با انواع گزارش‌های تخصصی تولید.
سربلند در آزمون مجموعه‌‌های تولیدی و صنعتی کشور.
شاخص کلیدی عملکرد تولید را چگونه انتخاب کنیم؟
یک جست‌وجوی ساده در اینترنت کافی‌ست تا لیست‌های بی‌پایانی از انواع شاخص‌های کلیدی عملکرد تولید را ببینیم. KPIها برای هر سازمانی که به فکر رشد و توسعه است نه‌تنها لازم که حیاتی‌اند. این شاخص‌ها به‌خصوص برای کسب‌وکارهای تولیدی اهمیت دو‌چندانی دارند. سازمان‌های تولیدی برای این‌که سودآورتر و بهینه‌تر تولید کنند نیاز به شاخص‌های کلیدی‌ای دارند تا آن‌چه واقعا موردنیازشان است را تعیین و مسیر رسیدن به آن‌ها را مشخص کنند.
این که در عبارت شاخص کلیدی عملکرد کلمه کلیدی را می‌بینیم بی‌دلیل نیست. این شاخص‌ها باید بیانگر اصلی‌ترین اهداف سازمان و مهم‌ترینشان باشد. اهدافی که سازمان شما را تعریف می‌کند و رسیدن و نرسیدن به آن‌ها به‌نوعی موفقیت و عدم موفقیت سازمان را نشان می‌دهد. به‌طورکلی یک کسبوکار نباید بیش از ۱۰ شاخص کلیدی عملکرد داشته باشد. این ده شاخص هم باید در تمام حوزه‌های سازمان پراکنده باشند و صرفا در یک یا دو بخش متراکم نشوند. برای مثال یک سازمان تولیدی باید در تمام حوزه‌های کسب‌وکاری‌اش KPIهای مختلف را تعیین کند. برای مثال اثربخشی تولید، رضایت مشتری، تولید به‌هنگام و رضایت کارکنان شاخص‌هایی‌اند که تاثیرشان بر تمام بخش‌های سازمان است.
هر سازمانی برای تعیین KPIهای خود باید به هویت و هدف اصلی‌اش نگاه کند. مثلا شاخص کلیدی عملکرد تولید برای یک سازمان تولیدی بهتر است با نظر گرفتن این موارد باشد:
- بیانگر اهداف استراتژیک سازمان باشد. قبل از انتخاب شاخص باید بدانید که می‌خواهید به چه‌چیزی دست پیدا کنید. بعد از مشخص کردن اهداف، KPI باید به شما برای اندازه‌گیری میزان رسیدن به اهداف کمک کند.
- قابل سنجش و اندازه‌گیری باشد. پر واضح است که نمی‌توانید بدون داشتن ابزار اندازه‌گیری، میزان پیشرفت‌تان را محاسبه کنید. اهداف تعیین شده برای سازمان باید تا جای ممکن دقیق و واضح باشند تا شاخص کلیدی انتخاب شده برای سازمان ارزش‌آفرینی کند.
- قابل دستیابی باشد. اگر هدف شما بیش از اندازه بلند پروازانه باشد یا در آن توانایی‌ها و ظرفیت‌های سازمان را نبینید نمی‌توانید چندان به موفقیت آن‌ها خوشبین باشید.
شاخص کلیدی عملکرد تولید باید شامل این ویژگی‌ها باشد تا اثربخش شود. اگر شاخصی اهداف وجودی سازمان را نادیده بگیرد، منابع در دسترس و ظرفیت‌ها را نبیند و با هیچ ابزاری نتوان میزان پیشرفتش را سنجید نباید چندان به موفقیتش امیدی داشت.
چگونه شاخص کلیدی عملکرد تولید را پیاده‌سازی کنیم؟
زمانی‌که شاخص‌های کلیدی عملکرد مناسب سازمان را انتخاب و پیاده‌سازی کردید، قادرید ظرفیت تولید را بالاتر برده، کیفیت محصولات را بهبود داده، ضایعات را به حداقل رسانده و هزینه‌های تولید را کنترل کنید. مهم است بدانید که شاخص‌های کلیدی عملکرد تولید می‌تواند متغیر باشد. ممکن است برخی داده‌ها برای اندازه‌گیری در یک دوره زمانی بسیار مهم باشند و پس از گذر از بخش خاصی از فرایندها، داده‌های دیگری اهمیت پیدا کنند. آن‌چه این‌جا اهمیت دارد دانستن این موضوع است که داده‌های شاخص‌ها چه زمانی باید تغییر کنند. درواقع باید بدانیم KPI تولید را چگونه پیاده‌سازی کنیم که در زمان‌های مختلف، عملکرد مناسب داشته باشد.
