هوشمندسازی سازمان چیست و چه کمکی به کسب‌وکارها می‌کند؟

هوشمندسازی سازمان یا سازمان هوشمند مفهومی ‌است که از اواخر سال 1982 راه خود به کسب‌وکارها و سازمان‌ها پیدا کرد. مفهومی ‌که اصلی‌ترین تمرکز آن بر ایجاد انعطاف‌پذیری و بالا بردن تاب‌آوری کسب‌وکارها در محیط پویای بازاری رقابتی بود.

برای درک چیستی هوشمندسازی سازمان باید ابتدا مفهوم هوشمندی سازمانی یا سازمان هوشمند را بدانیم. برای درک آن بهترین مثال IQ در انسان است. انسان باهوش کسی است که موقعیت‌ها را به‌خوبی می‌‌سنجد، می‌بیند و براساس قوای درک و منطق خود آن‌ها را تحلیل می‌کند. حال هرچه نمره IQ فردی بالاتر باشد بهتر و موثرتر می‌تواند از پس موقعیت‌های سخت تصمیم‌گیری و حل مسائلی که نیاز به هوش بالایی دارد برآید.

سازمان هوشمند هم مشابه همان انسان هوشمند است اما با یک تفاوت اساسی، هوشمندسازی سازمان (OIQ یاOrganizational Intelligence Quotient) بر به کارگیری ابزارها و فرایندهایی تاکید دارد که میزان انعطاف‌پذیری و انطباق‌پذیری سازمان با محیط بیرون را بالا ببرد. هوشمندسازی سازمان زمانی اهمیت پیدا می‌کند که تعریف جدید سازمان را نیز درک کنیم. در سال‌های گذشته سازمان با مفاهیمی‌ همچون مجموعه‌ای از وظایف، پروژه‌ها، کارکنان، فرایندهای سودمحور و مانند این‌ها شناخته می‌شد.

سازمان‌های مدرن شاید همچنان این فرایندها را در دل خود داشته باشند اما زمانی که صحبت از هوشمندسازی سازمان می‌شود اشاره به ایجاد چارچوبی است که در آن دانش، تولید، مدیریت و از آن برای موفقیت سازمان استفاده می‌شود.

در این مقاله از تیمیار به بررسی چارچوب‌های هوشمندسازی سازمان می‌پردازیم و ابزار ایجاد و مدیریت آن را معرفی می‌کنیم.

جوهره هوشمندسازی سازمان

در هسته خود، هوشمندسازی سازمان توانایی یک سازمان برای درک و ایجاد دانش مرتبط با اهدافش است. این یک ظرفیت فکری است که از مجموع اجزای خود فراتر می‌رود و مدیریت دانش و یادگیری سازمانی را یکپارچه می‌کند. OI کسب‌وکارها را قادر می‌کند تا موقعیت‌های پیچیده را درک کنند، رویدادهای محیطی مرتبط را تحلیل کنند و به طور مؤثرتری عمل کنند. این در مورد توسعه، به اشتراک گذاری، و استفاده از دانشی است که با اهداف کسب و کار هماهنگ است و در عین حال فرهنگ یادگیری و تفکر مستمر را تقویت می‌کند.

همچنین در بعدی دیگر، هوشمندسازی سازمان به انعطاف‌پذیری و بالا بردن توان سازمان در مواجهه با تغییرات اشاره دارد. هرچه هوش سازمان باشد بهتر می‌تواند در برابر تغییرات انعطاف داشته باشد و بهتر می‌تواند در رقابت‌ها پیروز میدان باشد.

ابزارهای کلیدی برای تقویت هوشمندسازی سازمان

پیشرفت در ابزارهای هوش تجاری به طور قابل توجهی به تکامل هوشمندسازی سازمان کمک کرده است. ابزارهای پیشرو در سال 2023 عبارتند از Tableau، Microsoft Power BI، Qlik، Sisense، Zoho Analytics، Google Looker، Domo و Sigma. این ابزارها در ارائه تجزیه و تحلیل داده های روشنگرانه، کمک به تصمیم‌گیری استراتژیک و بهبود عملیات کلی کسب و کار مفید هستند.

البته برای کاربران و سازمان‌های ایرانی که به دلایل مختلف امکان کار با این ابزارها را ندارند بهترین کار استفاده از نرم‌افزارهای ایرانی است که کاملا مناسب و منطبق با فضای کاری کسب‌‌وکارهای کشور تولید شده است. یکی از این نرم‌افزارها ERP تیمیار است که با ارائه مجموعه‌ای از سیستم‌ها و ابزارهای مختلف مدیریت و استفاده از دانش سازمان به مجموعه‌های ایرانی کمک می‌کند تا فرایندهای هوشمندسازی سازمان را دقیق‌تر و سریع‌تر پیش ببرند.

درکنار این‌ها، تیمیارERP مجموعه کامل و کاربردی از ابزارهای اتوماسیون است. از اتوماسیون فرایندهای بازاریابی گرفته تا مدیریت سرمایه‌های انسانی و مالی. خودکارسازی که ERP‌ تیمیار به بخش‌های مختلف سازمان شما می‌دهد در حد تعریف جریان‌های کاری خاص، تنظیم وظایف فردی و تیمی و فرایندهای منحصربه‌فرد و مدیریت دانش تولید شده در هر بخش به جزئی‌ترین شکل ممکن است.

مزیت دیگری که تیمیارERP نسبت به دیگر نرم‌افزارها دارد مجهز بودن همه بخش‌های آن به هوش تجاری (BI) است. ابزاری قدرتمند که همان‌طور که بالاتر درباره آن خواندیم اصلی‌ترین ابزار کسب‌وکارها برای هوشمندسازی سازمان است. هوش تجاری پیاده‌سازی شده در تیمیارERP نه تنها به همه بخش‌ها امکان می‌دهد گزارش‌های دقیق و جامعی داشته باشند، بلکه می‌توانند از داده‌های موجود در سازمان برای تصمیم‌گیری بهتر در آینده استفاده کنند.

مجهز بودن تیمیارERP‌ بیش از ۴۰ ماژول و ۱۰۰ سیستم و زیرسیستم به سازمان‌ها امکان می‌دهد تقریبا همه فرایندهای ستادی خود را وارد دنیای هوشمندسازی کرده و بازدهی و بهره‌وری آن‌ها را به میزان خیلی زیادی بالا ببرند. بهینه شدن تعداد کارکنان، کاهش هزینه‌های عملیاتی انجام کارها و ده‌ها مزیت دیگر، تنها بخشی از مزایایی است که تیمیارERP در اختیار سازمان‌ها می‌گذارد.

بخوانید: برنامه ریزی منابع سازمان

چرا هوشمندسازی سازمان مهم است

در محیط کسب و کار پیچیده امروزی، OI نقشی محوری ایفا می‌کند. این چیزی بیش از تجمیع هوش فردی است. این در مورد هوش سازمان به عنوان یک سیستم، درگیر شدن در فرآیندهای یادگیری و تصمیم گیری آگاهانه است. این یادگیری شامل دانش شهودی، داده‌های سخت و بینش‌های محیطی است که همگی به فرآیند تصمیم‌گیری منسجم کمک می‌کنند.

ابعاد هوشمندسازی سازمان

هوشمندسازی سازمان ابعاد مختلفی از جمله مدیریت دانش، یادگیری سازمانی و تجزیه و تحلیل تجاری را در بر می‌گیرد. با هوش عملیاتی که فعالیت محور است و هوش تجاری که داده محور است تفاوت دارد. OI بر نیروی کار و سازمان به عنوان یک کل تمرکز می‌کند و به درک روابط داخلی، گردش کار و الگوهای ارتباطی در جغرافیاها و بخش های مختلف کمک می‌کند.

 بخوانید: محیط کار دیجیتال

مزایای هوشمندسازی سازمان

هوشمندسازی سازمان طیفی از مزایایی را ارائه می‌دهد که در محیط کسب و کار پویای امروزی بسیار مهم است. فراتر از مزایای اصلی تصمیم گیری ساده و کارایی عملیاتی، OI درک عمیق تر و پاسخ به روندهای بازار و چالش های تجاری را تسهیل می‌کند. این به شرکت‌ها در مسیریابی زنجیره‌های تامین شکننده، افزایش تعامل با مشتری و تنظیم استراتژی‌های نیروی کار، به‌ویژه در مواقع اختلال مانند همه‌گیری، کمک می‌کند. مزایای بالقوه برنامه های BI و تجزیه و تحلیل عبارتند از:

پیمایش پیچیدگی‌های زنجیره تامین: با بهره‌گیری مؤثر از داده‌ها، کسب‌وکارها می‌توانند اختلالات زنجیره تامین را پیش‌بینی کرده و کاهش دهند و از عملیات روان‌تر اطمینان حاصل کنند.

افزایش تعامل با مشتری: بینش های مبتنی بر داده از ابزارهای OI به درک رفتارها و ترجیحات مشتری کمک می‌کند و منجر به استراتژی های تعامل موثرتر می‌شود.

پشتیبانی از تعدیل نیروی کار: در زمان تغییر، چه به دلیل تغییرات اقتصادی یا بحران های بهداشتی، OI به کسب و کارها کمک می‌کند تا استراتژی های نیروی کار خود را برای حفظ کارایی و بهره وری تطبیق دهند.