با یک مثال این موضوع را شفاف‌تر می‌کنیم:
فرض کنید خط تولید جدید شما راه‌اندازی شده و حجم تولید افزایش را داده است. برای کسبوکاری که KPI خود را افرایش تعداد مشتری قرار داده این موضوع مهم است که تعداد محصول تولید شده را در ابتدای کار بداند. پس از اتمام فرایند تولید و ارسال به بازار و دریافت بازخوردِ مشتریان نوبت به دسته‌بندی بازخورد‌ها می‌رسد. این‌جا بازخوردهایی که نقص‌ها و عیوب محصولات را بیان می‌کنند اهمیت بالاتری دارند. از این مرحله به بعد دیگر حجم تولید نباید یک داده اصلی در سنجش شاخص کلیدی عملکرد باشد. آن‌چه این‌جا مهم است تعداد محصولات بدون عیب به‌عنوان داده اصلی و تعداد کل محصولات به‌عنوان داده فرعی است.
این یعنی پیاده‌سازی شاخص کلیدی عملکرد تولید ما باید به‌گونه‌ای باشد که در زمان مورد نیاز بتواند از داده‌های خاص استفاده، آن‌ها را دسته‌بندی و حتی ترکیب کند تا نتیجه موردنظر حاصل شود. برای پیاده‌سازی KPI مناسب در سازمان مراحل زیر را در نظر بگیرید:
- KPI را بسنجید،
- KPI را بخش‌بندی کنید و در قالب فرایندهای مختلف تقسیم کنید،
- فرایندها را به‌ترتیب بیشترین به کمترین درصد اهمیت فهرست کنید،
- مشکلات اصلی در فرایندهای مهم را مشخص کنید،
- راهکارهای حل مشکل را مشخص کنید،
- KPI را به‌عنوان یک فرایند تکرارشونده در نظر بگیرید و اجرا کنید.
در راهکار مدیریت تولید ثمر می‌توانید:
- مرکزهای کاری و عملیات کاری نامحدود برای واحد صنعتی خود تعریف کنید،
- تعداد نامحدودی خط تولید و نمودار فرایند عملیات (OPC) تعریف کنید،
- برآورد تولید و سربرنامه تولید (MPS) واحد صنعتی خود را به‌شکلی مکانیزه انجام دهید،
- برنامه‌ریزی مواد مورد نیاز (MRP) فرایند تولید خود را به‌شکلی عاری از خطا انجام دهید،
- به‌شکلی دقیق و منعطف برای خطوط تولید واحد صنعتی خود برنامه‌ریزی تولید انجام دهید،
- با تجمیع خودکار اطلاعات OPCها، MPSها و MRPها در لحظه برای خطوط تولید دستور تولید صادر کنید،
- به‌شکلی دقیق و چابک ثبت عملکرد تولید (کنترل کیفیت، دوباره‌کاری‌ها و توقفات تولید) انجام دهید،
- تعداد نامحدودی بازه زمانی گزارش‌گیری برای فرایندهای مختلف تولید خود تعریف کنید.
۷ شاخص کلیدی عمکلرد تولید
1. تحویل به‌هنگام
زمان‌‌بندی دقیق و عمل به آن یکی از اصلی‌ترین شاخص‌های کلیدی عملکرد به‌خصوص برای سازمان‌های تولیدی است. فرض کنید موفق شده‌اید به تمام اهدافی که برای کسبوکارتان تعریف کرده‌اید برسید. اما سفارش‌های مشتریان را نمی‌توانید به‌موقع تولید و به‌دست آن‌ها برسانید. آیا هنوز هم خود را سازمانی موفق می‌دانید؟
این KPI درصد تحویل سفارش‌ها قبل از سر رسیدن زمان تحویل آن‌ها را مشخص می‌کند. داده‌های این شاخص معمولا ماهانه اندازه‌گیری می‌شود و هدف آن ۱۰۰ درصد بودن همیشگی تحویل به‌موقع سفارش‌هاست.
2. میزان عملکرد طبق برنامه زمانی تولید
این شاخص کلیدی عملکرد تولید به اندازه‌گیری این موضوع می‌پردازد که تیم‌های تولید تا چه اندازه اهداف تولید را طبق برنامه‌ریزی برآورده می‌کنند. معلوم بودن این‌که تولید تا چه اندازه طبق برنامه پیش می‌رود به برنامه‌ریزی برای سنجش عملکرد، تخمین زمان تولید و تحویل و کنترل هزینه‌های آن کمک شایانی می‌کند.
اگر تولید‌کننده‌ای فقط روی تحویل به‌هنگام تمرکز کند، مسایل و مشکلاتی که در درون فرایندهای تولید وجود دارند را یا نمی‌بیند یا از قلم می‌اندازد. یکی از راه‌هایی که تحویل به‌هنگام را برای کسب‌وکارهای تولیدی ممکن می‌کند بررسی عمکلرد خطوط تولید طبق برنامه‌ریزی انجام شده است. با تولید طبق برنامه زمانی، تیم‌های تولید می‌توانند به‌راحتی سفارش‌های موجود را در بهینه‌ترین زمان ممکن تحویل دهند.