ایجاد جریان‌های درآمد جدید: از طریق تجزیه و تحلیل روندها و شکاف‌های بازار، OI فرصت‌هایی را برای راه‌های کسب‌وکار جدید و مدل‌های درآمدی باز می‌کند.

کسب مزیت رقابتی: کسب‌وکارها با حفظ بینش‌های زمان واقعی و تصمیمات مبتنی بر داده‌ها، می‌توانند از رقبای خود پیشی بگیرند.

حل مسئله: شناسایی و رسیدگی به مشکلات تجاری با قابلیت های تحلیلی ارائه شده توسط OI کارآمدتر می‌شود.

برخی از ابزارهای هوشمندسازی سازمان

اثربخشی OI تا حد زیادی به ابزارهای مورد استفاده برای جمع آوری، تجزیه و تحلیل و تفسیر داده ها بستگی دارد. در سال 2023، برترین ابزارهای هوشمندسازی سازمان که به‌طور مستقیمی‌با هوش تجاری (BI) در ارتباط هستند عبارتند از: 

• Tableau: Tableau که به دلیل قابلیت‌های تجسم داده قوی خود شناخته می‌شود، ابزاری کاربر پسند با طیف گسترده‌ای از ویژگی ها برای کاوش داده‌ها و داشبوردهای تعاملی است. موضوعی مهم که به ویژه در بخش های مالی، بازاریابی و مراقبت های بهداشتی موثر است.
• Microsoft Power BI: این ابزار به طور یکپارچه با سایر محصولات مایکروسافت ادغام می‌شود و ویژگی‌هایی مانند مدل‌سازی داده‌ها و بینش‌های مبتنی بر هوش مصنوعی را ارائه می‌دهد. برای تجزیه و تحلیل داده ها، گزارش‌دهی و همکاری، به ویژه در بخش‌های خرده فروشی، تولید و مالی ایده آل است. 
• QlikView: QlikView به کاربران اجازه می‌دهد تا داده‌ها را از زوایای مختلف کاوش کنند، به لطف مدل داده‌های انجمنی منحصر به فرد خود. این ابزار برای اکتشاف داده، تجزیه و تحلیل موقت و داشبوردهای تعاملی عالی است و در بخش‌های خرده فروشی، مراقبت‌های بهداشتی و تدارکات محبوب است. 
• SAP BusinessObjects: ابزاری جامع و مناسب برای شرکت‌های بزرگ، SAP BusinessObjects به خوبی با سایر محصولات SAP ادغام می‌شود. طیف گسترده‌ای از ویژگی‌ها و چارچوب امنیتی قوی را ارائه می‌دهد که آن را برای صنایع مالی، بهداشت و درمان و صنایع تولیدی ایده آل می‌کند. 
• IBM Cognos Analytics: این ابزار به دلیل ویژگی‌های قوی و قابلیت‌های یکپارچه‌سازی با محصولات IBM شناخته شده است، این ابزار برای شرکت‌های بزرگ در بخش‌های مالی، بهداشت و درمان و بخش‌های تولیدی مناسب است.
• MicroStrategy: این ابزار همه کاره اقدامات امنیتی قوی و طیف گسترده‌ای از ویژگی‌ها مانند مدل سازی داده ها و تجسم های تعاملی را ارائه می‌دهد که برای شرکت های بزرگ در بخش های مختلف ایده آل است. 
• TIBCO Spotfire: این ابزار برای ایجاد تصاویر و داشبوردهای زیبا و تعاملی شناخته شده است، این ابزار برای شرکت های بزرگ در امور مالی، بهداشت و درمان و تولید مناسب است. 
• Oracle BI: Oracle BI کهنه کار در عرصه BI است، طیف گسترده ای از ویژگی ها مانند مدل سازی داده ها و تجسم های تعاملی را ارائه می‌دهد که برای شرکت های بزرگ ایده آل است.

هر یک از این ابزارها نقاط قوت منحصر به فردی را به روی میز آورده و به کسب و کارها کمک می‌کند تا از قدرت داده ها برای بهبود تصمیم گیری، به دست آوردن مزیت های رقابتی و بهینه سازی عملیات استفاده کنند.

سخن آخر

هوشمندسازی سازمان ابزاری قدرتمند برای کسب‌وکارها برای عبور از پیچیدگی‌های بازار امروز است. با استفاده از ابزارهای مناسب و پرورش فرهنگ دانش و یادگیری، شرکت ها می‌توانند پتانسیل خود را باز کنند، تصمیمات آگاهانه بگیرند و مزیت رقابتی خود را حفظ کنند. همانطور که به جلو می‌رویم، نقش هوشمندسازی سازمان در شکل دادن به استراتژی ها و عملیات تجاری مهم تر خواهد شد.