3. توقف تولید
توقف تولید به مدت زمانی گفته می‌شود که فرایند تولید متوقف شده و هیچ کالایی تولید نمی‌شود. عبارت‌هایی مثل زمان استراحت، توقف برنامه‌ریزی شده و برنامه‌ریزی نشده همگی با این شاخص کلیدی عملکرد محاسبه می‌شوند. این KPI نسبت توقف تولید به زمان تولید را می‌سنجد و به‌طور مستقیم با میزان در دسترس بودن تجهیزات تولید در ارتباط است.
توقف تولید یکی از داده‌های حیاتی سازمان‌هاست، چراکه اگر کسبوکاری تولیدی محصولی تولید نکند یعنی در حال ضرر دادن است. دلایل مختلفی برای توقف تولید وجود دارد. از عامل و خطای انسانی گرفته تا خراب شدن تجهیزات و ماشین‌آلات. از این شاخص کلیدی عملکرد تولید می‌توانید به‌راحتی زمان‌های توقف را به تفکیک دلیل و مدت توقف در اختیار داشته باشید و از آن برای برنامه‌ریزی‌‌های تعمیر و نگهداری ماشین‌آلات یا شیفت‌بندی پرسنل استفاده کنید.
4. توان عملیاتی
این شاخص کلیدی عملکرد تولید نشان می‌دهد یک ماشین، ایستگاه یا خط تولید قادر است به‌طور میانگین چه تعداد کالا تولید کند. کاهش توان عملیاتی معمولا به معنای این است که در خط تولید مشکلی وجود دارد. اتمام مواد اولیه یا توقف تولید می‌تواند یکی از این دلایل باشد. توان عملیاتی را می‌توان با از بین بردن زمان توقف تولید، تعمیر و نگهداری منظم ماشین‌آلات، استفاده از مواد اولیه و ابرازهای مرغوب بالا برد. توان عملیاتی یک KPI مهم برای برنامه ریزی‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت است. با داشتن متریک‌های دقیق از توان عملیاتی و به‌کارگیری آن‌ها در محاسبه این شاخص کلیدی برنامه‌ریزی دقیق‌تری خواهید داشت.
5. میزان استفاده از ظرفیت
اگر خط تولید یا ایستگاه کاری در یک چرخه زمانی ایده‌آل محصولات را تولید کند، می‌گوییم از ۱۰۰ درصد ظرفیت خود استفاده می‌کند. هر زمان که سرعت تولید کاهش پیدا کند یا خط تولیدی بیکار باشد درصد استفاده از ظرفیت تولید هم کاهش می‌یابد. این مهم نشان‌دهنده ضعف و سستی در سیستم است. این شاخص کلیدی عملکرد یک شاخص عالی برای درک ظرفیت تولید و استفاده از ظرفیت بهینه خط تولید کسبوکار است.
6. بازدهی
شاخص بازدهی برای اندازه‌گیری کیفیت و کارایی فرایندهاست. می‌توان گفت این شاخص کلیدی، اصلی‌ترین شاخص برای سنجش اثربخشی و سودآوری فرایند تولید است. این KPI را می‌توان مهم‌ترین شاخص بین شاخص‌های اندازه‌گیری در فرایندهای تولید دانست. اندازه‌گیری بازدهی برای مشخص کردن فرایندهایی که بر توان عملیاتی تاثیر می‌گذارند حائز اهمیت است.
7. ضایعات
ضایعات به هر محصول معیوب و غیراستاندارد فرایند تولید گفته می‌شود. ضایعات می‌تواند با حجم و تعداد سنجیده شود. برخی از کارخانه‌ها ضایعات را محصول معیوب و برخی دیگر باقیمانده مواد اولیه در نظر می‌گیرند. این‌که شما ضایعات را چگونه تعریف می‌کنید تفاوتی ندارد. ردگیری و کاهش آن باید برای شما اهمیت داشته باشد. این شاخص کلیدی عملکرد تولید برای کاهش هزینه‌ها و افزایش کیفیت نهایی بسیار مهم است.
پس از پیاده‌سازی و اجرای شاخص‌های کلیدی عملکرد تولید باید با پایش مستمر و نظارت بر آن‌ها وضعیت سازمان را در رسیدن به اهدافش بررسی کنید. گاهی نیاز به تغییر منبع داده‌های ورودی دارید، گاهی باید فرایندهای انتخابی تغییر کنند و از همه مهم‌تر باید به گزارش‌های دقیق دسترسی داشته باشید. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت تولید که امکان تعریف سنجه‌های عملکردی را دارند و امکان نظارت بر شاخص‌ها و در نهایت گزارش‌گیری را به سازمان شما می‌دهد، می‌تواند ابزار مهمی در مسیر رشد کسبوکارتان باشد.